SEIN, Stichting Epilepsie Instelling Nederland.
F. Hoenderdos- Bothof
4880726
December 2024
NCOI
HBO Zorg en Welzijn
Kwaliteits- en procesmanagement in de zorg.
1
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht van de module ‘Kwaliteits- en procesmanagement in de zorg’. Deze
opdracht is geschreven als onderdeel van de opleiding HBO Management in Zorg en Welzijn. Het doel
van de opdracht is het optimaliseren van een proces binnen de afdeling waar ik werkzaam
ben als Zorg coördinator en teamcoach.
Gedurende het volgen van deze module ‘Kwaliteits- en procesmanagement in de zorg’ en de HBO
opleiding ‘Management Zorg& Welzijn, ben ik werkzaam als Zorg coördinator en teamcoach bij SEIN (
Stichting Epilepsie Instelling Nederland). SEIN is een zorg organisatie; een expertise centrum voor
epilepsie en slaap- problematiek. SEIN heeft meerdere locaties; kort en langverblijf en poliklinieken.
Zelf werk ik op de locatie langverblijf te Cruquius. Ik werk op een kind en jeugdgroep, waar we
gedrags intensieve- en epileptische zorg bieden. Ik werk 7 jaar bij SEIN, voor deze functie heb ik
gewerkt als Begeleider Zorg en ben ik 3 maanden intern gedetacheerd als Team coördinator.
Daarnaast heb ik meegewerkt aan een nieuwe methodiekontwikkeling voor onze doelgroep Kind &
Jeugd (2024).
Het volgen van deze module heb ik als interessant en uitdagend ervaren. Als Zorg coördinator en
teamcoach ben ik eigenlijk altijd bezig met vraagstukken over hoe de zorg beter kan.
Onderzoek ik knelpunten op de werkvloer, of processen die ‘makkelijker’, of efficiënter zouden
kunnen. Met oog op het vergroten van de kwaliteit voor de cliënt, rekening houdend met uitdagingen.
Bijvoorbeeld met het tekort aan personeel, of uitval door (langdurige) ziekteverzuim en financiële
uitdagingen. Maar ook teamgerichte vragen waarbij werkdruk en werkplezier voor de medewerker
centraal staat.
Mijn visie in het uitvoeren van mijn functie is dan ook tweeledig. Ten eerste is deze gericht op de
kwaliteit van de zorg. Het welzijn van de cliënten die bij ons op de afdeling langverblijf wonen. Hierbij
rekening houdend met de protocollen en afspraken van de organisatie en de financiële uitdagingen.
En anderzijds oog voor het welzijn van mijn collega, de ‘werkdruk’, veiligheid en het teamcultuur.
Mijn doel is om samen met mijn collega’s voortdurend te werken aan verbetering van de geboden zorg
met oog voor de werknemer.
Afgelopen oktober ben ik bij het live event ‘ Ontregel de Zorg’ geweest, dit event sloot prachtig aan bij
deze module. Hoe kun je de zorg meer ‘ ont- regelen’, om meer tijd en kwaliteit te kunnen leveren aan
de zorg voor de cliënten.
Ik wil mijn manager Marieke Oud bedanken voor haar vertrouwen en aanbod om deze opleiding te
volgen. Daarnaast mijn team van professionele collega’s en mijn gezin.
Ik wens u veel leesplezier toe,
Fieke Hoenderdos- Bothof
December 2024
2
, Samenvatting
In deze samenvatting leg ik u in begrijpelijke taal de module opdracht ‘Kwaliteits- en
procesmanagement in de zorg’ uit. Hierin ligt ik de samenhang van kwaliteit- en procesmanagement
toe en beschrijf ik met welk kwaliteitsmanagementsysteem SEIN werkt.
Hoe SEIN bijdraagt aan een lerend en innoverend werk klimaat. En schrijf ik later een verbeterplan,
voor een integraal proces binnen SEIN wat niet soepel verloopt.
Allereerst zal ik ingaan op de term procesoptimalisatie. Wanneer je de kwaliteit binnen de
organisatie wilt optimaliseren, richt je je op de interne processen. Werken deze processen nog
efficiënt? Is er behoefte aan aanpassingen, innovaties of verbeteringen om de best mogelijke zorg te
kunnen bieden aan de cliënt. Rekening houdend met de beschikbare middelen en kosten.
Voorbeelden van welke middelen die SEIN inzet en gebruikt om processen te optimaliseren en
kwaliteit te vergroten zij o.a. de ‘Verbetermeter’, deze digitale tool is gericht over het verzamelen van
feedback van cliënten en hun familie om verbeteringen door te voeren.
