Informatiemanagement
H1. Organisaties en informatie
1.1 Kenmerken van een organisatie
De methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van informatie, noemt
men informatietechnologie (IT). Als informatie-uitwisseling en communicatie via bijvoorbeeld
computernetwerken, telefoonverbindingen of internet verloopt spreekt men van informatie- en
communicatietechnologie (ICT).
Kenmerken van een organisatie zijn:
- De doelstellingen van de organisatie
Om de doelstellingen meetbaar en beter hanteerbaar te maken, moet men ze operationaliseren
(meetbaar maken). Dit betekent dat het doel zodanig wordt beschreven dat achteraf kan worden
bepaald of het behaald is. Alle activiteiten binnen een bedrijf moeten dus in dienst staan van het
behalen van de bedrijfsdoelen. Privédoelstellingen hoeven niet altijd binnen de bedrijfsdoelstellingen
te vallen.
- De organisatiecultuur
Een organisatie kan een formele cultuur of informele cultuur hebben. Bij een formele cultuur gaan
werknemers via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. In een informelere cultuur kan een
werkneer zich vrijer gedragen. Er kan ook worden gekeken naar de veranderingsgezindheid van de
medewerkers.
Organisaties zijn in te delen in:
Profitorganisatie: organisaties met winstoogmerk
Non-profitorganisatie: organisaties zonder winstoogmerk
- De primaire processen
Een organisatie heeft primaire processen en secundaire processen. Bij primair draait het
hoofdzakelijk om activiteiten die direct bijdragen aan de kern van het bedrijf: de reden van bestaan.
Op de HU is dat bijvoorbeeld onderwijs verzorgen.
Secundaire processen zijn bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen niet
direct bij aan de doelstellingen van het bedrijf, maar zijn er ter ondersteuning wel nodig.
- Het ontwikkelingsstadium van de organisatie
Een bedrijf maakt verschillende ontwikkelstadia door. De wijze waarmee organisaties met informatie
omgaan, hangt af van de het ontwikkelingsstadium waarin ze verkeert.
- De organisatiestructuur
Een organisatie is bedoeld om de organisatiedoelen te realiseren. Grotere organisaties worden taken
verdeelde over de verschillende businessunits. Belangrijk is hierbij de span of control van managers.
Het aantal dat een manager direct aanstuurt.
De organisatiestructuur kan weergegeven worden in een organogram.
- De rol van informatie
Informatie is meestal een hulpmiddel om de productie te ondersteunen, bijvoorbeeld een
schoenmaker. Bij andere bedrijven is het onderdeel van het eind eindproduct en behoort daar tot
het primaire proces. Bijvoorbeeld een krant.
,- De kritieke succesfactoren
Het bestaansrecht van ieder bedrijf. Klanten komen naar een bedrijf omdat iets in het bedrijf hen
aanspreekt. Dit zijn de kritieke succesfactoren. Een bedrijf bestaat dankzij een of meer van deze
factoren.
1.2 Ondernemingsplan en informatieplan
Commerciële bedrijven, maar ook niet-commerciële bedrijven, maken een ondernemingsplan of
bedrijfsplan. Een bedrijf dat zijn doelen heeft geformuleerd, zal deze doelen opnemen in het
ondernemingsplan.
Het informatieplan is een document dat een inventarisatie geeft van de stand van zaken op het
gebied van informatievoorzieningen en automatisering binnen een organisatie. Hierbij worden
knelpunten in de informatievoorziening en automatisering bepaald.
1.3 Informatie
De informatieladder heeft de volgende treden:
1. Feiten: gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen (bijv. de auto rijdt
120 kilometer per uur).
2. Gegevens: registraties van feiten. Als feiten op papier of in de computer worden vastgelegd,
spreekt men van gegevens. Als gegevens met een computer met elkaar in verband worden gebracht,
spreekt men wel van data.
3. Informatie: feiten die betekenis voor je hebben.
4. Kennis: 'veredelde informatie', kennis ontstaat uit informatie, als die is aangevuld met
vaardigheden en ervaring.
5. Competentie: combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een
bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren. Een competentie heeft te maken met
iemand doet met zijn kennis.
1.4 Informatiestromen
Er zijn twee soorten informatiestromen te onderscheiden:
1. Horizontale informatiestromen. Deze zijn nodig om het primaire productieproces als één geheel te
laten functioneren.
