Samenvatting NEVI 1 Publiek: Module 2 – Uitvoeren van onderhandse procedures
Inhoudsopgave
1. Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse procedures .................................................................. 5
1.1. Enkelvoudige onderhandse procedure ........................................................................................... 5
1.2. Meervoudige onderhandse procedure ........................................................................................... 5
1.2.1. Verloop van de procedure ................................................................................................... 5
1.2.2. Selecteren van ondernemers .............................................................................................. 5
1.2.3. Transparantie over procedure en beoordeling ................................................................... 6
1.2.4. Verplicht motiveren gunningsbeslissing.............................................................................. 6
1.2.5. Hanteren van de opschortende termijn .............................................................................. 6
1.2.6. Kenmerken van een meervoudige procedure ..................................................................... 6
1.3. Wanneer enkelvoudig en wanneer meervoudig onderhands aanbesteden? ................................. 6
2. Hoofdstuk 2: Termijnen en planningen ........................................................................................... 8
2.1. Termijnen ........................................................................................................................................ 8
2.2. Planning onderhandse procedures ................................................................................................. 8
3. Hoofdstuk 3: Selecteren van deelnemers ....................................................................................... 9
3.1. Verschillende methoden ................................................................................................................. 9
3.2. Projectmatige methode................................................................................................................... 9
3.3. Groslijstmethodiek .......................................................................................................................... 9
4. Hoofdstuk 4: Stakeholdermanagement binnen inkoop ................................................................ 11
4.1. De stakeholders van inkoop .......................................................................................................... 11
4.2. Stakeholderanalyse ....................................................................................................................... 11
4.2.1. De betrokken partijen in kaart brengen ............................................................................ 11
4.2.2. Definieer de belangen ....................................................................................................... 11
4.2.3. Definieer de mate van invloed .......................................................................................... 11
4.2.4. Indelen naar belang en invloed ......................................................................................... 11
5. Hoofdstuk 5 – Stakeholdermanagement en communicatie ......................................................... 13
5.1. Communicatiematrix ..................................................................................................................... 13
5.2. Belang van communicatie ............................................................................................................. 13
6. Hoofdstuk 6 – Het inkoopproces (een beknopt overzicht) ........................................................... 14
6.1. Tactische en operationele inkoop ................................................................................................. 14
6.1.1. Tactische inkoop ................................................................................................................ 14
6.1.2. Operationele inkoop.......................................................................................................... 14
6.2. De rol van de inkoper in de zes fasen............................................................................................ 14
6.2.1. Specificeren ....................................................................................................................... 14
1
, 6.2.2. Selecteren .......................................................................................................................... 14
6.2.3. Contracteren...................................................................................................................... 14
6.2.4. Bestellen ............................................................................................................................ 14
6.2.5. Bewaken ............................................................................................................................ 14
6.2.6. Nazorg................................................................................................................................ 14
6.3. De vier niveaus van inkoop............................................................................................................ 14
6.3.1. Strategische inkoop ........................................................................................................... 15
6.3.2. Tactische inkoop ................................................................................................................ 15
6.3.3. Operationele inkoop.......................................................................................................... 15
6.3.4. Ondersteunende activiteiten ............................................................................................ 15
7. Hoofdstuk 7 – Plaats en belang van operationele inkoop............................................................. 16
7.1. Samenhang tussen tactische en operationele inkoop .................................................................. 16
7.2. Wat staat er in de bestelling?........................................................................................................ 16
7.3. Hoe gaan we bestellen? ................................................................................................................ 16
7.3.1. Een passende werkwijze.................................................................................................... 16
7.3.2. Een eenvoudige werkwijze ................................................................................................ 16
