Inhoudsopgave
Samenvatting CATS CM - week 2 ..................................................................................................................... 2
Hoofdstuk 1 – Effectief en efficiënt contractmanagement ................................................................................ 2
Hoofdstuk 2 – Contracten en contractmanagement .......................................................................................... 4
Hoofdstuk 3 – Succesvol contractmanagement via het CATS-besturingsmodel ................................................ 5
Hoofdstuk 4 – De contractlevenscyclus en de reikwijdte van CATS CM .............................................................. 7
Aantekeningen- CATS CM week 2................................................................................................................... 12
Samenvatting CATS CM – week 3 ................................................................................................................... 19
Hoofdstuk 5 - De Overeengekomen Prestatie (DOP) en Alle Overige Contractafspraken (AOC) ...................... 19
Hoofdstuk 6 - de rollen ..................................................................................................................................... 20
Hoofdstuk 7 - de Contractmanagement Essentials .......................................................................................... 22
Hoofdstuk 8 - het contractmanagementproces en de contractmanagementscenario’s .................................. 24
Aantekeningen CATS CM – week 3 ................................................................................................................. 27
Samenvatting CATS CM – week 4 ................................................................................................................... 35
Hoofdstuk 9 – Initiate ....................................................................................................................................... 35
Hoofdstuk 10 – CM essential 1: Contractdoelstellingen ................................................................................... 37
Hoofdstuk 11 – CM essential 2: Stakeholders .................................................................................................. 38
Hoofdstuk 12 – CM essential 3: Contractrelaties ............................................................................................. 41
Hoofdstuk 13 – CM essential 4: Risico’s ........................................................................................................... 43
Samenvatting – CATS CM – week 5 ................................................................................................................ 45
Hoofdstuk 14 - CM Essential 5: Verplichtingen................................................................................................. 45
Hoofdstuk 15 - Cm Essential 6: Financiën ......................................................................................................... 47
Hoofdstuk 16 - CM Essential 7: Contractbesturing ........................................................................................... 48
Hoofdstuk 17 - CM Essential 8: Tevredenheid .................................................................................................. 50
Hoofdstuk 18 - CM Essential 9: Contractkalender ............................................................................................ 51
Hoofdstuk 19 - CM Essential 10: Het contractdossier...................................................................................... 52
Hoofdstuk 20 - Conclude................................................................................................................................... 54
Aantekeningen CATS CM – week 5 ................................................................................................................. 55
,Samenvatting CATS CM - week 2
Hoofdstuk 1 – Effectief en efficiënt contractmanagement
Zodra een organisatie een bepaald contract aangaat worden er altijd verschillende acties
ondernomen naar aanleiding van dat contract. Dit is een vorm van contractmanagement.
1.1. Organisatiedoelstellingen en contracten
Iedere organisatie heeft een eigen missie en visie die leidend is voor de
organisatiedoelstelling. Daarbij wordt een passende strategie ontwikkeld die rekening houdt
met verplichtingen vanuit de wet- en regelgeving. Wanneer de organisatie voor het
realiseren van die doelstellingen een contract aan gaat met een leverancier zullen de
organisatiedoelen moeten terugkomen in de contractdoelstellingen. In het contract worden
doelstellingen vertaald worden naar prestaties, dit kunnen diensten zijn maar ook het
leveren van producten.
1.2. Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
Zoals eerder verteld zijn contractdoelstellingen afgeleid van organisatiedoelstellingen. Op
het moment van contracteren kan er nog een perfecte match zijn tussen de doelstellingen
en de leverancier maar de doelen kunnen wijzigen. Effectief contractmanagement zorgt
ervoor dat het contract met de leverancier realiseert wat is beoogd, voor de juiste
tegenprestatie, tegen aanvaardbare risico’s en met de geplande inspanningen van de eigen
organisatie.
