De sourcing voor complexere
inkoopprocessen
1.Sourcingmethodologie als basis van een
complex inkoopproces
1.1 Complexiteit van een inkoopproces
Voorbeelden:
- Impact op de organisatie en het aantal betrokkenen met het vraagstuk.
- Kenmerken van het product of de dienst (bijv. techniek of constructie).
Ieder inkoopvraagstuk heeft zijn eigen kenmerken en vraagt om een specifieke
aanpak. De te nemen stappen in het inkoopproces zijn voor iedere situatie
hetzelfde.
1.2 Nut en noodzaak van een
sourcingmethodologie
Een methodologie:
- Leidt tot een weloverwogen strategie (rekening gehouden met
verschillende variabelen).
- Is bedoeld om de doelstellingen van de organisatie te ondersteunen.
Een methodologie moet na het opstellen verankerd worden als een gewoonte.
1.3 Voordelen van het hanteren van een
methodologie
1. Het leidt tot een optimaal tactisch inkoopproces
Welke tools en analyses zijn van belang?
2. Het creëert betrokkenheid van en draagvlak binnen de organisatie
3. Het biedt mogelijkheden om ‘out of the box’ te denken
4. Resultaten worden zichtbaar gemaakt (meetbare impact)
5. De methodologie is de basis voor (inkoop)kennismanagement
Bestaande kennis wordt opgeslagen in een database
6. De methodologie is een fundament voor verdere inkoopprofessionalisering
1.4 de succesfactoren van een
sourcingmethodologie
1. Steun en sponsoring van het management
2. Betrokkenheid van verschillende afdelingen
3. Een gerichte focus en doelstelling
4. Een goed te monitoren sourcingproces
5. Een gestructureerde aanpak
6. Vroegtijdige verankering van implementatie en Supply Relation
Management (SRM)
, Een gedetailleerd implementatieplan ontwikkelen met de leverancier en de
performancemeting van de leverancier vastleggen
1.5 NEVI-sourcingmethodologie
Het inkoopproces bestaat uit 6 stappen: specificeren, selecteren, contracteren,
bestellen, bewaken en nazorg. De Nevi-sourcingmethodologie verrijkt dit proces
met twee stappen.
Stappen:
1. Sourcing: nadenken over de aanpak van het inkoopvraagstuk
2. Specificeren
3. Selecteren
4. Contracteren
5. Het operationele proces: bestellen > bewaken > nazorg
6. SRM: de implementatiefase en de manier waarom we het contract en de
leverancier gaan managen om doelstellingen te behalen
Doordat de sourcingmethodologie een continu proces is, is de output van SRM de
input voor een nieuwe sourcing.
Voordelen van de methodologie:
- Continu verbetering van de prestaties en van de relatie met leveranciers.
- Draagt bij aan professionalisering van de inkoopafdeling zelf.
2. Opzet en organisatie van een
sourcing
De basis van succesvolle sourcingtrajecten wordt voor een belangrijk deel gelegd
in de opzet en organisatie van het traject.
2.1 Opdrachtformulering en commitment
Voor de start van de sourcingfase is het maken van een sourcing initiatieplan
noodzakelijk, evenals de goedkeuring daarvan. Dit plan is een soort
overeenkomst met het management. Het geeft het management onder andere
een beeld van de doelstellingen, betrokkenen, planning en beslismomenten.
, 2.2 Het inrichten van een sourcingteam
Naast de afdeling inkoop, houden veel andere disciplines zich bezig met de
inkoopfunctie. De inkoopafdeling bevindt zich bij inkoopvraagstukken vaak op
een informatiekruispunt.
Bij een goede teamsamenstelling zijn de volgende competenties aanwezig in het
team:
1. Inhoudelijke kennis
2. Marktkennis
3. Kennis van het functionele proces
4. Kennis van verandermanagement
2.3 Het organisatie- en inkoopbeleid
Belangrijke input voor het maken van een sourcingstrategie zijn de
uitgangspunten van het organisatie- en inkoopbeleid.
