,Voorwoord
Mijn naam is Manon de Rooy, ik ben 22 jaar en woonachtig in Groningen.
In mijn vrije tijd geniet ik van sociale activiteiten, een saunabezoek af en toe, schilderen en
vrijwilligerswerk.
Na afronding van mijn mbo-opleiding ben ik begonnen als secretaresse via verschillende
uitzendbureaus. Vervolgens werd ik aangenomen bij de x N.V. als directiesecretaresse, waar ik
waardevolle ervaring opdeed in managementondersteuning onder leiding van de toenmalige
directeur x.
In de periode daarna heb ik bij uiteenlopende organisaties gewerkt, waaronder het ministerie van x,
x, het x en x, telkens ter ondersteuning van directies.
Sinds 2024 ben ik werkzaam bij het UWV als Rayonsecretaris onder leiding van x, Rayonmanager x.
Het plezier in mijn functie haal ik uit de variatie in dagelijkse werkzaamheden en uit het voortdurend
verbeteren van de dienstverlening aan interne klanten van het x.
Hoewel ik in mijn rol geen leidinggevende taken vervul, blijf ik mij professioneel ontwikkelen. Door
de opleiding HBO Office Management te volgen, wil ik mijn kennis verder verdiepen en uitbreiden.
,Samenvatting
Deze moduleopdracht richt zich op het implementeren van een gestructureerd werkproces voor het
verzamelen en verzenden van gegevens voor nieuwsbrieven binnen UWV Werkbedrijf Rayon X . Het
doel is het creëren van een efficiënter, overzichtelijker en voorspelbaar proces, dat zowel de kwaliteit
van de content als de werkervaring van medewerkers verbetert.
Op dit moment verloopt het opstellen en verspreiden van nieuwsbrieven binnen het rayon
grotendeels ad-hoc en ongepland. Nieuwsbrieven worden vaak pas in de late avonduren
samengesteld, wat een directe invloed heeft op alle betrokken medewerkers. Dit betreft zowel
medewerkers van de staf als het operationeel management die verantwoordelijk zijn voor het
aanleveren van content. Het huidige proces brengt een verhoogde werkdruk met zich mee en kan
een negatieve impact hebben op de werk-privébalans. Een verstoorde balans vergroot bovendien het
risico op langdurige uitval door overbelasting, wat de continuïteit van het werk binnen het rayon kan
bedreigen.
Het implementeren van een nieuw werkproces zal initieel waarschijnlijk op weerstand stuiten bij de
betrokken medewerkers (Dijkstra & Wildschut, 2016). Het vereist namelijk in eerste instantie extra
tijd en inzet, omdat medewerkers hun werkwijze moeten aanpassen aan een gestructureerd
systeem. Het beoogde resultaat is echter een helder en meetbaar werkproces waarin duidelijk wordt
wanneer en welke gegevens moeten worden aangeleverd. Deze gegevens worden vervolgens
verwerkt in een planning en geïntegreerd in de agenda’s van de betrokken medewerkers, zodat
iedereen inzicht heeft in deadlines en verantwoordelijkheden. Op deze manier wordt het nieuwe
proces duurzaam geborgd.
Het werkprocesplan zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan het managementteam (MT), zodat
het organisatorisch wordt verankerd. Dit sluit aan bij de missie van UWV Werkbedrijf Rayon X : het
bevorderen van een bevlogen en vitale medewerker. Het rayon streeft ernaar medewerkers te
hebben die autonoom en met eigenaarschap hun werk uitvoeren, voortdurend leren en zich zowel
op professioneel als persoonlijk vlak ontwikkelen. Het nieuwe werkproces draagt bij aan deze cultuur,
waarin samenwerking, respect en transparantie centraal staan.
Voor de borging van het werkproces wordt gebruikgemaakt van de PDCA-cyclus (Deming, 1950). In
de Planfase wordt vastgesteld hoe de informatiestroom van de nieuwsbrieven verloopt en hoeveel
tijd beschikbaar is voor het aanleveren van content. Het primaire doel is het reduceren van ad-
hocwerkzaamheden, het voorkomen van verouderde content en het zorgen dat nieuwsbrieven tijdig
en volledig worden verzonden.
De effectiviteit van het nieuwe werkproces wordt maandelijks gemonitord via de maandrapportage.
Hiervoor worden KPI’s opgesteld per nieuwsbrief, met als doel het terugbrengen van contentfouten
van 10% naar 5%. Daarnaast wordt de tijd voor het aanleveren van content gehalveerd, van 30 dagen
naar 14 dagen.
