Proces management – Rienk Stuive
1. Processen en procesmanagement
1.1 Processen zijn overal
Procesmanagement zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd
en dat processen verbeterd worden.
Taken procesmanager:
- Invoeren van procesverbeteringen;
- Invoeren van een nieuw kwaliteitssysteem;
- Afstemmen van informatiebehoefte;
- Beoordelen en controleren van de prestaties.
1.2 Wat zijn processen?
Kenmerken van processen:
- Een proces bestaat uit fasen;
- Bij een proces is er sprake van input en output;
- Output is gewenst of ongewenst;
- Een proces is dynamisch;
- Er is sprake van transformatie of verandering;
- Er kan onderscheid gemaakt worden tussen
Natuurlijke processen: gebeuren vanzelf en houden zichzelf volgens de
wetten van de natuur in stand (roest).
Kunstmatige processen: processen die geïnitieerd en in stand worden
gehouden door mensen. Bij elke stap worden mensen, materialen of
andere middelen ingezet om het proces aan de gang te houden;
- Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen continue
(energiecentrale) en discontinue (assembleren van fiets) processen.
Processen met deelprocessen kunnen worden weergegeven in Chevron-
schema’s.
Deelproces Deelproces Deelproces
Je kunt op verschillende niveaus naar processen kijken, deze niveaus noemen we
aggregatieniveaus. Zo kun je op een hoog aggregatieniveau kijken naar het
verkoopproces of op een lager niveau naar het reinigen van de velg.
Door op verschillende niveaus te kijken, zie je relaties of problemen die je op
een schaalniveau niet ziet.
1
, Brancheniveau
Bedrijfstakniveau
Organisatieniveau
Afdelingsniveau
Procesniveau
Deelp
roces
nivea
u
De blackboxbenadering dwingt je om op verschillende aggregatieniveaus naar
processen te kijken. Hierbij zie je alleen wat de input en
output van een proces is.
Transformatie kan op verschillende manier plaatsvinden:
- Het veranderen van uiterlijke vorm;
- Het veranderen van chemische aard;
- Verplaatsing;
- Opslag: aan producten die tijdelijk niet nodig zijn maar
later wel, wordt waarde toegevoegd door ze op te slaan;
- Behandeling (masseur, tandarts).
Omgeving: het gene dat buiten het proces ligt, maar wel invloed heeft op het
proces of beïnvloed wordt door het proces.
- Als procesmanager kun je invloed uitoefenen op de directe omgeving;
- Zowel de directe als indirecte omgeving hebben invloed op het proces.
Stakeholders (belanghebbenden) behoren tot de directe omgeving.
1.3 Wat is procesmanagement
Procesmanagement:
- Herkennen, analyseren, ontwerpen, implementeren en aansturen van
processen;
- Beïnvloeden en communiceren van processen.
Arbeidsdeling: werknemers voeren slechts kleine onderdelen van het
productieproces uit. Zo kunnen ze zich hierin specialiseren en kost het minder
geld.
Aspecten van procesmanagement:
- Organisatie (organiseren);
- Normen en regels;
- Input en output;
- Informatie en communicatie;
- Tijd;
- Plaats.
2
,Fasen van procesmanagement:
Herkennen
(Bij/be)sturen Analysren
(Her)ontwerp
Afstemmen
en
Implementeren
Procesbeheersing: het analyseren, afstemmen en bijsturen van processen
waardoor deze zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen.
- Effectiviteit: is de mate waarin het bereikte resultaat van het proces
overeenkomt met het beoogde resultaat ofwel doelmatigheid.
- Efficiëntie: is de hoeveelheid inspanning, energie of geld dat het kost om
een bepaalde activiteit uit te voeren.
Aspecten procesbeheersing:
- Bestuurbaarheid;
- Risico’s;
- Kwaliteit;
- Robuustheid: de mate waarin het proces gevoelig is voor storingen van
buitenaf;
- Flexibiliteit: zorgt ervoor dat niet het hele proces tot stilstand wordt
gebracht waneer er een (on)verwachte storing optreedt.
Procesautomatisering: processen automatisch laten verlopen. Wanneer je
processen uitvoerig en specifiek hebt beschreven, kun je proberen om bij
bepaalde deelprocessen menselijke arbeid te vervangen door machines
(stoplichten).
1.4 De procesmanager
Procesmanager: functionaris in een organisatie die zich bezig houdt met
procesmanagement, dat bestaat uit herkennen, analyseren, ontwerpen,
implementeren, afstemmen en besturen van processen.
