ISA DEKKER
SAMENVATTING AIS & IC
WEEK 1
DE GRONDSLAGEN
Het sprookje waar de les mee begon:
“Er was eens een bijzonder kantoorgebouw. Vlak voor de deur, op een oud houten bankje, zaten altijd
samen de fijne Procedure en de lieve Richtlijn. Iedereen in het bos wist dat deze twee onafscheidelijk
waren.
Toch droegen de Procedure en de Richtlijn altijd een waas van droefheid met zich mee. Hun ogen stonden
sip, hun schouders hingen. Niemand wist precies waarom, tot op een dag een oude schoolmeester voorbij
het bankje wandelde. Die groette elke dag trouw, met een keurige knik, en werd door beiden even
hoffelijk beantwoord. “Goeiedag Meester,” zei de Procedure. “Ook goeiedag Meester,” sprak de Richtlijn
telkens, want zo gaat dat met procedures en richtlijnen: alles altijd op dezelfde, zorgvuldige wijze.
Op een frisse ochtend hield de schoolmeester plots stil. Met een lichte buiging en zachte stem vroeg hij:
“Jullie moeten me toch eens vertellen… Wat is er toch aan de hand dat jullie zo bedroefd maakt?”
De Procedure en de Richtlijn zuchtten diep, keken elkaar aan en antwoordden met één stem:
“Het zijn de accountants, Meester. Zij kennen ons niet meer. En velen begrijpen BIV niet, hoe we ook
onze best doen. Dat maakt ons zo verdrietig.””
Kortom het hele vak draait om de procedures en richtlijnen, het is een ‘inrichtingsvak’. Hoofdstuk 6.4.1
geeft een definitie hiervan:
procedures en richtlijnen zijn preventieve maatregelen (=> maatregelen vooraf) van interne controle die
een bijdrage leveren aan het interne betrouwbaarheidssysteem van een organisatie.
Niet alleen beperken procedures en richtlijnen de bevoegdheden van medewerkers (=> functiescheiding),
maar vragen vaak ook om gestructureerde vastleggingen en leveren daarmee een bijdrage aan de
betrouwbaarheid van de informatie. Om te voorkomen dat waarden ongeoorloofd de organisatie
verlaten, hebben organisaties procedures en richtlijnen voor de ontvangst, het bewaren en afgeven van
deze waarden. << definitie kennen !
Goed, er zit natuurlijk wel een verschil tussen procedures en richtlijnen: het verschil is dat een procedure
vaste stappen kent die dwingend gevolgd moeten worden, terwijl een richtlijn een bepaalde bandbreedte
voor het uitvoeren van een stap van de procedure geeft. Door het invoeren van procedures en richtlijnen
probeert de leiding van een organisatie uniformiteit te brengen in de wijze van handelen van de
medewerkers. Door deze uniformiteit hoopt de leiding dat de beheersbaarheid en betrouwbaarheid van de
organisatieprocessen zal toenemen.
Kortom: we gebruiken procedures en richtlijnen bij BIV voor het organiseren en controleren van de
primaire vastlegging:
• Voor de economische (trans)actie;
• Voor de primaire vastlegging daarvan in het administratieve proces;
• Voor de controle op de naleving van deze procedures en richtlijnen;
• En zelfs voor de afrondende evaluatie van de betrouwbaarheid van de primaire vastlegging.
De essentie van bestuurlijke informatieverzorging (BIV):
1. Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken;
2. Het gaat over de informatieverzorging en niet over het primaire proces;
3. Het interne betrouwbaarheidssysteem;
4. Het controleproces;
5. Het evalueren (inclusief rapporteren).
HET INFORMATIEDOMIJN
Leuk en aardig al die standaard procedures over informatie. Wel belangrijk om de relatie tussen de reële
wereld en de informatiewereld te benadrukken en hoe gebeurtenissen en processen in de echte wereld
worden vertaald naar informatie in systemen.
