Samenvatting Prince2
projectmanagement
,Inhoud
1. Inleiding in projectmanagement ..................................................................................................... 6
1.1 waarom projectmanagement? ...................................................................................................... 6
1.2 Wat is een project ......................................................................................................................... 6
1.3 Wat is project management? ........................................................................................................ 6
1.4 Wat is de taak van de Projectmanager?........................................................................................ 6
1.5 Welke aspecten worden er beheerst? .......................................................................................... 6
1.6 wat is een succesvol project?(EXTRA) ........................................................................................... 7
1.7 Waarom Mislukken projecten?(EXTRA) ........................................................................................ 7
Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2 .............................................................................................................. 8
2.1 Wat is PRINCE2? ............................................................................................................................ 8
2.2 De structuur van RPINCE 2 ............................................................................................................ 8
2.3 Wat zit niet in Prince2? ................................................................................................................. 8
2.4 Voordelen PRINCE2 ....................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 3 Principes: ............................................................................................................................ 9
Hoofdstuk 4: Business case ..................................................................................................................... 9
4.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 9
4.2 Begrippenkader ............................................................................................................................. 9
4.3 Soorten Business cases ................................................................................................................ 10
4.4 Prince2 aanpak business case ..................................................................................................... 10
4.5 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 12
Hoofdstuk 5 Organisatie ........................................................................................................................ 13
5.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 13
5.2 Begrippenkader ........................................................................................................................... 13
5.3 Projectmanagementstructuur ..................................................................................................... 13
5.4 Projectmanagementteam(PMT) .................................................................................................. 14
5.5 Omvang van de stuurgroep ......................................................................................................... 15
5.6 Betrekken belanghebbenden ...................................................................................................... 15
5.7 Communicatiemanagementstrategie.......................................................................................... 15
Hoofdstuk 6: Kwaliteit ........................................................................................................................... 16
6.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 16
6.2 Begrippenkader ........................................................................................................................... 16
6.3 Kwaliteitsmanagement................................................................................................................ 16
6.4 PRINCE2‐aanpak van kwaliteit/6.5 Kwaliteitsplanning ............................................................... 17
6.6 Kwaliteitsbeheersing ................................................................................................................... 18
6.7 Kwaliteitsreview .......................................................................................................................... 18
,Hoofdstuk 7 Plannen ............................................................................................................................. 21
7.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 21
7.3 Voordelen van het opstellen van een plan.................................................................................. 21
7.4 Elementen van een plan .............................................................................................................. 21
7.5 Planaanpak .................................................................................................................................. 21
7.6 Planniveaus.................................................................................................................................. 21
7.7 De prince2‐aanpak van plannen .................................................................................................. 22
7.8 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 25
8 Risico............................................................................................................................................... 26
8.2 begrippenkader ........................................................................................................................... 26
8.3 Risicomanagement ...................................................................................................................... 26
8.4 Risicomanagementstrategie ........................................................................................................ 26
8.5 Risicoregister ............................................................................................................................... 27
8.6 Risicomanagement procedures ................................................................................................... 27
8.7 Risico eigenaar en risico actiehouder .......................................................................................... 28
8.8 Risicobudget ................................................................................................................................ 29
8.9 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 29
Hoofdstuk 9 Wijziging............................................................................................................................ 30
9.2 begrippenkader ........................................................................................................................... 30
9.3 Aanpak wijzigen ........................................................................................................................... 30
9.4 Configuratiemanagementprocedures ......................................................................................... 31
9.5 Issue en wijzigingsbeheerprocedures ......................................................................................... 31
9.6 Wijzigingsautoriteit en wijzigingsbudget .................................................................................... 32
9.7 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 32
Hoofdstuk 10: voortgang ....................................................................................................................... 33
10.2 Begrippenkader ......................................................................................................................... 33
10.3 Managen by exeption ................................................................................................................ 33
10.4 beheersing voortgang................................................................................................................ 33
10.5 rollen en verantwoordelijkheden .............................................................................................. 36
Deel 2 introductie processen ................................................................................................................ 37
II.2 Vier managementniveaus............................................................................................................ 37
Hoofdstuk 11: opstarten van een project(OP) ...................................................................................... 38
11.1 basisprincipes ................................................................................................................................ 38
11.2 context ....................................................................................................................................... 38
11.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 38
11.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 39
,Hoofdstuk 12: sturen van een project(SP) ............................................................................................ 40
12.1 Basisprincipes ............................................................................................................................ 40
12.2 Context ...................................................................................................................................... 40
12.3 Procesbeschrijving ..................................................................................................................... 40
12.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 42
Hoofdstuk 13: initiëren van een project(IP) .......................................................................................... 42
13.1 Basisprincipes ............................................................................................................................ 42
13.2 context ....................................................................................................................................... 43
13.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 43
13.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 45
Hoofdstuk 14: beheersen van een fase(BF) .......................................................................................... 45
14.1 basisprincipes ............................................................................................................................ 46
14.2 context ....................................................................................................................................... 46
14.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 46
14.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 48
Hoofdstuk 15: managen productoplevering(MP) ................................................................................. 48
15.1 Basisprincipes ............................................................................................................................ 48
15.2 Context ...................................................................................................................................... 49
15.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 49
15.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 50
Hoofdstuk 16 Managen van een fase overgang .................................................................................... 50
16.1 basisprincipes ............................................................................................................................ 50
16.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 51
16.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 52
Hoofdstuk 17: afsluiten van een project(AP) ........................................................................................ 52
17.1 basisprincipes ............................................................................................................................ 53
17.2 context ....................................................................................................................................... 53
17.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 53
17.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 54
Hoofdstuk 18: omgeving project(extra) ................................................................................................ 55
Hoofdstuk 19: op maat maken van een project .................................................................................... 55
19.1 inleiding ..................................................................................................................................... 55
19.2 projecten binnen programma’s................................................................................................. 56
19.3 Schaal van het project ............................................................................................................... 56
19.4 Levenscyclusmodellen ............................................................................................................... 58
,
, 1. Inleiding in projectmanagement
1.1 waarom projectmanagement?
