Samenvatting
projectmanagement
1 Inleiding
Projectmanagement doel: een specifiek resultaat bereiken met een zo efficiënt mogelijk gebruik van
beperkte middelen.
- > een methode om gestructureerd resultaten te bereiken
Andere manieren om resultaten te boeken:
- routinematig (bv elk jaar op vakantie vertrekken naar hetzelfde land)
- of projectmatig? alles op voorhand bepalen, strand of zonvakantie? Hoeveel dagen, hoeveel
geld,…
- of geïmproviseerd: liftend vertrekken of op luchthaven last-minute vertrekken
ook in een bedrijf deze 3 terug te vinden: routines en vaste procedures worden ingezet om
resultaatgericht te werken.
een omgeving die snel veranderd? Routine volstaat niet! -> constant veranderingen (economie,
wetgeving, concurrentie,…) -> dus projectmatig werken
een bedrijf in turbulente omgeving? -> improviseren
2 een idee: het prille begin van een project
ste
1 stadium: een fantastisch maar vaag idee
is het haalbaar? No of Go beslissing nemen
keuzes maken welke projecten uitvoeren en welke niet:
- strategisch belang vh project: bv past niet bij de organisatie
- risico’s nemen vh project: bv risico te groot
- wettelijke verplichtingen: bv veranderende regelgeving moet de organisatie zich aanpassen
- reactie op de concurrentie
- noodzakelijke technologische vernieuwingen
- kosten/baten vh project
- vereiste middelen
project kan van start gaan als er formeel akkoord is en een budget toegewezen is. Kan ook zonder
toestemming: uit enthousiasme of om tijd te winnen. Maar altijd een risico.
3 Wat is een project
= is een samenhangend geheel van taken die binnen een zekere tijd moeten uitgevoerd worden.
= altijd met middelen: mensen en geld
= men wil problemen oplossen of nieuwe mogelijkheden uitwerken voor een klant.
1
,Project moet uit een geheel van verschillende taken bestaan. Daarnaast moet elke taak een relatie
hebben met een of meerdere andere taken vh project tot het einde vh project.
Zwevende taken (taken zonder relatie met andere) mogen niet!
Voor elke taak moet je de relatie met de andere taken uitleggen. Lukt dit niet? Dan is het
waarschijnlijk een zwevende taak die overbodig is.
Beperkte termijn (4 tot 8 maanden) anders verlies van projectspanning en motivatie.
Projecten van meer dan 1jaar splitst men op in deelprojecten over minder dan 12 maanden.
Goed definiëren
Wat het project precies wil realiseren, moet je omschrijven in objectieven en meetbare grootheden.
Weten wat je zeker wilt doen, helpt om de inspanningen daarop te concentreren.
Kwaliteitseisen: vooraf formuleren in samenspraak met de klant
Realiseren met beperkte middelen
Muziekfestival is een project: essentiële punten als doelstelling, timing, middelen en een klant
4 Eigenschappen van een project
Elk project is anders. Het unieke karakter zit in de gebruikte technologie, gehanteerde methode, de
processen, het doel, de omvang en impact van het project, klanten en gebruikers.
Beslissingen nemen in een omgeving met onvoldoende info? Zo standvastig mogelijk en zonder
aarzelen begonnen handelingen opmaken. Ook als je van twijfelachtige opvattingen vertrekt
Projecten zorgen voor ingrijpende veranderingen: bv anders leren werken
Een project starten om een probleem aan te pakken of een kans te benutten. Na een analyse vd
huidige situatie groeit een idee over de gewenste situatie. Dan is een project een actieplan om tot de
gewenste situatie te komen. Deze verandering kan effect hebben op menselijke aspecten,
organisatorische punten en de technologie in een organisatie.
Aandacht voor behoeften, noden en wensen van de klant staan centraal. Klant betrokken bij
project!
5 Projectmethodologie
Project efficiënt laten verlopen? Goeie projectmethodologie (bijvoorbeeld Prince 2) nodig!
Bestaat uit:
- Organisatiestructuren
- Werkmethodes
- Technieken
- Documenten & regels
Een methodologie is erop gericht de slaagkansen van een project te verhogen: iedereen spreekt
dezelfde projecttaal, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en men kan leren van andere
vergelijkbare projecten in de organisatie.
Documenten ®els: mogen het project niet dwarsbomen! Teveel administratie maakt het moeilijk
om te blijven focussen. Vraag je dus af of dit doc helpt bij het realiseren van het doel of gaat het nog
geraadpleegd worden in de toekomst?