8. Hoofdstuk 8 – Optimaliseren van de operationele inkoop ........................................................... 18
8.1. Kostenverlaging: de context .......................................................................................................... 18
8.1.1. Twee soorten kosten ......................................................................................................... 18
8.1.2. De organisatie als keten .................................................................................................... 18
8.2. Optimaliseren van het bestelproces ............................................................................................. 18
8.2.1. Opmaken en controleren van een bestelaanvraag ........................................................... 18
8.2.2. Opmaken van de bestelling ............................................................................................... 18
8.2.3. Kleine bestellingen zijn duur ............................................................................................. 19
8.3. Optimaliseren van de bewaking .................................................................................................... 19
8.3.1. Bewaking van bestellingen ................................................................................................ 19
8.3.2. Ontvangstcontrole en acceptatietest ................................................................................ 19
8.3.3. Prestatiebewaking ............................................................................................................. 19
8.4. Optimaliseren van de nazorg ........................................................................................................ 19
8.4.1. Factuurcontrole ................................................................................................................. 20
8.4.2. Meerwerk (of minderwerk) ............................................................................................... 20
8.4.3. Afwikkeling van claims en boeteclausules ........................................................................ 20
8.4.4. Afronding van projecten.................................................................................................... 20
9. Hoofdstuk 9 – Contractbeheer: een introductie ........................................................................... 21
9.1. Aanleiding voor contractbeheer.................................................................................................... 21
9.2. Risico’s van onvoldoende contractbeheer .................................................................................... 21
2
,9.3. Contractbeheer als onderdeel van contractmanagement ............................................................ 21
9.4. Rollen in contractbeheer ............................................................................................................... 22
9.5. Beleggen van de verantwoordelijkheid voor contractbeheer ...................................................... 22
9.6. Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer .................................................................... 22
9.6.1. Bepaal de nul situatie ........................................................................................................ 22
9.6.2. Creëer draagvlak................................................................................................................ 22
9.6.3. Creëer heldere toekomstvisie ........................................................................................... 22
9.6.4. Standaardiseer contractprocedures .................................................................................. 23
9.6.5. Selecteer IT-ondersteuning ............................................................................................... 23
9.6.6. Verzamel en registreer contractgegevens ........................................................................ 23
9.6.7. Activeer contractgegevens ................................................................................................ 23
9.6.8. Nazorganalyse en link naar contractmanagement............................................................ 23
9.7. Contractbeheer: de 7 geboden ..................................................................................................... 23
10. Hoofdstuk 10 – Inrichting en kosten van contractbeheer............................................................. 24
10.1. Gebruik van ICT ..................................................................................................................... 24
10.2. Pakketkeuze........................................................................................................................... 24
10.3. Welke contracten worden opgenomen in het systeem? ...................................................... 24
10.4. Kosten van contractbeheer ................................................................................................... 24
11. Hoofdstuk 11 – Contractmanagement .......................................................................................... 25
11.1. Voordelen van contractmanagement ................................................................................... 25
11.2. Rollen, taken en verantwoordelijkheden .............................................................................. 25
11.3. Uitvoering van contractmanagement ................................................................................... 25
11.4. Typen verplichtingen en contracten ..................................................................................... 25
11.4.1. Typen verplichtingen ......................................................................................................... 25
11.4.2. Typen contracten............................................................................................................... 26
11.5. Stappenplan opzetten contractmanagement ....................................................................... 26
11.5.1. Bepaal de scope ................................................................................................................. 26
11.5.2. Bepaal het contracttype .................................................................................................... 27
11.5.3. Bepaal waarop je wil sturen .............................................................................................. 27
11.5.4. Overleg met betrokken leveranciers ................................................................................. 27
