Data analytics in accountancy
Introductie
Excel
Een cel is de basiseenheid van elke spreadsheet. Een cel is:
- Een vak waarin gegevens kunnen worden ingevoerd
- Geïdentificeerd door het cel adres, een combinatie van een letter en een getal, waarbij de letter
de kolom aanduidt en het getal de rij waarin de cel zich bevindt.
Een actieve cel (Active Cell) is:
- Een geselecteerde cel
- Een cel waar de gebruikers gegevens kan invoeren
- Door op een cel te klikken wordt deze actief
→ Sommige spreadsheetprogramma’s bevatten een “naam vak” (Name box) om de actieve cel te
identificeren.
Alles wat in cellen wordt geplaatst valt in een van vier categorieën:
- Getallen (d.w.z. hele en gehele getallen, percentages en decimalen, geld, datums en tijden)
- Tekst (d.w.z. woorden, zinnen, adressen, datums of tijden)
- Logische functies (d.w.z. IF, AND, OR etc)
- Foutmeldingen
o #VALUE!: operatie of functie is niet mogelijk
o #DIV/0!: de formule deelt een waarde door nul
o #REF!: operatie of formule heeft een ongeldige referentie
o ###: geen foutmelding, maar geeft aan dat de cel breedte te klein is om de waarde mee
te geven
Voor bijna alle gegevens klik je eenvoudigweg op de cel in het werkblad waar de data hoort, typ je de
gegevens in en druk je op Enter of Tab.
- Enter verplaatst de actieve cel naar de cel onder de ingevoerde gegevens
- Tab verplaatst de actieve cel naar de cel rechts van de ingevoerde gegevens
- Om een regeleinde binnen een cel toe te voegen, druk je op Alt+enter
Een rij is een horizontale lijn van cellen
- Rijen worden aangeduid met nummers
- Door op een nummer te klikken, selecteer je de hele rij
- Door Shift ingedrukt te houden en op een ander rijnummer te klikken, selecteer je meerdere
aaneensluitende rijen. Door Ctrl ingedrukt te houden en op verschillende rijnummers te klikken,
selecteer je meerdere niet-aaneensluitende (individuele) rijen
Een kolom is een verticale lijn van cellen
- Kolommen worden aangeduid met letters
- Door op een letter te klikken, selecteer je de hele kolom
- Door Shift ingedrukt te houden en op een andere kolomletter te klikken, selecteer je meerdere
aaneensluitende kolommen
- Door Ctrl ingedrukt te houden en op verschillende kolomletters te klikken, selecteer je meerdere
niet-aaneensluitende (individuele) kolommen
,Je kan rijen, kolommen en werkbladen in of uit je werkboek verplaatsen, kopiëren, invoegen en
verwijderen
- De meeste opties zijn toegankelijk door met de rechtermuisknop op de kolom-, rij- of bladnaam
te klikken
- Daarnaast zijn er in het tabblad Home, in de “Cells group” een aantal opties om cellen en
kolommen te formatteren
Excel gebruikt verschillende soorten aanwijzers (pointers), waarvan de meeste gelijkaardig zijn voor
andere software zoals Word of Powerpoint. Sommige zijn specifiek voor Excel.
- Het dikke kruis wordt gebruikt ome en cel te selecteren
- De “Fill Handle” wordt gebruikt om cellen of groepen van cellen automatisch aan te vullen
Het gelijkheidsteken (=) is het belangrijkste symbool in een spreadsheet.