,ISA DEKKER
Reële wereld:
Gebeurtenissen (zoals transacties)
Acties (zoals het uitvoeren van een betaling)
Bedrijfsprocessen (zoals inkoop, verkoop, productie)
Inzet van mensen en middelen (zoals personeel en machines)
Informatiewereld:
Informatie die voortkomt uit de reële wereld
Accountingprocessen (zoals boekhouding, rapportage)
Accountingsystemen (zoals ERP-systemen)
^^ onthouden !
Centraal in organisaties staat het sturen en beheersen van de bedrijfsvoering, vooral op financieel gebied.
Hierbij speelt informatie een cruciale rol. Door accountingprocessen zorgvuldig in te richten, kan een
organisatie op elk moment verantwoording afleggen over de juistheid van de gemaakte kosten en de
volledigheid van de opbrengsten. Met andere woorden: het moet duidelijk zijn dat alle inkomsten zijn
geregistreerd (=> volledigheid) en dat de kosten kloppen (=> juistheid).
De betrouwbaarheid van de financiële informatie is essentieel. Alle gegevens die voortkomen uit de
financiële processen moeten een zo accuraat mogelijk beeld geven van de echte situatie binnen de
organisatie. Alleen wanneer deze informatie volledig en juist is, kunnen goede beslissingen worden
genomen en kan er op een verantwoorde manier worden gerapporteerd aan belanghebbenden zoals
management, aandeelhouders of toezichthouders.
Er wordt in dit vak onderscheid gemaakt tussen primaire processen en secundaire processen. Onder
primaire processen vallen: inkoop / crediteuren, voorraad, productie en verkopen / debiteuren. Onder
secundaire processen vallen: personeelsbeheer, geldbeheer en investeren in vaste activa. Dit spreekt wel
aardig voor zich. Een onderdeel van zowel primaire als secundaire is het informatieverzorgende proces,
dit is het verzamelen, vastleggen, verwerken, controleren, evalueren en rapporteren.
Figuur 11.1 laat het als volgt zien:
Transactieverwerkingsproces: vastleggen van transactiegegevens door afdelingsmedewerkers
↓
Informatieverzorgingsproces: verdelen van basisgegevens en bijwerken grootboek en bestanden door
medewerkers administratie (controle, ordenen en uitvoeren van rekenkundige bewerkingen)
↓
Rapportageproces: opstellen van interne (en externe) rapportages.
DE INGEBOUWDE INTERNE CONTROLE
Het interne betrouwbaarheidssysteem is een geheel van maatregelen en controles binnen een organisatie
dat erop gericht is om:
1. Betrouwbare informatie te waarborgen.
Is alles volledig verantwoord?
Is alles juist verantwoord?
2. Betrouwbaar handelen te garanderen.
Compliance aan wet- en regelgeving
Zijn de activiteit uitgevoerd door bevoegde personen?
3. Waarden van de organisatie zorgvuldig te beschermen.
Zijn alle waarden in de organisatie die aanwezig moeten zijn nog aanwezig?
Het interne betrouwbaarheidssysteem en de rol van controle daarin: Controle betekent het toetsen van de
werkelijkheid (Ist) aan een vooraf bepaalde norm (Soll). Je vergelijkt dus wat er daadwerkelijk
gebeurt met wat er zou moeten gebeuren.
,ISA DEKKER
Je kunt niet zomaar alles als norm stellen. De eigenschappen van een soll dienen als volgt te zijn.
Objectief vast te stellen De norm moet meetbaar en controleerbaar zijn, niet afhankelijk van persoonlijke
interpretatie.
Vooraf te bepalen De norm moet vóór de toetsing duidelijk zijn, zodat je weet waar je op toetst.
Haalbaar De norm moet realistisch zijn binnen de context van de organisatie.
Onderscheidend tussen De norm moet duidelijk aangeven wanneer iets voldoet (goed) of niet voldoet
‘goed’ en ‘slecht’ (slecht).
Een goed vastgesteld Soll zorgt ervoor dat:
• Je betrouwbare controles kunt uitvoeren.
