De impact van Covid-19 binnen
XXX
Een noodgedwongen verandertraject
binnen het hoofdkantoor
Voorletters & naam: XXX
Studentnummer: XXX
Datum: 15-12-2020
Master: Master Management, Cultuur en verandering
Masterclass: Beroepsproduct ‘ontwerp’ (Fase I)
,Voorwoord
Voor u ligt het beroepsproduct wat onderdeel uitmaakt van de Masteropleiding Management, Cultuur
en Verandering. Met deze integrale opdracht integreer ik mijn opgedane kennis en vaardigheden uit
de eerste vier masterclasses en sluit ik mijn eerste leerjaar af middels een ontwerp waarin een basis is
neergezet voor een herontwerp over thuiswerken binnen het hoofdkantoor van XXX XXX.
We zitten op moment van schrijven in een bijzondere tijd. Een tijd van onrust en onzekerheid. Corona
heeft impact op alles en iedereen. Ook binnen de organisatie waarvoor ik werkzaam ben. Het is voor
mij en XXX dan ook logisch om eens geen ontwerp te beschrijven voor een verbetertraject voor
processen, middelen of leertrajecten. De impact die corona heeft zorgt er namelijk voor dat wij als
organisatie continu worden geconfronteerd met externe en interne veranderingen en dat in de meest
brede zin van het woord. Vandaar dat mijn keuze in samenspraak met mijn opdrachtgever, is gevallen
voor een verandertraject door invloed van corona. Ik ben werkzaam als operations manager Zuidoost
Nederland sinds 2013. Verantwoordelijk voor drie bezorgservicevestigingen en werk vanuit het
hoofdkantoor in Veghel en sinds augustus dit jaar thuis. XXX is een groothandelsorganisatie voor de
‘etende mens’. Hiermee wordt dan ook gelijk duidelijk dat de externe markt waarin wij opereren
meedeint op de marktwerking en de behoefte van de klant. Aangezien corona hierin een zeer grote rol
speelt, dient de organisatie ook mee te bewegen met alle veranderingen die zich voordoen.
Bij het ontwerp van dit beroepsproduct werk ik samen met mijn directe collega’s vanuit het
hoofdkantoor en in het bijzonder de afdeling Human Resources (HR) en operations. Zij hebben mij
voorzien van alle relevante informatie en hebben mij ondersteund in het maken van dit ontwerp. Mijn
dank gaat dan ook uit naar alle collega’s die hierin een bijdrage hebben gehad. Ook wil ik graag mijn
docenten uit alle eerdere modules nogmaals bedanken voor de tot nu toe gegeven kennis en kunde.
Het maakt het beeld tot zover compleet en zonder deze kennis was het maken van dit ontwerp niet
mogelijk geweest.
XXX
, Samenvatting
Dit ontwerp is slechts een eerste aanzet tot een concreet plan van aanpak. Een plan van aanpak die
in de visie van organisatie eigenlijk niet beschreven zou moeten zijn. XXX XXX bestaat dit jaar
vijfentachtig jaar (85) en de organisatie zou dit groots gaan vieren. Een sterke cultuur met daaraan
gekoppeld kernwaarden waarbij het Samen Sterk en elkaar fysiek ondersteunen al sinds de oprichting
als fundament aanwezig is. Het ontwerp komt voort uit de tijd waarin de wereld nu stil staat. Covid-19
is een pandemie die ons allen zwaar raakt. Ook XXX. Het ontwerp richt zich dan ook op de
organisatorische wijzigingen die op moment van schrijven plaatsvinden. Flexibiliteit en wendbaarheid
zijn nu van groot belang en de regelgeving vanuit de overheid worden streng opgevolgd binnen de
organisatie. Thuiswerken is de nieuwe norm geworden binnen de groep medewerkers en
leidinggevenden van het hoofdkantoor.