2. Verticale informatiestromen. Vanuit het management of de ‘directie’ gaat besturingsinformatie
‘omlaag’ voor het aansturen van de primaire processen.
,Informatie treedt dus om als integrator (bindmiddel) tussen de afzonderlijke bedrijfsprocessen van
organisatieonderdelen zodat het bedrijf naar de buitenwereld toe lijk te functioneren als één geheel.
1.5 Kwaliteit van informatie
Belangrijk is wel dat de informatie:
De informatie moet tijdig zijn. Informatie over de voorraad van vorig jaar is niet meer interessant.
De informatie moet juist zijn. Op basis van informatie worden beslissingen genomen, onjuiste
informatie leidt
tot onjuiste beslissingen.
De informatie moet volledig zijn. Er mag geen belangrijke informatie ontbreken.
De informatie moet de juiste detaillering hebben. Een financieel directeur wil weten hoeveel er
van een bepaald artikel verkocht is in een jaar, terwijl de magazijn manager wil weten in verband met
de ruimte hoeveel van dat artikel verkocht is per dag.
De informatie moet beschikbaar zijn. De inspanning om belangrijke informatie te verkrijgen moet
niet onevenredig groot zijn.
1.6 Management en informatie
Strategisch management: houdt zich bezig met de grote lijnen en
de toekomst.
Tactisch management: taken tussen strategisch management en
operationeel management.
Operationeel management: houdt zich bezig met korte termijn.
1.7 Prestatie-indicatoren
Een manager kan nagaan of de gewenste doelstellingen van zijn organisatie worden gehaald. Hij
heeft hiervoor informatie nodig die hem vertelt hoe de zaken ervoor staan.
Informatie in de vorm van kengetallen of prestatie-indicatoren is de basis voor de deming-cirkel
, 1.8 Organisatie van de automatisering
- De gebruikersorganisatie: deze maakt gebruik van de aanwezige informatiesystemen. Ze zorgt voor
het invoeren wijzigen van gegevens, het afdrukken van overzichten.
- De ontwikkelorganisatie: deze bestaat uit een afdeling Automatisering met eventueel een afdeling
Informatiemanagement.
- De ondersteunende organisatie: deze zorgt ervoor dat de informatiesystemen ‘in de lucht blijven’.
H1. Organisaties en informatie
1.1 Kenmerken van een organisatie
De methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van informatie, noemt
men informatietechnologie (IT). Als informatie-uitwisseling en communicatie via bijvoorbeeld
computernetwerken, telefoonverbindingen of internet verloopt spreekt men van informatie- en
communicatietechnologie (ICT).
Kenmerken van een organisatie zijn:
- De doelstellingen van de organisatie
Om de doelstellingen meetbaar en beter hanteerbaar te maken, moet men ze operationaliseren
(meetbaar maken). Dit betekent dat het doel zodanig wordt beschreven dat achteraf kan worden
bepaald of het behaald is. Alle activiteiten binnen een bedrijf moeten dus in dienst staan van het
behalen van de bedrijfsdoelen. Privédoelstellingen hoeven niet altijd binnen de bedrijfsdoelstellingen
te vallen.
- De organisatiecultuur
Een organisatie kan een formele cultuur of informele cultuur hebben. Bij een formele cultuur gaan
werknemers via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. In een informelere cultuur kan een
werkneer zich vrijer gedragen. Er kan ook worden gekeken naar de veranderingsgezindheid van de
medewerkers.
Organisaties zijn in te delen in:
Profitorganisatie: organisaties met winstoogmerk
Non-profitorganisatie: organisaties zonder winstoogmerk
- De primaire processen
Een organisatie heeft primaire processen en secundaire processen. Bij primair draait het
hoofdzakelijk om activiteiten die direct bijdragen aan de kern van het bedrijf: de reden van bestaan.
Op de HU is dat bijvoorbeeld onderwijs verzorgen.
Secundaire processen zijn bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen niet
direct bij aan de doelstellingen van het bedrijf, maar zijn er ter ondersteuning wel nodig.
- Het ontwikkelingsstadium van de organisatie
Een bedrijf maakt verschillende ontwikkelstadia door. De wijze waarmee organisaties met informatie
omgaan, hangt af van de het ontwikkelingsstadium waarin ze verkeert.
- De organisatiestructuur
Een organisatie is bedoeld om de organisatiedoelen te realiseren. Grotere organisaties worden taken
verdeelde over de verschillende businessunits. Belangrijk is hierbij de span of control van managers.