Wanneer de behoefte van de organisatie wijzigt zorgt contractmanagement ervoor dat deze
behoefte leidt tot een wijziging in het contract. Contractmanagement draagt positief bij aan
de realisatie van contractdoelstellingen, een zo goed mogelijk verhouding tussen de
contractprestaties en de contractwaarde en besparingen en vermijdingen van de kosten die
de eigen organisatie maakt voor de contracten.
1.2.1. Betere realisatie van de contractdoelstellingen
De doelstellingen in het contract geven aan wat de organisatie met het contract wil
realiseren. Dit geldt voor zowel de organisatie als voor de leverancier, dus voor inkoop en
verkoop. Contractmanagement volgens CATS CM is gericht op de contractdoelstellingen en
levert daarmee een grote bijdrage in het realiseren van deze doelstellingen. Dit kan
uitgedrukt worden kwaliteit of geld.
Een bijzondere vorm van doelstellingen zijn doelstellingen op het gebied van het voldoen
aan wet- en regelgeving (compliance). Iedere organisatie, zowel publiek als privaat, heeft
hier mee te maken.
1.2.2. Verhouding van prestaties en contractwaarde
De contractwaarde is het totaal van de verwachtte uitgaven van de organisatie aan de
leverancier. De contractwaarde is de vergoeding die betaald wordt voor de prestaties die
geleverd worden. Een hogere vergoeding is positief voor de leverancier en een lagere
vergoeding is positief voor de organisatie. De leverancier kan de doelstellingen op het
gebied van klanttevredenheid, een betere bezetting van interne resources, uitproberen van
innovaties beter realiseren wanneer er contractmanagement wordt toegepast.
,1.2.3. De contractkosten van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten dan alleen de kostprijs van de diensten en/of producten
die hij levert. Deze kosten zijn:
- De kosten voor het opstellen van de offerte
- Het contractmanagement
- Kwaliteitscontrole bij levering
- Kosten van opslag van goederen
De leverancier dient zich bewust te zijn van deze kosten en dient deze kosten mee te nemen
in de offerte. De kosten die de organisatie maakt zijn:
- Kosten voor de inkoopafdeling
- Inzet van juristen
- Het contractmanagement
- Kwaliteitscontrole bij ontvangst
- De financiële afdeling
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de organisatie heten: “Total
Cost of Contract Ownership). Dit heeft betrekking op het aangaan van het contract,
uitvoeren van het contract en beëindigen van het contract. De organisatie dient de TTCO
mee te nemen in de ‘make or buy’ beslissing. Dit is de keuze tussen zelf doen of uitbesteden.
1.3. Efficiëntie van contractmanagement
Efficiëntie: Bereiken van een doel met het gebruik van zo weinig mogelijk middelen. Dit kan
bestede tijd zijn, grondstoffen of beschikbare systemen. Dit is te vertalen in geld en daarmee
in kosten. De kosten van contractmanagement zijn de kosten die worden gemaakt voor de
inzet van de benodigde mensen, de systemen die daarbij nodig zijn en de indirecte kosten
zoals kantoorkosten, verzekeringen en kosten van de werkplek.
De grote van deze kosten is afhankelijk van de volgende aspecten:
- Het aantal contracten
- De complexiteit van de contracten
- De invulling van de contractmanagementscenario’s
- De mate waarin de contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
1.4. Afweging tussen kosten en baten
In een contractmanagement beleid worden keuzes gemaakt in welke mate zij het
contractmanagement willen professionaliseren. In dat beleid worden ook de keuzes
gemaakt voor de gewenste effectiviteit en efficiëntie.
“Contractmanagement rendeert wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde,
beter risicomanagement, en/of beter (aantoonbaar) voldoen aan wet- en regelgeving.
, Hoofdstuk 2 – Contracten en contractmanagement
2.1 Definitie contract
De gemeenschappelijke definitie van een contract luidt als volgt:
“Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meerdere partijen jegens een of meer andere partijen een
verbintenis aangaan.”