,
Mijn naam is Manon de Rooy, ik ben 22 jaar en woonachtig in Groningen.
In mijn vrije tijd geniet ik van sociale activiteiten, een saunabezoek af en toe, schilderen en
vrijwilligerswerk.
Na afronding van mijn mbo-opleiding ben ik begonnen als secretaresse via verschillende
uitzendbureaus. Vervolgens werd ik aangenomen bij de x N.V. als directiesecretaresse, waar ik
waardevolle ervaring opdeed in managementondersteuning onder leiding van de toenmalige
directeur x.
In de periode daarna heb ik bij uiteenlopende organisaties gewerkt, waaronder het ministerie van x,
x, het x en x, telkens ter ondersteuning van directies.
Sinds 2024 ben ik werkzaam bij het UWV als Rayonsecretaris onder leiding van x, Rayonmanager x.
Het plezier in mijn functie haal ik uit de variatie in dagelijkse werkzaamheden en uit het voortdurend
verbeteren van de dienstverlening aan interne klanten van het x.
Hoewel ik in mijn rol geen leidinggevende taken vervul, blijf ik mij professioneel ontwikkelen. Door
de opleiding HBO Office Management te volgen, wil ik mijn kennis verder verdiepen en uitbreiden.
,Samenvatting
Deze moduleopdracht richt zich op het implementeren van een gestructureerd werkproces voor het
verzamelen en verzenden van gegevens voor nieuwsbrieven binnen UWV Werkbedrijf Rayon X . Het
doel is het creëren van een efficiënter, overzichtelijker en voorspelbaar proces, dat zowel de kwaliteit
van de content als de werkervaring van medewerkers verbetert.
Op dit moment verloopt het opstellen en verspreiden van nieuwsbrieven binnen het rayon
grotendeels ad-hoc en ongepland. Nieuwsbrieven worden vaak pas in de late avonduren
samengesteld, wat een directe invloed heeft op alle betrokken medewerkers. Dit betreft zowel
medewerkers van de staf als het operationeel management die verantwoordelijk zijn voor het
aanleveren van content. Het huidige proces brengt een verhoogde werkdruk met zich mee en kan
een negatieve impact hebben op de werk-privébalans. Een verstoorde balans vergroot bovendien het
risico op langdurige uitval door overbelasting, wat de continuïteit van het werk binnen het rayon kan
bedreigen.
Het implementeren van een nieuw werkproces zal initieel waarschijnlijk op weerstand stuiten bij de
betrokken medewerkers (Dijkstra & Wildschut, 2016). Het vereist namelijk in eerste instantie extra
tijd en inzet, omdat medewerkers hun werkwijze moeten aanpassen aan een gestructureerd
systeem. Het beoogde resultaat is echter een helder en meetbaar werkproces waarin duidelijk wordt
wanneer en welke gegevens moeten worden aangeleverd. Deze gegevens worden vervolgens
verwerkt in een planning en geïntegreerd in de agenda’s van de betrokken medewerkers, zodat
iedereen inzicht heeft in deadlines en verantwoordelijkheden. Op deze manier wordt het nieuwe
proces duurzaam geborgd.
Het werkprocesplan zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan het managementteam (MT), zodat
het organisatorisch wordt verankerd. Dit sluit aan bij de missie van UWV Werkbedrijf Rayon X : het
bevorderen van een bevlogen en vitale medewerker. Het rayon streeft ernaar medewerkers te
hebben die autonoom en met eigenaarschap hun werk uitvoeren, voortdurend leren en zich zowel
op professioneel als persoonlijk vlak ontwikkelen. Het nieuwe werkproces draagt bij aan deze cultuur,
waarin samenwerking, respect en transparantie centraal staan.
Voor de borging van het werkproces wordt gebruikgemaakt van de PDCA-cyclus (Deming, 1950). In
de Planfase wordt vastgesteld hoe de informatiestroom van de nieuwsbrieven verloopt en hoeveel
tijd beschikbaar is voor het aanleveren van content. Het primaire doel is het reduceren van ad-
hocwerkzaamheden, het voorkomen van verouderde content en het zorgen dat nieuwsbrieven tijdig
en volledig worden verzonden.
De effectiviteit van het nieuwe werkproces wordt maandelijks gemonitord via de maandrapportage.
Hiervoor worden KPI’s opgesteld per nieuwsbrief, met als doel het terugbrengen van contentfouten
van 10% naar 5%. Daarnaast wordt de tijd voor het aanleveren van content gehalveerd, van 30 dagen
naar 14 dagen.
,
