PAS PAST JOU
EVENTMANAGEMENT
S.D. Verkaart
Studentnummer 4797408
27-09-2022
Schoevers
Office Management AD
,VOORWOORD
Mijn naam is Shelley Verkaart en ik ben 25 jaar oud. Ik woon samen met mijn man, Peter Hendricks, in
Vinkeveen. Ik ben werkzaam in het bedrijf van Peter en wij werken dagelijks nauw samen. Daarnaast
ben ik leidinggevende bij een hospitality bureau welke hoofdleverancier van de RAI Amsterdam is.
In het verleden heb ik HBO Business Studies en HBO Event Management gedaan aan InHolland. Deze
heb ik wegens omstandigheden niet kunnen afronden. Ik ben aan het werk gegaan als gastvrouw en
vervolgens als event medewerker. Helaas kwam Covid en konden mijn werkzaamheden niet
voortzetten. Op dit punt besloot ik om aan Schoevers de AD Office Management te volgen. Hier wil ik
mezelf ontwikkelen en extra kennis opdoen. Ondertussen zit ik in het tweede en laatste jaar.
Tegenwoordig is de Covid situatie bedaard en ben ik weer werkzaam in de evenementenbranche. Ik
werk maandelijks voor vakbeurzen in de RAI en stuur hier de hostessen aan. Dit doe ik voor Stella
Agency vanuit mijn bedrijf, Mosh Entertainment.
Voor u ligt de moduleopdracht van de module Event Management. Onderdeel van de opleiding Office
Management. Graag bedank ik mijn docent, mevrouw Dost voor de informatieve en vooral boeiende
lessen.
Ik wens u veel leesplezier.
Shelley Danisha Verkaart
1
, SAMENVATTING
Mosh Entertainment is een jong eventmanagement bedrijf wat in opdracht van Pas Past Jou een
creatief voorstel schrijft voor het 10-jarig jubileum. Pas Past Jou is een informeel, hip, kleurrijk en
modieus kledingmerk en wilt voor het personeel en aanhang een vermakelijk event organiseren. Het
doel is de waardering laten blijken aan de 80 werknemers en om alle rangen van werknemers samen te
laten smelten op 1 feest. De wens is om de gasten ook een hotelovernachting aan te bieden en af te
sluiten met vuurwerk. Het budget is €50.000 exclusief BTW.
De SMART doelstelling is specifiek voor 80 medewerkers en hun aanhang op een makkelijk te
bereiken en feestelijke locatie; meetbaar door het meten van de beoordeling na het feest welke
minimaal een 7,5 moet zijn voor een succes; acceptabel omdat het budget en eisen haalbaar zijn met
de middelen; realistisch omdat het de juiste beloning is voor het harde werk van de werknemers;
tijdsgebonden omdat het gehouden moet worden voor 160 gasten op een zaterdagavond in juni.
De locatie is net zo sfeervol als het merk. Voor de eventlocatie is gekozen voor Chateau Marquette.
Deze is goed bereikbaar met de auto en openbaar vervoer. Tevens beschikt deze locatie over een
grote tuin en over genoeg hotelkamers en wilt deze voor een redelijke prijs aanbieden bij het event. In
geval van slecht weer, is er de mogelijkheid om het feest binnen te houden. De locatie wordt feestelijk
en kleurrijk ingericht door gepersonaliseerde ballonnen, stretch tenten, poefs, gekleurde lampjes,
planten, slingers en vuurkorven. Het thema van de avond is ‘voor ieder wat wils’ wat slaat op de
diversiteit van de rangen van werknemers, in samenstroom met de diversiteit aan activiteiten en eten
op het feest. Zo voelt niemand zich buitengesloten en draait het om de mensen zelf.
