H14; Inrichting van de administratie
14.1 Algemeen:
Behoefte buiten de onderneming aan administratie:
- Belastingdienst
- Bank/kredietverleners
- Leveranciers en opdrachtgevers
Inhoud administratie:
- Boekhouding
- Planning
- Calculatie
- Loonadministratie
- Adreslijsten
- Agenda’s
- Aantekeningen/kladnotities
Belangrijkste onderdeel is de boekhouding; financiële feiten zoals geldontvangsten en betalingen, vorderingen en
schulden en kosten en opbrengsten; ook wel financiële administratie genoemd.
Functies administratie:
- Geheugensteun
- Afleggen van verantwoording en als bewijsmiddel
- Bepalen van winstgevendheid en financiële toestand
- Controlemiddel voor de Belastingdienst
- Sturingsinstrument
- Instrument om het beleid te toetsen
Naast de financiële administratie (boekhouding) zijn er een aantal zelfstandige administraties:
Debiteurenadministratie: klanten van wie je nog geld krijgt. Van wie je hoeveel krijgt en hoe lang een vordering al
open staat.
Crediteurenadministratie: welke bedragen verschuldigd zijn aan leveranciers en onderaannemers en wanneer deze
bedragen moeten worden voldaan.
Loon- en personeelsadministratie: gegevens van het personeel, bruto- en nettolonen, afdracht van de loon- en
premieheffing aan de Belastingdienst en de premies voor de bedrijfstakeigen regelingen (BTER) aan de APG
(algemene pensioen groep).
Iedere ondernemer is verplicht een boekhouding bij te houden.
Wet op de Omzetbelasting; aantal verplichtingen t.a.v. het bijhouden van de boekhouding en het uitreiken van
facturen.
Factuur:
- Datum en factuurnummer
- Naam en adres van de aannemer
- Omschrijving van de verrichte dienst
- Prijzen excl. BTW
- BTW-bedragen uitgesplitst naar BTW-tarief
- BTW-nummer
- Inschrijvingsnummer KvK
Bewaren van basisgegevens; fiscaal bewaartermijn = 7 jaar (grootboek, administratie van debiteuren, crediteuren,
in- en verkoop, voorraden en de lonen)
Over het bewaren van de overige gegevens maak je afspraken met de Belastingdienst.
Gegevens betreft onroerende zaken bewaartermijn van 10 jaar
,14.2 De inrichting van de administratie
Een goede accountant….
- …. Past bij de onderneming
- …. Weet wat er in de branche speelt
- …. Beschikt over de specifieke kennis in de branche
- …. Past bij de omvang van het bedrijf
OCR (optical character recognation) = automatische documentherkenning. Ingescande documenten worden gelijk in
de boekhouding toegevoegd.
Verschillende soorten ordners: (standaard)
- Ordner kas: facturen, kassabonnen en kwitanties die we contant hebben betaald (kasboek), geen pinbetalingen.
- Ordner bank: bankafschriften + factuur, kassabon van de betaling per pinpas, kopie van de factuur van een
betaling door debiteur; dus van elke mutatie op de bankrekening
- Ordner inkoopboek: per leverancier/onderaannemer en per datum de bestellingen; kopieën van bestelbonnen,
kopieën van ontvangen facturen, afleveringsbonnen, vrachtbrieven
- Ordner crediteuren: alle ontvangen facturen van de crediteuren. Wanneer er een factuur betaald is het
bankafschrift toevoegen
- Ordner verkoopboek: kopie van alle aan opdrachtgevers te verzenden facturen, verzamelen per debiteur + alle
bonnen en correspondentie
- Ordner debiteuren: ook kopieën zoals in verkoopboek. Wanneer een debiteur betaalt heeft wordt de kopie-
factuur uit deze ordner verwijderd en voeg je het bankafschrift toe met de ontvangst
Aanvullende ordners:
- Ordner offertes: offertes + berekeningen en kladaantekeningen (hoe offerte tot stand gekomen is)
- Ordner contracten en overeenkomsten: inhoud van de contracten per leverancier/opdrachtgever
- Ordner personeel: basisgegevens van het personeel
- Ordner vakantie- en verzuimregistratie: op welke dagen verlofdagen en ADV-dagen zijn opgenomen + dagen dat
het personeelslid ziek is geweest
, H15; Financiële administratie
15.1 Inleiding:
Doel van de financiële administratie is het opstellen van de balans en winst- en verliesrekening/resultatenrekening.
15.2 De balans
Balans = overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen op een bepaald moment.
Starten met het maken van een overzicht van je bezittingen; om te bepalen hoeveel vermogen je hebt;
Bezittingen/debet/ schulden & eigenvermogen/credit/
activa/vermogensbehoefte passiva/vermogensverkrijging
Openingsbalans: maak je bij de start van de onderneming. Is het eerste wat je toevoegt in het boekhoudprogramma.
Eindbalans: deze maak je aan het eind van het jaar op 31 december.
Het eigen vermogen bepaal je door de bezittingen en schulden van elkaar af te trekken.