Daarnaast maakt SEIN systematisch gebruikt van het PDCA-model om processen te verbeteren.
Dit model wordt ingezet om verbeterpunten te implementeren. Het management maakt hier
voornamelijk gebruikt van. Bijvoorbeeld bij het opstellen of bijstellen van doelen in het jaarplan.
Hierin zou verbetering wenselijk zijn richting de werkvloer. Verbeteringen worden nu voornamelijk top-
down geïmplementeerd, terwijl het effectiever zou zijn om medewerkers te inspireren en hen 'bottom-
up' te betrekken bij innovaties. Door gezamenlijk doelen te stellen en medewerkers de
verantwoordelijkheid te geven voor de uitvoering, evaluatie en eventuele aanpassing, zou de PDCA-
cyclus beter tot zijn recht komen.
Om een ‘continu lerende’ organisatie te creëren, is het essentieel dat de medewerkers en de
Zorg coördinatoren uitgedaagd en geïnspireerd worden om hier een eigen bijdrage aan te leveren.
Door bijvoorbeeld opleidingsmogelijkheden aan te bieden, mee te denken aan vernieuwing of
verbetering door het management. Bij het ‘continu verbeteren’ heeft iedere werknemer een aandeel.
Daarom is het belangrijk dat de Zorg coördinator aandacht voor de medewerkers heeft, hen coacht,
motiveert en inspireert.
Het Kwaliteitsmanagementsysteem wordt binnen SEIN gezien als een hulpmiddel, een instrument
voor de inrichting en besturing van de organisatie. Sinds 2023 maakt SEIN gebruik Zenya. Zenya is
een documentbeheersysteem waarin het beleid en alle processen, protocollen en richtlijnen staan
opgeslagen. Tevens kunnen medewerkers hier incidenten, klachten en complimenten melden.
Binnen SEIN verloopt de fysieke overdracht tussen de ochtend en avond dienst niet soepel, waardoor
de fysieke overdracht op verschillende manieren wordt uitgevoerd. Er zijn geen specifieke richtlijnen of
randvoorwaarden voor. Om inzichtelijk te maken hoe dit integrale proces verbeterd kan worden, zal
gebruik maken van het PCDA- cyclus. (Plan, Check, Do, Act) Door deze cyclus (fasen) te doorlopen,
kunnen processen geoptimaliseerd worden, bijgesteld en SEIN breed worden geïmplanteerd.
3
F. Hoenderdos- Bothof
4880726
December 2024
NCOI
HBO Zorg en Welzijn
Kwaliteits- en procesmanagement in de zorg.
1
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht van de module ‘Kwaliteits- en procesmanagement in de zorg’. Deze
opdracht is geschreven als onderdeel van de opleiding HBO Management in Zorg en Welzijn. Het doel
van de opdracht is het optimaliseren van een proces binnen de afdeling waar ik werkzaam
ben als Zorg coördinator en teamcoach.
Gedurende het volgen van deze module ‘Kwaliteits- en procesmanagement in de zorg’ en de HBO
opleiding ‘Management Zorg& Welzijn, ben ik werkzaam als Zorg coördinator en teamcoach bij SEIN (
Stichting Epilepsie Instelling Nederland). SEIN is een zorg organisatie; een expertise centrum voor
epilepsie en slaap- problematiek. SEIN heeft meerdere locaties; kort en langverblijf en poliklinieken.
Zelf werk ik op de locatie langverblijf te Cruquius. Ik werk op een kind en jeugdgroep, waar we
gedrags intensieve- en epileptische zorg bieden. Ik werk 7 jaar bij SEIN, voor deze functie heb ik
gewerkt als Begeleider Zorg en ben ik 3 maanden intern gedetacheerd als Team coördinator.
Daarnaast heb ik meegewerkt aan een nieuwe methodiekontwikkeling voor onze doelgroep Kind &
Jeugd (2024).
Het volgen van deze module heb ik als interessant en uitdagend ervaren. Als Zorg coördinator en
teamcoach ben ik eigenlijk altijd bezig met vraagstukken over hoe de zorg beter kan.
Onderzoek ik knelpunten op de werkvloer, of processen die ‘makkelijker’, of efficiënter zouden
kunnen. Met oog op het vergroten van de kwaliteit voor de cliënt, rekening houdend met uitdagingen.
Bijvoorbeeld met het tekort aan personeel, of uitval door (langdurige) ziekteverzuim en financiële
uitdagingen. Maar ook teamgerichte vragen waarbij werkdruk en werkplezier voor de medewerker
centraal staat.
