Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
Samenvatting Tactisch inkoopproces en E-
procurement
Auteurs Kees Gelderman en Bé Albronda
Vak: Tactisch inkoopproces en E-Procurement
Hoofdstukken, 1, 2, 3, 7, 8.3, 9, 10, 11.3.2.
Readers:
• Ontwikkeling en verschuiving binnen inkoop
• E-business en inkoop
• Het opzetten en analyseren van offertes
• Bedrijfseconomische elementen in een contract
Inhoud
Deel 1 – Inkoop als bedrijfsfunctie ................................................................................................ 2
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop ................................................................................................... 2
Hoofdstuk 2 – E-Procurement ........................................................................................................... 10
Hoofdstuk 3 – Relaties met andere functionele gebieden ................................................................ 15
Deel 2 - Relatiemanagement ....................................................................................................... 19
Hoofdstuk 7 – Leveranciersmanagement ......................................................................................... 19
Hoofdstuk 8.3 – Samenwerking en partnership (macht en afhankelijkheid).................................... 25
Deel 3 – Transactiemanagement ................................................................................................. 26
Hoofdstuk 9 – Specificeren................................................................................................................ 26
Hoofdstuk 10 – Offreren en selecteren............................................................................................. 30
Hoofdstuk 11.3.2 – Onderhandelen (machtsposities vaststellen) .................................................... 33
Reader: Ontwikkeling en verschuiving binnen inkoop .................................................................. 34
Reader: E-business en inkoop ..................................................................................................... 36
Reader: Het opzetten en analyseren van offertes ........................................................................ 39
Reader: Bedrijfseconomische elementen in een contract ............................................................. 44
Tips Mondeling!! ........................................................................................................................ 48
1
, Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
Deel 1 – Inkoop als bedrijfsfunctie
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop
Het belang van de inkoopfunctie is in de loop der jaren sterk toegenomen. Het veranderende denken
over de inkoopfunctie had/heeft grote invloed op de inkooppraktijk. De inkoopfunctie is zich aan het
ontwikkelen tot een strategische bedrijfsfunctie die daadwerkelijk bijdragen levert aan de
concurrentiepositie van de organisatie.
Het verschil tussen inkopen en aankopen:
• Aankopen: de aanschaf van goederen ten behoeve van intern gebruik, zoals grondstoffen en
componenten.
• Inkopen: de aanschaf van goederen met als expliciete bedoeling deze door te verkopen aan
derden (wederverkoop).
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
➔ Ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste
plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor organisaties.
Drie aspecten:
1. Technische aspect: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
2. Logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
3. Commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs c.q. tegen de laagste integrale
kosten beschikbaar zijn.
Inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van relaties.
• Externe organisatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de
externe omgevingen, in het bijzonder in de leveranciersmarkten.
• Interne organisatie: goederen en diensten worden ingekocht t.b.v. andere afdelingen en
medewerkers. Daarom moeten inkopers hun externe oriëntatie koppelen aan een interne
oriëntatie. Interne klanten en interne klantgerichtheid.
Inkoopfunctie is een belangrijke schakel tussen interne klanten (gebruikers) enerzijds en externe
leveranciers anderzijds).
Verschil tussen het koopgedrag van organisaties en van consumenten:
2
, Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
Belang inkoopfunctie: levert een directe bijdrage aan het bedrijfsresultaat.
Inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de
eindproducten.
Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
• Zorgt voor de continuïteit van het bedrijfsproces
• Het reduceren van inkoop gebonden kosten
• Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
• Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing (door inbreng van
leveranciers)
Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de
ondernemingsstrategie en concurrentiepositie, en verder nog het financiële belang.
De ontwikkeling van de inkoopfunctie David Burt vierfasenmodel:
1. Fase 1: administratieve functie: inkoop is laag geplaatst in de organisatie.
a. Plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers
2. Fase 2: Mechanische fase: meer oog voor commerciële aspecten.
a. Sluiten van transacties
b. Oriënteren op inkoopmarkt (marktonderzoek)
c. Opzoek naar lage prijzen
d. Leveranciers zijn ‘natuurlijke vijanden’
e. Inkoper is verdediger van aankopen van onnodige en dure producten
f. Managers en technisch personeel worden beschermd tegen de verkooptechnieken van
vertegenwoordigers.