11.5.5. Zet een rapportage op ....................................................................................................... 27
11.6. Systemen voor contractmanagement ................................................................................... 27
11.6.1. Vastlegging van gegevens in een systeem ........................................................................ 27
11.6.2. Tips voor selectie ............................................................................................................... 28
11.6.3. Tips voor implementatie en gebruik ................................................................................. 28
11.7. Gezamenlijk contractmanagement bij gezamenlijke inkooptrajecten ................................. 28
3
, 11.7.1. Totstandkoming van de coördinatie ................................................................................. 28
11.7.2. Centraal gecoördineerd ..................................................................................................... 28
11.7.3. Decentraal per aanbestedende dienst .............................................................................. 28
11.8. Kosten van contractmanagement ......................................................................................... 28
12. Hoofdstuk 12 – De vijf belangrijke pijlers van succesvol contractmanagement........................... 29
12.1. Pijler 1 ➔ Organisatie ........................................................................................................... 29
12.2. Pijler 2 ➔ Contractadministratie .......................................................................................... 29
12.3. Pijler 3 ➔ Prestatiemanagement .......................................................................................... 29
12.4. Pijler 4 ➔ Leveranciersontwikkeling..................................................................................... 29
12.5. Pijler 5 ➔ Relatiemanagement ............................................................................................. 30
13. Hoofdstuk 13 – Contractmanagement; stand van zaken Nederland ............................................ 31
13.1. Contractmanagement in de organisatie................................................................................ 31
13.2. Toekomstige ontwikkelingen ................................................................................................ 31
13.3. Gebruik van software ............................................................................................................ 31
13.4. Tips voor stakeholdermanagement ...................................................................................... 31
14. Hoofdstuk 14 – Volwassenheid in contractmanagement ............................................................. 32
15. Hoofdstuk 15 – Prestatiemeten .................................................................................................... 33
15.1. Wat is prestatiemeten? ......................................................................................................... 33
15.2. Tijdens het hele inkoopproces .............................................................................................. 33
15.3. Methoden voor prestatiemeting ........................................................................................... 33
15.3.1. Stakeholder review ............................................................................................................ 33
15.3.2. Vendorrating...................................................................................................................... 33
15.4. Criteria en normen ................................................................................................................ 34
15.5. Eenvoudig beoordelingssysteem........................................................................................... 34
16. Hoofdstuk 16 – Toepassen van prestatiemeten in nieuwe aanbesteding .................................... 35
16.1. In Europese aanbestedingen ................................................................................................. 35
16.2. In onderhandse procedures .................................................................................................. 35
17. Hoofdstuk 17 – Methoden voor prestatiemeten bij complexe contracten .................................. 36
17.1. De past-performance methode van de Noord-Hollandse gemeenten ................................. 36
17.1.2. Doel van past performance ................................................................................................... 36
17.1.3. Beoordelingsaspecten ........................................................................................................... 36
17.1.4. Stappenplan........................................................................................................................... 37
17.1.5. Gebruik van de beoordeling .................................................................................................. 37
4
,Thema 1 Onderhandse aanbestedingsprocedures
1. Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse procedures
Voor de opdracht wordt geen openbare aankondiging geplaats. De aanbestedende dienst bepaalt zelf
wie een offerte mag uitbrengen. Hierin zijn 2 vormen: enkelvoudige en meervoudige onderhandse
procedure.
1.1. Enkelvoudige onderhandse procedure
De opdracht wordt één-op-één gegund en de inrichting van de uitvraag is geheel vrij aan de
aanbestedende dienst. Er worden geen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningscriteria
opgesteld. Een programma van eisen (PvE) of bestek is mogelijk, maar het hoeft niet. Wel moeten er
altijd contractuele voorwaarden worden verbonden en moet er sprake zijn van een redelijke termijn
voor het indienen van een offerte.
Over een ingediende offerte mag onderhandeld worden. Daarna mag de opdracht direct worden
gegund. Er is geen bezwaar- of beroepstermijn.
1.2. Meervoudige onderhandse procedure
Bij meervoudig wordt de opdracht gegund na concurrentiestelling tussen 3 tot 5 ondernemers. Deze
zijn gekozen door de aanbestedende dienst.
1.2.1. Verloop van de procedure
De aanbestedende dienst stelt een offerteaanvraag op inclusief PvE of bestek, conceptovereenkomst
en algemene inkoopvoorwaarden. De aanbestedende dienst kiest zelf de ondernemers en nodigt deze
uit via een email of elektronisch aanbestedingssysteem (zoals TenderNed). Hierna volgt de
mogelijkheid tot vragen stellen met de Nota van Inlichtingen tot gevolg. De ontvangen offertes worden
beoordeeld op vooraf vastgestelde gunningscriteria. Waarna de best beoordeelde offerte de opdracht
wint.
