MC tentamen PMMS - PMC
PMC Compact studieboek
Hoofdstuk 1. De essentie
In een project werken betekent: iets nieuws maken met een speciaal
daarvoor in het leven geroepen team. Voor mensen betekent dit vaak een
hoop gedoe:
- Mensen worden gedwongen een project uit te voeren
- Het is lastig alle neuzen dezelfde kant op te krijgen
- Er moeten regels en procedures gevolgd worden en er komt veel
papierwerk bij kijken
Bij projectmatig creëren wordt de traditionele kracht van
projectmanagement gecombineerd met de kracht van scheppend
vermogen, commitment, samenwerking, plezier en inspiratie.
Een biedt stevigheid en flexibiliteit, met daaromheen ruimte voor
groei en ontwikkeling.
Commitment; de belangrijkste oorzaak van problemen in projecten.
Commitment creëer je door mensen iets te laten doen omdat ze erin
geloven.
- In hoeverre is iedereen werkelijk betrokken bij het project?
- In hoeverre neemt iedereen verantwoordelijkheid voor zijn of haar
aandeel in het project?
De essentie van Projectmatig Creëren is:
1. Dat alle betrokkenen zich mede-eigenaar voelen van het project
2. Dat er energie los komt
3. Dat er werkelijk wordt samengewerkt aan gedeelde doelen
Projecten leveren succes op als er
rekening gehouden wordt met vier
aspecten, de relaties hiertussen en met
enkele doorslaggevende succesfactoren
per aspect.
De traditionele benadering van
projectmanagement is vooral gericht op
de structuur van het project. Bij
Projectmatig Creëren creëert het
,projectteam (wij) de gewenste structuur (het). Op basis van de
gemeenschappelijke ambities (zij), commitment en persoonlijke
voorkeuren van teamleden (ik) gaat het team de samenwerking aan (wij).
Projectmatig Creëren:
Levert op Voorkomt
Plezier Berusting
Energie Tijdgebrek
Eigenwaarde Zinloosheid
Creativiteit Stress
Realiteitszin Krampachtighei
d
Commitment
Frustratie
Rust Geduw
Verantwoordelij Geklaag
kheid Strijd
Succes
De eerste fase van het creërend proces is pas afgerond nadat er een
duidelijk omschreven, glashelder gespecificeerd resultaat bepaald is.
Hoofdstuk 2. Projecten, programma’s en processen
Projecten, programma’s en processen zijn drie vormen van tijdelijke
organisatie. Ze hebben een aantal kenmerken met elkaar gemeen:
1. Er is sprake van een duidelijk begin en einde
2. Het gaat om unieke, vaak complexe opgaven
3. Mensen van verschillende disciplines, afdelingen of organisaties
werken met elkaar samen
4. Aansturing buiten de lijn is noodzakelijk
Een project is bedoeld om een of meer concrete resultaten tot stand te
brengen. De weg er naartoe is voorspelbaar, er zijn afspraken gemaakt
over kwaliteit en oplevering en het resultaat is concreet.
Een programma is een verzameling activiteiten waarmee een of meer
doelen moeten worden bereikt. Het programma zorgt voor samenhang
tussen de activiteiten en zorgt dat de doelen met zo min mogelijk
inspanning bereikt worden. Het doel is hetgeen waar men naar streeft en
is een voorgenomen uitkomst, die voorziet in een behoefte en actie
vereist.
Voor een proces heb je te maken met een (nog) niet duidelijk omlijn
vraagstuk of op voorhand te benoemen oplossing. Het proces bestaat uit
samenhangende activiteiten waarmee de betrokken stappen in de
gewenste richting zetten. Processen worden gekenmerkt door een serie
van divergerende (verkennende) en convergerende (selecterende)
, activiteiten. Het proces gaat vaak vooraf aan een project of programma
(verkenning van het probleem).
De opdrachtgever kijkt vooral naar het achterliggend doel en gaat dan
opzoek naar het projectresultaat dat het beste voldoet aan dit doel. De
projectleider is echter alleen verantwoordelijk voor het opleveren van het
resultaat.
Bij programmamanagement staat het alleen het doel vast, niet het
resultaat. Het programmateam vraagt zich dan ook steeds af of de juiste
projecten worden uitgevoerd of dat er andere projecten uitgevoerd moeten
worden om het doel te behalen. De programmamanager houdt zich dan
ook alleen bezig met het resultaat en niet de verantwoordelijkheid (hoe).
Multiprojectmanagement: aansturen van een verzameling projecten die
inhoudelijk onderling niet samenhangen maar wel beroep doen op
dezelfde middelen.
Portfoliomanagement: op strategisch niveau managen van de effectiviteit
van de totale portefeuille aan projecten en programma’s in een
organisatie.
Hoofdstuk 3. Fasen in een project
Elk project doorloopt vier fasen. Na elke fase moet expliciet het besluit
worden genomen om door te gaan of te stoppen. Bij elke fase hoort ook
een standaarddocument:
- Initiatieffase: projectbrief of -opdracht van de opdrachtgever aan
de projectleider (en het team)
- Definitiefase: projectcontract gesloten door opdrachtgever en
projectleider
- Uitvoeringsfase: oplevering van concrete resultaten en de formele
acceptatie daarvan van de opdrachtgever
- Afsluitingsfase: evaluatiedocument voor projectleider- en team
De verschillende fasen:
1. Initiatieffase: iemand adopteert een idee en wordt opdrachtgever
voor het project
a. Opzoek naar projectleider
b. Bepaling van bestaansrecht
c. Maken van een business case
d. Schetsen van de scope
2. Definitiefase: het projectteam wordt gevormd en definieert het
project
a. Afspraken over afbakening, deadlines, kwaliteitseisen etc.
