Samenvatting beursorganisatie uit eventmanagement

1

,Inhoudsopgave
1 Eigenheden van het medium beurzen...................................................................................................... 4

1.1 Preselectie....................................................................................................................................................4

1.2 Doelgroep.....................................................................................................................................................4

1.3 Boodschap....................................................................................................................................................4

1.4 Grote communicatiewaarde........................................................................................................................4

1.5 Interactief medium.......................................................................................................................................5
1.5.1 Trends in beursorganisatie...................................................................................................................7
1.5.2 Trends bij exposanten...........................................................................................................................7
1.5.3 Trends bij bezoekers.............................................................................................................................7

1.6 Analyse vakbeursbezoek..............................................................................................................................7

1.7 Doelstelling(en) beursdeelname bepalend voor:.........................................................................................7

1.8 Unieke communicatie propositie i.f.v. uw aanbod.......................................................................................8

1.9 Analyse exposantentypes.............................................................................................................................8

2 Typologie................................................................................................................................................. 9

2.1 Associaties....................................................................................................................................................9

2.2 Publicaties....................................................................................................................................................9

2.3 Organisatoren..............................................................................................................................................9

2.4 Beurzen........................................................................................................................................................9

2.5 Beursstanden.............................................................................................................................................10

3 Succesvol deelnemen aan beurzen......................................................................................................... 10

3.1 Beursdeelname: ja of nee?.........................................................................................................................10

3.2 Aan welke beurs deelnemen?....................................................................................................................10

3.3 Mogelijke doelstellingen als exposant.......................................................................................................11

3.4 Budget, richtprijzen beursdeelname..........................................................................................................11

3.5 Oppervlaktehuur........................................................................................................................................12

3.6 Standbouw.................................................................................................................................................12

3.7 Stand bemanning.......................................................................................................................................13

3.8 Media en communicatie............................................................................................................................14

3.9 Tien tips voor efficiënte beurscommunicatie (pag 20)...............................................................................14

4 Vademecum van de exposant................................................................................................................. 15

5 Verkopen op stand................................................................................................................................. 16

6 Beursorganisatie.................................................................................................................................... 17

6.1 Welke beurs?..............................................................................................................................................17

2

, 6.2 Datum en uur bepalen i.f.v.:......................................................................................................................17

6.3 Locatie bepalen i.f.v...................................................................................................................................17

6.4 Grondplan..................................................................................................................................................17

6.5 Beurzen gaan kapot...................................................................................................................................17

6.6 Prospectie...................................................................................................................................................18
6.6.1 Exposanten werven.............................................................................................................................18

6.7 Contract van deelname en deelnemingsvoorwaarden..............................................................................18

6.8 Mediaplan..................................................................................................................................................18
6.8.1 Ruilcontacten......................................................................................................................................18

6.9 Communicatieplan.....................................................................................................................................18
6.9.1 Communicatietools voor exposanten.................................................................................................19

6.10 12 tips (lees pagina 34 – 35)....................................................................................................................19
6.10.1 Pers...................................................................................................................................................19

6.11 Infrastructuur...........................................................................................................................................19
6.11.1 Bestelling technische aansluitingen..................................................................................................19
6.11.2 Decoratie...........................................................................................................................................19

6.12 Catering....................................................................................................................................................20

6.13 Catalogus.................................................................................................................................................20

6.14 Memorandum- vergadering....................................................................................................................20

6.15 Personeel..................................................................................................................................................21

6.16 Logistieke exposanten (follow- up exposanten)......................................................................................21

6.17 On- site coördinatie..................................................................................................................................21




3

, Samenvatting beursorganisatie
1 Eigenheden van het medium beurzen
Wat is een beurs?
 Een meeting, die beperkt is in tijd
 Binnen een bepaald thema, een bepaalde sector
 Op een locatie buiten het eigen bedrijf waar bedrijven hun producten of diensten demonstreren/
presenteren aan geïnteresseerde prospects