Na de mededeling van de gunningsbeslissing wordt de opschortende termijn in acht genomen.
Wanneer er geen bezwaar wordt gemaakt door één van de andere partijen tijdens de opschortende
termijn, kan de overeenkomst worden ondertekend.
Hoewel bij meervoudig onderhandse procedures meer vrijheid is dan bij een Europese aanbesteding
moet er op bepaalde punten de aanbestedingswet 2012 (AW 2012) worden gevolgd:
1.2.2. Selecteren van ondernemers
Het aantal uit te nodigen ondernemers is beperkt. Volgens de Gids Proportionaliteit moeten dit 3 tot
5 ondernemers zijn. Meer ondernemers leidt tot disproportionele transactiekosten in verhouding met
de opdrachtwaarde.
Het toepassen van uitsluitingsgronden is facultatief en dus niet verplicht. Het toepassen van
geschiktheidseisen en selectiecriteria wordt alleen gedaan, wanneer een inschrijver onbekend is. Als
er uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria worden toegepast is een Uniform
Europees Aanbestedingsdocument (UEA) verplicht.
Het selecteren van aanbieders moet gebeuren op basis van objectieve gronden. Wat objectief is, is
niet eenvoudig te omschrijven. Pianoo heeft daarvoor de ‘handreiking selectie van ondernemers bij
onderhandse procedures’ opgesteld. De aanbestedende dienst moet kunnen motiveren waarom
aanbieders zijn geselecteerd. Bij de selectie moet altijd het eigen inkoopbeleid in acht worden
genomen.
5
, Het is toegestaan om lokale ondernemers uit te nodigen, maar het is niet toegestaan om alleen maar
lokale ondernemers uit te nodigen. In het inkoopbeleid moet zijn uitgelegd hoe lokale ondernemingen
deel uitmaken van de uitgenodigde deelnemers.
1.2.3. Transparantie over procedure en beoordeling
De procedure moet volstrekt duidelijk zijn voor de aanbieders en op basis van welke gunningscriteria
de offerte zal worden beoordeeld.
1.2.4. Verplicht motiveren gunningsbeslissing
De motivering dient aan dezelfde eisen te voldoen als een Europese aanbesteding. Dus; de scores van
de inschrijving en winnende inschrijving inclusief motivatie wanneer een aanbieder niet maximaal
gescoord heeft. Ook moet worden medegedeeld wat de kenmerken en relatieve voordelen zijn van de
winnende inschrijving.
1.2.5. Hanteren van de opschortende termijn
De lengte ligt vrij, maar in praktijk wordt 10 dagen vaak gehanteerd als redelijke en billijke termijn. Er
zijn geen wettelijke termijnen bij enkelvoudig en meervoudige procedures.
1.2.6. Kenmerken van een meervoudige procedure
• Toepassen op opdrachten zoals vastgelegd in eigen inkoopbeleid. Gids Proportionaliteit moet
worden gevolgd.
• Uitvraag dient te voldoen aan transparantie-, proportionaliteits- en gelijkheidsbeginsel.
• Relatief korte doorlooptijd
• Er mag niet onderhandeld worden over de offertes op basis van het gelijkheidsbeginsel.
1.3. Wanneer enkelvoudig en wanneer meervoudig onderhands aanbesteden?
De aanbestedende dienst heeft in het inkoopbeleid vastgelegd, wanneer welke procedure moet
worden gevolgd. Hierbij moet rekening worden gehouden met de Gids Proportionaliteit. Deze geeft
een indeling voor centrale en decentrale overheden (zie afbeelding hieronder). In deze schema’s is
geen rekening gehouden met grensoverschrijdend belang en ook niet met SAS-diensten. In het geval
van grensoverschrijdend belang wordt een nationale procedure gevolgd.