PMC Compact studieboek
Hoofdstuk 1. De essentie
In een project werken betekent: iets nieuws maken met een speciaal
daarvoor in het leven geroepen team. Voor mensen betekent dit vaak een
hoop gedoe:
- Mensen worden gedwongen een project uit te voeren
- Het is lastig alle neuzen dezelfde kant op te krijgen
- Er moeten regels en procedures gevolgd worden en er komt veel
papierwerk bij kijken
Bij projectmatig creëren wordt de traditionele kracht van
projectmanagement gecombineerd met de kracht van scheppend
vermogen, commitment, samenwerking, plezier en inspiratie.
Een biedt stevigheid en flexibiliteit, met daaromheen ruimte voor
groei en ontwikkeling.
Commitment; de belangrijkste oorzaak van problemen in projecten.
Commitment creëer je door mensen iets te laten doen omdat ze erin
geloven.
- In hoeverre is iedereen werkelijk betrokken bij het project?
- In hoeverre neemt iedereen verantwoordelijkheid voor zijn of haar
aandeel in het project?
De essentie van Projectmatig Creëren is:
1. Dat alle betrokkenen zich mede-eigenaar voelen van het project
2. Dat er energie los komt
3. Dat er werkelijk wordt samengewerkt aan gedeelde doelen
Projecten leveren succes op als er
rekening gehouden wordt met vier
aspecten, de relaties hiertussen en met
enkele doorslaggevende succesfactoren
per aspect.
De traditionele benadering van
projectmanagement is vooral gericht op
de structuur van het project. Bij
Projectmatig Creëren creëert het
,projectteam (wij) de gewenste structuur (het). Op basis van de
gemeenschappelijke ambities (zij), commitment en persoonlijke
voorkeuren van teamleden (ik) gaat het team de samenwerking aan (wij).
Projectmatig Creëren:
Levert op Voorkomt
Plezier Berusting
Energie Tijdgebrek
Eigenwaarde Zinloosheid
Creativiteit Stress
Realiteitszin Krampachtighei
d
Commitment
Frustratie
Rust Geduw
Verantwoordelij Geklaag
kheid Strijd
Succes
De eerste fase van het creërend proces is pas afgerond nadat er een
duidelijk omschreven, glashelder gespecificeerd resultaat bepaald is.
Hoofdstuk 2. Projecten, programma’s en processen
Projecten, programma’s en processen zijn drie vormen van tijdelijke
organisatie. Ze hebben een aantal kenmerken met elkaar gemeen:
1. Er is sprake van een duidelijk begin en einde
2. Het gaat om unieke, vaak complexe opgaven
3. Mensen van verschillende disciplines, afdelingen of organisaties
werken met elkaar samen
4. Aansturing buiten de lijn is noodzakelijk
Een project is bedoeld om een of meer concrete resultaten tot stand te
brengen. De weg er naartoe is voorspelbaar, er zijn afspraken gemaakt
over kwaliteit en oplevering en het resultaat is concreet.
Een programma is een verzameling activiteiten waarmee een of meer
doelen moeten worden bereikt. Het programma zorgt voor samenhang
tussen de activiteiten en zorgt dat de doelen met zo min mogelijk
inspanning bereikt worden. Het doel is hetgeen waar men naar streeft en
is een voorgenomen uitkomst, die voorziet in een behoefte en actie
vereist.
Voor een proces heb je te maken met een (nog) niet duidelijk omlijn
vraagstuk of op voorhand te benoemen oplossing. Het proces bestaat uit
samenhangende activiteiten waarmee de betrokken stappen in de
gewenste richting zetten. Processen worden gekenmerkt door een serie
van divergerende (verkennende) en convergerende (selecterende)
, activiteiten. Het proces gaat vaak vooraf aan een project of programma
(verkenning van het probleem).
De opdrachtgever kijkt vooral naar het achterliggend doel en gaat dan
opzoek naar het projectresultaat dat het beste voldoet aan dit doel. De
projectleider is echter alleen verantwoordelijk voor het opleveren van het
resultaat.
Bij programmamanagement staat het alleen het doel vast, niet het
resultaat. Het programmateam vraagt zich dan ook steeds af of de juiste
projecten worden uitgevoerd of dat er andere projecten uitgevoerd moeten
worden om het doel te behalen. De programmamanager houdt zich dan
ook alleen bezig met het resultaat en niet de verantwoordelijkheid (hoe).
Multiprojectmanagement: aansturen van een verzameling projecten die
inhoudelijk onderling niet samenhangen maar wel beroep doen op
dezelfde middelen.
Portfoliomanagement: op strategisch niveau managen van de effectiviteit
van de totale portefeuille aan projecten en programma’s in een
organisatie.
Hoofdstuk 3. Fasen in een project
Elk project doorloopt vier fasen. Na elke fase moet expliciet het besluit
worden genomen om door te gaan of te stoppen. Bij elke fase hoort ook
een standaarddocument:
- Initiatieffase: projectbrief of -opdracht van de opdrachtgever aan
de projectleider (en het team)
- Definitiefase: projectcontract gesloten door opdrachtgever en
projectleider
- Uitvoeringsfase: oplevering van concrete resultaten en de formele
acceptatie daarvan van de opdrachtgever
- Afsluitingsfase: evaluatiedocument voor projectleider- en team
De verschillende fasen:
1. Initiatieffase: iemand adopteert een idee en wordt opdrachtgever
voor het project
a. Opzoek naar projectleider
b. Bepaling van bestaansrecht
c. Maken van een business case
d. Schetsen van de scope
2. Definitiefase: het projectteam wordt gevormd en definieert het
project
a. Afspraken over afbakening, deadlines, kwaliteitseisen etc.