Het feest trapt af met een DJ, cocktails en hapjes. Na de speech van de directeur, starten de
teambuildingspellen onder leiding van een hostess en het Mosh-team. Na afloop worden de gasten
door diverse foodtrucks opgewacht om de honger te stillen. De foodtrucks bieden ieder een eigen
keuken aan en hebben genoeg keuze voor mensen met een dieetwens. Zodra iedereen zijn bordje vol
heeft, begint de eerste zanger met zijn act, gevolgd door een goochelaar wie langs de tafels zijn acts
laat zien. De desserts zijn beschikbaar bij de foodtrucks en wordt later afgesloten met een groepsquiz
waar prijzen te winnen vallen. De quiz is bedoeld om werknemers te binden die elkaar niet goed
kennen. De derde act is een band wie de rest van de avond bekende liedjes speelt. Tegen het einde
van de avond is verderop het terrein de vuurwerkshow, welke vanaf de tafels te zien is. Tot slot sluit de
directeur de avond af en mogen de gasten langzamerhand richting het naastgelegen hotel lopen. Voor
de liefhebbers is er een afzakkertje in de bar van het hotel.
Middels Google Drive Forms is er een uitnodiging en vragenlijst naar elke werknemers gestuurd per
mail. Hier is naar de aanwezigheid en dieetwensen gevraagd. De verwachte reactietermijn is snel via
de email en verzameld op een korte termijn de belangrijkste informatie. Een maand later wordt er een
videoboodschap gestuurd met een korte opsomming van het programma. Zo worden de werknemers
herinnerd aan het event en wordt hun interesse (her-)opgewekt. 2 weken voor het event wordt
nogmaals gevraagd of de werknemers aanwezig zullen zijn. Enkele dagen van tevoren stuurt de
directeur een videoboodschap om de genodigden warm te maken voor het event. De dag van het event
wordt nogmaals een herinnering gestuurd en het tijdstip met de reisinstructies. Een aantal dagen na het
event wordt er een mail gestuurd om de gasten te bedanken en een vragenlijst om het feest te
beoordelen. Op Instagram worden de uitnodigingsfilmpjes geplaatst en worden de gasten gevraagd om
het profiel van Pas Past Jou te ‘taggen’, zodat dit weer in beeld komt op het profiel van Pas Past Jou.
Tot slot vindt er een evaluatie plaats om de doelen en doelstellingen te evalueren. Het rapport wordt
opgesteld per onderdeel: het team, de opdrachtgever, de toeleveranciers en tot slot de financiële
afwikkeling. Het rapport wordt overhandigd aan de opdrachtgever en is tevens waardevol voor de
toekomst van Mosh Entertainment.
2
EVENTMANAGEMENT
S.D. Verkaart
Studentnummer 4797408
27-09-2022
Schoevers
Office Management AD
,VOORWOORD
Mijn naam is Shelley Verkaart en ik ben 25 jaar oud. Ik woon samen met mijn man, Peter Hendricks, in
Vinkeveen. Ik ben werkzaam in het bedrijf van Peter en wij werken dagelijks nauw samen. Daarnaast
ben ik leidinggevende bij een hospitality bureau welke hoofdleverancier van de RAI Amsterdam is.
In het verleden heb ik HBO Business Studies en HBO Event Management gedaan aan InHolland. Deze
heb ik wegens omstandigheden niet kunnen afronden. Ik ben aan het werk gegaan als gastvrouw en
vervolgens als event medewerker. Helaas kwam Covid en konden mijn werkzaamheden niet
voortzetten. Op dit punt besloot ik om aan Schoevers de AD Office Management te volgen. Hier wil ik
mezelf ontwikkelen en extra kennis opdoen. Ondertussen zit ik in het tweede en laatste jaar.
Tegenwoordig is de Covid situatie bedaard en ben ik weer werkzaam in de evenementenbranche. Ik
werk maandelijks voor vakbeurzen in de RAI en stuur hier de hostessen aan. Dit doe ik voor Stella
Agency vanuit mijn bedrijf, Mosh Entertainment.
Voor u ligt de moduleopdracht van de module Event Management. Onderdeel van de opleiding Office
Management. Graag bedank ik mijn docent, mevrouw Dost voor de informatieve en vooral boeiende
lessen.
Ik wens u veel leesplezier.
Shelley Danisha Verkaart
1
, SAMENVATTING
Mosh Entertainment is een jong eventmanagement bedrijf wat in opdracht van Pas Past Jou een
creatief voorstel schrijft voor het 10-jarig jubileum. Pas Past Jou is een informeel, hip, kleurrijk en
modieus kledingmerk en wilt voor het personeel en aanhang een vermakelijk event organiseren. Het
doel is de waardering laten blijken aan de 80 werknemers en om alle rangen van werknemers samen te
laten smelten op 1 feest. De wens is om de gasten ook een hotelovernachting aan te bieden en af te
sluiten met vuurwerk. Het budget is €50.000 exclusief BTW.