Productiemanager / operations manager: zorgt ervoor dat
productieprocessen goed op elkaar zijn afgestemd en dat goederen en diensten
efficiënt worden geproduceerd. Voor het zo effectief en efficiënt mogelijk
inrichten van productieprocessen zorgen productiemanagers dat de 5xM’s zo
optimaal op elkaar afgestemd worden:
1. Mensen;
2. Machines;
3
, 3. Methodes;
4. Materialen;
5. Money.
Materials management: de activiteiten die met de besturing van de interne
goederenstroom samenhangen. Grondstoffen- en halffabricatenstromen moeten
zo efficiënt mogelijk door het productieproces worden gevoerd.
- Prognoses maken;
- Opstellen van productieplannen;
- Afhandeling van klantorders;
- Kiezen van leveranciers;
- Interne logistiek;
- Assemblage plannen.
Een kwaliteitmanagementsysteem (KMS) is een hulpmiddel voor bedrijven
om de kwaliteit van hun processen en hun uitkomsten te beheersen. De meeste
zijn gebaseerd op de Deming-cirkel. Als de plan-do-check-act-cyclus het wiel van
continue verbetering is, is het kwaliteitsmanagementsysteem de wig.
Programmamanager: houdt zich bezig met het doorvoeren van
procesverbeteringen in complexe situaties met een grote impact op de
bestaande organisatie.
Gebiedsmanagement: gericht op gecoördineerde behartiging van het
gemeenschappelijke belang. De aandacht gaat primair uit naar het gebied zelf,
de problematiek, de belangen en de behoeften van de gebruiker.
2. Processen herkennen
2.1 Processen in bedrijven
Kenmerken bedrijfsproces:
- Het proces heeft een begin en een eind met input en output;
- Een proces voegt waarde toe voor (interne/externe) klant;
- Het proces is gericht op resultaat voor haar (interne/externe) klant.
Analyseren bedrijfsproces:
1. Beschrijf in- en output;
2. Breng waardetoevoeging in kaart.
Welke ondersteunende activiteiten zijn er nodig om dit proces optimaal te
voeden? Hoe zorg je dat de overdracht van de ene processtap
naar de andere vlekkeloos verloopt?
3. Wat is het beoogde resultaat?
Wat is het kwaliteitsniveau?
Wat is de waardebeleving bij de klant?
4
1. Processen en procesmanagement
1.1 Processen zijn overal
Procesmanagement zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd
en dat processen verbeterd worden.
Taken procesmanager:
- Invoeren van procesverbeteringen;
- Invoeren van een nieuw kwaliteitssysteem;
- Afstemmen van informatiebehoefte;
- Beoordelen en controleren van de prestaties.
1.2 Wat zijn processen?
Kenmerken van processen:
- Een proces bestaat uit fasen;
- Bij een proces is er sprake van input en output;
- Output is gewenst of ongewenst;
- Een proces is dynamisch;
- Er is sprake van transformatie of verandering;
- Er kan onderscheid gemaakt worden tussen
Natuurlijke processen: gebeuren vanzelf en houden zichzelf volgens de
wetten van de natuur in stand (roest).
Kunstmatige processen: processen die geïnitieerd en in stand worden
gehouden door mensen. Bij elke stap worden mensen, materialen of
andere middelen ingezet om het proces aan de gang te houden;
- Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen continue
(energiecentrale) en discontinue (assembleren van fiets) processen.
Processen met deelprocessen kunnen worden weergegeven in Chevron-
schema’s.
Deelproces Deelproces Deelproces
Je kunt op verschillende niveaus naar processen kijken, deze niveaus noemen we
aggregatieniveaus. Zo kun je op een hoog aggregatieniveau kijken naar het
verkoopproces of op een lager niveau naar het reinigen van de velg.
Door op verschillende niveaus te kijken, zie je relaties of problemen die je op
een schaalniveau niet ziet.
1
, Brancheniveau
Bedrijfstakniveau
Organisatieniveau
Afdelingsniveau
Procesniveau
Deelp
roces
nivea
u
De blackboxbenadering dwingt je om op verschillende aggregatieniveaus naar
processen te kijken. Hierbij zie je alleen wat de input en
output van een proces is.
Transformatie kan op verschillende manier plaatsvinden:
- Het veranderen van uiterlijke vorm;
- Het veranderen van chemische aard;
- Verplaatsing;
- Opslag: aan producten die tijdelijk niet nodig zijn maar
later wel, wordt waarde toegevoegd door ze op te slaan;
- Behandeling (masseur, tandarts).