Omdat er teveel projecten mislukken. Een goede projectmanagementmethode mag niet statisch zijn.
De omgeving en de markt veranderen en opdrachtgevers en gebruikers krijgen een nieuwe functie.
Ofwel projecten moeten gemanaged worden in een veranderende omgeving.
1.2 Wat is een project
PRINCE2 DEFINITIE: Een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke
producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case.
Waarom zijn project belangrijk?
De gewenste resultaten in de bestaande lijnorganisaties simpel weg niet of slechts moeizaam
gerealiseerd kunnen worden.
Wat maakt projecten zo anders?
Verandering
Tijdelijk
Multidisciplinair: bestaat uit verschillende competenties en functies, die nodig zij om het
project resultaat te realiseren.
Uniek
Onzekerheid
1.3 Wat is project management?
Is plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een project en het motiveren
van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen de
overeengekomen targets van tijd, kosten , kwaliteit, scope, aten en risico’s:
1.4 Wat is de taak van de Projectmanager?
Binnen het gegeven mandaat door de stuurgroep, verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het
project. Plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de werkzaamheden. Daarnaast:
Betrekken belanghebbenden voor het leveren van input, beoordelen en creëren van
draagvlak.
Plannen van de baten van de producten
Motiveren
1.5 Welke aspecten worden er beheerst?
Tijd
Kosten
Kwaliteit
Scope
Risico’s
baten
,1.6 wat is een succesvol project?(EXTRA)
Hierover zijn verschillende meningen:
Nederlandse Competence Baseline(NCB) versie 3: het bereiken van de projectdoelstellingen
binnen de overeengekomen beperkingen.
Teun van Aken(2009): Als alle betrokken partijen tevreden zijn met het projectresultaat.
Mogelijke succescriteria voor de verschillende belanghebbenden zijn:
Opdrachtgever: gestelde organisatie doelen realiseren(fit for purpose)
Gebruikers: geschikt voor gebruik(fit‐for‐use).
Leverancier: een positief rendement op de bestedingen
Projectteam: het werk is plezierig en uitdagend en wordt gewaardeerd door anderen.
De praktijk wijst uit dat de gebruikers de belangrijkste factor zijn voor succes.
1.7 Waarom Mislukken projecten?(EXTRA)
Business case moet de basis zijn. Hier zit de waarom vraag in.
, Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2
2.1 Wat is PRINCE2?
Is een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices. PRINCE2 is
procesgericht opgezet, de methode gaat ervan uit dat een project niet zozeer lineair maar
procesgewijs wordt uitgevoerd. PRINCE2= Projects in Controlled Enviroments.
2.2 De structuur van RPINCE 2
De methode PRINCE2 bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
Principes: De grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een
PRINCE2‐project zijn.
Thema’s: De minimale managementaspecten die beheerst moet worden gedurende het
gehele project.
Processen: de uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het
project. Ieder proces beschrijft de noodzakelijke activiteiten, op te leveren
managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden.
Op maat maken van de methode: pas succesvol bij verstandig toepassen.
2.3 Wat zit niet in Prince2?
Specialistenwerk
Technieken
Leiderschapskwaliteiten
2.4 Voordelen PRINCE2
Best practice: in de praktijk ontwikkeld.
Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur: PRINCE2 worden de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk
beschreven. en hoe belanghebbenden te betrekken bij besluitvorming.
Focus op bestaansrecht en producten: focus op levensvatbaarheid van het project.
