Samenvatting De kern van de administratieve organisatie, ISBN: 9789001889616 FOR

De kern van de administratieve organisatie.
Hoofdstuk 1
Organisatie: een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet van middelen
(input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een doelstelling te bereiken.

Bedrijf: een vorm van een organisatie met het doel om winst te behalen.

We onderscheiden vier soorten input:
1. Geld.
2. Goederen.
3. Mensen
4. Informatie.
Bij de agency theorie onderscheiden we twee partijen: de principaal en de agent. Dit komt
bijvoorbeeld voor als de eigenaar de leiding van zijn bedrijf aan iemand anders overdraagt. De
eigenaar is dan de principaal en de leiding de agent.
De eigenaar kan dan benadeeld worden doordat de leiding andere belangen heeft, maar ook
doordat de leiding over alle informatie beschikt die de eigenaar niet (meer) heeft. Hierbij heeft
de eigenaar twee problemen:
1. Hidden action:
 Hij weet niet zeker of de agent zijn best doet en of hij de goede dingen doet.
2. Hidden information:
 Hij weet niet of de agent de waarheid vertelt als hij zich verantwoordt.

Informatieassymetrie: wanneer de ene partij over meer informatie beschikt dan de andere
partij.

Missie: waar een organisatie voor staat. (het bestaansrecht van de organistatie)
De missie is een beknopte verklaring met daarin:
 De reden waarom de organisatie bestaat.
 Het primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht.
 De kernwaarden die als richtlijn functioneren voor de werkzaamheden van de
werknemers.
 De wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan.
 De wijze waarop de organisatie verwacht de klanten waarde te bieden.

Visie: waar een organisatie voor gaat. (toekomst)
- Inspireert de medewerkers
- Geeft beeld van de doelstellingen van de organisatie op middellange tot lange termijn (3
tot 10 jaar)

strategie
De missie en visie geven vooral aan wat de organisatie wil bereiken. De strategische
uitgangspunten formuleren hoe dit bereikt moet worden.

De strategie zal wijzigen, met name door veranderingen in de buitenwereld.

Doelen en plannen
De strategie wordt vertaald naar concrete doelen en plannen. Er worden concrete acties
geformuleerd voor een periode die moet leiden tot het behalen van de strategie. Dit kan met:

, 1. Meerjarenplannen. (verbindingsschakel tussen de strategie en het jaarplan voor het
komende jaar)
2. Jaarplannen.

De doelen en plannen moeten smart geformuleerd zijn:
 Specifiek
 Meetbaar
 Acceptabel
 Realistisch
 Tijdgebonden

Budget: financiële weergave van wat het bedrijf en de afdelingen daarbinnen het komende jaar
moeten bereiken.

Plannen en budget  tactisch niveau  middenmanagement.

Planning: het hele proces van het vooraf bepalen van doelstellingen en hoe die te bereiken en
vervolgens het bewaken van de realisatie van de doelstellingen.

Meten en registreren.
We meten de input, de output en welke resultaten zijn bereikt. Met deze informatie wordt onder
meer het volgende gedaan:
 Bijsturen als de uitvoering misgaat.
 Verantwoording afleggen aan de chef.
 Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt.
 Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt.

Kritische succesfactoren (KSF’s): factoren die zo belangrijk zijn voor het behalen va de
organisatiedoelstellingen dat informatie hierover van “levensbelang” is.
 Het gaat om interne en externe informatie.

Control
Er vindt confrontatie plaats tussen de werkelijkheid en de opgestelde plannen. Dit kan leiden tot
bijsturing. Deze bijsturing kan plaatsvinden op drie niveau’s:
1. Operationeel: de uitvoering loopt niet goed.
2. Tactisch: het budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten).
3. Strategisch: de strategische doelstellingen worden niet behaald.

Door de werkelijkheid (IST) met de plannen te vergelijken (SOLL) is er sprake van
verantwoording afleggen.


Hoofdstuk 3
Informatie:
 Het is een eindproduct
 Het moet voor iemand betekenis hebben.

Informatie vormt het eindproduct van het informatieverzorgingsproces. Dit proces verloopt als
volgt:
Functie informatiebehoefte  gegevens verzamelen en vastleggen  gegevens verwerken 
informatie verstrekken.

, We onderscheiden:
1. kwaliteit eisen van informatie
2. kwaliteit eisen van het productieproces van informatie.

De kwaliteit eisen van informatie:
1. Begrijpelijkheid.
2. Relevantie.
3. Betrouwbaarheid.

Relevantie kent 2 aspecten:
1. Effectiviteit; wordt degene die de informatie ontvangt er echt door ondersteund?
2. Tijdigheid; is de informatie op het juiste moment?

De betrouwbaarheid word vaak onderverdeeld in:
1. Juistheid.
2. Volledigheid.

Een randvoorwaarde bij de informatieverzorging is dat de baten altijd groter moeten zijn dan de
kosten
Naast deze randvoorwaarde zijn er de volgende kwaliteitseisen:
1. Flexibiliteit
2. Continuïteit
3. Betrouwbaarheid en controleerbaarheid.
4. Privacy

Soort informatie Bestemd voor Doel kenmerk

Strategisch Top management Bepalen strategie Veelal extern

Tactisch Midden management Bepalen of Samengevatte interne
doelstellingen gehaald informatie
worden
Operationeel Uitvoerend Dagelijkse gang van Gedetailleerde interne
management zaken goed laten informatie.
verlopen


Strategische niveau hoe realiseren we de missie en visie
Invloeden extern; gebruik maken van DESTEP-model:

De DESTEP factoren (deze zijn niet beheersbaar en niet beïnvloedbaar):
 Demografisch
 Economisch:
 Sociaal-cultureel:
 Technologisch:
 Ecologisch:
 Politiek-juridisch

De balanced scorecard (BSC) is een breed inzetbare methodiek ter ondersteuning van het
management. De BSC biedt ook handvatten voor de doorvertaling van strategische naar
operationele doelstellingen. Omgekeerd kan operationele informatie uit de BSC worden gebruikt
bij het bepalen van de strategie.

Tactische informatie nodig voor: controleren, bewaken en aansturen van bedrijfsprocessen.