6
Inhoudsopgave
1. Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse procedures .................................................................. 5
1.1. Enkelvoudige onderhandse procedure ........................................................................................... 5
1.2. Meervoudige onderhandse procedure ........................................................................................... 5
1.2.1. Verloop van de procedure ................................................................................................... 5
1.2.2. Selecteren van ondernemers .............................................................................................. 5
1.2.3. Transparantie over procedure en beoordeling ................................................................... 6
1.2.4. Verplicht motiveren gunningsbeslissing.............................................................................. 6
1.2.5. Hanteren van de opschortende termijn .............................................................................. 6
1.2.6. Kenmerken van een meervoudige procedure ..................................................................... 6
1.3. Wanneer enkelvoudig en wanneer meervoudig onderhands aanbesteden? ................................. 6
2. Hoofdstuk 2: Termijnen en planningen ........................................................................................... 8
2.1. Termijnen ........................................................................................................................................ 8
2.2. Planning onderhandse procedures ................................................................................................. 8
3. Hoofdstuk 3: Selecteren van deelnemers ....................................................................................... 9
3.1. Verschillende methoden ................................................................................................................. 9
3.2. Projectmatige methode................................................................................................................... 9
3.3. Groslijstmethodiek .......................................................................................................................... 9
4. Hoofdstuk 4: Stakeholdermanagement binnen inkoop ................................................................ 11
4.1. De stakeholders van inkoop .......................................................................................................... 11
4.2. Stakeholderanalyse ....................................................................................................................... 11
4.2.1. De betrokken partijen in kaart brengen ............................................................................ 11
4.2.2. Definieer de belangen ....................................................................................................... 11
4.2.3. Definieer de mate van invloed .......................................................................................... 11
4.2.4. Indelen naar belang en invloed ......................................................................................... 11
5. Hoofdstuk 5 – Stakeholdermanagement en communicatie ......................................................... 13
5.1. Communicatiematrix ..................................................................................................................... 13
5.2. Belang van communicatie ............................................................................................................. 13
6. Hoofdstuk 6 – Het inkoopproces (een beknopt overzicht) ........................................................... 14
6.1. Tactische en operationele inkoop ................................................................................................. 14
6.1.1. Tactische inkoop ................................................................................................................ 14
6.1.2. Operationele inkoop.......................................................................................................... 14
6.2. De rol van de inkoper in de zes fasen............................................................................................ 14
6.2.1. Specificeren ....................................................................................................................... 14
1
, 6.2.2. Selecteren .......................................................................................................................... 14
6.2.3. Contracteren...................................................................................................................... 14
6.2.4. Bestellen ............................................................................................................................ 14
6.2.5. Bewaken ............................................................................................................................ 14
6.2.6. Nazorg................................................................................................................................ 14
6.3. De vier niveaus van inkoop............................................................................................................ 14
6.3.1. Strategische inkoop ........................................................................................................... 15
6.3.2. Tactische inkoop ................................................................................................................ 15
6.3.3. Operationele inkoop.......................................................................................................... 15
6.3.4. Ondersteunende activiteiten ............................................................................................ 15
7. Hoofdstuk 7 – Plaats en belang van operationele inkoop............................................................. 16
7.1. Samenhang tussen tactische en operationele inkoop .................................................................. 16
7.2. Wat staat er in de bestelling?........................................................................................................ 16
7.3. Hoe gaan we bestellen? ................................................................................................................ 16
7.3.1. Een passende werkwijze.................................................................................................... 16
7.3.2. Een eenvoudige werkwijze ................................................................................................ 16