Omgeving: het gene dat buiten het proces ligt, maar wel invloed heeft op het
proces of beïnvloed wordt door het proces.
- Als procesmanager kun je invloed uitoefenen op de directe omgeving;
- Zowel de directe als indirecte omgeving hebben invloed op het proces.
Stakeholders (belanghebbenden) behoren tot de directe omgeving.
1.3 Wat is procesmanagement
Procesmanagement:
- Herkennen, analyseren, ontwerpen, implementeren en aansturen van
processen;
- Beïnvloeden en communiceren van processen.
Arbeidsdeling: werknemers voeren slechts kleine onderdelen van het
productieproces uit. Zo kunnen ze zich hierin specialiseren en kost het minder
geld.
Aspecten van procesmanagement:
- Organisatie (organiseren);
- Normen en regels;
- Input en output;
- Informatie en communicatie;
- Tijd;
- Plaats.
2
,Fasen van procesmanagement:
Herkennen
(Bij/be)sturen Analysren
(Her)ontwerp
Afstemmen
en
Implementeren
Procesbeheersing: het analyseren, afstemmen en bijsturen van processen
waardoor deze zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen.
- Effectiviteit: is de mate waarin het bereikte resultaat van het proces
overeenkomt met het beoogde resultaat ofwel doelmatigheid.
- Efficiëntie: is de hoeveelheid inspanning, energie of geld dat het kost om
een bepaalde activiteit uit te voeren.
Aspecten procesbeheersing:
- Bestuurbaarheid;
- Risico’s;
- Kwaliteit;
- Robuustheid: de mate waarin het proces gevoelig is voor storingen van
buitenaf;
- Flexibiliteit: zorgt ervoor dat niet het hele proces tot stilstand wordt
gebracht waneer er een (on)verwachte storing optreedt.
Procesautomatisering: processen automatisch laten verlopen. Wanneer je
processen uitvoerig en specifiek hebt beschreven, kun je proberen om bij
bepaalde deelprocessen menselijke arbeid te vervangen door machines
(stoplichten).
1.4 De procesmanager
Procesmanager: functionaris in een organisatie die zich bezig houdt met
procesmanagement, dat bestaat uit herkennen, analyseren, ontwerpen,
implementeren, afstemmen en besturen van processen.
Productiemanager / operations manager: zorgt ervoor dat
productieprocessen goed op elkaar zijn afgestemd en dat goederen en diensten
efficiënt worden geproduceerd. Voor het zo effectief en efficiënt mogelijk
inrichten van productieprocessen zorgen productiemanagers dat de 5xM’s zo
optimaal op elkaar afgestemd worden:
1. Mensen;
2. Machines;
3
, 3. Methodes;
4. Materialen;
5. Money.
Materials management: de activiteiten die met de besturing van de interne
goederenstroom samenhangen. Grondstoffen- en halffabricatenstromen moeten
zo efficiënt mogelijk door het productieproces worden gevoerd.
- Prognoses maken;
- Opstellen van productieplannen;
- Afhandeling van klantorders;
- Kiezen van leveranciers;
- Interne logistiek;
- Assemblage plannen.
Een kwaliteitmanagementsysteem (KMS) is een hulpmiddel voor bedrijven
om de kwaliteit van hun processen en hun uitkomsten te beheersen. De meeste
zijn gebaseerd op de Deming-cirkel. Als de plan-do-check-act-cyclus het wiel van
continue verbetering is, is het kwaliteitsmanagementsysteem de wig.
Programmamanager: houdt zich bezig met het doorvoeren van
procesverbeteringen in complexe situaties met een grote impact op de
bestaande organisatie.
Gebiedsmanagement: gericht op gecoördineerde behartiging van het
gemeenschappelijke belang. De aandacht gaat primair uit naar het gebied zelf,
de problematiek, de belangen en de behoeften van de gebruiker.
2. Processen herkennen
2.1 Processen in bedrijven
Kenmerken bedrijfsproces:
- Het proces heeft een begin en een eind met input en output;
- Een proces voegt waarde toe voor (interne/externe) klant;
- Het proces is gericht op resultaat voor haar (interne/externe) klant.
Analyseren bedrijfsproces:
1. Beschrijf in- en output;
2. Breng waardetoevoeging in kaart.
Welke ondersteunende activiteiten zijn er nodig om dit proces optimaal te
voeden? Hoe zorg je dat de overdracht van de ene processtap
naar de andere vlekkeloos verloopt?
3. Wat is het beoogde resultaat?
Wat is het kwaliteitsniveau?
Wat is de waardebeleving bij de klant?
4
