Klein beroepsproduct
OPTIMALISATIE PROCES PRIJZENBEHEER TEN
BEHOEVE VAN CALCULATIES
XXXXX
Studentnummer: XXXXX
Datum:23 november 2022
NCOI
Master Finance & Control (MFC)
Onderdeel Klein Beroepsproduct
XXXXX
,VOORWOORD
Voor u ligt het kleine beroepsproduct welke onderdeel uitmaakt van de Master Finance & Control. Met
dit beroepsproduct worden de eindkwalificaties van de opleiding aangetoond. Dit beroepsproduct richt
zich op het ontwerp van een proces waarmee wordt voorzien in een bestaande behoefte.
XXXXX
Als laatste wil ik de heer XXXXX en mevrouw XXXXX bedanken voor het helder in beeld brengen
van de praktijklessen welke nodig zijn voor dit beroepsproduct en het vervolg daarop.
XXXXX
XXXXX, 23 november 2022
1
,SAMENVATTING
Dit beroepsproduct is opgesteld om voor een specifiek bedrijfsonderdeel een effectief werkend intern
beheersingssysteem te ontwerpen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het COSO-model (2013).
Het probleem doet zich voor op het gebied van de stamgegevens van de artikelen en dan met name
het beheer van de prijzen. In de eindopdracht van masterclass Bestuurlijk informatievoorziening
(2019) is ingegaan op de verschillen tussen de voor- en nacalculatie. In de conclusie van dit
onderzoek is naar voren gekomen dat de stamgegevens van artikelen welke gebruikt worden voor het
maken van calculaties onvoldoende beheerd worden en hierdoor niet juist of volledig zijn. Met name
de prijzen van de artikelen. Als advies is in dit onderzoek gegeven om het proces met betrekking tot
het prijzenbeheer te verbeteren. Naar aanleiding hiervan is de volgende onderzoeksvraag opgesteld:
Hoe dient het proces rondom het beheer van de stamgegevens van artikelen van XXXXX XXXXX
XXXXX opgezet te worden om het risico op onjuiste en onvolledige prijzen te minimaliseren?
Zoals aangegeven wordt met behulp van het COSO-model 2013 dit onderwerp beoordeeld. Na een
theoretische uiteenzetting is in dit klein beroepsproduct de werkelijke situatie (IST) in beeld gebracht
met behulp van de vijf COSO-elementen. Daarna is de gewenste situatie (SOLL) in beeld gebracht.
Hierbij is gebruik gemaakt van bestaande literatuur, voorgaande onderzoeken en interviews om meer
inzicht te krijgen in de werkelijke en gewenste situatie.
Als vervolg op bovenstaande is in hoofdstuk 7 een GAP-analyse uitgevoerd. Hierbij zijn de verschillen
tussen de IST en SOLL-situatie in beeld gebracht. Om uiteindelijk de onderzoeksvraag te
beantwoorden zijn in hoofdstuk 8 interventies of verbetervoorstellen opgenomen.
De verbetervoorstellen vinden hun achtergrond in het COSO-model.
In het eerste voorstel wordt ingegaan op de COSO-onderdelen control environment en risk
assessment. Ondanks dat de organisatie valt onder een XXXXX, lijkt het belang van procedures en
richtlijnen met betrekking tot een goede control environment vanuit de directie onderbelicht. Dit is een
wat algemeen voorstel, maar drukt zeker zijn stempel op het verbeteren van de kwaliteit rondom
prijzenbeheer. Een voorstel tot interventie is dat er specifiek voor calculaties een riskassessment
wordt gehouden.
Het tweede voorstel richt zich op de control activities. Uit het onderzoek komt naar voren dat, naast
een zwakke control environment en risk assessment, de procedures en richtlijnen rondom het
bewaken van de stamgegevens van de artikelen niet aanwezig zijn. De kwaliteit van de
informatievoorziening komt hiermee in het geding. Op basis van het feit dat een risico zichtbaar is
geworden met betrekking tot de stamgegevens dient hieromtrent een procedure te worden opgesteld.
Hierbij dient aandacht geschonken te worden aan repressieve, preventieve en correctieve
maatregelen. De mogelijke IT-controls die het ERP systeem biedt kunnen hierbij worden ingezet.
Het derde voorstel richt zich op het onderdeel informatie en communicatie. Stakeholders lijken een
verminderd vertrouwen in het systeem te hebben en houden zelfstandig prijslijsten bij. Dit is een niet
wenselijke situatie en is onbeheersbaar. Van belang is dat zichtbaar in het ERP-systeem is dat een
prijs up-to-date is. Dit zal voor een verhoogd vertrouwen zorgen en kan worden bereikt door duidelijk
te communiceren welke stamgegevens up-to-date zijn. Onderzocht moet worden of het mogelijk is een
kenmerk toe te voegen aan een artikel zodat zichtbaar is dat het een artikel betreft die up-to-date is.