- Het geeft aan dat een cel een formule of functie bevat en dat het programma een berekening
uitvoert
- In een cel wordt het gelijkheidsteken altijd eerst ingevoerd, gevolgd door de formule
Optellen binnen een cel: Optellen van verschillende cellen:
- Typ een gelijkheidsteken - Typ een gelijkheidsteken in de cel waar de
- Typ de getallen die je wil optellen en plaats som moet verschijnen
er een plusteken tussen - Klik vervolgens op elke cel die je wilt
- Druk op enter optellen en plaats een plusteken tussen de
verwijzingen
- Druk op enter
Aftrekken, vermenigvuldigen of delen binnen een - Aftrekken gebeurt met het minteken (-)
cel: - Vermenigvuldigen gebeurt met het sterretje
- Typ een gelijkheidsteken (*)
- Typ de nummers in en zet het toepasselijke - Delen gebeurt met de schuine streep (/)
teken tussen elk nummer - Om met verschillende cellen te rekenen,
- Druk op enter klik je op elke cel en plaats je het juiste
rekenteken tussen de celverwijzingen
Optie A: SUM-functie Optie B: SUM-functie
1. Type =Sum( in een cel 1. Type =Sum( in een cel
2. Houdt Ctrl ingedrukt en klik op de cellen 2. Gebruik een range (A1:A10)
die je wilt toevoegen 3. Type )
3. Type ) 4. Druk op enter
4. Druk op enter
Spreadsheets volgen het wiskundige protocol van volgorde van bewerkingen:
1. Haakjes
2. Exponenten
3. Vermenigvuldigen en delen (van links naar rechts)
4. Optellen en aftrekken (van links naar rechts)
Standaard zijn alle verwijzingen in Excel relatief
Wanneer een cel wordt gekopieerd of wanneer AutoFill wordt gebruikt passen de cel
verwijzingen zich aan op basis van hun positie in het werkblad
Bij een absolute verwijzing blijft de cel verwijzing constant, ongeacht waar de formule wordt
gekopieerd
Om een cel absoluut te maken, gebruik je het dollarteken ($) voor de kolom en/of de rij
Een gemengde verwijzing is een verwijzing waarbij ofwel de rij ofwel de kolom vast blijft
De sneltoets om een absolute (of gemengde) verwijzing te maken is de F4-toets
,In Excel is de fundamentele notatie voor elke formule (of functie) de volgende:
“ = function_name(argument or arguments)
- IF is waarschijnlijk de meest gebruikte logische functie. Dit wordt gebruikt voor vergelijkingen en
kan 2 resultaten leveren
o IF(logical test, value if true, value if false)
o Maar Excel heeft nog veel andere logische functies zoals or, and, not , ….
- Soms is het nodig een combinatie van logische functies te gebruiken om een bepaling te maken
- Je kan logische functies ook gebruiken als criteria om data te sorteren via de volgende stappen
o Selecteer het gegevensbereik dat je wilt sorteren
o Ga naar data tab
o Klik op de sort knop
Gebruik van de MAX-functie Gebruik van de MIN-functie
De MAX-functie toont de maximale waarde in De MIN-functie toont de minimale waarde in een
een bereik van cellen in een spreadsheet. bereik van cellen in een spreadsheet.
1. Selecteer de cel waarin je de maximale 1. Selecteer de cel waarin je de minimale
waarde wilt weergeven waarde wilt weergeven
2. Druk in een cel “=MAX(“ 2. Druk in een cel “=MIN(“
3. Selecteer het bereik en druk op enter 3. Selecteer het bereik en druk op enter
Opmaak helpt om belangrijke gegevens beter weer te geven en maakt de spreadsheet
gebruiksvriendelijker. Er zijn verschillende opmaakopties:
- Tekst- of cijferlettertype, lettergrootte, lettertypekleur
- Achtergrondkleuren van cellen
- Uitlijning binnen cellen
- Celhoogte en celbreedte
- …
In een bedrijfscontext, wordt Excel vaak gebruikt voor het opschonen van data. Om data op te
schonen kan je verschillende Excel-functies en -mogelijkheden gebruiken, zoals “Remove
Duplicates”, “Find and replace”, …
Daarnaast kan je ook nog andere tools gebruiken om fouten te identificeren zoals conditional
formatting, filtering, pivot tables, …
Handmatige data cleaning via shortcuts:
Semi-handmatige cleaning
1. Selecteer het bereik van cellen dat je wilt doorzoeken of aanpassen
2. Gebruik de sneltoets Ctrl+H om het Find and Replace dialog box te openen
3. Klik op de replace knop om de gegevens te vinden die je wilt aanpassen en voer meteen de
gewenste wijzingen door
➔ In het Data Tab in de “Data Tools” sectie zijn er verschillende tools aanwezig om te helpen.
, Conditional formatting markeert of wijzigt het uiterlijk van de cellen op basis van de criteria die je
instelt. We markeren vaak gegevens die buiten bepaalde parameters vallen, zodat deze gemakkelijk
opvallen.