Het ontwerp buigt zich eerst over een korte introductie van de organisatie en daarmee de rol die zij nu
inneemt binnen deze bijzondere tijd. Het probleem dat medewerkers structureel en verplicht
thuiswerken zorgt ervoor dat er een nieuwe doelstelling is geformuleerd waarbij een onderzoeksvraag
naar voren is gekomen. “wat is de impact van thuiswerken door Covid-19 op de cultuur en het
gedrag van medewerkers binnen het hoofdkantoor? De impact is groot. Met name op het gedrag e
van de medewerkers die het betreft. Door interviews met medewerkers en leidinggevenden komt al
snel naar voren dat niet alleen de cultuur een klap heeft gekregen, maar ook het gedrag. Mensen
zitten in thuisisolatie. Sociale momenten zijn beperkt en technische ondersteuning is van groot belang
om de werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren. Agenda’s zitten digitaal vol en leidinggevenden
hebben het gevoel dat zij een controlerende rol hebben gekregen in plaats van een ondersteunende
en luisterende rol. Ook de rol van ergonomie is interessant te noemen. Veelvuldig kwam dit onderwerp
terug in de gesprekken, maar de organisatie heeft bij het verplicht stellen van werken op afstand dit
essentiële onderwerp niet meegenomen. Reden hiervoor is dat XXX nog steeds niet achter de cultuur
van thuiswerken staat. De ondernemersstrategie was niet voorbereid op een uitzonderlijke situatie
zoals Covid-19. Maar de snelheid waarmee de organisatie zich heeft aangepast, is een zeer knappe
prestatie.
Binnen het ontwerp is vervolgens kort ingegaan op de integrale ontwerpketen van Kuipers et al.
(2018). Waarin de bouwstenen kort zijn toegelicht in de huidige situatie. De bouwstenen cultuur en
gedrag zijn verder uitgewerkt door middel van een literaire analyse waarbij het thuiswerken is gelinkt
aan beide bouwstenen. Hieruit komt naar voren dat het gedrag van leidinggevenden een belangrijke
rol speelt binnen het thuiswerken. Empowered leiderschap versus het controlerend leiderschap zoals
dit nu nog vaak wordt toegepast vanuit de traditionele organisatiestructuur. De humble Inquiry
methode van Schein (2013) kan een waardevolle aanvulling zijn om leidinggevenden een tool aan te
bieden om medewerkers te sturen en te motiveren door middel van gericht vragen te stellen en te
luisteren. Iets wat heel belangrijk is in deze tijd en de behoefte van medewerkers ook deels gaat
ondersteunen. Het empowered leiderschap kan zorgdragen dat samen met het gebruik van de humble
inquiry methode er een luisterend oor wordt geboden aan medewerkers waarmee de bevlogenheid
weer versterkt kan worden. Vanuit de bouwsteen cultuur en daarmee het thuiswerken, komt duidelijk
naar voren dat de stakeholders vanuit de organisatie een zeer belangrijke rol spelen. Zij dienen deze
nieuwe vorm van werken te ondersteunen en aan te moedigen. Echter komt er vanuit interviews en
vanuit de voormalig CEO van XXX een beeld naar voren die aangeeft dat de organisatie nog altijd
gelooft in een werkcultuur die het thuiswerken niet als de ideale optie ziet. Het zorgt soms voor een
wringend gevoel binnen de organisatie.
Met het Burke Litwin model is er een eerste opzet gemaakt om snel en effectief de elementen te
identificeren die verder onderzocht kunnen worden. Diverse elementen die reeds zijn geïdentificeerd,
geven snel inzicht wat leidinggevenden kan helpen om de complexiteit verder te analyseren. Een
diagnosefunctie voor een pandemie. Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Het herontwerp kan
vervolgens worden opgestart door een toekomstige changeagent of projectmanager. De organisatie
staat in ieder geval sterk in haar schoenen en heeft aandacht voor niet alleen de klant, maar ook voor
alle medewerkers. Samen Sterk, nu belangrijker dan ooit.
Ik wens iedereen oprecht heel veel sterkte en gezondheid in deze bijzondere tijd.