Als we hier verder naar kijken dan kunnen we zeggen dat de definitie aangeeft dat de
naleving van het contract van rechtswege afgedwongen kan worden (=rechtshandeling). Een
geschil met betrekking tot het contract kan bij de rechter voorgelegd worden (afdwingen). In
de definitie staat dat een contract een schriftelijke overeenkomst is. Dit hoeft niet altijd zo te
zijn, volgens de wet mag een contract ook een mondelinge overeenkomst zijn. Maar omdat
schriftelijk vastleggen erg belangrijk is, gaat de definitie uit van een schriftelijke
overeenkomst.
Leveringsafspraken tussen verschillende onderdelen van dezelfde organisaties (bijvoorbeeld
tussen afdelingen) worden interne leveringsovereenkomsten of interne leveringscontracten
genoemd. Geschillen over deze gemaakte afspraken mogen niet bij aan een rechter
voorgelegd worden, dit moet bij bijvoorbeeld het hoger management. Dit wordt dan ook
niet beschouwt als een ‘echt’ contract.
2.2 De onderdelen van een contract
Een contract is te splitsen in twee delen, namelijk: De Overeengekomen Prestatie (DOP) en
Alle Overige Contractafspraken (AOC). Het onderscheid tussen deze twee delen is om de
verschillende verantwoordelijkheden en taken bij de uitvoeren van een contract te
definiëren en toe te wijzen aan verschillende rollen.
DOP: beschrijft de prestatie van de leverancier die de organisatie wil ontvangen. Dit dient
altijd toegelicht te worden, dus: de vorm waarin dat moet gebeuren, kenmerken zoals
locatie en tijd, de wijze waarop DOP gemeten wordt etc.
AOC: alle zaken die niet onder DOP vallen. Dit zijn afspraken over de vergoeding, afspraken
hoe er wordt gehandeld als een DOP niet volgens afspraak geleverd wordt, afspraken over
de samenwerking en de inkoop- of leveringsvoorwaarden.
2.3. Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het managen en besturen van het contract vanaf het moment van
het zetten van de handtekeningen. De definitie luidt als volgt:
“Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door
tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde
verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven de
naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle
met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het
contract te verzorgen.”.
Samenvatting CATS CM - week 2 ..................................................................................................................... 2
Hoofdstuk 1 – Effectief en efficiënt contractmanagement ................................................................................ 2
Hoofdstuk 2 – Contracten en contractmanagement .......................................................................................... 4
Hoofdstuk 3 – Succesvol contractmanagement via het CATS-besturingsmodel ................................................ 5
Hoofdstuk 4 – De contractlevenscyclus en de reikwijdte van CATS CM .............................................................. 7
Aantekeningen- CATS CM week 2................................................................................................................... 12
Samenvatting CATS CM – week 3 ................................................................................................................... 19
Hoofdstuk 5 - De Overeengekomen Prestatie (DOP) en Alle Overige Contractafspraken (AOC) ...................... 19
Hoofdstuk 6 - de rollen ..................................................................................................................................... 20
Hoofdstuk 7 - de Contractmanagement Essentials .......................................................................................... 22
Hoofdstuk 8 - het contractmanagementproces en de contractmanagementscenario’s .................................. 24
Aantekeningen CATS CM – week 3 ................................................................................................................. 27
Samenvatting CATS CM – week 4 ................................................................................................................... 35
Hoofdstuk 9 – Initiate ....................................................................................................................................... 35
Hoofdstuk 10 – CM essential 1: Contractdoelstellingen ................................................................................... 37
Hoofdstuk 11 – CM essential 2: Stakeholders .................................................................................................. 38
Hoofdstuk 12 – CM essential 3: Contractrelaties ............................................................................................. 41
Hoofdstuk 13 – CM essential 4: Risico’s ........................................................................................................... 43
Samenvatting – CATS CM – week 5 ................................................................................................................ 45
Hoofdstuk 14 - CM Essential 5: Verplichtingen................................................................................................. 45
Hoofdstuk 15 - Cm Essential 6: Financiën ......................................................................................................... 47
Hoofdstuk 16 - CM Essential 7: Contractbesturing ........................................................................................... 48
Hoofdstuk 17 - CM Essential 8: Tevredenheid .................................................................................................. 50
Hoofdstuk 18 - CM Essential 9: Contractkalender ............................................................................................ 51
Hoofdstuk 19 - CM Essential 10: Het contractdossier...................................................................................... 52
Hoofdstuk 20 - Conclude................................................................................................................................... 54
Aantekeningen CATS CM – week 5 ................................................................................................................. 55
,Samenvatting CATS CM - week 2
Hoofdstuk 1 – Effectief en efficiënt contractmanagement
Zodra een organisatie een bepaald contract aangaat worden er altijd verschillende acties
ondernomen naar aanleiding van dat contract. Dit is een vorm van contractmanagement.
