Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening
Week 1 en 2 hoofdstuk 1.1 t/m 1.7 & 2.1 t/m 2.7
Hoofdstuk 1 organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
1.2 Bestuurlijke informatievoorziening in relatie met organisatie en
informatie
BIV Bestuurlijke informatieverzorging
AO Administratieve organisatie
AIS Accounting information system
International Control interne beheersing.
Als de informatievoorziening in een bedrijf tekortschiet, kunnen er zich allerlei vervelende zaken
voordoen:
• Het optreden van doublures in de administratieve werkzaamheden.
• Het uitvoeren van overbodige werkzaamheden.
• Het optreden van vertragingen.
• Het nemen van verkeerde beslissingen.
Slechte informatievoorziening inefficiënt en tast de kwaliteit van de aan de leiding verstrekte
informatie aan.
Gebrekkige informatie belangrijke oorzaak van verkeerde beslissingen in bedrijven, omdat alle
primaire processen die zich in een bedrijf afspelen, zoals productie, inkoop en verkoop,
administratief vastgelegd worden.
Certificering ISO-9000
Deze certificering dwingt een ondernemer na te denken over zijn bedrijfsprocessen en deze op een
heldere wijze te beschrijven in een kwaliteitshandboek.
Dit heeft een positieve invloed, maar geeft geen garantie op de kwaliteit van de processen en de
ermee samenhangende informatievoorziening.
,1.2.1 Samenhang tussen organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
Organisatie een groepen mensen die probeert om met gebruik van bepaalde middelen, in
onderlinge samenwerking doelstellingen te realiseren.
Organisatie bedrijf of onderneming
Primaire processen kernactiviteiten organisatie. Inkopen, produceren en verkopen.
Secundaire/ ondersteunend proces administratie
Informatie
• Bijdrage leveren aan de kennis van de mensen in de organisatie.
• De aard en waarde van informatie van groot belang voor goede werking van organisatie.
Bestuurlijke informatievoorziening
Omvat alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens,
gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en
het beheersen van een organisatie alsmede ten behoeve van het afleggen van verantwoording.
Duidelijk is dat een organisatie alleen maar goed kan functioneren als de noodzakelijke informatie op
een goede wijze ter kennis wordt gebracht .
Bestuurlijke informatievoorziening is in
• Eerste instantie gericht op maatregelen die belangrijk zijn voor het voorzien in de
informatiebehoefte van de medewerkers (inclusief directie) in een organisatie.
• Tweede instantie gericht op het maken van verantwoordingsinformatie.
Besturen heeft betrekking op het nemen van beslissingen op de verschillende leidinggevende niveaus
in een onderneming.
Doen functioneren en beheersen heeft betrekking op datgene wat nodig is in een bedrijf, nadat de
beslissing is genomen:
- Het meedelen van de beslissing aan belanghebbende (opdrachten, richtlijnen, bevoegdheden
enz.)
- Het beoordelen van de uitvoering en zo nodig bijsturen.
,1.2.2 Vastleggen van processen
Zoals de definitie van BIV aangeeft, geldt het voorgaande voor alle activiteiten en processen die zich
in een onderneming afspelen: inkopen, verkopen, administratie enzovoort. Om dit te verduidelijken
noemen we een aantal voorbeelden:
- Het opstellen van een verkoopprocedure in een groothandelsbedrijf.
Het gaat bij deze processen in feite steeds weer om het antwoord op de volgende vragen:
- Wat voor informatie is nodig?
- Wie vervult welke taak in de uitvoering van het proces?
- Welke werkwijze moet worden toegepast?
- Volgens welk tijdschema dient de gegevensverwerking en de informatievoorziening plaats te
vinden?
Handboek BIV
• Antwoorden op de ‘wat, wie, hoe en wanneer’-vragen voor alle processen in het bedrijf vast.
• Voorkomt misverstanden in de communicatie en de uitvoering van de werkzaamheden.
• In de praktijd is het anders, daar nemen alleen grote bedrijven de moeite voor het
samenstellen van een handboek BIV.