De SMART doelstelling is specifiek voor 80 medewerkers en hun aanhang op een makkelijk te
bereiken en feestelijke locatie; meetbaar door het meten van de beoordeling na het feest welke
minimaal een 7,5 moet zijn voor een succes; acceptabel omdat het budget en eisen haalbaar zijn met
de middelen; realistisch omdat het de juiste beloning is voor het harde werk van de werknemers;
tijdsgebonden omdat het gehouden moet worden voor 160 gasten op een zaterdagavond in juni.
De locatie is net zo sfeervol als het merk. Voor de eventlocatie is gekozen voor Chateau Marquette.
Deze is goed bereikbaar met de auto en openbaar vervoer. Tevens beschikt deze locatie over een
grote tuin en over genoeg hotelkamers en wilt deze voor een redelijke prijs aanbieden bij het event. In
geval van slecht weer, is er de mogelijkheid om het feest binnen te houden. De locatie wordt feestelijk
en kleurrijk ingericht door gepersonaliseerde ballonnen, stretch tenten, poefs, gekleurde lampjes,
planten, slingers en vuurkorven. Het thema van de avond is ‘voor ieder wat wils’ wat slaat op de
diversiteit van de rangen van werknemers, in samenstroom met de diversiteit aan activiteiten en eten
op het feest. Zo voelt niemand zich buitengesloten en draait het om de mensen zelf.
Het feest trapt af met een DJ, cocktails en hapjes. Na de speech van de directeur, starten de
teambuildingspellen onder leiding van een hostess en het Mosh-team. Na afloop worden de gasten
door diverse foodtrucks opgewacht om de honger te stillen. De foodtrucks bieden ieder een eigen
keuken aan en hebben genoeg keuze voor mensen met een dieetwens. Zodra iedereen zijn bordje vol
heeft, begint de eerste zanger met zijn act, gevolgd door een goochelaar wie langs de tafels zijn acts
laat zien. De desserts zijn beschikbaar bij de foodtrucks en wordt later afgesloten met een groepsquiz
waar prijzen te winnen vallen. De quiz is bedoeld om werknemers te binden die elkaar niet goed
kennen. De derde act is een band wie de rest van de avond bekende liedjes speelt. Tegen het einde
van de avond is verderop het terrein de vuurwerkshow, welke vanaf de tafels te zien is. Tot slot sluit de
directeur de avond af en mogen de gasten langzamerhand richting het naastgelegen hotel lopen. Voor
de liefhebbers is er een afzakkertje in de bar van het hotel.
Middels Google Drive Forms is er een uitnodiging en vragenlijst naar elke werknemers gestuurd per
mail. Hier is naar de aanwezigheid en dieetwensen gevraagd. De verwachte reactietermijn is snel via
de email en verzameld op een korte termijn de belangrijkste informatie. Een maand later wordt er een
videoboodschap gestuurd met een korte opsomming van het programma. Zo worden de werknemers
herinnerd aan het event en wordt hun interesse (her-)opgewekt. 2 weken voor het event wordt
nogmaals gevraagd of de werknemers aanwezig zullen zijn. Enkele dagen van tevoren stuurt de
directeur een videoboodschap om de genodigden warm te maken voor het event. De dag van het event
wordt nogmaals een herinnering gestuurd en het tijdstip met de reisinstructies. Een aantal dagen na het
event wordt er een mail gestuurd om de gasten te bedanken en een vragenlijst om het feest te
beoordelen. Op Instagram worden de uitnodigingsfilmpjes geplaatst en worden de gasten gevraagd om
het profiel van Pas Past Jou te ‘taggen’, zodat dit weer in beeld komt op het profiel van Pas Past Jou.
Tot slot vindt er een evaluatie plaats om de doelen en doelstellingen te evalueren. Het rapport wordt
opgesteld per onderdeel: het team, de opdrachtgever, de toeleveranciers en tot slot de financiële
afwikkeling. Het rapport wordt overhandigd aan de opdrachtgever en is tevens waardevol voor de
toekomst van Mosh Entertainment.
2
