lllk
Samen voor het beste resultaat!
BEEKENKAMP
PLANTS
Lotte van Kooten
HEM 2
, BEEKENKAMP PLANTS
Inhoudsopgave
Initiatiefase................................................................................................................................................... 2
Onderzoek.............................................................................................................................................................2
Conceptidee..........................................................................................................................................................5
Design; Customer Journey....................................................................................................................................7
Kostenraming (KBS)..............................................................................................................................................8
Planningsfase............................................................................................................................................... 10
Gantt Charts........................................................................................................................................................10
Budget/begroting...............................................................................................................................................11
Marketing- en communicatieplan......................................................................................................................12
SWOT..................................................................................................................................................................14
Confrontatiematrix.............................................................................................................................................15
Organisatiestructuur (OBS)................................................................................................................................16
Werkbegroting (WBS).........................................................................................................................................16
Implementatiefase....................................................................................................................................... 17
Floorplan.............................................................................................................................................................17
Leverancierslijst..................................................................................................................................................20
Draaiboek..........................................................................................................................................................20
Uitvoering.................................................................................................................................................... 22
Liquiditeitsbegroting...........................................................................................................................................22
Cultuurverschillen bij bezoekers.........................................................................................................................22
Sluitingsfase................................................................................................................................................ 24
Eindafrekening....................................................................................................................................................24
Accountability.....................................................................................................................................................24
1
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
, BEEKENKAMP PLANTS
Initiatiefase
Onderzoek
Beekenkamp Plants opent vlak voor de kerstdagen haar nieuwe bedrijf in ’s-Gravenzande. Er zal een
officiële opening worden georganiseerd, waarbij 500 relaties verwacht worden, komend uit
verschillende Europese landen.
Wensen opdrachtgever;
o De opening gaat plaats vinden op vrijdag 25 januari en duurt van 15.00 uur tot 20.00 uur.
o Er is een ruimte in het nieuwe complex beschikbaar en geschikt om het evenement te
organiseren. Er is een ruimte van 40 x 50 meter beschikbaar. De hoogte is 6 meter. Het dak
kan niet belast worden.
o Toiletten zijn er niet voldoende, maar water en stroom is er wel aanwezig. Stroom is 2 x 64
Amp. beschikbaar en vrij te gebruiken. Wel is er een parkeerplaats op de locatie aanwezig.
o De opdrachtgever verwacht een maaltijd vervangend buffet of diner maar ook dranken en
kleine hapjes voorafgaand aan het buffet (of diner).
o Om 19:00 zal de directie een korte presentatie geven, waarbij er een film vertoond zal worden.
Na de presentatie moet er een openingshandeling gedaan worden door het oudste familielid
van de familie Beekenkamp. Hiervoor moet er een concept bedacht worden.
o Passend entertainment
o Maximale budget bedraagt € 100.000, -- exclusief BTW. Indien het budget overschreden
wordt, moet er een overtuigende toelichting bij zitten.
Het doel is dat alle relaties kunnen netwerken, maar dat zij daarbij ook de gehele
productrange nog eens kunnen zien. Er zijn klanten die voor een bepaald product komen,
maar niet weten dat er ook andere producten beschikbaar zijn. Ook is loyaliteit vergroten en
de relaties bedanken een belangrijk doel.
Doelgroepen;
Binnen het event zijn er twee verschillende doelgroepen, namelijk relaties uit het buitenland en
Nederland zelf. Het is belangrijk dat er rekening gehouden wordt met diverse cultuurverschillen. Het
doel van de doelgroep is het vergroten van hun netwerk, zien van de productrange en loyaliteit
vergroten.
Doelstellingen; SMART
- Netwerken van relaties
Het is van groot belang dat de relaties van Beekenkamp Plants goed kunnen netwerken tijdens de
opening. Maar ook vooraf aan het event kunnen de relaties netwerken door middel van de privé
Facebookgroep. Deze groep is alleen beschikbaar voor de relaties van Beekenkamp Plants. Door
middel van deze groep kunnen de relaties in contact met elkaar komen. De relaties kunnen onderling
2
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
, BEEKENKAMP PLANTS
met elkaar chatten en berichten delen. Maar ook op het event zelf krijgen de relaties veel
mogelijkheden om te netwerken.
3
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
, BEEKENKAMP PLANTS
Bij binnenkomst krijg je een Engelse folder, hierin staat informatie over de dag. Daarna staat er koffie
klaar bij bar en is er een mogelijkheid om een foto te maken bij de Photobooth. Hier komen de relaties
al wel vaak in contact met elkaar en maken ze een praatje. Bij de workshops worden de relaties in
willekeurige groepen gedeeld, het is namelijk niet de bedoeling dat je een groep maakt met mensen
die je al kent. Door middel van de workshops komen de relaties in contact met elkaar, waardoor ze
goed kunnen netwerken. Na de workshops hebben de relaties de tijd om van hun zelfgemaakte
cocktails en gerechtjes te genieten. In de zaal met de statafels (roze zaal plattegrond) komen alle
relaties bij elkaar en dan hebben ze weer een moment om te kunnen netwerken.