1. Missie: waarom ben ik op aarde en wat is mijn bestaansrecht?
2. Visie: waar willen we op termijn staan in de markt?
3. Beleid: de vertaling van de visie naar de bedrijfsvoering. Spelregels en
kaders waarbinnen de visie gerealiseerd wordt.
4. Strategie: naam, thema of slogan om de visie en de strategie te
positioneren in de markt.
5. Organisatiedoelstellingen: vertaling van de visie naar heldere
doelstellingen.
, 6. Inkoopactieplannen: jaarplannen voor inkoop afgeleid van de
organisatiedoelstellingen.
7. Productgroepactieplannen: een plan voor een groep soortgelijke
producten/diensten, die afkomstig zijn van een zich onderscheidende
markt van leveranciers.
2.4 Het maken van de juiste analyses en de
hoofdlijn van sourcing
Nadat het sourcing initiatieplan is goedgekeurd door het management, heeft het
sourcingteam een bijeenkomst om te bespreken wat de planning is en welke
activiteiten nog gedaan moeten worden. Een van de activiteiten is het bepalen
van de inkoop technische analyses.
De sourcingmethodologie kent 6 hoofdanalyses:
1. Analyse van de inkoopsituatie
2. Analyse van het interne proces
3. Financiële analyse
4. Contractanalyse
5. Marktanalyse
6. Portfolioanalyse
Nadat de benodigde analyses zijn gemaakt, zal bepaald worden welke
bouwstenen van belang zijn voor de sourcingscenario’s. De sourcingbouwstenen
zijn die elementen die het sourcingproces beïnvloeden en de doelstellingen
kunnen realiseren.
Vervolgens wordt tijdens een brainstormsessie bepaald welke scenario’s op welk
termijn moet worden uitgevoerd.
2.5 De output van de sourcinganalyse
De sourcinganalyse moet voor het betreffende inkoopvraagstuk snel een beeld
geven van de huidige strategie en werkwijze binnen de organisatie. Per
hoofdanalyse wordt er een conclusie gemaakt. Het kan zijn dat niet alle
deelprocessen relevant zijn.
Door het maken van de sourcinganalyse komt er een goed kwalitatief beeld van
het inkoopvraagstuk.
inkoopprocessen
1.Sourcingmethodologie als basis van een
complex inkoopproces
1.1 Complexiteit van een inkoopproces
Voorbeelden:
- Impact op de organisatie en het aantal betrokkenen met het vraagstuk.
- Kenmerken van het product of de dienst (bijv. techniek of constructie).
Ieder inkoopvraagstuk heeft zijn eigen kenmerken en vraagt om een specifieke
aanpak. De te nemen stappen in het inkoopproces zijn voor iedere situatie
hetzelfde.
1.2 Nut en noodzaak van een
sourcingmethodologie
Een methodologie:
- Leidt tot een weloverwogen strategie (rekening gehouden met
verschillende variabelen).
- Is bedoeld om de doelstellingen van de organisatie te ondersteunen.
Een methodologie moet na het opstellen verankerd worden als een gewoonte.
1.3 Voordelen van het hanteren van een
methodologie
1. Het leidt tot een optimaal tactisch inkoopproces
Welke tools en analyses zijn van belang?
2. Het creëert betrokkenheid van en draagvlak binnen de organisatie
3. Het biedt mogelijkheden om ‘out of the box’ te denken
4. Resultaten worden zichtbaar gemaakt (meetbare impact)
5. De methodologie is de basis voor (inkoop)kennismanagement
Bestaande kennis wordt opgeslagen in een database
6. De methodologie is een fundament voor verdere inkoopprofessionalisering
1.4 de succesfactoren van een
sourcingmethodologie
1. Steun en sponsoring van het management
2. Betrokkenheid van verschillende afdelingen
3. Een gerichte focus en doelstelling
4. Een goed te monitoren sourcingproces
5. Een gestructureerde aanpak
6. Vroegtijdige verankering van implementatie en Supply Relation
Management (SRM)
, Een gedetailleerd implementatieplan ontwikkelen met de leverancier en de
performancemeting van de leverancier vastleggen
1.5 NEVI-sourcingmethodologie
Het inkoopproces bestaat uit 6 stappen: specificeren, selecteren, contracteren,
bestellen, bewaken en nazorg. De Nevi-sourcingmethodologie verrijkt dit proces
met twee stappen.