1.1. Organisatiedoelstellingen en contracten
Iedere organisatie heeft een eigen missie en visie die leidend is voor de
organisatiedoelstelling. Daarbij wordt een passende strategie ontwikkeld die rekening houdt
met verplichtingen vanuit de wet- en regelgeving. Wanneer de organisatie voor het
realiseren van die doelstellingen een contract aan gaat met een leverancier zullen de
organisatiedoelen moeten terugkomen in de contractdoelstellingen. In het contract worden
doelstellingen vertaald worden naar prestaties, dit kunnen diensten zijn maar ook het
leveren van producten.
1.2. Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
Zoals eerder verteld zijn contractdoelstellingen afgeleid van organisatiedoelstellingen. Op
het moment van contracteren kan er nog een perfecte match zijn tussen de doelstellingen
en de leverancier maar de doelen kunnen wijzigen. Effectief contractmanagement zorgt
ervoor dat het contract met de leverancier realiseert wat is beoogd, voor de juiste
tegenprestatie, tegen aanvaardbare risico’s en met de geplande inspanningen van de eigen
organisatie.
Wanneer de behoefte van de organisatie wijzigt zorgt contractmanagement ervoor dat deze
behoefte leidt tot een wijziging in het contract. Contractmanagement draagt positief bij aan
de realisatie van contractdoelstellingen, een zo goed mogelijk verhouding tussen de
contractprestaties en de contractwaarde en besparingen en vermijdingen van de kosten die
de eigen organisatie maakt voor de contracten.
1.2.1. Betere realisatie van de contractdoelstellingen
De doelstellingen in het contract geven aan wat de organisatie met het contract wil
realiseren. Dit geldt voor zowel de organisatie als voor de leverancier, dus voor inkoop en
verkoop. Contractmanagement volgens CATS CM is gericht op de contractdoelstellingen en
levert daarmee een grote bijdrage in het realiseren van deze doelstellingen. Dit kan
uitgedrukt worden kwaliteit of geld.
Een bijzondere vorm van doelstellingen zijn doelstellingen op het gebied van het voldoen
aan wet- en regelgeving (compliance). Iedere organisatie, zowel publiek als privaat, heeft
hier mee te maken.
1.2.2. Verhouding van prestaties en contractwaarde
De contractwaarde is het totaal van de verwachtte uitgaven van de organisatie aan de
leverancier. De contractwaarde is de vergoeding die betaald wordt voor de prestaties die
geleverd worden. Een hogere vergoeding is positief voor de leverancier en een lagere
vergoeding is positief voor de organisatie. De leverancier kan de doelstellingen op het
gebied van klanttevredenheid, een betere bezetting van interne resources, uitproberen van
innovaties beter realiseren wanneer er contractmanagement wordt toegepast.
,1.2.3. De contractkosten van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten dan alleen de kostprijs van de diensten en/of producten
die hij levert. Deze kosten zijn:
- De kosten voor het opstellen van de offerte
- Het contractmanagement
- Kwaliteitscontrole bij levering
- Kosten van opslag van goederen
De leverancier dient zich bewust te zijn van deze kosten en dient deze kosten mee te nemen
in de offerte. De kosten die de organisatie maakt zijn:
- Kosten voor de inkoopafdeling
- Inzet van juristen
- Het contractmanagement
- Kwaliteitscontrole bij ontvangst
- De financiële afdeling
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de organisatie heten: “Total
Cost of Contract Ownership). Dit heeft betrekking op het aangaan van het contract,
uitvoeren van het contract en beëindigen van het contract. De organisatie dient de TTCO
mee te nemen in de ‘make or buy’ beslissing. Dit is de keuze tussen zelf doen of uitbesteden.