Samenvatting eigenschappen medium beurzen:
 Preselectie van kopers en verkopers
 Doelgroep: aanspreekbaar publiek
 Boodschap
 Interactief: je krijgt feedback van klanten en mensen die je daar ziet
 Communicatieve waarde: ideale manier om je bedrijf en product voor te stellen


1.1 Preselectie
 Beurzenmedium is enige marketing- instrument dat de mogelijkheid verschaft van:
1. Een preselectie van kopers = doelgerichte bezoekers
 Laat aan de exposanten een vlug rendement toe:
= het verminderen van de verkoopkosten
= Het bespoedigen van het verkoopproces

2. Een preselectie van verkopers = doelgerichte exposanten
 Laat aan de bezoekers een vlugge inzameling van informatie toe


1.2 Doelgroep
 Beurzenmedium steunt op aanspreekbaar publiek
 Want 70% van de aanwezige zijn zich bewust van een aankoopbehoefte


1.3 Boodschap
 Beurs geeft aan bezoeker de mogelijkheid om zich op technisch als commercieel vlak zich te informeren
 Beurs geeft aan de exposant de mogelijkheid zich te positioneren op de markt & kwaliteiten te
benadrukken & zich te onderscheiden van concurrenten


1.4 Grote communicatiewaarde
 Bezoeker: heeft aanbod van producten/ leveranciers  waarneembaar met 5 zintuigen
 Exposant bewijst door zijn presentatie:
1. Zijn bedrijfscultuur
2. Zijn know- how
3. Zijn organisatie
4. Zijn geloofwaardigheid
5. Zijn positie t.o.v. de concurrentie




4

,1.5 Interactief medium
 Voor de bezoeker: een rechtstreekse dialoog tussen aanbieder en gebruiker
 Exposant krijgt door de beurs: onmiddellijke feedback en rechtstreeks persoonlijk contact

Vakbeursbezoekers kunnen worden opgedeeld in 6 categorieën door prof Karolien Wiegerink:
1. De oriënterende slenteraar
2. De doelgerichte infoverzamelaar
3. De netwerker
4. De transactiegerichte
5. De seminarganger
6. De anti- beursbezoekers


1. De oriënterende slenteraar: 23,8%

 Brede info – en techniek georiënteerd
 Zeer beperkte voorbereiding
 60% algemene oriëntatie
 Neemt verzamelde info nog eens door
 Lage realisatie van doelstellingen
 Niet leidinggevenden – adviseurs
 Grote organisaties


2. De doelgerichte infoverzamelaar: 21,1%

 Nieuw/ leveranciers – georiënteerd
 Intensieve voorbereiding
 Veel standbezoeken/ gerichte info
 Transactie follow up
 Gemiddeld tot positieve waardering
 Leidinggevende eindbeslissers
 Investeringsgoederen - techniekbeurzen


3. Netwerker: 19,5%

 Relaties/ persoonlijk contact (drinkt graag een pintje)
 Routeplanning
 Blijft lang, veel gesprekken, relatieonderhoud
 Geen follow- up
 Hoge realisatie van relatie en info- doelen
 Niet leidinggevend
 Grotere internationale organisaties
 Diensten




5

,4. Transactiegerichte: 12,1%

 Transactiedoelen
 Intensieve voorbereiding
 Veel standbezoeken/ gerichte info- verzameling
 Transactie follow- up
 Positief en hoge realisatiegraad
 Directeur – eigenaar – beslisser
 Kleine lokale onderneming
 Detailhandel – horeca
 Homogene verkoopbeurs


5. Seminargangers: 4,3%

 Voorbereiding – informatiegericht
 Blijft lang en bezoekt vooral lezingen
 Interne follow up
 Hoge realisatie van info- en relatiedoelen
 Medebeslissers
 Grote organisaties/ overheid
 Veel diensten
 Congresbeurs – bouwbeurs – techniekbeurs


6. Anti – beursbezoekers: 19,1%

 Geen uitgesproken doel, geen voorbereiding
 Blijft kort, heeft weinig contacten
 Geen follow up
 Negatieve beoordeling
 Relatief veel directeurs
 Lokaal – regionale organisaties – overheid
 Bouwbeurzen