Beheersing en controle:
leren en ontwikkelen
projectmanagement
,Inhoud
1. Inleiding in projectmanagement ..................................................................................................... 6
1.1 waarom projectmanagement? ...................................................................................................... 6
1.2 Wat is een project ......................................................................................................................... 6
1.3 Wat is project management? ........................................................................................................ 6
1.4 Wat is de taak van de Projectmanager?........................................................................................ 6
1.5 Welke aspecten worden er beheerst? .......................................................................................... 6
1.6 wat is een succesvol project?(EXTRA) ........................................................................................... 7
1.7 Waarom Mislukken projecten?(EXTRA) ........................................................................................ 7
Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2 .............................................................................................................. 8
2.1 Wat is PRINCE2? ............................................................................................................................ 8
2.2 De structuur van RPINCE 2 ............................................................................................................ 8
2.3 Wat zit niet in Prince2? ................................................................................................................. 8
2.4 Voordelen PRINCE2 ....................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 3 Principes: ............................................................................................................................ 9
Hoofdstuk 4: Business case ..................................................................................................................... 9
4.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 9
4.2 Begrippenkader ............................................................................................................................. 9
4.3 Soorten Business cases ................................................................................................................ 10
4.4 Prince2 aanpak business case ..................................................................................................... 10
4.5 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 12
Hoofdstuk 5 Organisatie ........................................................................................................................ 13
5.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 13
5.2 Begrippenkader ........................................................................................................................... 13
5.3 Projectmanagementstructuur ..................................................................................................... 13
5.4 Projectmanagementteam(PMT) .................................................................................................. 14
5.5 Omvang van de stuurgroep ......................................................................................................... 15
5.6 Betrekken belanghebbenden ...................................................................................................... 15
5.7 Communicatiemanagementstrategie.......................................................................................... 15
Hoofdstuk 6: Kwaliteit ........................................................................................................................... 16
6.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 16
6.2 Begrippenkader ........................................................................................................................... 16
6.3 Kwaliteitsmanagement................................................................................................................ 16
6.4 PRINCE2‐aanpak van kwaliteit/6.5 Kwaliteitsplanning ............................................................... 17
6.6 Kwaliteitsbeheersing ................................................................................................................... 18
6.7 Kwaliteitsreview .......................................................................................................................... 18
,Hoofdstuk 7 Plannen ............................................................................................................................. 21
7.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 21
7.3 Voordelen van het opstellen van een plan.................................................................................. 21
7.4 Elementen van een plan .............................................................................................................. 21
7.5 Planaanpak .................................................................................................................................. 21
7.6 Planniveaus.................................................................................................................................. 21
7.7 De prince2‐aanpak van plannen .................................................................................................. 22
7.8 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 25
8 Risico............................................................................................................................................... 26
8.2 begrippenkader ........................................................................................................................... 26
8.3 Risicomanagement ...................................................................................................................... 26
8.4 Risicomanagementstrategie ........................................................................................................ 26
8.5 Risicoregister ............................................................................................................................... 27
8.6 Risicomanagement procedures ................................................................................................... 27
8.7 Risico eigenaar en risico actiehouder .......................................................................................... 28
8.8 Risicobudget ................................................................................................................................ 29
8.9 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 29
Hoofdstuk 9 Wijziging............................................................................................................................ 30
9.2 begrippenkader ........................................................................................................................... 30
9.3 Aanpak wijzigen ........................................................................................................................... 30
9.4 Configuratiemanagementprocedures ......................................................................................... 31
9.5 Issue en wijzigingsbeheerprocedures ......................................................................................... 31
9.6 Wijzigingsautoriteit en wijzigingsbudget .................................................................................... 32
9.7 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 32
Hoofdstuk 10: voortgang ....................................................................................................................... 33
10.2 Begrippenkader ......................................................................................................................... 33
10.3 Managen by exeption ................................................................................................................ 33
10.4 beheersing voortgang................................................................................................................ 33
10.5 rollen en verantwoordelijkheden .............................................................................................. 36
Deel 2 introductie processen ................................................................................................................ 37
II.2 Vier managementniveaus............................................................................................................ 37
Hoofdstuk 11: opstarten van een project(OP) ...................................................................................... 38
11.1 basisprincipes ................................................................................................................................ 38
11.2 context ....................................................................................................................................... 38
11.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 38
11.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 39
,Hoofdstuk 12: sturen van een project(SP) ............................................................................................ 40
12.1 Basisprincipes ............................................................................................................................ 40
12.2 Context ...................................................................................................................................... 40
12.3 Procesbeschrijving ..................................................................................................................... 40
12.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 42
Hoofdstuk 13: initiëren van een project(IP) .......................................................................................... 42
13.1 Basisprincipes ............................................................................................................................ 42
13.2 context ....................................................................................................................................... 43
13.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 43
13.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 45
Hoofdstuk 14: beheersen van een fase(BF) .......................................................................................... 45
14.1 basisprincipes ............................................................................................................................ 46
14.2 context ....................................................................................................................................... 46
14.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 46
14.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 48
Hoofdstuk 15: managen productoplevering(MP) ................................................................................. 48
15.1 Basisprincipes ............................................................................................................................ 48
15.2 Context ...................................................................................................................................... 49
15.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 49
15.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 50
Hoofdstuk 16 Managen van een fase overgang .................................................................................... 50
16.1 basisprincipes ............................................................................................................................ 50
16.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 51
16.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 52
Hoofdstuk 17: afsluiten van een project(AP) ........................................................................................ 52
17.1 basisprincipes ............................................................................................................................ 53
17.2 context ....................................................................................................................................... 53
17.3 procesbeschrijving ..................................................................................................................... 53
17.4 overzicht activiteiten ................................................................................................................. 54
Hoofdstuk 18: omgeving project(extra) ................................................................................................ 55
Hoofdstuk 19: op maat maken van een project .................................................................................... 55
19.1 inleiding ..................................................................................................................................... 55
19.2 projecten binnen programma’s................................................................................................. 56
19.3 Schaal van het project ............................................................................................................... 56
19.4 Levenscyclusmodellen ............................................................................................................... 58
,
, 1. Inleiding in projectmanagement
1.1 waarom projectmanagement?