2
, Prince 2 (Project IN Controlled Environments)
= gegroeid uit het managen van complexe IT-projecten voor de Britse overheid
= vooral geschikt voor omvangrijke en complexe projecten
6 Creatieve technieken
A. Mind mapping: gedachten beter uiten en structureren. Visuele voorstellingen (tekeningen,
symbolen, pijltjes, …)
B. Brainstormen: schetst een globaal beeld van de verschillende taken. In korte tijd (1 à 2uur) met
een kleine groep (max 12) heel veel ideeën (min 400) bedenken.
Brainstormen is bruikbaar voor projecten of problemen met een vage beginstaat waarbij niet
1 of maar 1 oplossing is
Diegene die meedoen :
Mensen met kennis van het probleem
Mensen die betrokken zijn bij het probleem
Specialisten
Klanten
Gebruikers
Eventueel mensen die helemaal niet betrokken zijn
Regels voor brainstorm
- Oordeel opschorten: geen oordeel uitspreken over de gelanceerde voorstellen
(verantwoordelijke)
- “freewheelen” is aangewezen: een vrolijke, ontspannen sfeer helpt om ideeën te
ontwikkelen.
- Brainstormen mikt op een massa ideeën : hoe meer, hoe beter
- Kruisbestuiving is een belangrijk principe: ideeën zijn geen persoonlijk eigendom, anderen
kunnen verder bouwen op eerder geformuleerde ideeën, varianten bedenken,…
Fasen in brainstorm
1) De projectverantwoordelijke formuleert het probleem zodat het voor iedereen verstaanbaar
is
2) Projectverantwoordelijke herformuleert het probleem. Zo komen andere invalshoeken aan
bod. Verantwoordelijke kiest een uitgangsformulering: “hoe kunnen we …?”
3) Groep warmdraaien: doe je door een nonsensprobleem te gebruiken als aanloop naar de
brainstorm. Bv “wat kan je allemaal doen met een leeg flesje frisdrank?”
4) Start eigenlijke brainstorm
Geen ideeën meer? 1 min stilte inlassen of op zoek gaan naar varianten van het meeste gewilde idee.
Tips
- De leider schrijft alle ideeën op met volgnr, moeten zichtbaar blijven voor hele groep!
- Waarnemers, directieleden en besluitvormers zijn geen geschikte leden (remmen groep af)
- Deelnemers niet persoonlijk aanspreken “alleez hup Jan, we wachten …”
- Evaluatie pas na enige tijd later: specialisten en besluitvormers zijn hierin het beste
- Na evaluatie alle deelnemers de resultaten bezorgen
3
projectmanagement
1 Inleiding
Projectmanagement doel: een specifiek resultaat bereiken met een zo efficiënt mogelijk gebruik van
beperkte middelen.
- > een methode om gestructureerd resultaten te bereiken
Andere manieren om resultaten te boeken:
- routinematig (bv elk jaar op vakantie vertrekken naar hetzelfde land)
- of projectmatig? alles op voorhand bepalen, strand of zonvakantie? Hoeveel dagen, hoeveel
geld,…
- of geïmproviseerd: liftend vertrekken of op luchthaven last-minute vertrekken
ook in een bedrijf deze 3 terug te vinden: routines en vaste procedures worden ingezet om
resultaatgericht te werken.
een omgeving die snel veranderd? Routine volstaat niet! -> constant veranderingen (economie,
wetgeving, concurrentie,…) -> dus projectmatig werken
een bedrijf in turbulente omgeving? -> improviseren
2 een idee: het prille begin van een project
ste
1 stadium: een fantastisch maar vaag idee
is het haalbaar? No of Go beslissing nemen
keuzes maken welke projecten uitvoeren en welke niet:
- strategisch belang vh project: bv past niet bij de organisatie
- risico’s nemen vh project: bv risico te groot
- wettelijke verplichtingen: bv veranderende regelgeving moet de organisatie zich aanpassen
- reactie op de concurrentie
- noodzakelijke technologische vernieuwingen
- kosten/baten vh project
- vereiste middelen
project kan van start gaan als er formeel akkoord is en een budget toegewezen is. Kan ook zonder
toestemming: uit enthousiasme of om tijd te winnen. Maar altijd een risico.
3 Wat is een project
= is een samenhangend geheel van taken die binnen een zekere tijd moeten uitgevoerd worden.
= altijd met middelen: mensen en geld
= men wil problemen oplossen of nieuwe mogelijkheden uitwerken voor een klant.
1
,Project moet uit een geheel van verschillende taken bestaan. Daarnaast moet elke taak een relatie
hebben met een of meerdere andere taken vh project tot het einde vh project.
Zwevende taken (taken zonder relatie met andere) mogen niet!
Voor elke taak moet je de relatie met de andere taken uitleggen. Lukt dit niet? Dan is het
waarschijnlijk een zwevende taak die overbodig is.
Beperkte termijn (4 tot 8 maanden) anders verlies van projectspanning en motivatie.