Stappen:
1. Sourcing: nadenken over de aanpak van het inkoopvraagstuk
2. Specificeren
3. Selecteren
4. Contracteren
5. Het operationele proces: bestellen > bewaken > nazorg
6. SRM: de implementatiefase en de manier waarom we het contract en de
leverancier gaan managen om doelstellingen te behalen
Doordat de sourcingmethodologie een continu proces is, is de output van SRM de
input voor een nieuwe sourcing.
Voordelen van de methodologie:
- Continu verbetering van de prestaties en van de relatie met leveranciers.
- Draagt bij aan professionalisering van de inkoopafdeling zelf.
2. Opzet en organisatie van een
sourcing
De basis van succesvolle sourcingtrajecten wordt voor een belangrijk deel gelegd
in de opzet en organisatie van het traject.
2.1 Opdrachtformulering en commitment
Voor de start van de sourcingfase is het maken van een sourcing initiatieplan
noodzakelijk, evenals de goedkeuring daarvan. Dit plan is een soort
overeenkomst met het management. Het geeft het management onder andere
een beeld van de doelstellingen, betrokkenen, planning en beslismomenten.
, 2.2 Het inrichten van een sourcingteam
Naast de afdeling inkoop, houden veel andere disciplines zich bezig met de
inkoopfunctie. De inkoopafdeling bevindt zich bij inkoopvraagstukken vaak op
een informatiekruispunt.
Bij een goede teamsamenstelling zijn de volgende competenties aanwezig in het
team:
1. Inhoudelijke kennis
2. Marktkennis
3. Kennis van het functionele proces
4. Kennis van verandermanagement
2.3 Het organisatie- en inkoopbeleid
Belangrijke input voor het maken van een sourcingstrategie zijn de
uitgangspunten van het organisatie- en inkoopbeleid.
1. Missie: waarom ben ik op aarde en wat is mijn bestaansrecht?
2. Visie: waar willen we op termijn staan in de markt?
3. Beleid: de vertaling van de visie naar de bedrijfsvoering. Spelregels en
kaders waarbinnen de visie gerealiseerd wordt.
4. Strategie: naam, thema of slogan om de visie en de strategie te
positioneren in de markt.
5. Organisatiedoelstellingen: vertaling van de visie naar heldere
doelstellingen.
, 6. Inkoopactieplannen: jaarplannen voor inkoop afgeleid van de
organisatiedoelstellingen.
7. Productgroepactieplannen: een plan voor een groep soortgelijke
producten/diensten, die afkomstig zijn van een zich onderscheidende
markt van leveranciers.
2.4 Het maken van de juiste analyses en de
hoofdlijn van sourcing
Nadat het sourcing initiatieplan is goedgekeurd door het management, heeft het
sourcingteam een bijeenkomst om te bespreken wat de planning is en welke
activiteiten nog gedaan moeten worden. Een van de activiteiten is het bepalen
van de inkoop technische analyses.
De sourcingmethodologie kent 6 hoofdanalyses:
1. Analyse van de inkoopsituatie
2. Analyse van het interne proces
3. Financiële analyse
4. Contractanalyse
5. Marktanalyse
6. Portfolioanalyse
Nadat de benodigde analyses zijn gemaakt, zal bepaald worden welke
bouwstenen van belang zijn voor de sourcingscenario’s. De sourcingbouwstenen
zijn die elementen die het sourcingproces beïnvloeden en de doelstellingen
kunnen realiseren.
Vervolgens wordt tijdens een brainstormsessie bepaald welke scenario’s op welk
termijn moet worden uitgevoerd.
2.5 De output van de sourcinganalyse
De sourcinganalyse moet voor het betreffende inkoopvraagstuk snel een beeld
geven van de huidige strategie en werkwijze binnen de organisatie. Per
hoofdanalyse wordt er een conclusie gemaakt. Het kan zijn dat niet alle
deelprocessen relevant zijn.
Door het maken van de sourcinganalyse komt er een goed kwalitatief beeld van
het inkoopvraagstuk.