ISO-9000
• Leveranciers verlangen dat ze ISO-9000 zijn gecertificeerd. Daarom ook kleine bedrijven.
o Deze certificering geeft aan dat een onderneming zijn bedrijfsprocessen (inkopen,
voorraden, verkopen, productie enz.) schriftelijk heeft beschreven in een
kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze wijze werkt.
• Ondernemingen die op deze wijze hun processen hebben vastgelegd, kwalitatief betere
producten maken.
• Belangrijk is dat ondernemingen met dit handboek het signaal afgeven dat zij hebben
nagedacht over de bedrijfsprocessen.
• Voordeel:
o Van een Kwaliteitshandboek is dat nieuwe medewerkers sneller ingewerkt kunnen
worden in de bedrijfsprocessen door het Kwaliteitshandboek door te lezen
1.3 Organisaties
1.3.1 Strategie, missie en visie
• Een onderneming begint met het formuleren van de strategie.
o Bij het vaststellen van de strategie moet de koers van het bedrijf duidelijk
uitgestippeld worden en het einddoel moet tastbaar en duidelijk zijn.
De begrippen missie en visie fungeren als kapstok en de acties en besluiten
die genomen worden als jassen en hoeden die aan de kapstok worden
gehangen.
Missie
• Een missie is een krachtige boodschap die niet onderhevig is aan veranderingen.
Visie
• Een visie is een algemene voorstelling van de toekomst van een organisatie.
, 1.3.2 Formele en informele organisatie
Formele organisatie
• Met een formele organisatie bedoelen we de schriftelijke vastgelegde structuur van een
organisatie. Hiertoe horen onder meer:
- Statuten.
- Procedurebeschrijvingen (onder andere inkopen en verkopen).
- Taak- en functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregelingen (onder andere inkoper en
verkoper).
Informele organisatie
• Naast de formele regels gelden in ieder bedrijf ongeschreven regels en wetten.
• Die vormen de informele organisatie.
• Bestaat in feite uit de immateriële factoren, die het werk en de sfeer waarin dit wordt
uitgevoerd beïnvloeden.
• Het begrip bedrijfscultuur wordt in dit verband ook wel gebruikt.
• Informele aspecten hebben: bindend en stabiliserend aspect en behoudend aspect.
Bindend en stabiliserend aspect betekend dat zij de eenheid en
uniformiteit zowel intern als extern bevorderen, waardoor mensen
gemakkelijker met elkaar communiceren (wij-gevoel).
Behoudend aspect leidt ertoe dat iemand met frisse ideeën die afwijken
van de gangbare gewoonten in het bedrijf, nauwelijks de kans krijgt om deze
te realiseren.
Bestuurlijke informatievoorziening
- Informatie uit het formele en informele deel van het bedrijf.
- Informatie uit het informele circuit speelt een belangrijke rol bij de besluitvorming.
1.3.3 Besluitvorming binnen organisatie
In iedere organisatie worden beslissingen genomen. Dit betekend dat er meestal een keuze gemaakt
moet worde uit een aantal alternatieven:
- Centraliseren we de opleiding van nieuwe medewerkers op het hoofdkantoor van
een bedrijf of laten we iedere vestiging dit zelf verzorgen?
- Kopen we voor de productieafdeling een machine van het type A of van het type B?
- Fuseren we met onderneming X of gaan we op eigen kracht door met het bedrijf?
Centraal of decentraal
De beslissingsbevoegdheid kan centraal of decentraal zijn geregeld.
• De cultuur van de organisatie. Bedrijven met een sterke eenhoofdige leiding worden meestal
centraal geleid.
• Betrokkenheid van het personeel. De ontwikkelingen van medezeggenschapsideeën en de
motivatie van het personeel hebben een positieve invloed op decentralisatie.
• Maatschappelijke ontwikkelingen. Door toenemende concentratie van bedrijven (fusies,
overname) ontstaan er zeer grote ondernemingen. De omvang van deze organisaties dwingt
de leiding ervan tot decentralisatie om de zaken beheersbaar te houden.
• Kosten en baten. Decentralisatie leidt tot een hogere motivatie van medewerkers, doordat
deze meer verantwoordelijkheid dragen. Bovendien geeft het spreiden van de
geautomatiseerde gegevensverwerking betere uitwijkmogelijkheden bij storingen en
calamiteiten.
