A. Hoogendoorn
Studentnummer: 4851789
Datum: 22 december 2022
Opleiding: Schoevers, HBO AD
Office Management
Module: Project management
Docent: W. Keers
Projectmatig
werken in de
praktijk
,Voorwoord
Ik ben Anna Hoogendoorn en ben 19 jaar oud. Ik ben in september 2021
begonnen aan de versnelde opleiding HBO Associate Degree - Office
Manager. Ik heb deze opleiding gekozen om mijn kansen te vergroten en
meer te leren over dit vak. Met mijn kansen vergroten bedoel ik mijn
kansen binnen de maatschappij uit te breiden.
Voordat ik aan het HBO begon, heb ik de opleiding
Managementassistente/directiesecretaresse afgerond op het mbo, niveau
4. Hier heb ik al veel over het vak management geleerd, maar ik wilde
toch meer weten.
Ik ben werkzaam bij het Evertshuis, een dynamisch centrum voor kunst,
cultuur en educatie. Het Evertshuis is daarnaast een sfeervolle locatie
voor congressen en vergaderingen.
Ik heb tijdens de module veel geleerd over het projectmatig aanpakken van projecten en de
verschillende rollen tijdens een plan van aanpak.
De aanleiding voor het schrijven van dit plan van aanpak is omdat het kantoor
gemoderniseerd wordt. De huidige situatie is dat de kantoorruimte niet meer representatief is
om gasten te ontvangen en geen fijne werkplek is voor werknemers. Dit komt omdat er
sprake is van slijtage en vlekken op het vloerkleed. De Directeur heeft besloten om de
kantoorruimte te moderniseren.
De moduleopdracht is de eindopdracht van de module projectmanagement. Ik hoop mijn
opleiding succesvol af te ronden zodat ik de opgedane kennis over eventmanagement kan
toepassen op de werkvloer.
Ik wil mijn docent de heer Keers bedanken voor de lessen en de hulp die hij heeft
aangeboden tijdens het maken van dit verslag.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Gouda, 22 december 2022.
Anna Hoogendoorn
1
, Samenvatting
Dit plan van aanpak is geschreven door de projectleider Anna Hoogendoorn. Het plan van
aanpak wordt goedgekeurd door de opdrachtgever Jackie van der Vlis. Het doel van het
project luidt als volgt:
“Het kantoor wordt gemoderniseerd tussen 1 juli 2023 en 12 augustus 2023 om een
fijne werkplek voor medewerkers te creëren en wordt een representatieve ruimte om
gasten te ontvangen.”
De afbakening van het project is gedaan aan de hand van de Product Breakdown Structure.
Het eindproduct is de modernisatie van het kantoor Evershuis. Binnen de scope van het
project vallen de volgende aspecten: fysieke verhuizing van het meubilair en het schoon en
leeg achterlaten van de kantoorruimte. Buiten de scope valt bijvoorbeeld de installeren van
de werkplekken. De werknemers moeten hun eigen werkplek instellen op voorkeur.
Voordat de projectuitvoering van start zal gaan, moeten alle mensen die hierbij betrokken
zijn ook duidelijke rollen en verantwoordelijkheden hebben. Om dit te verduidelijken is er
tabel gemaakt met de projectorganisatie hierin. De rollen in dit project zijn opdrachtgever,
projectleider en projectmedewerkers. De projectleider is verantwoordelijk voor alle
projectmedewerkers. Dit staat weergegeven in een organogram.
De belangrijkste taken van een projectleider zijn het aansturen van het projectteam, de
voortgangsrapportage bijhouden en zorgen dat het eindresultaat voldoet aan de eisen van
de opdrachtgever. De belangrijkste taken van de opdrachtgever zijn het goedkeuren van het
plan van aanpak en de go/no-go beslissingen maken. De belangrijkste taken van
projectmedewerkers zijn zorgen dat de benodigde materialen op tijd besteld zijn en het
opleveren van het gewenste eindresultaat.
