Inleiding Event Management: samenvatting
Les 1: Introductie 2
Les 2: Event flow - stappenplan 4
STAP 1: Doelstelling 4
STAP 2: Briefing 5
STAP 3: Brainstorm 7
STAP 4: Concept 7
STAP 5: Voorstel 7
STAP 6: Budget 7
STAP 7: Presentatie - pitch 7
STAP 8: Opvolging na presentatie 8
STAP 9: Bevestiging 8
STAP 10: Voorbereiding 8
STAP 11: Communicatie 8
STAP 12: Retroplanning, draaiboek, budget en scenario 9
STAP 13: Opbouw 11
STAP 14: Coördinatie op event (D-Day) 11
STAP 15: Afbouw 11
STAP 16: Debriefing 11
STAP 17: Facturatie 12
STAP 18: Follow-up na event 12
Les 3: Programma & concept, entertainment, catering 13
1. Programma en concept 13
2. Entertainment 17
3. Catering 20
Les 4: Logistiek en facility 23
1. Eventlocaties en tenten 23
2. Decoratie 1
2.1. Meubilair 1
2.2. Andere 1
3. Eventtechniek 1
3.1. Licht en geluid 1
3.2. Site materialen 1
Les 5: Hospitality management training (Maison Rouge) 1
Les 6: Event communicatie 1
1. Basis content 1
2. Contentplanning 1
3. Doelgroep 1
4. Digital marketing 1
Les 7: Strategisch kader (zelfstudie) 1
1. Strategische en operationele doelstellingen 1
2. Kritische Succesfactoren en Key Performance Indicators 1
1
, 3. Risico’s 1
4. De ROI methodologie, om het succes van meetings en events te meten 1
5. Doelgroep 1
6. Customer journey 1
7. SWOT analyse 1
8. Concurrentieanalyse 1
9. The sweet spot - immersive experience 1
Les 8: Levi Party Rental (locatiebezoek) 1
Les 9: The Creative Mindset - Meet Marcel (gastles) 1
Les 10: Problem solving 1
Case 1: weer 1
Case 2: Agressie 1
Case 3: Leverancier zegt last minute af 1
Case 4: Rekenfout in je budget 1
Case 5: Teveel no-shows 1
Case 6: Overlast - een buurtbewoner komt klagen 1
Case 7: Elektriciteitspanne 1
Case 8: Valse bonnen in omloop 1
Case 9: Drugs en seksueel geweld 1
Les 10.1: Jouw playbook voor het meesteren van chaos 1
Zelfstudie 1
1. Experience Magazine: Dossier over eventlocaties, decoratie en meubilair 1
2. Begrippenlijst inleiding eventmanagement 1
3. Event Technology - event trends 1
4. Event industry insights 2025 - what’s working and what’s next 1
2
,Les 1: Introductie
Competenties van een eventmanager
- Production skills
- Creativiteit
- Passie
- …
Een event is …
een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat gericht is
op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de perceptie
of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën
Public events
- Doel: eerst inhoud dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig
- Vb. sportwedstrijden, carnaval, festivals, stakingen
- Vb. Burning Man, OdeGand, Klimaat/vredesmarsen
Private events
- Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Vb. verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest
Corporate event
- Doelgroep gekend (besloten)
- Bedrijfsdoelstelling moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Vb. openbedrijvendag, VIP event, productlancering, Horeca Expo, BEA Awards
Doelstellingen events
- Stimuleren van verkoop
- Team motiveren
- Medewerkers bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspannen
- Inspireren
- Interne of externe relaties versterken → loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
3
, Terminologie
CP-Ops - Commandopost Operaties
- De centrale plaats waar alle informatie samenkomt
en van waaruit het event wordt opgevolgd en
aangestuurd.
- De operationele aansturing en coördinatie van het
event vanuit de commandopost, met focus op
communicatie, veiligheid en incidentbeheer.
Render - Een visuele voorstelling die vooraf toont hoe het
event, terrein of aankleding eruit zal zien.
- Kan een 3D-beeld, visual, schets of digitale
voorstelling zijn
SMART-doelstellingen - Een methode om doelstellingen duidelijk, haalbaar
en meetbaar te formuleren
- SMART staat voor:
- S - Specifiek
Is het doel concreet en duidelijk
geformuleerd, zonder ruimte voor
misverstanden?
- M - Meetbaar
Kan het resultaat objectief gemeten of
geëvalueerd worden?
- A - Aanvaardbaar
Wordt het doel gedragen door en aanvaard
door alle betrokken partijen die het moeten
uitvoeren of goedkeuren?
- R - Realistisch
Is het doel haalbaar binnen de beschikbare
middelen en geen onmogelijk target?
- T - Tijdsgebonden
Is er een duidelijke deadline of tijdspanne
vastgelegd?