3. Fase 3: Proactieve fase
a. Inkopers nemen initiatieven
b. Langetermijnvisie
c. Nemen het voortouw in leveranciersmanagemeent
d. Veel aandacht voor logistiek en inkoop
e. Just-in-timemanagement (JIT) en Kaban vragen proactieve opstelling
f. Taken van inkopers: integrale kostenbenadering, benchmarking en bijdragen aan
kostenintegratie.
4. Fase 4: Professionele strategische functie: verandert in ondernemende en extraverte
bedrijfsfunctie.
a. Hechte relaties met leveranciers
b. Binden aan strategische en operationele inkoopplannen
c. Worden beoordeeld op het niet behalen van meetbare, objectieve doelstellingen
De fase van de inkoopfunctie is afhankelijk van de visie van het topmanagement. Van Weele heeft 4
visies van het management op de inkoopfunctie:
1. Bestel oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook
zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
2. Commerciële oriëntatie: inkopers moeten (overdreven) aandacht besteden aan lage
inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen, prijsonderhandelingen, etc.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
lange termijn inkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk
plaats op basis van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk plaats op basis van prestatie-
indicatoren op het gebied van logistiek en kwaliteitszorg.
3
, Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
4. Strategische oriëntatie: men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
Duurzaam inkopen: in alle fasen van het inkoopproces rekening houden met milieu en sociale
aspecten. Rekening houden met de 3p’s: people, planet en profit.
Weerbarstige praktijk:
• Duurzaam inkopen komt moeizaam van de
grond
• Sommige ‘groene’ oplossingen zijn niet
duurzaam
• Productie van windmolens en elektrische auto’s
doet beroep op kritieke, schaarse grondstoffen.
• Meer inspannings- dan resultaatgerichte acties
• Voorrang aan directe financiële of politieke
belangen.
Cradle to cradle: om in de ontwerpfase van een product
rekening te houden met het hergebruik van
grondstoffen, waardoor er geen reststoffen overblijven.
Grondstoffen:
• Hernieuwbare grondstoffen. Bv hout.
• Niet-hernieuwbare grondstoffen: worden verbruikt van een eindige voorraad. Bv goud, koper,
fossiele brandstoffen.
Inkoopproces van Van Weele:
1. Specificeren: 7 groepen eisen:
a. Functionele eisen: de exacte functies of gebruiksdoelen.
b. Technische eisen: kenmerken van materialen, afmetingen, gewichten, maximale
geluidsniveau.
c. Logistieke eisen: beschikbaarheid, levertijd, leverschema, verpakkingen, onderhoud,
transsportwijze, responstijd, servicegraad.
d. Kwaliteitseisen: normen, toleranties, procedures bij afwijkingen, rapportages,
inspecties, gevraagde certificaten.
e. Commerciële eisen: contractvorm, prijscondities, betalingswijze, leaseopties,
garantiebepalingen, aansprakelijkheid.
f. Milieuaspecten: effecten van een product/dienst op het milieu
g. Sociale aspecten: respecteren van mensen – en arbeidersrechten
Back-door-selling: dat de leverancier zo de specificaties beïnvloeden dat ze een beter
uitgangspositie hebben dan hun concurrenten.
Concurrentiegerichte dialoog: dat de aanbesteder samen met geselecteerde leveranciers tot de
specificaties en de oplossing komt.
2. Selecteren:
a. Offerte aanvraag: uitnodiging om een prijsopgave te doen.
b. Approved-vendor-list: voorkeurslijst met goedgekeurde leveranciers.
c. Prekwalificatie: eerste selectie van leveranciers.
