Samenvatting Project Canvas

Project canvas

Project canvas; een hulpmiddel om op een creatieve manier de hoofdlijnen van
een beoogd project zichtbaar te maken.
Kernwoorden; interactie, cocreatie, visualiseren, creativiteit, motivatie,
gemeenschappelijke taal, proactiviteit, open dialoog, eigenaarschap en
samenhangend beeld.


1. Project canvas helpt bij de visualisering van
het idee.

Het project begint vaak met een idee of een probleem waaraan een of meer
mensen aandacht aan besteden. Het werk begint meestal terloops en gaat erna
steeds systematischer. Wordt gekenmerkt door improviseren, door trial-and-
error.
Er ontstaat uiteindelijke behoefte aan een hulpmiddel of document dat bestaande
ideeën ordent en concretiseert. Er zijn verschillende benamingen hiervoor;
- Initiatieffase,
- Preprojectfase,
- Verkenning-en-bezinningfase.
Sommige organisaties verwoorden de ambities, problemen of het doel in een
bestuursopdracht, anderen doen het in een projectmandaat of startdocument.



1.1 Behoefte aan een manier om snel tot de kern te
komen

Met de opkomst van Agile-benaderingen (snel en effectief inspelen op
veranderingen in de buitenwereld) groeit ook de behoefte aan kort en snel.
Verschillende projectmanagementaanpakken adviseren gedetailleerde stappen,
die de projectleider kan volgen om projectplannen te schrijven, de
projectorganisaties in te richten, de besluitvormingsprocedures vast te leggen,
de voorgangsrapportages te verzorgen, een risicoanalyse in te bouwen en allerlei
documenten op te stellen. Dit resulteert in veel tekst, tabellen en schema’s, een
stapel papierwerk. Dit kan ook anders, vandaar het project canvas.
Het project canvas helpt om de hoofdlijnen zichtbaar te maken en te beoordelen
of een project wel nodig, nuttig en haalbaar is. Waarom de hoofdlijnen? Omdat er
op basis van het canvas een besluit nodig is van de opdrachtgever om te stoppen
of door te gaan. Wanneer er besloten wordt om te stoppen is er niet onnodig veel
werk verricht. Als hij door wil gaan dan vormt het uitgewerkt canvas een goed

,uitgangspunt voor het opstellen van het projectcontract of het projectplan. In
zo’n vervolgdocument wordt de precieze aanpak van het project gedetailleerd
uitgewerkt.




1.2 Vijf kernvragen en vijftien elementen

Vijf kernvragen vormen de basis van elk project;
- Wat, we doelen op de achtergrond, het probleem of de uitdaging, de
doelen, het resultaat en de afbakening die we als elementen hebben
opgenomen.
- Wie, het gaat om de opdrachtgever, belanghebbende en het projectteam.
- Hoe, bestaat uit de elementen aanpak, risico en afhankelijkheden.
- Waarbinnen, aandacht voor randvoorwaarden en kwaliteit.
- Waarmee, de elementen tijd en geld komen hier aan de orde.
De antwoorden op deze vijf kernvragen bestrijken samen vijftien elementen die
worden toegelicht in hoofdstuk 2.
Helpt de projectleider en het projectteam de goede vragen te stellen aan de
opdrachtgever, aan elkaar als projectteamleden en aan de belanghebbenden van
het project. Het geeft richting als het team even niet weet waar te beginnen,
verder is het een handig visueel hulpmiddel bij het ordenen en presenteren van
de uitkomsten van de gesprekken over wat er met het project beoogd wordt en
wat er moet gebeuren om het projectresultaat tot stand te brengen.
De meest logische manier om te starten is in het midden, bij achtergrond,
probleem, doelen, resultaat en afbakening.

, 1.3 Inspiratiebronnen het BMC en het Program Canvas

Het business model canvas is uitgegroeid tot een internationaal geaccepteerd
managementmodel. Het blijkt een effectieve en originele manier te zijn om met
betrokkenen na te denken over businessmodellen. De methode biedt ook een
gemeenschappelijke taal en een visueel hulpmiddel voor het begrijpen,
ontwerpen, beoordelen en innoveren van strategieën.
Het program canvas is uit gelijksoortige overwegingen ontstaan. Projecten zijn
iets anders dan programma’s en daarom gebruiken we in het project canvas
andere elementen dan die in het program canvas zijn opgenomen.
Het project canvas gaat vooraf aan het projectcontract.
Wanneer het canvas is goedgekeurd, wordt het projectcontract opgesteld. De
businesscase, die soms onderdeel is van het projectcontract, bevat het
financiële bestaansrecht of de zakelijke rechtvaardiging van het project. De
businesscase komt bij elke faseovergang, maar ook bij andere belangrijke
beslissingen in een fase weer op tafel om te toetsen of het zin heeft om door te
gaan met het project.

1.4 Manier van werken, essenties van projectaanpak

Het is belangrijk dat de
betrokkenen onderkennen hoe ze
een opgave willen aanpakken,
zodat ze de wijze van besturing
hierop kunnen aanpassen.
Routinematig werken en
improviserend werken zijn de twee
uitersten op een schaal van
werkvormen waarmee een
vraagstuk of opgave aangepakt
kan worden.
Routinematig werken: de
variabelen zijn al bekend, zelfs al
voordat met een opdracht begonnen wordt. Een geregelde gang van telkens
terugkerende bezigheden. Kenmerkend is dan ook herhaling. Zowel het resultaat
(product, output), als de weg waarlangs (procedure, aanpak) is te voorspellen,
want het is niet de eerste keer dat een organisatie dit doet. Voorbeelden:
paspoorten verstrekken, auto’s produceren, niertransplantatie, etc. het voordeel:
efficiënt, alles is vastgelegd en beschreven. Nadeel: door gewenning kan het
gebeuren dat je producten of diensten genereert waarop niemand meer zit te
wachten maar die toch worden gerealiseerd omdat je dat nou eenmaal altijd zo
doet.
Improviserend werken: de betrokkenen hebben nog geen idee van het op te
leveren resultaat en van het werk dat nodig is. Niet of nauwelijks vanuit een
centraal punt te beïnvloeden gang van zaken. Voorbeeld: onderhandelen, het