4
Les 1: Introductie 2
Les 2: Event flow - stappenplan 4
STAP 1: Doelstelling 4
STAP 2: Briefing 5
STAP 3: Brainstorm 7
STAP 4: Concept 7
STAP 5: Voorstel 7
STAP 6: Budget 7
STAP 7: Presentatie - pitch 7
STAP 8: Opvolging na presentatie 8
STAP 9: Bevestiging 8
STAP 10: Voorbereiding 8
STAP 11: Communicatie 8
STAP 12: Retroplanning, draaiboek, budget en scenario 9
STAP 13: Opbouw 11
STAP 14: Coördinatie op event (D-Day) 11
STAP 15: Afbouw 11
STAP 16: Debriefing 11
STAP 17: Facturatie 12
STAP 18: Follow-up na event 12
Les 3: Programma & concept, entertainment, catering 13
1. Programma en concept 13
2. Entertainment 17
3. Catering 20
Les 4: Logistiek en facility 23
1. Eventlocaties en tenten 23
2. Decoratie 1
2.1. Meubilair 1
2.2. Andere 1
3. Eventtechniek 1
3.1. Licht en geluid 1
3.2. Site materialen 1
Les 5: Hospitality management training (Maison Rouge) 1
Les 6: Event communicatie 1
1. Basis content 1
2. Contentplanning 1
3. Doelgroep 1
4. Digital marketing 1
Les 7: Strategisch kader (zelfstudie) 1
1. Strategische en operationele doelstellingen 1
2. Kritische Succesfactoren en Key Performance Indicators 1
1
, 3. Risico’s 1
4. De ROI methodologie, om het succes van meetings en events te meten 1
5. Doelgroep 1
6. Customer journey 1
7. SWOT analyse 1
8. Concurrentieanalyse 1
9. The sweet spot - immersive experience 1
Les 8: Levi Party Rental (locatiebezoek) 1
Les 9: The Creative Mindset - Meet Marcel (gastles) 1
Les 10: Problem solving 1
Case 1: weer 1
Case 2: Agressie 1
Case 3: Leverancier zegt last minute af 1
Case 4: Rekenfout in je budget 1
Case 5: Teveel no-shows 1
Case 6: Overlast - een buurtbewoner komt klagen 1
Case 7: Elektriciteitspanne 1
Case 8: Valse bonnen in omloop 1
Case 9: Drugs en seksueel geweld 1
Les 10.1: Jouw playbook voor het meesteren van chaos 1
Zelfstudie 1
1. Experience Magazine: Dossier over eventlocaties, decoratie en meubilair 1
2. Begrippenlijst inleiding eventmanagement 1
3. Event Technology - event trends 1
4. Event industry insights 2025 - what’s working and what’s next 1
2
,Les 1: Introductie
Competenties van een eventmanager
- Production skills
- Creativiteit
- Passie
- …
Een event is …
een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat gericht is
op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de perceptie
of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën
Public events
- Doel: eerst inhoud dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig
- Vb. sportwedstrijden, carnaval, festivals, stakingen
- Vb. Burning Man, OdeGand, Klimaat/vredesmarsen
Private events
- Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Vb. verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest
Corporate event
- Doelgroep gekend (besloten)
- Bedrijfsdoelstelling moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Vb. openbedrijvendag, VIP event, productlancering, Horeca Expo, BEA Awards
Doelstellingen events
- Stimuleren van verkoop
- Team motiveren
- Medewerkers bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspannen
- Inspireren
- Interne of externe relaties versterken → loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
3
, Terminologie
CP-Ops - Commandopost Operaties
- De centrale plaats waar alle informatie samenkomt
en van waaruit het event wordt opgevolgd en
aangestuurd.
- De operationele aansturing en coördinatie van het
event vanuit de commandopost, met focus op
communicatie, veiligheid en incidentbeheer.
Render - Een visuele voorstelling die vooraf toont hoe het
event, terrein of aankleding eruit zal zien.
- Kan een 3D-beeld, visual, schets of digitale
voorstelling zijn
SMART-doelstellingen - Een methode om doelstellingen duidelijk, haalbaar
en meetbaar te formuleren
- SMART staat voor:
- S - Specifiek
Is het doel concreet en duidelijk
geformuleerd, zonder ruimte voor
misverstanden?
- M - Meetbaar
Kan het resultaat objectief gemeten of
geëvalueerd worden?
- A - Aanvaardbaar
Wordt het doel gedragen door en aanvaard
door alle betrokken partijen die het moeten
uitvoeren of goedkeuren?
- R - Realistisch
Is het doel haalbaar binnen de beschikbare
middelen en geen onmogelijk target?
- T - Tijdsgebonden
Is er een duidelijke deadline of tijdspanne
vastgelegd?
4