- Relaties de gehele productrange laten zien
Het is voor Beekenkamp Plants belangrijk dat de relaties nog een keer kennis maken met de gehele
productrange. Tijdens de opening worden er cocktail- en kookworkshops gegeven. Hierbij wordt
gebruik gemaakt met de producten van Beekenkamp Plants. Ook wordt er een masterclass gegeven
van Ron Blaauw. Hij zal ook gebruik maken van de producten van Beekenkamp Plants. Zo komen de
relaties meer te weten over de producten die Beekenkamp Plants aanbiedt. De relaties gaan er
natuurlijk zelf mee aan de slag maar ook door middel van de masterclass wordt de productrange nog
eens goed onder de aandacht gebracht.
- Loyaliteit vergroten bij relaties
Door middel van de opening wordt loyaliteit gecreëerd onder de relaties. Het is belangrijk dat de
relaties een positief beeld hebben van het bedrijf. Als mensen buiten het bedrijf vragen naar
Beekenkamp Plants wil het bedrijf dat de relaties positief praten, zodat er een positief beeld wordt
verspreid. Om dit te waarborgen wordt er vooraf een Facebookgroep aangemaakt, er wordt een
uitnodiging gestuurd en reminders. Maar de aftersales is ook van groot belang. Daarvoor wordt een
after movie gemaakt en de gemaakte foto’s van de Photobooth worden gestuurd via de e-mail. Ook
krijgen de relaties een give away als bedankje voor hun komst en er wordt nog een presentatie
gegeven op het eind om de relaties te bedanken. Op deze manier wordt het bedanken van de relaties
gewaarborgd.
Probleem en oplossing;
Problemen die mogelijk kunnen ontstaan betreffen het thema communicatie. De buitenlandse relaties
kunnen door het taalverschil mogelijk moeilijk communiceren met de nationale relaties. De manier van
communiceren en luisteren is voor iedere cultuur natuurlijk verschillend. Om er te voor zorgen dat
alles voor de buitenlandse relaties goed te begrijpen is worden alle presentaties en workshops in het
Engels gegeven. Dit is een oplossing om miscommunicatie te voorkomen. Een ander probleem met
een creatieve oplossing wordt later bij het concept gegeven.
4
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
Samen voor het beste resultaat!
BEEKENKAMP
PLANTS
Lotte van Kooten
HEM 2
, BEEKENKAMP PLANTS
Inhoudsopgave
Initiatiefase................................................................................................................................................... 2
Onderzoek.............................................................................................................................................................2
Conceptidee..........................................................................................................................................................5
Design; Customer Journey....................................................................................................................................7
Kostenraming (KBS)..............................................................................................................................................8
Planningsfase............................................................................................................................................... 10
Gantt Charts........................................................................................................................................................10
Budget/begroting...............................................................................................................................................11
Marketing- en communicatieplan......................................................................................................................12
SWOT..................................................................................................................................................................14
Confrontatiematrix.............................................................................................................................................15
Organisatiestructuur (OBS)................................................................................................................................16
Werkbegroting (WBS).........................................................................................................................................16
Implementatiefase....................................................................................................................................... 17
Floorplan.............................................................................................................................................................17
Leverancierslijst..................................................................................................................................................20
Draaiboek..........................................................................................................................................................20
Uitvoering.................................................................................................................................................... 22
Liquiditeitsbegroting...........................................................................................................................................22
Cultuurverschillen bij bezoekers.........................................................................................................................22
Sluitingsfase................................................................................................................................................ 24
Eindafrekening....................................................................................................................................................24
Accountability.....................................................................................................................................................24
1
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
, BEEKENKAMP PLANTS
Initiatiefase
Onderzoek
Beekenkamp Plants opent vlak voor de kerstdagen haar nieuwe bedrijf in ’s-Gravenzande. Er zal een
officiële opening worden georganiseerd, waarbij 500 relaties verwacht worden, komend uit
verschillende Europese landen.
Wensen opdrachtgever;
o De opening gaat plaats vinden op vrijdag 25 januari en duurt van 15.00 uur tot 20.00 uur.
o Er is een ruimte in het nieuwe complex beschikbaar en geschikt om het evenement te
organiseren. Er is een ruimte van 40 x 50 meter beschikbaar. De hoogte is 6 meter. Het dak
kan niet belast worden.
o Toiletten zijn er niet voldoende, maar water en stroom is er wel aanwezig. Stroom is 2 x 64
Amp. beschikbaar en vrij te gebruiken. Wel is er een parkeerplaats op de locatie aanwezig.
o De opdrachtgever verwacht een maaltijd vervangend buffet of diner maar ook dranken en
kleine hapjes voorafgaand aan het buffet (of diner).
o Om 19:00 zal de directie een korte presentatie geven, waarbij er een film vertoond zal worden.