Het vierde voorstel richt zich op de monitoring activities. Gebleken is dat dit in mindere mate
plaatsvindt op het prijzenbeheer. Het voorstel is om periodiek (maandelijks) een nacalculatie op te
zetten specifiek op artikelprijzen (werkelijk vs budget) en om de financieel manager wekelijks logfiles
te laten beoordelen op prijswijzigingen. Aansluitend verdient het aanbeveling om vooral in de
beginfase hiervoor een vergadering met belangrijke stakeholders op te zetten om het proces te
begeleiden en de monitoring te verbeteren.
Om dit succesvol te implementeren is draagvlak een vereiste. Alle stakeholders dienen aan boord te
zijn. Een stappenplan en plan van aanpak dient te worden opgezet om dit probleem van bovenaf op te
pakken. Dit rapport is een goede aanleiding om dit gesprek op te starten en om afspraken te maken.
2
,INHOUDSOPGAVE
Voorwoord ............................................................................................................................. 1
Samenvatting ........................................................................................................................ 2
1 Inleiding .......................................................................................................................... 5
1.1 Introductie XXXXX XXXXX XXXXX ......................................................................... 5
1.2 Typologie ................................................................................................................ 5
1.3 Strategie.................................................................................................................. 5
1.4 Leeswijzer ............................................................................................................... 5
2 Context........................................................................................................................... 6
2.1 Aanleiding ............................................................................................................... 6
2.2 Doelstelling ............................................................................................................. 6
2.3 Vraagstuk ................................................................................................................ 7
2.4 Dimensies COSO-Model 2013 ................................................................................ 7
3 Theoretisch kader........................................................................................................... 8
3.1 Inleiding................................................................................................................... 8
3.2 COSO-model (2013) ............................................................................................... 8
3.3 Beheersingsmaatregelen......................................................................................... 9
3.3.1 Hard en soft controls ........................................................................................ 9
3.3.2 Functiescheidingen .......................................................................................... 9
3.3.3 Informatietechnologie ......................................................................................10
3.4 Kwaliteit informatieverzorging .................................................................................10
4 Methodologie.................................................................................................................11
4.1 Methoden van onderzoek .......................................................................................11
4.2 ontwerp ..................................................................................................................11
4.3 Belanghebbenden ..................................................................................................11
4.4 Programma van eisen ............................................................................................12
4.5 Validiteit en betrouwbaarheid .................................................................................12
5 Werkelijke situatie (IST).................................................................................................13
5.1 Control Environment...............................................................................................13
5.2 Risk Assessment ....................................................................................................13
5.3 Control Activities ....................................................................................................13
5.4 Information and communication..............................................................................14
5.5 Monitoring activities ................................................................................................14
6 Gewenste situatie (SOLL) .............................................................................................15
6.1 Control Environment...............................................................................................15
6.2 Risk Assessment ....................................................................................................15
6.3 Control Activities ....................................................................................................15
6.4 Information and communication..............................................................................16
6.5 Monitoring activities ................................................................................................16
3
, 7 GAP-analyse .................................................................................................................17
7.1 Control Environment...............................................................................................17
7.2 Risk Assessment ....................................................................................................17
7.3 Control Activities ....................................................................................................17
7.4 Information and communication..............................................................................17
7.5 Monitoring activities ................................................................................................17
8 Interventies....................................................................................................................18
8.1 Verbetervoorstellen ................................................................................................18
8.1.1 Voorstel 1 ........................................................................................................18
8.1.2 Voorstel 2 ........................................................................................................18
8.1.3 Voorstel 3 ........................................................................................................18
8.1.4 Voorstel 4 ........................................................................................................18
8.2 Succesvolle implementatie .....................................................................................18
9 Reflectie ........................................................................................................................19
9.1 Ontwerpen .............................................................................................................19
9.2 Realiseren ..............................................................................................................19
9.3 Professionaliseren ..................................................................................................19
9.4 Ontwikkelpunten.....................................................................................................19
10 Literatuurlijst ..............................................................................................................20
11 Bijlagen ......................................................................................................................21
11.1 Bijlage 1: COSO-model (2013) ...............................................................................21
11.2 BIJLAGE 2 5 COSO Components and 17 principles ..............................................21
11.3 Functiescheiding Starreveld ...................................................................................22
11.4 Kwaliteitsspectrum van informatie (Vaassen & Meuwissen, 2016) .........................22
4
OPTIMALISATIE PROCES PRIJZENBEHEER TEN
BEHOEVE VAN CALCULATIES
XXXXX
Studentnummer: XXXXX
Datum:23 november 2022
NCOI
Master Finance & Control (MFC)
Onderdeel Klein Beroepsproduct
XXXXX
,VOORWOORD
Voor u ligt het kleine beroepsproduct welke onderdeel uitmaakt van de Master Finance & Control. Met
dit beroepsproduct worden de eindkwalificaties van de opleiding aangetoond. Dit beroepsproduct richt
zich op het ontwerp van een proces waarmee wordt voorzien in een bestaande behoefte.