8. Hoofdstuk 8 – Optimaliseren van de operationele inkoop ........................................................... 18
8.1. Kostenverlaging: de context .......................................................................................................... 18
8.1.1. Twee soorten kosten ......................................................................................................... 18
8.1.2. De organisatie als keten .................................................................................................... 18
8.2. Optimaliseren van het bestelproces ............................................................................................. 18
8.2.1. Opmaken en controleren van een bestelaanvraag ........................................................... 18
8.2.2. Opmaken van de bestelling ............................................................................................... 18
8.2.3. Kleine bestellingen zijn duur ............................................................................................. 19
8.3. Optimaliseren van de bewaking .................................................................................................... 19
8.3.1. Bewaking van bestellingen ................................................................................................ 19
8.3.2. Ontvangstcontrole en acceptatietest ................................................................................ 19
8.3.3. Prestatiebewaking ............................................................................................................. 19
8.4. Optimaliseren van de nazorg ........................................................................................................ 19
8.4.1. Factuurcontrole ................................................................................................................. 20
8.4.2. Meerwerk (of minderwerk) ............................................................................................... 20
8.4.3. Afwikkeling van claims en boeteclausules ........................................................................ 20
8.4.4. Afronding van projecten.................................................................................................... 20
9. Hoofdstuk 9 – Contractbeheer: een introductie ........................................................................... 21
9.1. Aanleiding voor contractbeheer.................................................................................................... 21
9.2. Risico’s van onvoldoende contractbeheer .................................................................................... 21
2
,9.3. Contractbeheer als onderdeel van contractmanagement ............................................................ 21
9.4. Rollen in contractbeheer ............................................................................................................... 22
9.5. Beleggen van de verantwoordelijkheid voor contractbeheer ...................................................... 22
9.6. Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer .................................................................... 22
9.6.1. Bepaal de nul situatie ........................................................................................................ 22
9.6.2. Creëer draagvlak................................................................................................................ 22
9.6.3. Creëer heldere toekomstvisie ........................................................................................... 22
9.6.4. Standaardiseer contractprocedures .................................................................................. 23
9.6.5. Selecteer IT-ondersteuning ............................................................................................... 23
9.6.6. Verzamel en registreer contractgegevens ........................................................................ 23
9.6.7. Activeer contractgegevens ................................................................................................ 23
9.6.8. Nazorganalyse en link naar contractmanagement............................................................ 23
9.7. Contractbeheer: de 7 geboden ..................................................................................................... 23
10. Hoofdstuk 10 – Inrichting en kosten van contractbeheer............................................................. 24
10.1. Gebruik van ICT ..................................................................................................................... 24
10.2. Pakketkeuze........................................................................................................................... 24
10.3. Welke contracten worden opgenomen in het systeem? ...................................................... 24
10.4. Kosten van contractbeheer ................................................................................................... 24
11. Hoofdstuk 11 – Contractmanagement .......................................................................................... 25
11.1. Voordelen van contractmanagement ................................................................................... 25
11.2. Rollen, taken en verantwoordelijkheden .............................................................................. 25
11.3. Uitvoering van contractmanagement ................................................................................... 25
11.4. Typen verplichtingen en contracten ..................................................................................... 25
11.4.1. Typen verplichtingen ......................................................................................................... 25
11.4.2. Typen contracten............................................................................................................... 26
11.5. Stappenplan opzetten contractmanagement ....................................................................... 26
11.5.1. Bepaal de scope ................................................................................................................. 26
11.5.2. Bepaal het contracttype .................................................................................................... 27
11.5.3. Bepaal waarop je wil sturen .............................................................................................. 27
11.5.4. Overleg met betrokken leveranciers ................................................................................. 27