• Je afwijkingen kunt signaleren en corrigeren.
• Je het vertrouwen in processen en cijfers vergroot — essentieel in jouw rol als assistent
accountant.
Als je een goede norm hebt gesteld en de werkelijkheid gemeten hebt, is het alleen nog zaak om een
conclusie te trekken en te formuleren van het betrouwbaarheidsoordeel.
Doel
Controle is nogal een breed begrip: er zijn diverse soorten controle en diverse wijze van controle:
Soorten controle
Zelf controle: dit is controle die iemand zelf uitvoert op het eigen werk (eigen check btw en
factuurbedrag).
Interne controle: dit is controle die door collega’s of andere afdelingen wordt uitgevoerd binnen de
organisatie.
Externe controle: Dit is controle die door een onafhankelijke externe partij wordt uitgevoerd, zoals een
accountant.
Wijze van controle
Directe controle: een controle op het moment zelf: waarneming ter plaatse.
Indirect: controle via een omweg, zoals middels documenten of verbanden (= niet op het moment zelf).
Formeel: btw percentage correct bijvoorbeeld
Materieel: vaststellen of hetgeen dat op de factuur staat ook binnen de bedrijfsvoering past.
Positieve controle: controle op de juistheid (zijn de uitgaven correct)
Negatieve controle: controle op de volledigheid (heb ik alle opbrengsten)
Detail controle: een selectie van facturen controleren.
Totaal controle: totaal van de omzetrekening vergelijken met externe rapportages of verwachtingen.
Steekproef: 30 willekeurige inkoopfacturen controleren uit een populatie van 1.000 >> Controle van een
representatieve selectie.
Verbandscontrole: Controle via analytische verbanden (beta).
DE WAARDEKRINGLOOP
De waardekringloop van geld en goederen (beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkopen) beschrijft
de circulatie van geld en goederen binnen een economie of organisatie. De waardekringloop heeft twee
bijbehorende wetten:
1 | de samenhang tussen toestand en gebeuren. Toestand zijn in dit geval de balans (bezittingen,
schulden en eigen vermogen). En gebeuren zijn de transacties => een inkoop leiden tot voorraden,
schulden etc.
2 | verband tussen opgeofferde en verkregen waarden. Dit is het kosten-batenprincipe. Je offert iets op
(geld) om iets te verkrijgen (goederen).
, ISA DEKKER
PROCESSEN (HER-) ONTWORPEN EN OPGETUIGD
Afhankelijk van het type opbrengststroom (goederen, capaciteit, contracten) worden
processen ontworpen of aangepast. Daarbij worden passende preventieve maatregelen getroffen om de
betrouwbaarheid van de opbrengstverantwoording te waarborgen.
Onderstaande typen bepalen hoe opbrengsten ontstaan en hoe processen moeten worden ingericht om
betrouwbare informatie (Q-informatie) te waarborgen:
Opbrengststromen met een goederenbeweging – met eigendomsoverdracht
Opbrengststromen met een capaciteitsbeweging – met ter beschikking stellen
Opbrengststromen met een contractenbeweging – vergoeding voor een dienst
Deze maatregelen worden vooraf getroffen (preventieve beheersmaatregelen) om fouten, fraude of
onbetrouwbare informatie te voorkomen:
• Beveiliging van zaken – Het door ruimtelijke afsluiten voorkomen dat waarden de organisatie
ongeoorloofd verlaten of ongeoorloofd worden gebruikt (gesloten magazijn).
• Functiescheidingen – Het verdelen van taken en bevoegdheden gericht op de sluitende registratie van de
geld- en goederenbeweging.
• Procedures en richtlijnen – Het gebruik van een vast voorgeschreven handelswijze in de
informatieverzorgende processen om te zorgen dat dit op uniforme wijze gebeurt.
• Begrotingen, normen en tarieven – Het vormen van onderbouwde verwachtingen over de toekomst voor
het nemen van beslissingen en als middel om de betrouwbaarheid van informatie over het werkelijke
bedrijfsgebeuren achteraf te beoordelen.