4
Samenvatting Tactisch inkoopproces en E-
procurement
Auteurs Kees Gelderman en Bé Albronda
Vak: Tactisch inkoopproces en E-Procurement
Hoofdstukken, 1, 2, 3, 7, 8.3, 9, 10, 11.3.2.
Readers:
• Ontwikkeling en verschuiving binnen inkoop
• E-business en inkoop
• Het opzetten en analyseren van offertes
• Bedrijfseconomische elementen in een contract
Inhoud
Deel 1 – Inkoop als bedrijfsfunctie ................................................................................................ 2
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop ................................................................................................... 2
Hoofdstuk 2 – E-Procurement ........................................................................................................... 10
Hoofdstuk 3 – Relaties met andere functionele gebieden ................................................................ 15
Deel 2 - Relatiemanagement ....................................................................................................... 19
Hoofdstuk 7 – Leveranciersmanagement ......................................................................................... 19
Hoofdstuk 8.3 – Samenwerking en partnership (macht en afhankelijkheid).................................... 25
Deel 3 – Transactiemanagement ................................................................................................. 26
Hoofdstuk 9 – Specificeren................................................................................................................ 26
Hoofdstuk 10 – Offreren en selecteren............................................................................................. 30
Hoofdstuk 11.3.2 – Onderhandelen (machtsposities vaststellen) .................................................... 33
Reader: Ontwikkeling en verschuiving binnen inkoop .................................................................. 34
Reader: E-business en inkoop ..................................................................................................... 36
Reader: Het opzetten en analyseren van offertes ........................................................................ 39
Reader: Bedrijfseconomische elementen in een contract ............................................................. 44
Tips Mondeling!! ........................................................................................................................ 48
1
, Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
Deel 1 – Inkoop als bedrijfsfunctie
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop
Het belang van de inkoopfunctie is in de loop der jaren sterk toegenomen. Het veranderende denken
over de inkoopfunctie had/heeft grote invloed op de inkooppraktijk. De inkoopfunctie is zich aan het
ontwikkelen tot een strategische bedrijfsfunctie die daadwerkelijk bijdragen levert aan de
concurrentiepositie van de organisatie.
Het verschil tussen inkopen en aankopen:
• Aankopen: de aanschaf van goederen ten behoeve van intern gebruik, zoals grondstoffen en
componenten.
• Inkopen: de aanschaf van goederen met als expliciete bedoeling deze door te verkopen aan
derden (wederverkoop).
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
➔ Ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste
plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor organisaties.
Drie aspecten:
1. Technische aspect: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
2. Logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
3. Commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs c.q. tegen de laagste integrale
kosten beschikbaar zijn.
Inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van relaties.
• Externe organisatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de
externe omgevingen, in het bijzonder in de leveranciersmarkten.
• Interne organisatie: goederen en diensten worden ingekocht t.b.v. andere afdelingen en
medewerkers. Daarom moeten inkopers hun externe oriëntatie koppelen aan een interne
oriëntatie. Interne klanten en interne klantgerichtheid.
Inkoopfunctie is een belangrijke schakel tussen interne klanten (gebruikers) enerzijds en externe
leveranciers anderzijds).
Verschil tussen het koopgedrag van organisaties en van consumenten:
2
, Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
Belang inkoopfunctie: levert een directe bijdrage aan het bedrijfsresultaat.
Inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de
eindproducten.
Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
• Zorgt voor de continuïteit van het bedrijfsproces
• Het reduceren van inkoop gebonden kosten
• Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
• Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing (door inbreng van
leveranciers)
Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de
ondernemingsstrategie en concurrentiepositie, en verder nog het financiële belang.
De ontwikkeling van de inkoopfunctie David Burt vierfasenmodel:
1. Fase 1: administratieve functie: inkoop is laag geplaatst in de organisatie.
a. Plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers
2. Fase 2: Mechanische fase: meer oog voor commerciële aspecten.
a. Sluiten van transacties
b. Oriënteren op inkoopmarkt (marktonderzoek)
c. Opzoek naar lage prijzen
d. Leveranciers zijn ‘natuurlijke vijanden’
e. Inkoper is verdediger van aankopen van onnodige en dure producten
f. Managers en technisch personeel worden beschermd tegen de verkooptechnieken van
vertegenwoordigers.