Mijn visie in het uitvoeren van mijn functie is dan ook tweeledig. Ten eerste is deze gericht op de
kwaliteit van de zorg. Het welzijn van de cliënten die bij ons op de afdeling langverblijf wonen. Hierbij
rekening houdend met de protocollen en afspraken van de organisatie en de financiële uitdagingen.
En anderzijds oog voor het welzijn van mijn collega, de ‘werkdruk’, veiligheid en het teamcultuur.
Mijn doel is om samen met mijn collega’s voortdurend te werken aan verbetering van de geboden zorg
met oog voor de werknemer.
Afgelopen oktober ben ik bij het live event ‘ Ontregel de Zorg’ geweest, dit event sloot prachtig aan bij
deze module. Hoe kun je de zorg meer ‘ ont- regelen’, om meer tijd en kwaliteit te kunnen leveren aan
de zorg voor de cliënten.
Ik wil mijn manager Marieke Oud bedanken voor haar vertrouwen en aanbod om deze opleiding te
volgen. Daarnaast mijn team van professionele collega’s en mijn gezin.
Ik wens u veel leesplezier toe,
Fieke Hoenderdos- Bothof
December 2024
2
, Samenvatting
In deze samenvatting leg ik u in begrijpelijke taal de module opdracht ‘Kwaliteits- en
procesmanagement in de zorg’ uit. Hierin ligt ik de samenhang van kwaliteit- en procesmanagement
toe en beschrijf ik met welk kwaliteitsmanagementsysteem SEIN werkt.
Hoe SEIN bijdraagt aan een lerend en innoverend werk klimaat. En schrijf ik later een verbeterplan,
voor een integraal proces binnen SEIN wat niet soepel verloopt.
Allereerst zal ik ingaan op de term procesoptimalisatie. Wanneer je de kwaliteit binnen de
organisatie wilt optimaliseren, richt je je op de interne processen. Werken deze processen nog
efficiënt? Is er behoefte aan aanpassingen, innovaties of verbeteringen om de best mogelijke zorg te
kunnen bieden aan de cliënt. Rekening houdend met de beschikbare middelen en kosten.
Voorbeelden van welke middelen die SEIN inzet en gebruikt om processen te optimaliseren en
kwaliteit te vergroten zij o.a. de ‘Verbetermeter’, deze digitale tool is gericht over het verzamelen van
feedback van cliënten en hun familie om verbeteringen door te voeren.
Daarnaast maakt SEIN systematisch gebruikt van het PDCA-model om processen te verbeteren.
Dit model wordt ingezet om verbeterpunten te implementeren. Het management maakt hier
voornamelijk gebruikt van. Bijvoorbeeld bij het opstellen of bijstellen van doelen in het jaarplan.
Hierin zou verbetering wenselijk zijn richting de werkvloer. Verbeteringen worden nu voornamelijk top-
down geïmplementeerd, terwijl het effectiever zou zijn om medewerkers te inspireren en hen 'bottom-
up' te betrekken bij innovaties. Door gezamenlijk doelen te stellen en medewerkers de
verantwoordelijkheid te geven voor de uitvoering, evaluatie en eventuele aanpassing, zou de PDCA-
cyclus beter tot zijn recht komen.
Om een ‘continu lerende’ organisatie te creëren, is het essentieel dat de medewerkers en de
Zorg coördinatoren uitgedaagd en geïnspireerd worden om hier een eigen bijdrage aan te leveren.
Door bijvoorbeeld opleidingsmogelijkheden aan te bieden, mee te denken aan vernieuwing of
verbetering door het management. Bij het ‘continu verbeteren’ heeft iedere werknemer een aandeel.
Daarom is het belangrijk dat de Zorg coördinator aandacht voor de medewerkers heeft, hen coacht,
motiveert en inspireert.
Het Kwaliteitsmanagementsysteem wordt binnen SEIN gezien als een hulpmiddel, een instrument
voor de inrichting en besturing van de organisatie. Sinds 2023 maakt SEIN gebruik Zenya. Zenya is
een documentbeheersysteem waarin het beleid en alle processen, protocollen en richtlijnen staan
opgeslagen. Tevens kunnen medewerkers hier incidenten, klachten en complimenten melden.
Binnen SEIN verloopt de fysieke overdracht tussen de ochtend en avond dienst niet soepel, waardoor
de fysieke overdracht op verschillende manieren wordt uitgevoerd. Er zijn geen specifieke richtlijnen of
randvoorwaarden voor. Om inzichtelijk te maken hoe dit integrale proces verbeterd kan worden, zal
gebruik maken van het PCDA- cyclus. (Plan, Check, Do, Act) Door deze cyclus (fasen) te doorlopen,
kunnen processen geoptimaliseerd worden, bijgesteld en SEIN breed worden geïmplanteerd.
3