• Preventieve IT-controls – De organisatorische maatregelen die in opzet de goede werking borgen van de
voor de informatieverzorging gebruikte informatiesystemen (hardware, software, data, mensen en
organisatiestructuur zoals vastgelegd in de systeemdocumentatie).
Een goede functiescheiding is essentieel voor betrouwbare informatieverzorging en het voorkomen van
fouten of fraude. Het uitgangspunt is dat geen enkele medewerker volledige controle heeft over een hele
procesketen. Daarom worden functies bewust opgesplitst en taken verdeeld. De belangrijkste principes
zijn:
• Opsplitsen van functies zodanig dat functies ‘slechts’ delen van de keten omvatten;
• Scheiden van functies die beschikken van functies belast met bewaarverantwoordelijkheid;
• Beschikkende, bewarende en uitvoerende functionarissen mogen niet belast zijn met;
administrerende of controlerende taken voor hun eigen verantwoordingsverslagen;
• Kwijting, ofwel elkaar controlerende verantwoordingsverslagen van personen met niet-identieke
(en zo mogelijk tegengestelde) belangen >> tegengesteld belang creëren;
• Uitvoerende medewerkers mogen maar beperkte tijd geld en goederen onder zich houden;
• Administratieve bewaarfuncties (debiteuren en crediteuren) niet door degene die de administratie
voeren.
Om risico’s te beperken, worden functies verdeeld op basis van hun aard en het belang dat ermee
gemoeid is. De belangrijkste rollen zijn:
1. Beschikken: het nemen van beslissingen over geld of goederen (bijv. goedkeuren van een bestelling).
2. Bewaren: het fysiek of administratief beheren van geld of goederen (bijv. magazijnbeheer of
kasbeheer).
3. Registreren: het vastleggen van transacties in de administratie (bijv. boeken van facturen).
4. Controleren: het beoordelen of processen en registraties correct zijn verlopen (bijv. interne controle of
audit).
SAMENVATTING AIS & IC
WEEK 1
DE GRONDSLAGEN
Het sprookje waar de les mee begon:
“Er was eens een bijzonder kantoorgebouw. Vlak voor de deur, op een oud houten bankje, zaten altijd
samen de fijne Procedure en de lieve Richtlijn. Iedereen in het bos wist dat deze twee onafscheidelijk
waren.
Toch droegen de Procedure en de Richtlijn altijd een waas van droefheid met zich mee. Hun ogen stonden
sip, hun schouders hingen. Niemand wist precies waarom, tot op een dag een oude schoolmeester voorbij
het bankje wandelde. Die groette elke dag trouw, met een keurige knik, en werd door beiden even
hoffelijk beantwoord. “Goeiedag Meester,” zei de Procedure. “Ook goeiedag Meester,” sprak de Richtlijn
telkens, want zo gaat dat met procedures en richtlijnen: alles altijd op dezelfde, zorgvuldige wijze.
Op een frisse ochtend hield de schoolmeester plots stil. Met een lichte buiging en zachte stem vroeg hij:
“Jullie moeten me toch eens vertellen… Wat is er toch aan de hand dat jullie zo bedroefd maakt?”
De Procedure en de Richtlijn zuchtten diep, keken elkaar aan en antwoordden met één stem:
“Het zijn de accountants, Meester. Zij kennen ons niet meer. En velen begrijpen BIV niet, hoe we ook
onze best doen. Dat maakt ons zo verdrietig.””
Kortom het hele vak draait om de procedures en richtlijnen, het is een ‘inrichtingsvak’. Hoofdstuk 6.4.1
geeft een definitie hiervan:
procedures en richtlijnen zijn preventieve maatregelen (=> maatregelen vooraf) van interne controle die
een bijdrage leveren aan het interne betrouwbaarheidssysteem van een organisatie.