11.5.5. Zet een rapportage op ....................................................................................................... 27
11.6. Systemen voor contractmanagement ................................................................................... 27
11.6.1. Vastlegging van gegevens in een systeem ........................................................................ 27
11.6.2. Tips voor selectie ............................................................................................................... 28
11.6.3. Tips voor implementatie en gebruik ................................................................................. 28
11.7. Gezamenlijk contractmanagement bij gezamenlijke inkooptrajecten ................................. 28
3
, 11.7.1. Totstandkoming van de coördinatie ................................................................................. 28
11.7.2. Centraal gecoördineerd ..................................................................................................... 28
11.7.3. Decentraal per aanbestedende dienst .............................................................................. 28
11.8. Kosten van contractmanagement ......................................................................................... 28
12. Hoofdstuk 12 – De vijf belangrijke pijlers van succesvol contractmanagement........................... 29
12.1. Pijler 1 ➔ Organisatie ........................................................................................................... 29
12.2. Pijler 2 ➔ Contractadministratie .......................................................................................... 29
12.3. Pijler 3 ➔ Prestatiemanagement .......................................................................................... 29
12.4. Pijler 4 ➔ Leveranciersontwikkeling..................................................................................... 29
12.5. Pijler 5 ➔ Relatiemanagement ............................................................................................. 30
13. Hoofdstuk 13 – Contractmanagement; stand van zaken Nederland ............................................ 31
13.1. Contractmanagement in de organisatie................................................................................ 31
13.2. Toekomstige ontwikkelingen ................................................................................................ 31
13.3. Gebruik van software ............................................................................................................ 31
13.4. Tips voor stakeholdermanagement ...................................................................................... 31
14. Hoofdstuk 14 – Volwassenheid in contractmanagement ............................................................. 32
15. Hoofdstuk 15 – Prestatiemeten .................................................................................................... 33
15.1. Wat is prestatiemeten? ......................................................................................................... 33
15.2. Tijdens het hele inkoopproces .............................................................................................. 33
15.3. Methoden voor prestatiemeting ........................................................................................... 33
15.3.1. Stakeholder review ............................................................................................................ 33
15.3.2. Vendorrating...................................................................................................................... 33
15.4. Criteria en normen ................................................................................................................ 34
15.5. Eenvoudig beoordelingssysteem........................................................................................... 34
16. Hoofdstuk 16 – Toepassen van prestatiemeten in nieuwe aanbesteding .................................... 35
16.1. In Europese aanbestedingen ................................................................................................. 35
16.2. In onderhandse procedures .................................................................................................. 35
17. Hoofdstuk 17 – Methoden voor prestatiemeten bij complexe contracten .................................. 36
17.1. De past-performance methode van de Noord-Hollandse gemeenten ................................. 36
17.1.2. Doel van past performance ................................................................................................... 36
17.1.3. Beoordelingsaspecten ........................................................................................................... 36
17.1.4. Stappenplan........................................................................................................................... 37
17.1.5. Gebruik van de beoordeling .................................................................................................. 37
4
,Thema 1 Onderhandse aanbestedingsprocedures
1. Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse procedures
Voor de opdracht wordt geen openbare aankondiging geplaats. De aanbestedende dienst bepaalt zelf
wie een offerte mag uitbrengen. Hierin zijn 2 vormen: enkelvoudige en meervoudige onderhandse
procedure.
1.1. Enkelvoudige onderhandse procedure
De opdracht wordt één-op-één gegund en de inrichting van de uitvraag is geheel vrij aan de
aanbestedende dienst. Er worden geen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningscriteria
opgesteld. Een programma van eisen (PvE) of bestek is mogelijk, maar het hoeft niet. Wel moeten er
altijd contractuele voorwaarden worden verbonden en moet er sprake zijn van een redelijke termijn
voor het indienen van een offerte.
Over een ingediende offerte mag onderhandeld worden. Daarna mag de opdracht direct worden
gegund. Er is geen bezwaar- of beroepstermijn.
1.2. Meervoudige onderhandse procedure
Bij meervoudig wordt de opdracht gegund na concurrentiestelling tussen 3 tot 5 ondernemers. Deze
zijn gekozen door de aanbestedende dienst.
1.2.1. Verloop van de procedure
De aanbestedende dienst stelt een offerteaanvraag op inclusief PvE of bestek, conceptovereenkomst
en algemene inkoopvoorwaarden. De aanbestedende dienst kiest zelf de ondernemers en nodigt deze
uit via een email of elektronisch aanbestedingssysteem (zoals TenderNed). Hierna volgt de
mogelijkheid tot vragen stellen met de Nota van Inlichtingen tot gevolg. De ontvangen offertes worden
beoordeeld op vooraf vastgestelde gunningscriteria. Waarna de best beoordeelde offerte de opdracht
wint.