Naast deze vakbeursbezoekers geeft ze ook presentaties onder de naam “beurzenlandschap in beweging”

Het vakgebied onder invloed van …
 Nieuwe media – elektronisering
 Experience marketing
 Branding
 Community marketing
 Accountability – vragen

De beurzenbranche staat onder druk door:
 De nieuwe media – digitalisering en e- commerce
 Marketing – trends
 Branding en sponsoring
 Accountability- vragen




6

,1.5.1 Trends in beursorganisatie

 Van collectieve branchepresentatie naar bron van info, vermaak en belevenis
 Van m2- verkoop naar:
 Verkoop van communicatiebereik
 Matchen van doelgroepen
 Regisseren van ontmoetingen
 Van stand alone naar branding en titelmanagement


1.5.2 Trends bij exposanten

 Van sales- instrument naar marketingcommunicatie instrument
 Van stand- alone deelname naar geïntegreerde marketingcommunciatie
 Van verplicht nummer naar bewuste afweging
 Van vanzelfsprekend budget naar accountability- eisen


1.5.3 Trends bij bezoekers

 Van collectief bedrijfsuitje naar gerichte info en communicatietool
 Van passief etalagekijken naar probleemoplossing – inspiratie en belevenis
 Van must be there naar één van de informatiebronnen


1.6 Analyse vakbeursbezoek
Doelstellingen voor een bezoek aan een vakbeurs zijn:
 Een marktoverzicht krijgen van aangeboden producten & diensten in een bepaald domein
 Nieuwe producten of oplossingen vinden
 Leveranciers – partners – sectorgenoten ontmoeten

 54% bereid zijn vakbeursbezoeken vooraf voor
 5 uur 20 min bezoek je 16 stands en 5 à 6 gesprekken
 39% zegt dat er daarna vervolgafspraken komen en 15% resulteert in offertes


1.7 Doelstelling(en) beursdeelname bepalend voor:
 Profilering
 Te exposeren producten/ diensten/ referenties/ …




7

,1.8 Unieke communicatie propositie i.f.v. uw aanbod
 Stel jezelf in de plaats van de beursbezoeker
 Wie is geïnteresseerd in uw aanbod?
 Welke voordelen zoeken zij?
 Voor welke problemen zoeken ze een oplossing?
 Welke argumenten overtuigen hen?
 Analyseer zorgvuldig het bezoekersprofiel!

Beursdeelname = teamwork
 Samenstelling gemengd projectteam
 Doelstellingen
 Klankbord binnen respectievelijke afdeling
 Doelgroepen, boodschap, standbemanning …


1.9 Analyse exposantentypes
 Er zijn meerdere benaderingen, doelstellingen en prioriteiten voor een beursdeelnemer:

1. VERKOOP- GEORIËNTEERDE EXPOSANTEN
 Gefocust op doelstellingen die geformuleerd worden
 Verkiezen gespecialiseerde beurzen met homogeen deelnemersveld met veel directe verkoop/ leads
 Formuleren doelstellingen in termen van zakencijfer en beogen een budget in evenwicht
 Hoe groter het bedrijf, hoe sterker de neiging om te letten op wat de concurrentie doet

2. RELATIE- EN COMMUNICATIE- GEORIËNTEERDE EXPOSANTEN
 Concentreren hun inspanningen hoofdzakelijk op bereiken communicatiedoelstellingen
 Verkiezen vakbeurzen vergezeld van andere events, die eveneens informatief zijn
 Geneigd hun probleemoplossend vermogen te benadrukken
 Geven voorrang aan analyse van gespreksrapporten & samenstelling bezoekerspopulaties
 Sterk begaan met lead generation – CRM en technieken voor relatiebeheer
 Meten succes in termen van bezoekersaantallen

3. CONCURRENTIE- GEORIËNTEERDE EXPOSANTEN
 Hebben zelden specifieke doelstellingen: nemen deel aan beurs omdat hun concurrenten er staan
 Verkiezen positie in heterogeen exposantenveld: nemen meeste deel aan nationale/ regionale beurzen
 Willen met concurrenten rivaliseren en hun activiteiten van nabij observeren
 Ze laten zich soms door hen inspireren bv.: bij standconcept




