Inleiding Event management Samenvatting
Intro & het grote waarom
• Voordelen en nadelen van eventmanager:
• Variatie; • Deadlines;
• Creativiteit; • Competitie;
• People; • People;
• Ervaringen; • Budgetcontrole;
• Tijd (projectmatig). • Tijd.
Een event is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de
perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
Event categorieën
Public event:
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten).
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum.
• Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
Private event:
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment.
• Publiek: gekend en selectief.
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
Corporate event:
• Doelgroep gekend (besloten)
• Voorbeelden: Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing congress,
Productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde, Workshop reeks
rond blended learning voor Artevelde docenten
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en) duidelijk
zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud).
Pagina 1 van 46
,Inleiding Event management Samenvatting
Doelen
Soorten doelen:
• Stimuleren verkoop (direct of indirect).
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen).
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen.
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken.
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill.
• Informatie delen, kennis overdragen.
• Imago van je merk/stad/land verbeteren.
• Ontspanning.
• Inspireren.
• …....
Pagina 2 van 46
,Inleiding Event management Samenvatting
Event Flow of Stappenplan
1: Doelstelling
• Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
• Strategische & operationele doelstelling(en).
• ROI - ROO
2: Briefing
• Briefing: beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
• Aantal mensen, budget, bedrijfscultuur, … hoort er in een goede briefing.
• Briefing onderdelen:
Info over bedrijf Info over event Budget
• Missie & visie, • Doel (smart)
bedrijfsactiviteiten • Doelgroep: aantal, profiel
• Aantal werknemers • Datum, duur, tijdstip
• Marketing & • Regio, locatie
communicatiestrategie • Referentiekader: vorige edities
• Corporate identity: • Programma / catering vereisten
basiswaarden, stijl, • Evt: rol OG in voorbereidingen
huisstijl,… • Evt: retroplanning overlopen
• Soorten briefings:
o Agency briefing (OG > event agency)
▪ 1 briefing voor compleet event.
▪ Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z).
o Supllier briefing (event agency > supplier)
▪ 1 briefing per event element.
▪ Concept is bekend.
▪ Heeft 4de onderdeel -> verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en
stijl.
3: Brainstorming
Opbouw van een brainstorm:
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen.
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm).
3. Ideeën selecteren.
4. Presentatie van ideeën.
Pagina 3 van 46
, Inleiding Event management Samenvatting
4: Concept
• Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
o De doelstellingen & doelgroep van het event.
o De verwachtingen van de OG.
5: (Totaal)voorstel
• Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
Catering Animatie Klank & Licht People
Give-away Parking & onthaal Inrichting & Communicatie pre /
decoratie during / post event
6: Budget
• Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf).
• Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers).
• Niet vergeten:
o Agency fee niet vergeten!
o (10% onvoorziene kosten);
o BTW.
7: Presentatie
Herhaal de Conceptinvulli Inrichting &
Stel jezelf voor Concept Communicatie Locatie Catering Budget
briefing ng Techniek
8: Opvolging na presentatie
• Alle gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte.
• Na pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de
andere.
• Bellen!
• Go or no go: altijd feedback vragen.
9: Bevestiging
• Per mail of telefonisch (let op!).
• Altijd vragen om offerte te laten ondertekenen, inscannen en doormailen!
• Algemene voorwaarden.
• Zekerheid.
Pagina 4 van 46
Intro & het grote waarom
• Voordelen en nadelen van eventmanager:
• Variatie; • Deadlines;
• Creativiteit; • Competitie;
• People; • People;
• Ervaringen; • Budgetcontrole;
• Tijd (projectmatig). • Tijd.
Een event is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de
perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
Event categorieën
Public event:
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten).
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum.
• Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
Private event:
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment.
• Publiek: gekend en selectief.
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
Corporate event:
• Doelgroep gekend (besloten)
• Voorbeelden: Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing congress,
Productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde, Workshop reeks
rond blended learning voor Artevelde docenten
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en) duidelijk
zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud).
Pagina 1 van 46
,Inleiding Event management Samenvatting
Doelen
Soorten doelen:
• Stimuleren verkoop (direct of indirect).
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen).
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen.
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken.
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill.
• Informatie delen, kennis overdragen.
• Imago van je merk/stad/land verbeteren.
• Ontspanning.
• Inspireren.
• …....
Pagina 2 van 46
,Inleiding Event management Samenvatting
Event Flow of Stappenplan
1: Doelstelling
• Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
• Strategische & operationele doelstelling(en).
• ROI - ROO
2: Briefing
• Briefing: beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
• Aantal mensen, budget, bedrijfscultuur, … hoort er in een goede briefing.
• Briefing onderdelen:
Info over bedrijf Info over event Budget
• Missie & visie, • Doel (smart)
bedrijfsactiviteiten • Doelgroep: aantal, profiel
• Aantal werknemers • Datum, duur, tijdstip
• Marketing & • Regio, locatie
communicatiestrategie • Referentiekader: vorige edities
• Corporate identity: • Programma / catering vereisten
basiswaarden, stijl, • Evt: rol OG in voorbereidingen
huisstijl,… • Evt: retroplanning overlopen
• Soorten briefings:
o Agency briefing (OG > event agency)
▪ 1 briefing voor compleet event.
▪ Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z).
o Supllier briefing (event agency > supplier)
▪ 1 briefing per event element.
▪ Concept is bekend.
▪ Heeft 4de onderdeel -> verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en
stijl.
3: Brainstorming
Opbouw van een brainstorm:
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen.
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm).
3. Ideeën selecteren.
4. Presentatie van ideeën.
Pagina 3 van 46
, Inleiding Event management Samenvatting
4: Concept
• Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
o De doelstellingen & doelgroep van het event.
o De verwachtingen van de OG.
5: (Totaal)voorstel
• Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
Catering Animatie Klank & Licht People
Give-away Parking & onthaal Inrichting & Communicatie pre /
decoratie during / post event
6: Budget
• Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf).
• Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers).
• Niet vergeten:
o Agency fee niet vergeten!
o (10% onvoorziene kosten);
o BTW.
7: Presentatie
Herhaal de Conceptinvulli Inrichting &
Stel jezelf voor Concept Communicatie Locatie Catering Budget
briefing ng Techniek
8: Opvolging na presentatie
• Alle gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte.
• Na pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de
andere.
• Bellen!
• Go or no go: altijd feedback vragen.
9: Bevestiging
• Per mail of telefonisch (let op!).
• Altijd vragen om offerte te laten ondertekenen, inscannen en doormailen!
• Algemene voorwaarden.
• Zekerheid.
Pagina 4 van 46