3. Fase 3: Proactieve fase
a. Inkopers nemen initiatieven
b. Langetermijnvisie
c. Nemen het voortouw in leveranciersmanagemeent
d. Veel aandacht voor logistiek en inkoop
e. Just-in-timemanagement (JIT) en Kaban vragen proactieve opstelling
f. Taken van inkopers: integrale kostenbenadering, benchmarking en bijdragen aan
kostenintegratie.
4. Fase 4: Professionele strategische functie: verandert in ondernemende en extraverte
bedrijfsfunctie.
a. Hechte relaties met leveranciers
b. Binden aan strategische en operationele inkoopplannen
c. Worden beoordeeld op het niet behalen van meetbare, objectieve doelstellingen
De fase van de inkoopfunctie is afhankelijk van de visie van het topmanagement. Van Weele heeft 4
visies van het management op de inkoopfunctie:
1. Bestel oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook
zien zij erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
2. Commerciële oriëntatie: inkopers moeten (overdreven) aandacht besteden aan lage
inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen, prijsonderhandelingen, etc.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
lange termijn inkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk
plaats op basis van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk plaats op basis van prestatie-
indicatoren op het gebied van logistiek en kwaliteitszorg.
3
, Minor Strategisch Inkoopmanagement – Samenvatting TIEP – 2020
4. Strategische oriëntatie: men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
Duurzaam inkopen: in alle fasen van het inkoopproces rekening houden met milieu en sociale
aspecten. Rekening houden met de 3p’s: people, planet en profit.
Weerbarstige praktijk:
• Duurzaam inkopen komt moeizaam van de
grond
• Sommige ‘groene’ oplossingen zijn niet
duurzaam
• Productie van windmolens en elektrische auto’s
doet beroep op kritieke, schaarse grondstoffen.
• Meer inspannings- dan resultaatgerichte acties
• Voorrang aan directe financiële of politieke
belangen.
Cradle to cradle: om in de ontwerpfase van een product
rekening te houden met het hergebruik van
grondstoffen, waardoor er geen reststoffen overblijven.
Grondstoffen:
• Hernieuwbare grondstoffen. Bv hout.
• Niet-hernieuwbare grondstoffen: worden verbruikt van een eindige voorraad. Bv goud, koper,
fossiele brandstoffen.
Inkoopproces van Van Weele:
1. Specificeren: 7 groepen eisen:
a. Functionele eisen: de exacte functies of gebruiksdoelen.
b. Technische eisen: kenmerken van materialen, afmetingen, gewichten, maximale
geluidsniveau.
c. Logistieke eisen: beschikbaarheid, levertijd, leverschema, verpakkingen, onderhoud,
transsportwijze, responstijd, servicegraad.
d. Kwaliteitseisen: normen, toleranties, procedures bij afwijkingen, rapportages,
inspecties, gevraagde certificaten.
e. Commerciële eisen: contractvorm, prijscondities, betalingswijze, leaseopties,
garantiebepalingen, aansprakelijkheid.
f. Milieuaspecten: effecten van een product/dienst op het milieu
g. Sociale aspecten: respecteren van mensen – en arbeidersrechten
Back-door-selling: dat de leverancier zo de specificaties beïnvloeden dat ze een beter
uitgangspositie hebben dan hun concurrenten.
Concurrentiegerichte dialoog: dat de aanbesteder samen met geselecteerde leveranciers tot de
specificaties en de oplossing komt.
2. Selecteren:
a. Offerte aanvraag: uitnodiging om een prijsopgave te doen.
b. Approved-vendor-list: voorkeurslijst met goedgekeurde leveranciers.
c. Prekwalificatie: eerste selectie van leveranciers.
4