Niet alleen beperken procedures en richtlijnen de bevoegdheden van medewerkers (=> functiescheiding),
maar vragen vaak ook om gestructureerde vastleggingen en leveren daarmee een bijdrage aan de
betrouwbaarheid van de informatie. Om te voorkomen dat waarden ongeoorloofd de organisatie
verlaten, hebben organisaties procedures en richtlijnen voor de ontvangst, het bewaren en afgeven van
deze waarden. << definitie kennen !
Goed, er zit natuurlijk wel een verschil tussen procedures en richtlijnen: het verschil is dat een procedure
vaste stappen kent die dwingend gevolgd moeten worden, terwijl een richtlijn een bepaalde bandbreedte
voor het uitvoeren van een stap van de procedure geeft. Door het invoeren van procedures en richtlijnen
probeert de leiding van een organisatie uniformiteit te brengen in de wijze van handelen van de
medewerkers. Door deze uniformiteit hoopt de leiding dat de beheersbaarheid en betrouwbaarheid van de
organisatieprocessen zal toenemen.
Kortom: we gebruiken procedures en richtlijnen bij BIV voor het organiseren en controleren van de
primaire vastlegging:
• Voor de economische (trans)actie;
• Voor de primaire vastlegging daarvan in het administratieve proces;
• Voor de controle op de naleving van deze procedures en richtlijnen;
• En zelfs voor de afrondende evaluatie van de betrouwbaarheid van de primaire vastlegging.
De essentie van bestuurlijke informatieverzorging (BIV):
1. Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken;
2. Het gaat over de informatieverzorging en niet over het primaire proces;
3. Het interne betrouwbaarheidssysteem;
4. Het controleproces;
5. Het evalueren (inclusief rapporteren).
HET INFORMATIEDOMIJN
Leuk en aardig al die standaard procedures over informatie. Wel belangrijk om de relatie tussen de reële
wereld en de informatiewereld te benadrukken en hoe gebeurtenissen en processen in de echte wereld
worden vertaald naar informatie in systemen.
,ISA DEKKER
Reële wereld:
Gebeurtenissen (zoals transacties)
Acties (zoals het uitvoeren van een betaling)
Bedrijfsprocessen (zoals inkoop, verkoop, productie)
Inzet van mensen en middelen (zoals personeel en machines)
Informatiewereld:
Informatie die voortkomt uit de reële wereld
Accountingprocessen (zoals boekhouding, rapportage)
Accountingsystemen (zoals ERP-systemen)
^^ onthouden !
Centraal in organisaties staat het sturen en beheersen van de bedrijfsvoering, vooral op financieel gebied.
Hierbij speelt informatie een cruciale rol. Door accountingprocessen zorgvuldig in te richten, kan een
organisatie op elk moment verantwoording afleggen over de juistheid van de gemaakte kosten en de
volledigheid van de opbrengsten. Met andere woorden: het moet duidelijk zijn dat alle inkomsten zijn
geregistreerd (=> volledigheid) en dat de kosten kloppen (=> juistheid).
De betrouwbaarheid van de financiële informatie is essentieel. Alle gegevens die voortkomen uit de
financiële processen moeten een zo accuraat mogelijk beeld geven van de echte situatie binnen de
organisatie. Alleen wanneer deze informatie volledig en juist is, kunnen goede beslissingen worden
genomen en kan er op een verantwoorde manier worden gerapporteerd aan belanghebbenden zoals
management, aandeelhouders of toezichthouders.
Er wordt in dit vak onderscheid gemaakt tussen primaire processen en secundaire processen. Onder
primaire processen vallen: inkoop / crediteuren, voorraad, productie en verkopen / debiteuren. Onder
secundaire processen vallen: personeelsbeheer, geldbeheer en investeren in vaste activa. Dit spreekt wel
aardig voor zich. Een onderdeel van zowel primaire als secundaire is het informatieverzorgende proces,
dit is het verzamelen, vastleggen, verwerken, controleren, evalueren en rapporteren.