Een eenvoudige manier om een criterium in te stellen is eerst het gegevensbereik te selecteren
dat je wilt analyseren en vervolgens op de knop Quick Analysis te klikken in de
rechterbenedenhoek van de selectie
Om eender welk type Conditional Formatting in te stellen:
o Selecteer de gegevens die je wilt analyseren
o Klik op de knop Conditional formatting op de Home tab, in de Styles group
Kleurkeuze in Excel → typische kleuren in Accounting/Finance
- Zwart = positief (Credits, winst)
- Rood = negatief (Debet, verlies)
➔ Alternatief, gebruik verkeerslichtkleuren om een veiligheid of risico te tonen
Het aanmaken van een Named Range in Excel is om verschillende redenen belangrijk, waaronder
- Het benoemen van een Range vereenvoudigt het verwijzen naar gegevens in complexe
spreadsheets, vermindert de kans op fouten en verhoogt de efficiëntie van het werkblad
- Named ranges kunnen de transparantie en onderhoudbaarheid van Excel-werkboeken
verbeteren, wat samenwerking en latere aanpassingen vergemakkelijkt
- Ze maken het mogelijk om dynamische formules en grafieken te creëren die automatisch worden
bijgewerkt wanneer nieuwe gegevens worden toegevoegd, waardoor de flexibiliteit van Excel-
modellen toenemen
➔ Hoe maken?
o Selecteer een range
o Klik in de Name Box
o Typ een naam en druk op enter
Structured referencing is waardevol omdat het gebruiksvriendelijke en robuuste manier biedt om met
tabellen en gegevens bereiken te werken
- In plaats van traditionele cel verwijzingen te gebruiken, laat het toe om naar gegevens in een
tabel te verwijzen via kolomnamen, wat de duidelijkheid en leesbaarheid van formules verhoogt
en ze intuïtiever maakt
- Deze verwijzingen passen zich automatisch aan wanneer de tabel groeit of krimpt, waardoor
formules en functies up-to-date blijven en manuele aanpassingen minder nodig zijn
- Deze functionaliteit is bijzonder nuttig voor data-analyse, rapportering en het onderhouden van
overzichtelijke en dynamische datasets
➔ Excel laat gebruikers toe om gegevens op een manier te presenteren die gemakkelijker te
visualiseren is. Om een bereik om te zetten naar een tabel:
1. Selecteer het bereik
2. Klik op de insert tab, klik op table
3. Klik op OK
De meeste berekeningen gebruiken cel referenties. Om extra gegevens toe te voegen, met meerdere
tabellen te werken en het resultaat duidelijker te identificeren, kan je Structured referencing gebruiken
1. Ga naar Table design tab en geef je nieuwe tabel een naam
2. Maak je formule door op de cel te klikken waar je het resultaat wilt weergeven en voer
vervolgens het volgende in: = function(tablename(column name))
Introductie
Excel
Een cel is de basiseenheid van elke spreadsheet. Een cel is:
- Een vak waarin gegevens kunnen worden ingevoerd
- Geïdentificeerd door het cel adres, een combinatie van een letter en een getal, waarbij de letter
de kolom aanduidt en het getal de rij waarin de cel zich bevindt.
Een actieve cel (Active Cell) is:
- Een geselecteerde cel
- Een cel waar de gebruikers gegevens kan invoeren
- Door op een cel te klikken wordt deze actief
→ Sommige spreadsheetprogramma’s bevatten een “naam vak” (Name box) om de actieve cel te
identificeren.
Alles wat in cellen wordt geplaatst valt in een van vier categorieën:
- Getallen (d.w.z. hele en gehele getallen, percentages en decimalen, geld, datums en tijden)
- Tekst (d.w.z. woorden, zinnen, adressen, datums of tijden)
- Logische functies (d.w.z. IF, AND, OR etc)
- Foutmeldingen
o #VALUE!: operatie of functie is niet mogelijk
o #DIV/0!: de formule deelt een waarde door nul
o #REF!: operatie of formule heeft een ongeldige referentie
o ###: geen foutmelding, maar geeft aan dat de cel breedte te klein is om de waarde mee
te geven
Voor bijna alle gegevens klik je eenvoudigweg op de cel in het werkblad waar de data hoort, typ je de
gegevens in en druk je op Enter of Tab.