XXXXX
Als laatste wil ik de heer XXXXX en mevrouw XXXXX bedanken voor het helder in beeld brengen
van de praktijklessen welke nodig zijn voor dit beroepsproduct en het vervolg daarop.
XXXXX
XXXXX, 23 november 2022
1
,SAMENVATTING
Dit beroepsproduct is opgesteld om voor een specifiek bedrijfsonderdeel een effectief werkend intern
beheersingssysteem te ontwerpen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het COSO-model (2013).
Het probleem doet zich voor op het gebied van de stamgegevens van de artikelen en dan met name
het beheer van de prijzen. In de eindopdracht van masterclass Bestuurlijk informatievoorziening
(2019) is ingegaan op de verschillen tussen de voor- en nacalculatie. In de conclusie van dit
onderzoek is naar voren gekomen dat de stamgegevens van artikelen welke gebruikt worden voor het
maken van calculaties onvoldoende beheerd worden en hierdoor niet juist of volledig zijn. Met name
de prijzen van de artikelen. Als advies is in dit onderzoek gegeven om het proces met betrekking tot
het prijzenbeheer te verbeteren. Naar aanleiding hiervan is de volgende onderzoeksvraag opgesteld:
Hoe dient het proces rondom het beheer van de stamgegevens van artikelen van XXXXX XXXXX
XXXXX opgezet te worden om het risico op onjuiste en onvolledige prijzen te minimaliseren?
Zoals aangegeven wordt met behulp van het COSO-model 2013 dit onderwerp beoordeeld. Na een
theoretische uiteenzetting is in dit klein beroepsproduct de werkelijke situatie (IST) in beeld gebracht
met behulp van de vijf COSO-elementen. Daarna is de gewenste situatie (SOLL) in beeld gebracht.
Hierbij is gebruik gemaakt van bestaande literatuur, voorgaande onderzoeken en interviews om meer
inzicht te krijgen in de werkelijke en gewenste situatie.
Als vervolg op bovenstaande is in hoofdstuk 7 een GAP-analyse uitgevoerd. Hierbij zijn de verschillen
tussen de IST en SOLL-situatie in beeld gebracht. Om uiteindelijk de onderzoeksvraag te
beantwoorden zijn in hoofdstuk 8 interventies of verbetervoorstellen opgenomen.
De verbetervoorstellen vinden hun achtergrond in het COSO-model.
In het eerste voorstel wordt ingegaan op de COSO-onderdelen control environment en risk
assessment. Ondanks dat de organisatie valt onder een XXXXX, lijkt het belang van procedures en
richtlijnen met betrekking tot een goede control environment vanuit de directie onderbelicht. Dit is een
wat algemeen voorstel, maar drukt zeker zijn stempel op het verbeteren van de kwaliteit rondom
prijzenbeheer. Een voorstel tot interventie is dat er specifiek voor calculaties een riskassessment
wordt gehouden.
Het tweede voorstel richt zich op de control activities. Uit het onderzoek komt naar voren dat, naast
een zwakke control environment en risk assessment, de procedures en richtlijnen rondom het
bewaken van de stamgegevens van de artikelen niet aanwezig zijn. De kwaliteit van de
informatievoorziening komt hiermee in het geding. Op basis van het feit dat een risico zichtbaar is
geworden met betrekking tot de stamgegevens dient hieromtrent een procedure te worden opgesteld.
Hierbij dient aandacht geschonken te worden aan repressieve, preventieve en correctieve
maatregelen. De mogelijke IT-controls die het ERP systeem biedt kunnen hierbij worden ingezet.
Het derde voorstel richt zich op het onderdeel informatie en communicatie. Stakeholders lijken een
verminderd vertrouwen in het systeem te hebben en houden zelfstandig prijslijsten bij. Dit is een niet
wenselijke situatie en is onbeheersbaar. Van belang is dat zichtbaar in het ERP-systeem is dat een
prijs up-to-date is. Dit zal voor een verhoogd vertrouwen zorgen en kan worden bereikt door duidelijk
te communiceren welke stamgegevens up-to-date zijn. Onderzocht moet worden of het mogelijk is een
kenmerk toe te voegen aan een artikel zodat zichtbaar is dat het een artikel betreft die up-to-date is.