8

,2 Typologie
2.1 Associaties
 Federatie van beursorganisatoren, beurstoeleveranciers en hallenuitbaters
Febelux.com
 In België en Groothertogdom Luxemburg
UFI  Internationale federatie van beursorganisatoren en hallenuitbaters
IFES  Internationale federatie van beurstoeleveranciers


2.2 Publicaties
 Rendevenement (Professional Media Group)
 Expovisie (Hollandia Publishing)
 Sectoriële vakbladen en publiekpers


2.3 Organisatoren
Men kan drie grote groepen beursorganisatoren onderscheiden
1. Hallenuitbaters die ook beursorganisator zijn
2. Sectorfederaties die hun lidbedrijven samenbrengen op een beurs en zo als beursorganisator naast de
ledenbijdragen ook een tweede bron van inkomsten hebben
3. Private beursorganisatoren die één of meerdere beurzen organiseren voor eigen rekening op een
externe locatie


2.4 Beurzen
In functie van beoogde doelgroep bestaan twee types beurzen
Professionele beurzen
Vakbeurzen
 Bv.: beurs voor kappers (B2B)
Publieksbeurzen
Consumentenbeurzen
 B2C
Combinatie van beide Zowel B2C als B2B

Geef 3 verschillen tussen een publiekbeurs en een vakbeurs (als organisator)
1. Vakbeurs is vaak gratis toegankelijk op uitnodiging terwijl een publiekbeurs inkomst moet halen uit
betalende bezoekers

2. Publiekbeurzen: daar heb je veel mensen die uit verveling soms komen en op een vakbeurs heb je naast
commerciële mensen heb je mensen met de nodige technische ervaring die de gedetailleerdere zaken
kunnen beantwoorden van diverse prospects

3. Publiekbeurs worden voornamelijk georganiseerd wanneer het grotere publiek beschikbaar is (meer in
het weekend – feestdag - …) een vakbeurs gaat georganiseerd worden op werkdagen bv.: beurs voor
kappers de maandag omdat er dan veel kappers gesloten zijn




9

, 2.5 Beursstanden
Volgens inplanting (pag 13)
1 Met vier open zijden Eilandstand
2 Met drie open zijden Kopstand
3 Met twee open zijden Hoekstand – doorloopstand
4 Met één open zijde Rijstand, wandstand of middenstand in België = rijstand

Volgens standenbouw
1. Modulaire stands: in systeembouw bv.: Octanorm
 Nadeel: veel minder flexibiliteit – je kan ze niet in alle vormen/ kleuren krijgen
 Voordeel: goedkoper

2. Traditionele stands: bv.: in houtbouw, maatwerk
 Meer flexibiliteit en komt prestigeuzer over


3 Succesvol deelnemen aan beurzen
 Efficiënt deelnemen aan beurzen
 Een beurs is de goedkoopste plaats om in minimale tijdspanne maximale sales te realiseren
 Maar: is vermoeiend en arbeidsintensief en vergt veel marketingbudget
 Daarom: beursdeelname grondig & tijdig aanpakken


3.1 Beursdeelname: ja of nee?
 Is de beur een ideaal medium om onze doelstellingen te realiseren?
 Voldoende tijd/ mensen, voorbereiding en follow- up?
 Voldoende budget?


3.2 Aan welke beurs deelnemen?
 Geografisch gebied (bezoekersbereik)
 Periode en duur van de beurs
 Zijn de marktleiders aanwezig? Onze rechtstreekse concurrenten?
 Wie is de bezoekersdoelgroep?
 Wie zijn de organisatoren?
 Beschikbaar budget t.o.v. deelnamekost
 Thema’s? Randinitiatieven?
 Media- en communicatieplan?
 Statistieken vorige edities!!!!

Overzicht Belgische beurzen: www.exhibitions.be
Overzicht internationale beurzen: www.auma.be




10