- Enter verplaatst de actieve cel naar de cel onder de ingevoerde gegevens
- Tab verplaatst de actieve cel naar de cel rechts van de ingevoerde gegevens
- Om een regeleinde binnen een cel toe te voegen, druk je op Alt+enter
Een rij is een horizontale lijn van cellen
- Rijen worden aangeduid met nummers
- Door op een nummer te klikken, selecteer je de hele rij
- Door Shift ingedrukt te houden en op een ander rijnummer te klikken, selecteer je meerdere
aaneensluitende rijen. Door Ctrl ingedrukt te houden en op verschillende rijnummers te klikken,
selecteer je meerdere niet-aaneensluitende (individuele) rijen
Een kolom is een verticale lijn van cellen
- Kolommen worden aangeduid met letters
- Door op een letter te klikken, selecteer je de hele kolom
- Door Shift ingedrukt te houden en op een andere kolomletter te klikken, selecteer je meerdere
aaneensluitende kolommen
- Door Ctrl ingedrukt te houden en op verschillende kolomletters te klikken, selecteer je meerdere
niet-aaneensluitende (individuele) kolommen
,Je kan rijen, kolommen en werkbladen in of uit je werkboek verplaatsen, kopiëren, invoegen en
verwijderen
- De meeste opties zijn toegankelijk door met de rechtermuisknop op de kolom-, rij- of bladnaam
te klikken
- Daarnaast zijn er in het tabblad Home, in de “Cells group” een aantal opties om cellen en
kolommen te formatteren
Excel gebruikt verschillende soorten aanwijzers (pointers), waarvan de meeste gelijkaardig zijn voor
andere software zoals Word of Powerpoint. Sommige zijn specifiek voor Excel.
- Het dikke kruis wordt gebruikt ome en cel te selecteren
- De “Fill Handle” wordt gebruikt om cellen of groepen van cellen automatisch aan te vullen
Het gelijkheidsteken (=) is het belangrijkste symbool in een spreadsheet.
- Het geeft aan dat een cel een formule of functie bevat en dat het programma een berekening
uitvoert
- In een cel wordt het gelijkheidsteken altijd eerst ingevoerd, gevolgd door de formule
Optellen binnen een cel: Optellen van verschillende cellen:
- Typ een gelijkheidsteken - Typ een gelijkheidsteken in de cel waar de
- Typ de getallen die je wil optellen en plaats som moet verschijnen
er een plusteken tussen - Klik vervolgens op elke cel die je wilt
- Druk op enter optellen en plaats een plusteken tussen de
verwijzingen
- Druk op enter
Aftrekken, vermenigvuldigen of delen binnen een - Aftrekken gebeurt met het minteken (-)
cel: - Vermenigvuldigen gebeurt met het sterretje
- Typ een gelijkheidsteken (*)
- Typ de nummers in en zet het toepasselijke - Delen gebeurt met de schuine streep (/)
teken tussen elk nummer - Om met verschillende cellen te rekenen,
- Druk op enter klik je op elke cel en plaats je het juiste
rekenteken tussen de celverwijzingen
Optie A: SUM-functie Optie B: SUM-functie
1. Type =Sum( in een cel 1. Type =Sum( in een cel
2. Houdt Ctrl ingedrukt en klik op de cellen 2. Gebruik een range (A1:A10)
die je wilt toevoegen 3. Type )
3. Type ) 4. Druk op enter
4. Druk op enter
Spreadsheets volgen het wiskundige protocol van volgorde van bewerkingen:
1. Haakjes
2. Exponenten
3. Vermenigvuldigen en delen (van links naar rechts)
4. Optellen en aftrekken (van links naar rechts)
Standaard zijn alle verwijzingen in Excel relatief
Wanneer een cel wordt gekopieerd of wanneer AutoFill wordt gebruikt passen de cel
verwijzingen zich aan op basis van hun positie in het werkblad
Bij een absolute verwijzing blijft de cel verwijzing constant, ongeacht waar de formule wordt
gekopieerd
Om een cel absoluut te maken, gebruik je het dollarteken ($) voor de kolom en/of de rij
Een gemengde verwijzing is een verwijzing waarbij ofwel de rij ofwel de kolom vast blijft
De sneltoets om een absolute (of gemengde) verwijzing te maken is de F4-toets
,In Excel is de fundamentele notatie voor elke formule (of functie) de volgende:
“ = function_name(argument or arguments)
- IF is waarschijnlijk de meest gebruikte logische functie. Dit wordt gebruikt voor vergelijkingen en
kan 2 resultaten leveren
o IF(logical test, value if true, value if false)
o Maar Excel heeft nog veel andere logische functies zoals or, and, not , ….
- Soms is het nodig een combinatie van logische functies te gebruiken om een bepaling te maken
- Je kan logische functies ook gebruiken als criteria om data te sorteren via de volgende stappen
o Selecteer het gegevensbereik dat je wilt sorteren
o Ga naar data tab
o Klik op de sort knop
Gebruik van de MAX-functie Gebruik van de MIN-functie
De MAX-functie toont de maximale waarde in De MIN-functie toont de minimale waarde in een
een bereik van cellen in een spreadsheet. bereik van cellen in een spreadsheet.