Het aantal dat een manager direct aanstuurt.
De organisatiestructuur kan weergegeven worden in een organogram.
- De rol van informatie
Informatie is meestal een hulpmiddel om de productie te ondersteunen, bijvoorbeeld een
schoenmaker. Bij andere bedrijven is het onderdeel van het eind eindproduct en behoort daar tot
het primaire proces. Bijvoorbeeld een krant.
,- De kritieke succesfactoren
Het bestaansrecht van ieder bedrijf. Klanten komen naar een bedrijf omdat iets in het bedrijf hen
aanspreekt. Dit zijn de kritieke succesfactoren. Een bedrijf bestaat dankzij een of meer van deze
factoren.
1.2 Ondernemingsplan en informatieplan
Commerciële bedrijven, maar ook niet-commerciële bedrijven, maken een ondernemingsplan of
bedrijfsplan. Een bedrijf dat zijn doelen heeft geformuleerd, zal deze doelen opnemen in het
ondernemingsplan.
Het informatieplan is een document dat een inventarisatie geeft van de stand van zaken op het
gebied van informatievoorzieningen en automatisering binnen een organisatie. Hierbij worden
knelpunten in de informatievoorziening en automatisering bepaald.
1.3 Informatie
De informatieladder heeft de volgende treden:
1. Feiten: gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen (bijv. de auto rijdt
120 kilometer per uur).
2. Gegevens: registraties van feiten. Als feiten op papier of in de computer worden vastgelegd,
spreekt men van gegevens. Als gegevens met een computer met elkaar in verband worden gebracht,
spreekt men wel van data.
3. Informatie: feiten die betekenis voor je hebben.
4. Kennis: 'veredelde informatie', kennis ontstaat uit informatie, als die is aangevuld met
vaardigheden en ervaring.
5. Competentie: combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een
bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren. Een competentie heeft te maken met
iemand doet met zijn kennis.
1.4 Informatiestromen
Er zijn twee soorten informatiestromen te onderscheiden:
1. Horizontale informatiestromen. Deze zijn nodig om het primaire productieproces als één geheel te
laten functioneren.
2. Verticale informatiestromen. Vanuit het management of de ‘directie’ gaat besturingsinformatie
‘omlaag’ voor het aansturen van de primaire processen.
,Informatie treedt dus om als integrator (bindmiddel) tussen de afzonderlijke bedrijfsprocessen van
organisatieonderdelen zodat het bedrijf naar de buitenwereld toe lijk te functioneren als één geheel.
1.5 Kwaliteit van informatie
Belangrijk is wel dat de informatie:
De informatie moet tijdig zijn. Informatie over de voorraad van vorig jaar is niet meer interessant.
De informatie moet juist zijn. Op basis van informatie worden beslissingen genomen, onjuiste
informatie leidt
tot onjuiste beslissingen.
De informatie moet volledig zijn. Er mag geen belangrijke informatie ontbreken.
De informatie moet de juiste detaillering hebben. Een financieel directeur wil weten hoeveel er
van een bepaald artikel verkocht is in een jaar, terwijl de magazijn manager wil weten in verband met
de ruimte hoeveel van dat artikel verkocht is per dag.
De informatie moet beschikbaar zijn. De inspanning om belangrijke informatie te verkrijgen moet
niet onevenredig groot zijn.
1.6 Management en informatie
Strategisch management: houdt zich bezig met de grote lijnen en
de toekomst.
Tactisch management: taken tussen strategisch management en
operationeel management.
Operationeel management: houdt zich bezig met korte termijn.
1.7 Prestatie-indicatoren
Een manager kan nagaan of de gewenste doelstellingen van zijn organisatie worden gehaald. Hij
heeft hiervoor informatie nodig die hem vertelt hoe de zaken ervoor staan.
Informatie in de vorm van kengetallen of prestatie-indicatoren is de basis voor de deming-cirkel
, 1.8 Organisatie van de automatisering
- De gebruikersorganisatie: deze maakt gebruik van de aanwezige informatiesystemen. Ze zorgt voor
het invoeren wijzigen van gegevens, het afdrukken van overzichten.
- De ontwikkelorganisatie: deze bestaat uit een afdeling Automatisering met eventueel een afdeling
Informatiemanagement.
- De ondersteunende organisatie: deze zorgt ervoor dat de informatiesystemen ‘in de lucht blijven’.