Figuur 11.1 laat het als volgt zien:
Transactieverwerkingsproces: vastleggen van transactiegegevens door afdelingsmedewerkers
↓
Informatieverzorgingsproces: verdelen van basisgegevens en bijwerken grootboek en bestanden door
medewerkers administratie (controle, ordenen en uitvoeren van rekenkundige bewerkingen)
↓
Rapportageproces: opstellen van interne (en externe) rapportages.
DE INGEBOUWDE INTERNE CONTROLE
Het interne betrouwbaarheidssysteem is een geheel van maatregelen en controles binnen een organisatie
dat erop gericht is om:
1. Betrouwbare informatie te waarborgen.
Is alles volledig verantwoord?
Is alles juist verantwoord?
2. Betrouwbaar handelen te garanderen.
Compliance aan wet- en regelgeving
Zijn de activiteit uitgevoerd door bevoegde personen?
3. Waarden van de organisatie zorgvuldig te beschermen.
Zijn alle waarden in de organisatie die aanwezig moeten zijn nog aanwezig?
Het interne betrouwbaarheidssysteem en de rol van controle daarin: Controle betekent het toetsen van de
werkelijkheid (Ist) aan een vooraf bepaalde norm (Soll). Je vergelijkt dus wat er daadwerkelijk
gebeurt met wat er zou moeten gebeuren.
,ISA DEKKER
Je kunt niet zomaar alles als norm stellen. De eigenschappen van een soll dienen als volgt te zijn.
Objectief vast te stellen De norm moet meetbaar en controleerbaar zijn, niet afhankelijk van persoonlijke
interpretatie.
Vooraf te bepalen De norm moet vóór de toetsing duidelijk zijn, zodat je weet waar je op toetst.
Haalbaar De norm moet realistisch zijn binnen de context van de organisatie.
Onderscheidend tussen De norm moet duidelijk aangeven wanneer iets voldoet (goed) of niet voldoet
‘goed’ en ‘slecht’ (slecht).
Een goed vastgesteld Soll zorgt ervoor dat:
• Je betrouwbare controles kunt uitvoeren.
• Je afwijkingen kunt signaleren en corrigeren.
• Je het vertrouwen in processen en cijfers vergroot — essentieel in jouw rol als assistent
accountant.
Als je een goede norm hebt gesteld en de werkelijkheid gemeten hebt, is het alleen nog zaak om een
conclusie te trekken en te formuleren van het betrouwbaarheidsoordeel.
Doel
Controle is nogal een breed begrip: er zijn diverse soorten controle en diverse wijze van controle:
Soorten controle
Zelf controle: dit is controle die iemand zelf uitvoert op het eigen werk (eigen check btw en
factuurbedrag).
Interne controle: dit is controle die door collega’s of andere afdelingen wordt uitgevoerd binnen de
organisatie.
Externe controle: Dit is controle die door een onafhankelijke externe partij wordt uitgevoerd, zoals een
accountant.
Wijze van controle
Directe controle: een controle op het moment zelf: waarneming ter plaatse.
Indirect: controle via een omweg, zoals middels documenten of verbanden (= niet op het moment zelf).
Formeel: btw percentage correct bijvoorbeeld
Materieel: vaststellen of hetgeen dat op de factuur staat ook binnen de bedrijfsvoering past.
Positieve controle: controle op de juistheid (zijn de uitgaven correct)
Negatieve controle: controle op de volledigheid (heb ik alle opbrengsten)
Detail controle: een selectie van facturen controleren.
Totaal controle: totaal van de omzetrekening vergelijken met externe rapportages of verwachtingen.
Steekproef: 30 willekeurige inkoopfacturen controleren uit een populatie van 1.000 >> Controle van een
representatieve selectie.
Verbandscontrole: Controle via analytische verbanden (beta).
DE WAARDEKRINGLOOP
De waardekringloop van geld en goederen (beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkopen) beschrijft
de circulatie van geld en goederen binnen een economie of organisatie. De waardekringloop heeft twee
bijbehorende wetten:
1 | de samenhang tussen toestand en gebeuren. Toestand zijn in dit geval de balans (bezittingen,
schulden en eigen vermogen). En gebeuren zijn de transacties => een inkoop leiden tot voorraden,
schulden etc.