1. Selecteer de cel waarin je de maximale 1. Selecteer de cel waarin je de minimale
waarde wilt weergeven waarde wilt weergeven
2. Druk in een cel “=MAX(“ 2. Druk in een cel “=MIN(“
3. Selecteer het bereik en druk op enter 3. Selecteer het bereik en druk op enter
Opmaak helpt om belangrijke gegevens beter weer te geven en maakt de spreadsheet
gebruiksvriendelijker. Er zijn verschillende opmaakopties:
- Tekst- of cijferlettertype, lettergrootte, lettertypekleur
- Achtergrondkleuren van cellen
- Uitlijning binnen cellen
- Celhoogte en celbreedte
- …
In een bedrijfscontext, wordt Excel vaak gebruikt voor het opschonen van data. Om data op te
schonen kan je verschillende Excel-functies en -mogelijkheden gebruiken, zoals “Remove
Duplicates”, “Find and replace”, …
Daarnaast kan je ook nog andere tools gebruiken om fouten te identificeren zoals conditional
formatting, filtering, pivot tables, …
Handmatige data cleaning via shortcuts:
Semi-handmatige cleaning
1. Selecteer het bereik van cellen dat je wilt doorzoeken of aanpassen
2. Gebruik de sneltoets Ctrl+H om het Find and Replace dialog box te openen
3. Klik op de replace knop om de gegevens te vinden die je wilt aanpassen en voer meteen de
gewenste wijzingen door
➔ In het Data Tab in de “Data Tools” sectie zijn er verschillende tools aanwezig om te helpen.
, Conditional formatting markeert of wijzigt het uiterlijk van de cellen op basis van de criteria die je
instelt. We markeren vaak gegevens die buiten bepaalde parameters vallen, zodat deze gemakkelijk
opvallen.
Een eenvoudige manier om een criterium in te stellen is eerst het gegevensbereik te selecteren
dat je wilt analyseren en vervolgens op de knop Quick Analysis te klikken in de
rechterbenedenhoek van de selectie
Om eender welk type Conditional Formatting in te stellen:
o Selecteer de gegevens die je wilt analyseren
o Klik op de knop Conditional formatting op de Home tab, in de Styles group
Kleurkeuze in Excel → typische kleuren in Accounting/Finance
- Zwart = positief (Credits, winst)
- Rood = negatief (Debet, verlies)
➔ Alternatief, gebruik verkeerslichtkleuren om een veiligheid of risico te tonen
Het aanmaken van een Named Range in Excel is om verschillende redenen belangrijk, waaronder
- Het benoemen van een Range vereenvoudigt het verwijzen naar gegevens in complexe
spreadsheets, vermindert de kans op fouten en verhoogt de efficiëntie van het werkblad
- Named ranges kunnen de transparantie en onderhoudbaarheid van Excel-werkboeken
verbeteren, wat samenwerking en latere aanpassingen vergemakkelijkt
- Ze maken het mogelijk om dynamische formules en grafieken te creëren die automatisch worden
bijgewerkt wanneer nieuwe gegevens worden toegevoegd, waardoor de flexibiliteit van Excel-
modellen toenemen
➔ Hoe maken?
o Selecteer een range
o Klik in de Name Box
o Typ een naam en druk op enter
Structured referencing is waardevol omdat het gebruiksvriendelijke en robuuste manier biedt om met
tabellen en gegevens bereiken te werken
- In plaats van traditionele cel verwijzingen te gebruiken, laat het toe om naar gegevens in een
tabel te verwijzen via kolomnamen, wat de duidelijkheid en leesbaarheid van formules verhoogt
en ze intuïtiever maakt
- Deze verwijzingen passen zich automatisch aan wanneer de tabel groeit of krimpt, waardoor
formules en functies up-to-date blijven en manuele aanpassingen minder nodig zijn
- Deze functionaliteit is bijzonder nuttig voor data-analyse, rapportering en het onderhouden van
overzichtelijke en dynamische datasets
➔ Excel laat gebruikers toe om gegevens op een manier te presenteren die gemakkelijker te
visualiseren is. Om een bereik om te zetten naar een tabel:
1. Selecteer het bereik
2. Klik op de insert tab, klik op table
3. Klik op OK
De meeste berekeningen gebruiken cel referenties. Om extra gegevens toe te voegen, met meerdere
tabellen te werken en het resultaat duidelijker te identificeren, kan je Structured referencing gebruiken
1. Ga naar Table design tab en geef je nieuwe tabel een naam
2. Maak je formule door op de cel te klikken waar je het resultaat wilt weergeven en voer
vervolgens het volgende in: = function(tablename(column name))