Omdat er teveel projecten mislukken. Een goede projectmanagementmethode mag niet statisch zijn.
De omgeving en de markt veranderen en opdrachtgevers en gebruikers krijgen een nieuwe functie.
Ofwel projecten moeten gemanaged worden in een veranderende omgeving.
1.2 Wat is een project
PRINCE2 DEFINITIE: Een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke
producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case.
Waarom zijn project belangrijk?
De gewenste resultaten in de bestaande lijnorganisaties simpel weg niet of slechts moeizaam
gerealiseerd kunnen worden.
Wat maakt projecten zo anders?
Verandering
Tijdelijk
Multidisciplinair: bestaat uit verschillende competenties en functies, die nodig zij om het
project resultaat te realiseren.
Uniek
Onzekerheid
1.3 Wat is project management?
Is plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een project en het motiveren
van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te realiseren binnen de
overeengekomen targets van tijd, kosten , kwaliteit, scope, aten en risico’s:
1.4 Wat is de taak van de Projectmanager?
Binnen het gegeven mandaat door de stuurgroep, verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het
project. Plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de werkzaamheden. Daarnaast:
Betrekken belanghebbenden voor het leveren van input, beoordelen en creëren van
draagvlak.
Plannen van de baten van de producten
Motiveren
1.5 Welke aspecten worden er beheerst?
Tijd
Kosten
Kwaliteit
Scope
Risico’s
baten
,1.6 wat is een succesvol project?(EXTRA)
Hierover zijn verschillende meningen:
Nederlandse Competence Baseline(NCB) versie 3: het bereiken van de projectdoelstellingen
binnen de overeengekomen beperkingen.
Teun van Aken(2009): Als alle betrokken partijen tevreden zijn met het projectresultaat.
Mogelijke succescriteria voor de verschillende belanghebbenden zijn:
Opdrachtgever: gestelde organisatie doelen realiseren(fit for purpose)
Gebruikers: geschikt voor gebruik(fit‐for‐use).
Leverancier: een positief rendement op de bestedingen
Projectteam: het werk is plezierig en uitdagend en wordt gewaardeerd door anderen.
De praktijk wijst uit dat de gebruikers de belangrijkste factor zijn voor succes.
1.7 Waarom Mislukken projecten?(EXTRA)
Business case moet de basis zijn. Hier zit de waarom vraag in.
, Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2
2.1 Wat is PRINCE2?
Is een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices. PRINCE2 is
procesgericht opgezet, de methode gaat ervan uit dat een project niet zozeer lineair maar
procesgewijs wordt uitgevoerd. PRINCE2= Projects in Controlled Enviroments.
2.2 De structuur van RPINCE 2
De methode PRINCE2 bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
Principes: De grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een
PRINCE2‐project zijn.
Thema’s: De minimale managementaspecten die beheerst moet worden gedurende het
gehele project.
Processen: de uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het
project. Ieder proces beschrijft de noodzakelijke activiteiten, op te leveren
managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden.
Op maat maken van de methode: pas succesvol bij verstandig toepassen.
2.3 Wat zit niet in Prince2?
Specialistenwerk
Technieken
Leiderschapskwaliteiten
2.4 Voordelen PRINCE2
Best practice: in de praktijk ontwikkeld.
Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur: PRINCE2 worden de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk
beschreven. en hoe belanghebbenden te betrekken bij besluitvorming.
Focus op bestaansrecht en producten: focus op levensvatbaarheid van het project.
Beheersing en controle:
leren en ontwikkelen