2 | verband tussen opgeofferde en verkregen waarden. Dit is het kosten-batenprincipe. Je offert iets op
(geld) om iets te verkrijgen (goederen).
, ISA DEKKER
PROCESSEN (HER-) ONTWORPEN EN OPGETUIGD
Afhankelijk van het type opbrengststroom (goederen, capaciteit, contracten) worden
processen ontworpen of aangepast. Daarbij worden passende preventieve maatregelen getroffen om de
betrouwbaarheid van de opbrengstverantwoording te waarborgen.
Onderstaande typen bepalen hoe opbrengsten ontstaan en hoe processen moeten worden ingericht om
betrouwbare informatie (Q-informatie) te waarborgen:
Opbrengststromen met een goederenbeweging – met eigendomsoverdracht
Opbrengststromen met een capaciteitsbeweging – met ter beschikking stellen
Opbrengststromen met een contractenbeweging – vergoeding voor een dienst
Deze maatregelen worden vooraf getroffen (preventieve beheersmaatregelen) om fouten, fraude of
onbetrouwbare informatie te voorkomen:
• Beveiliging van zaken – Het door ruimtelijke afsluiten voorkomen dat waarden de organisatie
ongeoorloofd verlaten of ongeoorloofd worden gebruikt (gesloten magazijn).
• Functiescheidingen – Het verdelen van taken en bevoegdheden gericht op de sluitende registratie van de
geld- en goederenbeweging.
• Procedures en richtlijnen – Het gebruik van een vast voorgeschreven handelswijze in de
informatieverzorgende processen om te zorgen dat dit op uniforme wijze gebeurt.
• Begrotingen, normen en tarieven – Het vormen van onderbouwde verwachtingen over de toekomst voor
het nemen van beslissingen en als middel om de betrouwbaarheid van informatie over het werkelijke
bedrijfsgebeuren achteraf te beoordelen.
• Preventieve IT-controls – De organisatorische maatregelen die in opzet de goede werking borgen van de
voor de informatieverzorging gebruikte informatiesystemen (hardware, software, data, mensen en
organisatiestructuur zoals vastgelegd in de systeemdocumentatie).
Een goede functiescheiding is essentieel voor betrouwbare informatieverzorging en het voorkomen van
fouten of fraude. Het uitgangspunt is dat geen enkele medewerker volledige controle heeft over een hele
procesketen. Daarom worden functies bewust opgesplitst en taken verdeeld. De belangrijkste principes
zijn:
• Opsplitsen van functies zodanig dat functies ‘slechts’ delen van de keten omvatten;
• Scheiden van functies die beschikken van functies belast met bewaarverantwoordelijkheid;
• Beschikkende, bewarende en uitvoerende functionarissen mogen niet belast zijn met;
administrerende of controlerende taken voor hun eigen verantwoordingsverslagen;
• Kwijting, ofwel elkaar controlerende verantwoordingsverslagen van personen met niet-identieke
(en zo mogelijk tegengestelde) belangen >> tegengesteld belang creëren;
• Uitvoerende medewerkers mogen maar beperkte tijd geld en goederen onder zich houden;
• Administratieve bewaarfuncties (debiteuren en crediteuren) niet door degene die de administratie
voeren.
Om risico’s te beperken, worden functies verdeeld op basis van hun aard en het belang dat ermee
gemoeid is. De belangrijkste rollen zijn:
1. Beschikken: het nemen van beslissingen over geld of goederen (bijv. goedkeuren van een bestelling).
2. Bewaren: het fysiek of administratief beheren van geld of goederen (bijv. magazijnbeheer of
kasbeheer).
3. Registreren: het vastleggen van transacties in de administratie (bijv. boeken van facturen).
4. Controleren: het beoordelen of processen en registraties correct zijn verlopen (bijv. interne controle of
audit).