Tijdens het project is er één keer een stakeholdersoverleg in de voorbereidingsfase om te
komen tot een concrete projectopdracht. Er zal een Go-no Go moment zijn met de
opdrachtgever om een beslissing te nemen over de kleur van de muren en de nieuwe vloer.
Ook worden alle medewerkers 2 keer in geïnformeerd in de realisatiefase over de voortgang
van het project. Tijdens de afrondingsfase van het project zal er een evaluatie zijn met het
projectteam om terug te blikken op het project. Daarnaast zal er een evaluatie zijn tijdens de
afrondingsfase van het project tussen de projectleider en opdrachtgever om terug te blikken
op het project en het project af te sluiten.
Het project zal 6 weken duren, van 1 juli 2023 tot 12 augustus 2023. Er wordt rekening
gehouden met een 5% marge. Zo wordt er rekening gehouden met uitloop van
werkzaamheden.
Het budget van de opdrachtgever voor het project is € 10.000. De kosten voor het project
worden geschat op € 10.000. Dit is gebaseerd op 70 projecturen, waarvan € 50 gemiddeld
uurtarief en overig € 6.000 aan bouwmateriaal. Er wordt rekening gehouden met 10% marge.
De voortgang wordt bijgehouden via een voortgangsrapportage.
De risico’s zijn inzichtelijk gemaakt doormiddel van een risicoanalyse. De projectleider moet
reken houden met het lage risico van ziekte tijdens belangrijke overlegmomenten. Een ander
laag risico is dat de nieuwe bekabeling niet op tijd leverbaar is. Het hoogste risico is de kans
op schade tijdens de terug verhuizing van kantoormeubilair. De drie risico’s hebben een
impact op de communicatie, tijd en budget van het project.
Het project wordt succesvol afgesloten aan de hand van beheersingsfactoren. De
beheersingsfactoren maken het mogelijk om het project te beoordelen op basis van de
prestatie.
2
Studentnummer: 4851789
Datum: 22 december 2022
Opleiding: Schoevers, HBO AD
Office Management
Module: Project management
Docent: W. Keers
Projectmatig
werken in de
praktijk
,Voorwoord
Ik ben Anna Hoogendoorn en ben 19 jaar oud. Ik ben in september 2021
begonnen aan de versnelde opleiding HBO Associate Degree - Office
Manager. Ik heb deze opleiding gekozen om mijn kansen te vergroten en
meer te leren over dit vak. Met mijn kansen vergroten bedoel ik mijn
kansen binnen de maatschappij uit te breiden.
Voordat ik aan het HBO begon, heb ik de opleiding
Managementassistente/directiesecretaresse afgerond op het mbo, niveau
4. Hier heb ik al veel over het vak management geleerd, maar ik wilde
toch meer weten.
Ik ben werkzaam bij het Evertshuis, een dynamisch centrum voor kunst,
cultuur en educatie. Het Evertshuis is daarnaast een sfeervolle locatie
voor congressen en vergaderingen.
Ik heb tijdens de module veel geleerd over het projectmatig aanpakken van projecten en de
verschillende rollen tijdens een plan van aanpak.
De aanleiding voor het schrijven van dit plan van aanpak is omdat het kantoor
gemoderniseerd wordt. De huidige situatie is dat de kantoorruimte niet meer representatief is
om gasten te ontvangen en geen fijne werkplek is voor werknemers. Dit komt omdat er
sprake is van slijtage en vlekken op het vloerkleed. De Directeur heeft besloten om de
kantoorruimte te moderniseren.
De moduleopdracht is de eindopdracht van de module projectmanagement. Ik hoop mijn
opleiding succesvol af te ronden zodat ik de opgedane kennis over eventmanagement kan
toepassen op de werkvloer.
Ik wil mijn docent de heer Keers bedanken voor de lessen en de hulp die hij heeft
aangeboden tijdens het maken van dit verslag.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Gouda, 22 december 2022.