XXX
Een noodgedwongen verandertraject
binnen het hoofdkantoor
Voorletters & naam: XXX
Studentnummer: XXX
Datum: 15-12-2020
Master: Master Management, Cultuur en verandering
Masterclass: Beroepsproduct ‘ontwerp’ (Fase I)
,Voorwoord
Voor u ligt het beroepsproduct wat onderdeel uitmaakt van de Masteropleiding Management, Cultuur
en Verandering. Met deze integrale opdracht integreer ik mijn opgedane kennis en vaardigheden uit
de eerste vier masterclasses en sluit ik mijn eerste leerjaar af middels een ontwerp waarin een basis is
neergezet voor een herontwerp over thuiswerken binnen het hoofdkantoor van XXX XXX.
We zitten op moment van schrijven in een bijzondere tijd. Een tijd van onrust en onzekerheid. Corona
heeft impact op alles en iedereen. Ook binnen de organisatie waarvoor ik werkzaam ben. Het is voor
mij en XXX dan ook logisch om eens geen ontwerp te beschrijven voor een verbetertraject voor
processen, middelen of leertrajecten. De impact die corona heeft zorgt er namelijk voor dat wij als
organisatie continu worden geconfronteerd met externe en interne veranderingen en dat in de meest
brede zin van het woord. Vandaar dat mijn keuze in samenspraak met mijn opdrachtgever, is gevallen
voor een verandertraject door invloed van corona. Ik ben werkzaam als operations manager Zuidoost
Nederland sinds 2013. Verantwoordelijk voor drie bezorgservicevestigingen en werk vanuit het
hoofdkantoor in Veghel en sinds augustus dit jaar thuis. XXX is een groothandelsorganisatie voor de
‘etende mens’. Hiermee wordt dan ook gelijk duidelijk dat de externe markt waarin wij opereren
meedeint op de marktwerking en de behoefte van de klant. Aangezien corona hierin een zeer grote rol
speelt, dient de organisatie ook mee te bewegen met alle veranderingen die zich voordoen.
Bij het ontwerp van dit beroepsproduct werk ik samen met mijn directe collega’s vanuit het
hoofdkantoor en in het bijzonder de afdeling Human Resources (HR) en operations. Zij hebben mij
voorzien van alle relevante informatie en hebben mij ondersteund in het maken van dit ontwerp. Mijn
dank gaat dan ook uit naar alle collega’s die hierin een bijdrage hebben gehad. Ook wil ik graag mijn
docenten uit alle eerdere modules nogmaals bedanken voor de tot nu toe gegeven kennis en kunde.
Het maakt het beeld tot zover compleet en zonder deze kennis was het maken van dit ontwerp niet
mogelijk geweest.
XXX
, Samenvatting
Dit ontwerp is slechts een eerste aanzet tot een concreet plan van aanpak. Een plan van aanpak die
in de visie van organisatie eigenlijk niet beschreven zou moeten zijn. XXX XXX bestaat dit jaar
vijfentachtig jaar (85) en de organisatie zou dit groots gaan vieren. Een sterke cultuur met daaraan
gekoppeld kernwaarden waarbij het Samen Sterk en elkaar fysiek ondersteunen al sinds de oprichting
als fundament aanwezig is. Het ontwerp komt voort uit de tijd waarin de wereld nu stil staat. Covid-19
is een pandemie die ons allen zwaar raakt. Ook XXX. Het ontwerp richt zich dan ook op de
organisatorische wijzigingen die op moment van schrijven plaatsvinden. Flexibiliteit en wendbaarheid
zijn nu van groot belang en de regelgeving vanuit de overheid worden streng opgevolgd binnen de
organisatie. Thuiswerken is de nieuwe norm geworden binnen de groep medewerkers en
leidinggevenden van het hoofdkantoor.
