Samenvatting SqEME - taal en tekens - pocketgids

SqEME
Houvast om naar processen te kijken.
Vier invalshoeken (vensters) die op elkaar aansluiten:

1. Blauwdruk
2. Berichtenverkeer
3. Bestek
4. Bureaublad




 Bedrijfsvoeringsmodel:
geeft zicht op het samenhangend geheel van resultaatgebieden. Welke elementen leveren
een essentiële bijdrage aan de totstandkoming van de strategie?
 Resultaatgebiedbeschrijving: inzicht in een te onderscheiden onderdeel van de
bedrijfsvoering aan de hand van een verzameling van processen en berichten.
 Randvoorwaarde: eis gesteld aan de bedrijfsvoering die voortkomt uit wet- en regelgeving.
 Berichtspecificatie: specificatie van de gegevensuitwisseling en het gegevensbeheer van een
gedefinieerd procesresultaat.
 Speler: aanspreekbare partij in de organisatie aan wie voor het bereiken van resultaten taken
en bevoegdheden zijn overgedragen.
 Voorziening: maatregel van het (proces) management bedoeld om de uitvoering van het
werk te sturen en te faciliteren.
 Procesbeschrijving: inzicht in het verloop van een proces aan de hand van een reeks
tijdvolgordelijke activiteiten en de bij deze activiteiten behorende in- en uitgaande berichten.
Via deze berichten wordt de samenhang met andere processen en buitenwerelden
aangegeven.
 Prestatiekenmerk: maatstaf aan de hand waarvan de organisatie kan vaststellen of de
kwaliteit van de bedrijfsvoering zich binnen de kaders voor aanvaardbaarheid bevindt.

Het kijken door deze vensters levert een transparant raamwerk van de organisatie op dat inzicht
geeft in de relaties tussen processen onderling, in de benodigde informatiestromen in de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daaraan gekoppeld zijn kernmerken om de prestaties van
processen inzichtelijk te maken.

Hoe zijn processen met elkaar verknoopt en welk berichtenverkeer vindt plaats tussen processen?


1

,4 vensters: techniek in handen om vragen te rubriceren en naar prioriteit te orderenen, voorbeelden:

 Wat is de noodzaak van dit proces?
 Waarom is de informatievoorziening rond dat proces zo opgezet?
 Waarom wordt dit proces door deze medewerker uitgevoerd?
 Wat zijn de noodzakelijke vaardigheden van deze medewerker?
 Waarom wordt de uitvoering van dit proces op deze wijze beheerst en gecontroleerd?
 Waarom zijn voor de monitoring van dit proces deze prestatiekenmerken bepaald?



Beginselen ten grondslag van SqEME:

 Procesgerichte benadering van bedrijfsvoering
Managen van bedrijfsvoering = managen van het samenhangend geheel.
 Resultaatgericht management
Sturen op outputs  aangeven wat mensen in hun werk moeten bereiken.
 Creativiteit van de vakvolwassen medewerker
Mensen de middelen en ruimte geven om hen binnen hun ‘resultaatkaders’ zelf te laten
bepalen hoe het werk moet worden uitgevoerd.
 Informatievoorziening is het belangrijkste coördinatiemechanisme
Pas als de onderlinge informatievoorziening goed is geregeld kunnen processen goed op
elkaar worden afgestemd.
 Inclusief denken
Noodzakelijk om als organisatie door te groeien.  Afdelingsdenken wordt een manier van
denken waarin verantwoordelijkheid wordt genomen voor processen die de afdeling
overstijgen.
 Organisatie als sociaal systeem
De mens is de verbindende schakel tussen processen en in staat om zijn gedrag aan te passen
aan de uniekheid van het moment uit zijn ervaringen.




2

, Blauwdrukvenster
Gaat om vragen van ‘constitutionele aard’:

 Wat zijn de belangrijke resultaatgebieden van de organisatie?
 Wat zijn de processen die binnen die resultaatgebieden worden onderscheiden?
 Wat is het formele berichtenverkeer tussen die processen?
Het verschaft de medewerkers in de organisatie zicht op de contact, het geheel waarin zij
hun eigen toegevoegde waarde hebben.

Verzamel tekeningen die door betrokkenen worden ervaren als een overzichtelijke beschrijving van
de essentiële bouwstenen van de procesarchitectuur, die omvatten:

 In principe één plaat waarin op overzichtelijke wijze alle resultaatgebieden van de
bedrijfsvoering worden geschetst: het bedrijfsvoeringsmodel.
 Afzonderlijke beschrijvingen van de in de bedrijfsvoering gedefinieerde resultaatgebieden.

Resultaatgebieden  vast omlijnd format. Bedrijfsvoeringsmodel  geen nauwkeurig gedefinieerde
conventies.



Bedrijfsvoeringsmodel
Vormt een beeltenis van de samenhangende resultaatgebieden van de organisatie.
Welke resultaatgebieden vindt de organisatie cruciaal voor het realiseren van haar
organisatiedoelen.
Basis waarmee strategie en beleid wordt door vertaald naar de inrichting en beheersing van
processen en berichtenverkeer.

Een bedrijfsvoeringsmodel is op vele manieren vorm te geven. Consistentie is wel belangrijk.
Van ieder resultaatgebied wordt een resultaatgebiedbeschrijving verondersteld.

Zie voor meer voorbeelden pagina 21 t/m 23.

Het geeft weer hoe het management naar de bedrijfsvoering kijkt, en
welke deelgebieden het in die bedrijfsvoering wil managen. Tips:

 Ook externe partijen, buitenwerelden, kunnen ook worden
weergeven.  Geeft zicht op de context van de organisatie.
 Resultaatgebieden en processen worden altijd met een
werkwoord aangeduid.
 Het bedrijfsvoeringsmodel kan één aspect van een organisatie
betreffen.
 Het maakt het mogelijk een keten(proces) inzichtelijk te maken.
 Voor een compleet overzicht is het aan te bevelen onderscheid
te maken tussen:
o Besturende processen:
Richting wordt gegeven aan de primaire en
voorbereidende processen. De besturende processen
zorgen ervoor dat de overige processen continu voldoen
aan de gestelde uitgangspunten en randvoorwaarden.



3