Anna Hoogendoorn
1
, Samenvatting
Dit plan van aanpak is geschreven door de projectleider Anna Hoogendoorn. Het plan van
aanpak wordt goedgekeurd door de opdrachtgever Jackie van der Vlis. Het doel van het
project luidt als volgt:
“Het kantoor wordt gemoderniseerd tussen 1 juli 2023 en 12 augustus 2023 om een
fijne werkplek voor medewerkers te creëren en wordt een representatieve ruimte om
gasten te ontvangen.”
De afbakening van het project is gedaan aan de hand van de Product Breakdown Structure.
Het eindproduct is de modernisatie van het kantoor Evershuis. Binnen de scope van het
project vallen de volgende aspecten: fysieke verhuizing van het meubilair en het schoon en
leeg achterlaten van de kantoorruimte. Buiten de scope valt bijvoorbeeld de installeren van
de werkplekken. De werknemers moeten hun eigen werkplek instellen op voorkeur.
Voordat de projectuitvoering van start zal gaan, moeten alle mensen die hierbij betrokken
zijn ook duidelijke rollen en verantwoordelijkheden hebben. Om dit te verduidelijken is er
tabel gemaakt met de projectorganisatie hierin. De rollen in dit project zijn opdrachtgever,
projectleider en projectmedewerkers. De projectleider is verantwoordelijk voor alle
projectmedewerkers. Dit staat weergegeven in een organogram.
De belangrijkste taken van een projectleider zijn het aansturen van het projectteam, de
voortgangsrapportage bijhouden en zorgen dat het eindresultaat voldoet aan de eisen van
de opdrachtgever. De belangrijkste taken van de opdrachtgever zijn het goedkeuren van het
plan van aanpak en de go/no-go beslissingen maken. De belangrijkste taken van
projectmedewerkers zijn zorgen dat de benodigde materialen op tijd besteld zijn en het
opleveren van het gewenste eindresultaat.
Tijdens het project is er één keer een stakeholdersoverleg in de voorbereidingsfase om te
komen tot een concrete projectopdracht. Er zal een Go-no Go moment zijn met de
opdrachtgever om een beslissing te nemen over de kleur van de muren en de nieuwe vloer.
Ook worden alle medewerkers 2 keer in geïnformeerd in de realisatiefase over de voortgang
van het project. Tijdens de afrondingsfase van het project zal er een evaluatie zijn met het
projectteam om terug te blikken op het project. Daarnaast zal er een evaluatie zijn tijdens de
afrondingsfase van het project tussen de projectleider en opdrachtgever om terug te blikken
op het project en het project af te sluiten.
Het project zal 6 weken duren, van 1 juli 2023 tot 12 augustus 2023. Er wordt rekening
gehouden met een 5% marge. Zo wordt er rekening gehouden met uitloop van
werkzaamheden.
Het budget van de opdrachtgever voor het project is € 10.000. De kosten voor het project
worden geschat op € 10.000. Dit is gebaseerd op 70 projecturen, waarvan € 50 gemiddeld
uurtarief en overig € 6.000 aan bouwmateriaal. Er wordt rekening gehouden met 10% marge.
De voortgang wordt bijgehouden via een voortgangsrapportage.
De risico’s zijn inzichtelijk gemaakt doormiddel van een risicoanalyse. De projectleider moet
reken houden met het lage risico van ziekte tijdens belangrijke overlegmomenten. Een ander
laag risico is dat de nieuwe bekabeling niet op tijd leverbaar is. Het hoogste risico is de kans
op schade tijdens de terug verhuizing van kantoormeubilair. De drie risico’s hebben een
impact op de communicatie, tijd en budget van het project.
Het project wordt succesvol afgesloten aan de hand van beheersingsfactoren. De
beheersingsfactoren maken het mogelijk om het project te beoordelen op basis van de
prestatie.
2