Week 1 en 2 hoofdstuk 1.1 t/m 1.7 & 2.1 t/m 2.7
Hoofdstuk 1 organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
1.2 Bestuurlijke informatievoorziening in relatie met organisatie en
informatie
BIV Bestuurlijke informatieverzorging
AO Administratieve organisatie
AIS Accounting information system
International Control interne beheersing.
Als de informatievoorziening in een bedrijf tekortschiet, kunnen er zich allerlei vervelende zaken
voordoen:
• Het optreden van doublures in de administratieve werkzaamheden.
• Het uitvoeren van overbodige werkzaamheden.
• Het optreden van vertragingen.
• Het nemen van verkeerde beslissingen.
Slechte informatievoorziening inefficiënt en tast de kwaliteit van de aan de leiding verstrekte
informatie aan.
Gebrekkige informatie belangrijke oorzaak van verkeerde beslissingen in bedrijven, omdat alle
primaire processen die zich in een bedrijf afspelen, zoals productie, inkoop en verkoop,
administratief vastgelegd worden.
Certificering ISO-9000
Deze certificering dwingt een ondernemer na te denken over zijn bedrijfsprocessen en deze op een
heldere wijze te beschrijven in een kwaliteitshandboek.
Dit heeft een positieve invloed, maar geeft geen garantie op de kwaliteit van de processen en de
ermee samenhangende informatievoorziening.
,1.2.1 Samenhang tussen organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening
Organisatie een groepen mensen die probeert om met gebruik van bepaalde middelen, in
onderlinge samenwerking doelstellingen te realiseren.
Organisatie bedrijf of onderneming
Primaire processen kernactiviteiten organisatie. Inkopen, produceren en verkopen.
Secundaire/ ondersteunend proces administratie
Informatie
• Bijdrage leveren aan de kennis van de mensen in de organisatie.
• De aard en waarde van informatie van groot belang voor goede werking van organisatie.
Bestuurlijke informatievoorziening
Omvat alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens,
gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en
het beheersen van een organisatie alsmede ten behoeve van het afleggen van verantwoording.
Duidelijk is dat een organisatie alleen maar goed kan functioneren als de noodzakelijke informatie op
een goede wijze ter kennis wordt gebracht .
Bestuurlijke informatievoorziening is in
• Eerste instantie gericht op maatregelen die belangrijk zijn voor het voorzien in de
informatiebehoefte van de medewerkers (inclusief directie) in een organisatie.
• Tweede instantie gericht op het maken van verantwoordingsinformatie.
Besturen heeft betrekking op het nemen van beslissingen op de verschillende leidinggevende niveaus
in een onderneming.
Doen functioneren en beheersen heeft betrekking op datgene wat nodig is in een bedrijf, nadat de
beslissing is genomen:
- Het meedelen van de beslissing aan belanghebbende (opdrachten, richtlijnen, bevoegdheden
enz.)
- Het beoordelen van de uitvoering en zo nodig bijsturen.
,1.2.2 Vastleggen van processen
Zoals de definitie van BIV aangeeft, geldt het voorgaande voor alle activiteiten en processen die zich
in een onderneming afspelen: inkopen, verkopen, administratie enzovoort. Om dit te verduidelijken
noemen we een aantal voorbeelden:
- Het opstellen van een verkoopprocedure in een groothandelsbedrijf.
Het gaat bij deze processen in feite steeds weer om het antwoord op de volgende vragen:
- Wat voor informatie is nodig?
- Wie vervult welke taak in de uitvoering van het proces?
- Welke werkwijze moet worden toegepast?
- Volgens welk tijdschema dient de gegevensverwerking en de informatievoorziening plaats te
vinden?
Handboek BIV
• Antwoorden op de ‘wat, wie, hoe en wanneer’-vragen voor alle processen in het bedrijf vast.
• Voorkomt misverstanden in de communicatie en de uitvoering van de werkzaamheden.
• In de praktijd is het anders, daar nemen alleen grote bedrijven de moeite voor het
samenstellen van een handboek BIV.