Na de mededeling van de gunningsbeslissing wordt de opschortende termijn in acht genomen.
Wanneer er geen bezwaar wordt gemaakt door één van de andere partijen tijdens de opschortende
termijn, kan de overeenkomst worden ondertekend.
Hoewel bij meervoudig onderhandse procedures meer vrijheid is dan bij een Europese aanbesteding
moet er op bepaalde punten de aanbestedingswet 2012 (AW 2012) worden gevolgd:
1.2.2. Selecteren van ondernemers
Het aantal uit te nodigen ondernemers is beperkt. Volgens de Gids Proportionaliteit moeten dit 3 tot
5 ondernemers zijn. Meer ondernemers leidt tot disproportionele transactiekosten in verhouding met
de opdrachtwaarde.
Het toepassen van uitsluitingsgronden is facultatief en dus niet verplicht. Het toepassen van
geschiktheidseisen en selectiecriteria wordt alleen gedaan, wanneer een inschrijver onbekend is. Als
er uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria worden toegepast is een Uniform
Europees Aanbestedingsdocument (UEA) verplicht.
Het selecteren van aanbieders moet gebeuren op basis van objectieve gronden. Wat objectief is, is
niet eenvoudig te omschrijven. Pianoo heeft daarvoor de ‘handreiking selectie van ondernemers bij
onderhandse procedures’ opgesteld. De aanbestedende dienst moet kunnen motiveren waarom
aanbieders zijn geselecteerd. Bij de selectie moet altijd het eigen inkoopbeleid in acht worden
genomen.
5
, Het is toegestaan om lokale ondernemers uit te nodigen, maar het is niet toegestaan om alleen maar
lokale ondernemers uit te nodigen. In het inkoopbeleid moet zijn uitgelegd hoe lokale ondernemingen
deel uitmaken van de uitgenodigde deelnemers.
1.2.3. Transparantie over procedure en beoordeling
De procedure moet volstrekt duidelijk zijn voor de aanbieders en op basis van welke gunningscriteria
de offerte zal worden beoordeeld.
1.2.4. Verplicht motiveren gunningsbeslissing
De motivering dient aan dezelfde eisen te voldoen als een Europese aanbesteding. Dus; de scores van
de inschrijving en winnende inschrijving inclusief motivatie wanneer een aanbieder niet maximaal
gescoord heeft. Ook moet worden medegedeeld wat de kenmerken en relatieve voordelen zijn van de
winnende inschrijving.
1.2.5. Hanteren van de opschortende termijn
De lengte ligt vrij, maar in praktijk wordt 10 dagen vaak gehanteerd als redelijke en billijke termijn. Er
zijn geen wettelijke termijnen bij enkelvoudig en meervoudige procedures.
1.2.6. Kenmerken van een meervoudige procedure
• Toepassen op opdrachten zoals vastgelegd in eigen inkoopbeleid. Gids Proportionaliteit moet
worden gevolgd.
• Uitvraag dient te voldoen aan transparantie-, proportionaliteits- en gelijkheidsbeginsel.
• Relatief korte doorlooptijd
• Er mag niet onderhandeld worden over de offertes op basis van het gelijkheidsbeginsel.
1.3. Wanneer enkelvoudig en wanneer meervoudig onderhands aanbesteden?
De aanbestedende dienst heeft in het inkoopbeleid vastgelegd, wanneer welke procedure moet
worden gevolgd. Hierbij moet rekening worden gehouden met de Gids Proportionaliteit. Deze geeft
een indeling voor centrale en decentrale overheden (zie afbeelding hieronder). In deze schema’s is
geen rekening gehouden met grensoverschrijdend belang en ook niet met SAS-diensten. In het geval
van grensoverschrijdend belang wordt een nationale procedure gevolgd.
6