1.3. Efficiëntie van contractmanagement
Efficiëntie: Bereiken van een doel met het gebruik van zo weinig mogelijk middelen. Dit kan
bestede tijd zijn, grondstoffen of beschikbare systemen. Dit is te vertalen in geld en daarmee
in kosten. De kosten van contractmanagement zijn de kosten die worden gemaakt voor de
inzet van de benodigde mensen, de systemen die daarbij nodig zijn en de indirecte kosten
zoals kantoorkosten, verzekeringen en kosten van de werkplek.
De grote van deze kosten is afhankelijk van de volgende aspecten:
- Het aantal contracten
- De complexiteit van de contracten
- De invulling van de contractmanagementscenario’s
- De mate waarin de contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
1.4. Afweging tussen kosten en baten
In een contractmanagement beleid worden keuzes gemaakt in welke mate zij het
contractmanagement willen professionaliseren. In dat beleid worden ook de keuzes
gemaakt voor de gewenste effectiviteit en efficiëntie.
“Contractmanagement rendeert wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde,
beter risicomanagement, en/of beter (aantoonbaar) voldoen aan wet- en regelgeving.
, Hoofdstuk 2 – Contracten en contractmanagement
2.1 Definitie contract
De gemeenschappelijke definitie van een contract luidt als volgt:
“Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meerdere partijen jegens een of meer andere partijen een
verbintenis aangaan.”
Als we hier verder naar kijken dan kunnen we zeggen dat de definitie aangeeft dat de
naleving van het contract van rechtswege afgedwongen kan worden (=rechtshandeling). Een
geschil met betrekking tot het contract kan bij de rechter voorgelegd worden (afdwingen). In
de definitie staat dat een contract een schriftelijke overeenkomst is. Dit hoeft niet altijd zo te
zijn, volgens de wet mag een contract ook een mondelinge overeenkomst zijn. Maar omdat
schriftelijk vastleggen erg belangrijk is, gaat de definitie uit van een schriftelijke
overeenkomst.
Leveringsafspraken tussen verschillende onderdelen van dezelfde organisaties (bijvoorbeeld
tussen afdelingen) worden interne leveringsovereenkomsten of interne leveringscontracten
genoemd. Geschillen over deze gemaakte afspraken mogen niet bij aan een rechter
voorgelegd worden, dit moet bij bijvoorbeeld het hoger management. Dit wordt dan ook
niet beschouwt als een ‘echt’ contract.
2.2 De onderdelen van een contract
Een contract is te splitsen in twee delen, namelijk: De Overeengekomen Prestatie (DOP) en
Alle Overige Contractafspraken (AOC). Het onderscheid tussen deze twee delen is om de
verschillende verantwoordelijkheden en taken bij de uitvoeren van een contract te
definiëren en toe te wijzen aan verschillende rollen.
DOP: beschrijft de prestatie van de leverancier die de organisatie wil ontvangen. Dit dient
altijd toegelicht te worden, dus: de vorm waarin dat moet gebeuren, kenmerken zoals
locatie en tijd, de wijze waarop DOP gemeten wordt etc.
AOC: alle zaken die niet onder DOP vallen. Dit zijn afspraken over de vergoeding, afspraken
hoe er wordt gehandeld als een DOP niet volgens afspraak geleverd wordt, afspraken over
de samenwerking en de inkoop- of leveringsvoorwaarden.
2.3. Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het managen en besturen van het contract vanaf het moment van
het zetten van de handtekeningen. De definitie luidt als volgt:
“Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door
tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde
verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven de
naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle
met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het
contract te verzorgen.”.