Na de presentatie moet er een openingshandeling gedaan worden door het oudste familielid
van de familie Beekenkamp. Hiervoor moet er een concept bedacht worden.
o Passend entertainment
o Maximale budget bedraagt € 100.000, -- exclusief BTW. Indien het budget overschreden
wordt, moet er een overtuigende toelichting bij zitten.
Het doel is dat alle relaties kunnen netwerken, maar dat zij daarbij ook de gehele
productrange nog eens kunnen zien. Er zijn klanten die voor een bepaald product komen,
maar niet weten dat er ook andere producten beschikbaar zijn. Ook is loyaliteit vergroten en
de relaties bedanken een belangrijk doel.
Doelgroepen;
Binnen het event zijn er twee verschillende doelgroepen, namelijk relaties uit het buitenland en
Nederland zelf. Het is belangrijk dat er rekening gehouden wordt met diverse cultuurverschillen. Het
doel van de doelgroep is het vergroten van hun netwerk, zien van de productrange en loyaliteit
vergroten.
Doelstellingen; SMART
- Netwerken van relaties
Het is van groot belang dat de relaties van Beekenkamp Plants goed kunnen netwerken tijdens de
opening. Maar ook vooraf aan het event kunnen de relaties netwerken door middel van de privé
Facebookgroep. Deze groep is alleen beschikbaar voor de relaties van Beekenkamp Plants. Door
middel van deze groep kunnen de relaties in contact met elkaar komen. De relaties kunnen onderling
2
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
, BEEKENKAMP PLANTS
met elkaar chatten en berichten delen. Maar ook op het event zelf krijgen de relaties veel
mogelijkheden om te netwerken.
3
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
, BEEKENKAMP PLANTS
Bij binnenkomst krijg je een Engelse folder, hierin staat informatie over de dag. Daarna staat er koffie
klaar bij bar en is er een mogelijkheid om een foto te maken bij de Photobooth. Hier komen de relaties
al wel vaak in contact met elkaar en maken ze een praatje. Bij de workshops worden de relaties in
willekeurige groepen gedeeld, het is namelijk niet de bedoeling dat je een groep maakt met mensen
die je al kent. Door middel van de workshops komen de relaties in contact met elkaar, waardoor ze
goed kunnen netwerken. Na de workshops hebben de relaties de tijd om van hun zelfgemaakte
cocktails en gerechtjes te genieten. In de zaal met de statafels (roze zaal plattegrond) komen alle
relaties bij elkaar en dan hebben ze weer een moment om te kunnen netwerken.
- Relaties de gehele productrange laten zien
Het is voor Beekenkamp Plants belangrijk dat de relaties nog een keer kennis maken met de gehele
productrange. Tijdens de opening worden er cocktail- en kookworkshops gegeven. Hierbij wordt
gebruik gemaakt met de producten van Beekenkamp Plants. Ook wordt er een masterclass gegeven
van Ron Blaauw. Hij zal ook gebruik maken van de producten van Beekenkamp Plants. Zo komen de
relaties meer te weten over de producten die Beekenkamp Plants aanbiedt. De relaties gaan er
natuurlijk zelf mee aan de slag maar ook door middel van de masterclass wordt de productrange nog
eens goed onder de aandacht gebracht.
- Loyaliteit vergroten bij relaties
Door middel van de opening wordt loyaliteit gecreëerd onder de relaties. Het is belangrijk dat de
relaties een positief beeld hebben van het bedrijf. Als mensen buiten het bedrijf vragen naar
Beekenkamp Plants wil het bedrijf dat de relaties positief praten, zodat er een positief beeld wordt
verspreid. Om dit te waarborgen wordt er vooraf een Facebookgroep aangemaakt, er wordt een
uitnodiging gestuurd en reminders. Maar de aftersales is ook van groot belang. Daarvoor wordt een
after movie gemaakt en de gemaakte foto’s van de Photobooth worden gestuurd via de e-mail. Ook
krijgen de relaties een give away als bedankje voor hun komst en er wordt nog een presentatie
gegeven op het eind om de relaties te bedanken. Op deze manier wordt het bedanken van de relaties
gewaarborgd.
Probleem en oplossing;
Problemen die mogelijk kunnen ontstaan betreffen het thema communicatie. De buitenlandse relaties
kunnen door het taalverschil mogelijk moeilijk communiceren met de nationale relaties. De manier van
communiceren en luisteren is voor iedere cultuur natuurlijk verschillend. Om er te voor zorgen dat
alles voor de buitenlandse relaties goed te begrijpen is worden alle presentaties en workshops in het
Engels gegeven. Dit is een oplossing om miscommunicatie te voorkomen. Een ander probleem met
een creatieve oplossing wordt later bij het concept gegeven.
4
Lotte van Kooten, HEM 2, Event Project Management