ISO-9000
• Leveranciers verlangen dat ze ISO-9000 zijn gecertificeerd. Daarom ook kleine bedrijven.
o Deze certificering geeft aan dat een onderneming zijn bedrijfsprocessen (inkopen,
voorraden, verkopen, productie enz.) schriftelijk heeft beschreven in een
kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze wijze werkt.
• Ondernemingen die op deze wijze hun processen hebben vastgelegd, kwalitatief betere
producten maken.
• Belangrijk is dat ondernemingen met dit handboek het signaal afgeven dat zij hebben
nagedacht over de bedrijfsprocessen.
• Voordeel:
o Van een Kwaliteitshandboek is dat nieuwe medewerkers sneller ingewerkt kunnen
worden in de bedrijfsprocessen door het Kwaliteitshandboek door te lezen
1.3 Organisaties
1.3.1 Strategie, missie en visie
• Een onderneming begint met het formuleren van de strategie.
o Bij het vaststellen van de strategie moet de koers van het bedrijf duidelijk
uitgestippeld worden en het einddoel moet tastbaar en duidelijk zijn.
De begrippen missie en visie fungeren als kapstok en de acties en besluiten
die genomen worden als jassen en hoeden die aan de kapstok worden
gehangen.
Missie
• Een missie is een krachtige boodschap die niet onderhevig is aan veranderingen.
Visie
• Een visie is een algemene voorstelling van de toekomst van een organisatie.
, 1.3.2 Formele en informele organisatie
Formele organisatie
• Met een formele organisatie bedoelen we de schriftelijke vastgelegde structuur van een
organisatie. Hiertoe horen onder meer:
- Statuten.
- Procedurebeschrijvingen (onder andere inkopen en verkopen).
- Taak- en functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregelingen (onder andere inkoper en
verkoper).
Informele organisatie
• Naast de formele regels gelden in ieder bedrijf ongeschreven regels en wetten.
• Die vormen de informele organisatie.
• Bestaat in feite uit de immateriële factoren, die het werk en de sfeer waarin dit wordt
uitgevoerd beïnvloeden.
• Het begrip bedrijfscultuur wordt in dit verband ook wel gebruikt.
• Informele aspecten hebben: bindend en stabiliserend aspect en behoudend aspect.
Bindend en stabiliserend aspect betekend dat zij de eenheid en
uniformiteit zowel intern als extern bevorderen, waardoor mensen
gemakkelijker met elkaar communiceren (wij-gevoel).
Behoudend aspect leidt ertoe dat iemand met frisse ideeën die afwijken
van de gangbare gewoonten in het bedrijf, nauwelijks de kans krijgt om deze
te realiseren.
Bestuurlijke informatievoorziening
- Informatie uit het formele en informele deel van het bedrijf.
- Informatie uit het informele circuit speelt een belangrijke rol bij de besluitvorming.
1.3.3 Besluitvorming binnen organisatie
In iedere organisatie worden beslissingen genomen. Dit betekend dat er meestal een keuze gemaakt
moet worde uit een aantal alternatieven:
- Centraliseren we de opleiding van nieuwe medewerkers op het hoofdkantoor van
een bedrijf of laten we iedere vestiging dit zelf verzorgen?
- Kopen we voor de productieafdeling een machine van het type A of van het type B?
- Fuseren we met onderneming X of gaan we op eigen kracht door met het bedrijf?
Centraal of decentraal
De beslissingsbevoegdheid kan centraal of decentraal zijn geregeld.
• De cultuur van de organisatie. Bedrijven met een sterke eenhoofdige leiding worden meestal
centraal geleid.
• Betrokkenheid van het personeel. De ontwikkelingen van medezeggenschapsideeën en de
motivatie van het personeel hebben een positieve invloed op decentralisatie.
• Maatschappelijke ontwikkelingen. Door toenemende concentratie van bedrijven (fusies,
overname) ontstaan er zeer grote ondernemingen. De omvang van deze organisaties dwingt
de leiding ervan tot decentralisatie om de zaken beheersbaar te houden.
• Kosten en baten. Decentralisatie leidt tot een hogere motivatie van medewerkers, doordat
deze meer verantwoordelijkheid dragen. Bovendien geeft het spreiden van de
geautomatiseerde gegevensverwerking betere uitwijkmogelijkheden bij storingen en
calamiteiten.