Het ontwerp buigt zich eerst over een korte introductie van de organisatie en daarmee de rol die zij nu
inneemt binnen deze bijzondere tijd. Het probleem dat medewerkers structureel en verplicht
thuiswerken zorgt ervoor dat er een nieuwe doelstelling is geformuleerd waarbij een onderzoeksvraag
naar voren is gekomen. “wat is de impact van thuiswerken door Covid-19 op de cultuur en het
gedrag van medewerkers binnen het hoofdkantoor? De impact is groot. Met name op het gedrag e
van de medewerkers die het betreft. Door interviews met medewerkers en leidinggevenden komt al
snel naar voren dat niet alleen de cultuur een klap heeft gekregen, maar ook het gedrag. Mensen
zitten in thuisisolatie. Sociale momenten zijn beperkt en technische ondersteuning is van groot belang
om de werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren. Agenda’s zitten digitaal vol en leidinggevenden
hebben het gevoel dat zij een controlerende rol hebben gekregen in plaats van een ondersteunende
en luisterende rol. Ook de rol van ergonomie is interessant te noemen. Veelvuldig kwam dit onderwerp
terug in de gesprekken, maar de organisatie heeft bij het verplicht stellen van werken op afstand dit
essentiële onderwerp niet meegenomen. Reden hiervoor is dat XXX nog steeds niet achter de cultuur
van thuiswerken staat. De ondernemersstrategie was niet voorbereid op een uitzonderlijke situatie
zoals Covid-19. Maar de snelheid waarmee de organisatie zich heeft aangepast, is een zeer knappe
prestatie.
Binnen het ontwerp is vervolgens kort ingegaan op de integrale ontwerpketen van Kuipers et al.
(2018). Waarin de bouwstenen kort zijn toegelicht in de huidige situatie. De bouwstenen cultuur en
gedrag zijn verder uitgewerkt door middel van een literaire analyse waarbij het thuiswerken is gelinkt
aan beide bouwstenen. Hieruit komt naar voren dat het gedrag van leidinggevenden een belangrijke
rol speelt binnen het thuiswerken. Empowered leiderschap versus het controlerend leiderschap zoals
dit nu nog vaak wordt toegepast vanuit de traditionele organisatiestructuur. De humble Inquiry
methode van Schein (2013) kan een waardevolle aanvulling zijn om leidinggevenden een tool aan te
bieden om medewerkers te sturen en te motiveren door middel van gericht vragen te stellen en te
luisteren. Iets wat heel belangrijk is in deze tijd en de behoefte van medewerkers ook deels gaat
ondersteunen. Het empowered leiderschap kan zorgdragen dat samen met het gebruik van de humble
inquiry methode er een luisterend oor wordt geboden aan medewerkers waarmee de bevlogenheid
weer versterkt kan worden. Vanuit de bouwsteen cultuur en daarmee het thuiswerken, komt duidelijk
naar voren dat de stakeholders vanuit de organisatie een zeer belangrijke rol spelen. Zij dienen deze
nieuwe vorm van werken te ondersteunen en aan te moedigen. Echter komt er vanuit interviews en
vanuit de voormalig CEO van XXX een beeld naar voren die aangeeft dat de organisatie nog altijd
gelooft in een werkcultuur die het thuiswerken niet als de ideale optie ziet. Het zorgt soms voor een
wringend gevoel binnen de organisatie.
Met het Burke Litwin model is er een eerste opzet gemaakt om snel en effectief de elementen te
identificeren die verder onderzocht kunnen worden. Diverse elementen die reeds zijn geïdentificeerd,
geven snel inzicht wat leidinggevenden kan helpen om de complexiteit verder te analyseren. Een
diagnosefunctie voor een pandemie. Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Het herontwerp kan
vervolgens worden opgestart door een toekomstige changeagent of projectmanager. De organisatie
staat in ieder geval sterk in haar schoenen en heeft aandacht voor niet alleen de klant, maar ook voor
alle medewerkers. Samen Sterk, nu belangrijker dan ooit.
Ik wens iedereen oprecht heel veel sterkte en gezondheid in deze bijzondere tijd.