Projecten van meer dan 1jaar splitst men op in deelprojecten over minder dan 12 maanden.
Goed definiëren
Wat het project precies wil realiseren, moet je omschrijven in objectieven en meetbare grootheden.
Weten wat je zeker wilt doen, helpt om de inspanningen daarop te concentreren.
Kwaliteitseisen: vooraf formuleren in samenspraak met de klant
Realiseren met beperkte middelen
Muziekfestival is een project: essentiële punten als doelstelling, timing, middelen en een klant
4 Eigenschappen van een project
Elk project is anders. Het unieke karakter zit in de gebruikte technologie, gehanteerde methode, de
processen, het doel, de omvang en impact van het project, klanten en gebruikers.
Beslissingen nemen in een omgeving met onvoldoende info? Zo standvastig mogelijk en zonder
aarzelen begonnen handelingen opmaken. Ook als je van twijfelachtige opvattingen vertrekt
Projecten zorgen voor ingrijpende veranderingen: bv anders leren werken
Een project starten om een probleem aan te pakken of een kans te benutten. Na een analyse vd
huidige situatie groeit een idee over de gewenste situatie. Dan is een project een actieplan om tot de
gewenste situatie te komen. Deze verandering kan effect hebben op menselijke aspecten,
organisatorische punten en de technologie in een organisatie.
Aandacht voor behoeften, noden en wensen van de klant staan centraal. Klant betrokken bij
project!
5 Projectmethodologie
Project efficiënt laten verlopen? Goeie projectmethodologie (bijvoorbeeld Prince 2) nodig!
Bestaat uit:
- Organisatiestructuren
- Werkmethodes
- Technieken
- Documenten & regels
Een methodologie is erop gericht de slaagkansen van een project te verhogen: iedereen spreekt
dezelfde projecttaal, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en men kan leren van andere
vergelijkbare projecten in de organisatie.
Documenten ®els: mogen het project niet dwarsbomen! Teveel administratie maakt het moeilijk
om te blijven focussen. Vraag je dus af of dit doc helpt bij het realiseren van het doel of gaat het nog
geraadpleegd worden in de toekomst?
2
, Prince 2 (Project IN Controlled Environments)
= gegroeid uit het managen van complexe IT-projecten voor de Britse overheid
= vooral geschikt voor omvangrijke en complexe projecten
6 Creatieve technieken
A. Mind mapping: gedachten beter uiten en structureren. Visuele voorstellingen (tekeningen,
symbolen, pijltjes, …)
B. Brainstormen: schetst een globaal beeld van de verschillende taken. In korte tijd (1 à 2uur) met
een kleine groep (max 12) heel veel ideeën (min 400) bedenken.
Brainstormen is bruikbaar voor projecten of problemen met een vage beginstaat waarbij niet
1 of maar 1 oplossing is
Diegene die meedoen :
Mensen met kennis van het probleem
Mensen die betrokken zijn bij het probleem
Specialisten
Klanten
Gebruikers
Eventueel mensen die helemaal niet betrokken zijn
Regels voor brainstorm
- Oordeel opschorten: geen oordeel uitspreken over de gelanceerde voorstellen
(verantwoordelijke)
- “freewheelen” is aangewezen: een vrolijke, ontspannen sfeer helpt om ideeën te
ontwikkelen.
- Brainstormen mikt op een massa ideeën : hoe meer, hoe beter
- Kruisbestuiving is een belangrijk principe: ideeën zijn geen persoonlijk eigendom, anderen
kunnen verder bouwen op eerder geformuleerde ideeën, varianten bedenken,…
Fasen in brainstorm
1) De projectverantwoordelijke formuleert het probleem zodat het voor iedereen verstaanbaar
is
2) Projectverantwoordelijke herformuleert het probleem. Zo komen andere invalshoeken aan
bod. Verantwoordelijke kiest een uitgangsformulering: “hoe kunnen we …?”
3) Groep warmdraaien: doe je door een nonsensprobleem te gebruiken als aanloop naar de
brainstorm. Bv “wat kan je allemaal doen met een leeg flesje frisdrank?”
4) Start eigenlijke brainstorm
Geen ideeën meer? 1 min stilte inlassen of op zoek gaan naar varianten van het meeste gewilde idee.
Tips
- De leider schrijft alle ideeën op met volgnr, moeten zichtbaar blijven voor hele groep!
- Waarnemers, directieleden en besluitvormers zijn geen geschikte leden (remmen groep af)
- Deelnemers niet persoonlijk aanspreken “alleez hup Jan, we wachten …”
- Evaluatie pas na enige tijd later: specialisten en besluitvormers zijn hierin het beste
- Na evaluatie alle deelnemers de resultaten bezorgen
3