Het vierde voorstel richt zich op de monitoring activities. Gebleken is dat dit in mindere mate
plaatsvindt op het prijzenbeheer. Het voorstel is om periodiek (maandelijks) een nacalculatie op te
zetten specifiek op artikelprijzen (werkelijk vs budget) en om de financieel manager wekelijks logfiles
te laten beoordelen op prijswijzigingen. Aansluitend verdient het aanbeveling om vooral in de
beginfase hiervoor een vergadering met belangrijke stakeholders op te zetten om het proces te
begeleiden en de monitoring te verbeteren.
Om dit succesvol te implementeren is draagvlak een vereiste. Alle stakeholders dienen aan boord te
zijn. Een stappenplan en plan van aanpak dient te worden opgezet om dit probleem van bovenaf op te
pakken. Dit rapport is een goede aanleiding om dit gesprek op te starten en om afspraken te maken.
2
,INHOUDSOPGAVE
Voorwoord ............................................................................................................................. 1
Samenvatting ........................................................................................................................ 2
1 Inleiding .......................................................................................................................... 5
1.1 Introductie XXXXX XXXXX XXXXX ......................................................................... 5
1.2 Typologie ................................................................................................................ 5
1.3 Strategie.................................................................................................................. 5
1.4 Leeswijzer ............................................................................................................... 5
2 Context........................................................................................................................... 6
2.1 Aanleiding ............................................................................................................... 6
2.2 Doelstelling ............................................................................................................. 6
2.3 Vraagstuk ................................................................................................................ 7
2.4 Dimensies COSO-Model 2013 ................................................................................ 7
3 Theoretisch kader........................................................................................................... 8
3.1 Inleiding................................................................................................................... 8
3.2 COSO-model (2013) ............................................................................................... 8
3.3 Beheersingsmaatregelen......................................................................................... 9
3.3.1 Hard en soft controls ........................................................................................ 9
3.3.2 Functiescheidingen .......................................................................................... 9
3.3.3 Informatietechnologie ......................................................................................10
3.4 Kwaliteit informatieverzorging .................................................................................10
4 Methodologie.................................................................................................................11
4.1 Methoden van onderzoek .......................................................................................11
4.2 ontwerp ..................................................................................................................11
4.3 Belanghebbenden ..................................................................................................11
4.4 Programma van eisen ............................................................................................12
4.5 Validiteit en betrouwbaarheid .................................................................................12
5 Werkelijke situatie (IST).................................................................................................13
5.1 Control Environment...............................................................................................13
5.2 Risk Assessment ....................................................................................................13
5.3 Control Activities ....................................................................................................13
5.4 Information and communication..............................................................................14
5.5 Monitoring activities ................................................................................................14
6 Gewenste situatie (SOLL) .............................................................................................15
6.1 Control Environment...............................................................................................15
6.2 Risk Assessment ....................................................................................................15
6.3 Control Activities ....................................................................................................15
6.4 Information and communication..............................................................................16
6.5 Monitoring activities ................................................................................................16
3
, 7 GAP-analyse .................................................................................................................17
7.1 Control Environment...............................................................................................17
7.2 Risk Assessment ....................................................................................................17
7.3 Control Activities ....................................................................................................17
7.4 Information and communication..............................................................................17
7.5 Monitoring activities ................................................................................................17
8 Interventies....................................................................................................................18
8.1 Verbetervoorstellen ................................................................................................18
8.1.1 Voorstel 1 ........................................................................................................18
8.1.2 Voorstel 2 ........................................................................................................18
8.1.3 Voorstel 3 ........................................................................................................18
8.1.4 Voorstel 4 ........................................................................................................18
8.2 Succesvolle implementatie .....................................................................................18
9 Reflectie ........................................................................................................................19
9.1 Ontwerpen .............................................................................................................19
9.2 Realiseren ..............................................................................................................19
9.3 Professionaliseren ..................................................................................................19
9.4 Ontwikkelpunten.....................................................................................................19
10 Literatuurlijst ..............................................................................................................20
11 Bijlagen ......................................................................................................................21
11.1 Bijlage 1: COSO-model (2013) ...............................................................................21
11.2 BIJLAGE 2 5 COSO Components and 17 principles ..............................................21
11.3 Functiescheiding Starreveld ...................................................................................22
11.4 Kwaliteitsspectrum van informatie (Vaassen & Meuwissen, 2016) .........................22
4
