Samenvatting Hoofdlijnen Bestuurlijke Informatieverzorging

7e druk



Hoofdlijnen
bestuurlijke
informatieverzo
rging
Samenvatting




Jan de Buck

,Hst 1. Organisatie en informatie
Bestuurlijke informatie
Bestuurlijke informatievoorziening:
- Efficiënt
- Relevante en betrouwbare informatie
- Interne en externe belanghebbenden
- Betrekking op besturing van de organisatie
- Voorbeelden:
o Voorraadniveau
o Marktontwikkelingen
o Functioneren van een medewerker
o Klachten van klanten
Boekhouden vormt de basis van de financiële informatieverzorging
Tot de financiële informatie behoren o.a. posten op de balans en de afgeleiden daarvan (kengetallen)
De drie gebruiksmogelijkheden van BIV hebben betrekking op:
- Delegeren taken en afleggen verantwoording;
- Nemen van beslissingen;
- Functioneren van de organisatie, zoals communicatie tussen afdelingen.


Er zijn twee soorten informatiestromen te onderscheiden:
- Horizontale informatiestromen
o Betrekking op het doen functioneren van de organisatie
o Tussen afdelingen
o Verbonden met verticale informatiestromen
- Verticale informatiestromen
o Betrekking op het nemen van beslissingen
o Geven van taakopdrachten


Administratieve organisatie (AO) is nauw verwant aan BIV en houdt zich bezig met de inrichting van de
bestuurlijke processen in organisatie. Of: alles wat betrekking heeft op de goede werking van BIV.
Informatie moet betekenis hebben voor de gebruiker, daarvoor zijn het slechts gegevens.



Informatie- en communicatietechnologie (IT)
Accounting Information Systems zijn een IT-variant op BIV en AO.
De informatiesystemen bestaan uit systeemcomponenten, zie het procesmodel in figuur 1. Aan de hand van
terugkoppeling moeten het systeem worden gewijzigd bij afwijkingen.
Het grondpatroon van de informatieverzorging is algemeen toepasbaar:
Procedures Gegevensverzamelingen
Invoer  Verwerking  Uitvoer




1

, Vergelijking
met norm




Beheersen




Uitvoer
Invoer ruwe Gegevensverwerkin relevante
gegevens gsproces informatie

F IGUUR 1



Informatiesystemen en decentralisatie
De keuze tussen centralisatie en decentralisatie wordt bepaald door:
- maatschappelijke ontwikkelingen;
o Door unit management (delegatie en laag zeggenschap) ontstaat decentralisatie;
- Motivatie en betrokkenheid van personeel;
o Empowerment staat beslissingsbevoegdheden af aan het uitvoeringsniveau;
- Afweging tussen kosten en baten van decentralisatie;
o Nadelen decentralisatie:
 Veel kleine computers voor uitvoeringsniveau;
 Dure oplossingen vanwege dure wensen lokale medewerkers;
 Onvoldoende functiescheiding vanwege kleine afdelingen.
o Voordelen decentralisatie:
 Gemotiveerde en betrokken medewerkers;
 Betere beheersing en verbijzondering van kosten informatiesysteem;
 Risicospreiding door decentrale gegevensverwerking.
- Gebruikerseisen;
o Toegestane vertragingen;
o Specifieke informatie-eisen;
o Gewenste beheersbaarheid van de organisatie
o Gewenst niveau van controle en beveiliging.



Informatieverzorging en strategie
De kritieke succesfactoren (KSF’s) van Rockart kunnen in de volgende stappen geanalyseerd worden:
- Vaststellen kritieke succesfactoren
o Externe analyse
- Vaststellen bedrijfsprocessen
o Interne analyse
- Vastleggen in een matrix van de KSF’s en de bedrijfsprocessen
- Managementrapportages definiëren




2

, Kaplan en Norton (1996) hebben de balanced scorecard geïntroduceerd. Uitgangspunt: niet-financiële
indicatoren zijn bepalend voor financiële indicatoren. De vier dimensies zijn: innovatief, financieel, klanten- en
intern perspectief.



Besturen van organisaties
Beslissingsniveaus:
- Strategisch; lange termijnbeslissingen etc.
- Tactisch; structurering, budgettering etc.
- Operationeel; dagelijkse beslissingen zoals te realisering productie.
Het tactisch niveau maakt onderscheid in:
- Functionele oriëntatie (wordt bijna niet meer gebruikt)
- Procesoriëntatie
- Matrixorganisatie (mix van bovenste twee)
- Projectorganisatie
- Netwerkorganisatie (gericht op IT zoals Amazon)



Het besturingsparadigma
Dit paradigma bestaat uit vier samenhangende elementen:
- het bestuurd systeem; de organisatie
- Het besturend systeem ; het management
- Het informatiesysteem;
- De omgeving.
Dit is gebaseerd op de ‘cybernetica’ van Anthony (1965). Het Cybernetisch beheersingssysteem:
Component Voorbeeld
Meetinstrument voor de Ist-positie Onderdeel informatiesysteem
Mechanisme dat afwijkingen bepaalt (Soll-positie) Vooraf ingestelde kamertemperatuur
Instrument dat het gedrag aanpast Verwarming inschakelen
Het bestuurd systeem zelf De verwarming
C YBERNETISCH BEHEERSINGSSYSTEEM




Managementcyclus
Deze cyclus wordt ook wel de ‘Deming Cycle’ genoemd. Ook wordt wel eens de PDCA (plan-do-check-act)
genoemd. Dit is echter een minder algemene term en enkel gericht op verbeterprocessen.
Fase Toelichting
Planning De kwaliteit van planning stijgt als de planner dicht bij het object zit.
Naarmate de tijd verstrijkt wordt de informatie betrouwbaarder.
Inrichting Investeren en structureren.
Uitvoerin Produceren, verkopen etc.
g
Evaluatie De uitvoeringsfase vergelijken met het plan.
Bijsturing Single-loop learning; realisatie aanpassen
Double-loop learning; norm aanpassen
DEMING C YCLE




3