Vermogensvergelijking;
Eigen vermogen december 2017 + Privé-opnamen 2017 - Eigen vermogen januari 2017 = winst 2017
Bij een eenmanszaak, VOF en CV wordt de winst toegevoegd aan het eigen vermogen
15.3 De resultatenrekening
Kosten, opbrengsten en het winst- of verliessaldo
Resultatenrekening = overzicht van de kosten en opbrengsten gedurende een bepaalde periode (vaak 1 jaar).
15.4 Het eigen vermogen bij de VOF en de BV
Credit VOF; eigen vermogen van alle vennoten (afhankelijk van de privé-opnamen + aandeel van de winst)
Credit BV; aandelenvermogen (ligt vast in de statuten), algemene reserve (o.a. overgebleven winst) en schulden
15.5 Het grootboek
Voor iedere post op de balans/resultatenrekening wordt er een kaart of rekening aangelegd; grootboekrekening.
Alle rekeningen samen vormen het grootboek. Grootboekrekening komt tot stand door de balans per 1 januari en de
financiële feiten.
Rekeningschema: lijst met grootboekrekeningen die in de onderneming gebruikt zullen worden.
Op de grootboekrekeningen worden in de loop van het boekjaar de veranderingen in de bezittingen en schulden en
kosten en opbrengsten geboekt. Aan het eind van het jaar stel je met de grootboekrekeningen de balans per 31
december en de resultatenrekening over dat jaar op.
14.1 Algemeen:
Behoefte buiten de onderneming aan administratie:
- Belastingdienst
- Bank/kredietverleners
- Leveranciers en opdrachtgevers
Inhoud administratie:
- Boekhouding
- Planning
- Calculatie
- Loonadministratie
- Adreslijsten
- Agenda’s
- Aantekeningen/kladnotities
Belangrijkste onderdeel is de boekhouding; financiële feiten zoals geldontvangsten en betalingen, vorderingen en
schulden en kosten en opbrengsten; ook wel financiële administratie genoemd.
Functies administratie:
- Geheugensteun
- Afleggen van verantwoording en als bewijsmiddel
- Bepalen van winstgevendheid en financiële toestand
- Controlemiddel voor de Belastingdienst
- Sturingsinstrument
- Instrument om het beleid te toetsen
Naast de financiële administratie (boekhouding) zijn er een aantal zelfstandige administraties:
Debiteurenadministratie: klanten van wie je nog geld krijgt. Van wie je hoeveel krijgt en hoe lang een vordering al
open staat.
Crediteurenadministratie: welke bedragen verschuldigd zijn aan leveranciers en onderaannemers en wanneer deze
bedragen moeten worden voldaan.
Loon- en personeelsadministratie: gegevens van het personeel, bruto- en nettolonen, afdracht van de loon- en
premieheffing aan de Belastingdienst en de premies voor de bedrijfstakeigen regelingen (BTER) aan de APG
(algemene pensioen groep).
Iedere ondernemer is verplicht een boekhouding bij te houden.
Wet op de Omzetbelasting; aantal verplichtingen t.a.v. het bijhouden van de boekhouding en het uitreiken van
facturen.
Factuur:
- Datum en factuurnummer
- Naam en adres van de aannemer
- Omschrijving van de verrichte dienst
- Prijzen excl. BTW
- BTW-bedragen uitgesplitst naar BTW-tarief
- BTW-nummer
- Inschrijvingsnummer KvK
Bewaren van basisgegevens; fiscaal bewaartermijn = 7 jaar (grootboek, administratie van debiteuren, crediteuren,
in- en verkoop, voorraden en de lonen)
Over het bewaren van de overige gegevens maak je afspraken met de Belastingdienst.
Gegevens betreft onroerende zaken bewaartermijn van 10 jaar
,14.2 De inrichting van de administratie
Een goede accountant….
- …. Past bij de onderneming
- …. Weet wat er in de branche speelt
- …. Beschikt over de specifieke kennis in de branche
- …. Past bij de omvang van het bedrijf
OCR (optical character recognation) = automatische documentherkenning. Ingescande documenten worden gelijk in
de boekhouding toegevoegd.
Verschillende soorten ordners: (standaard)
- Ordner kas: facturen, kassabonnen en kwitanties die we contant hebben betaald (kasboek), geen pinbetalingen.
- Ordner bank: bankafschriften + factuur, kassabon van de betaling per pinpas, kopie van de factuur van een
betaling door debiteur; dus van elke mutatie op de bankrekening
- Ordner inkoopboek: per leverancier/onderaannemer en per datum de bestellingen; kopieën van bestelbonnen,
kopieën van ontvangen facturen, afleveringsbonnen, vrachtbrieven
- Ordner crediteuren: alle ontvangen facturen van de crediteuren. Wanneer er een factuur betaald is het
bankafschrift toevoegen
- Ordner verkoopboek: kopie van alle aan opdrachtgevers te verzenden facturen, verzamelen per debiteur + alle
bonnen en correspondentie
- Ordner debiteuren: ook kopieën zoals in verkoopboek. Wanneer een debiteur betaalt heeft wordt de kopie-
factuur uit deze ordner verwijderd en voeg je het bankafschrift toe met de ontvangst
Aanvullende ordners:
- Ordner offertes: offertes + berekeningen en kladaantekeningen (hoe offerte tot stand gekomen is)
- Ordner contracten en overeenkomsten: inhoud van de contracten per leverancier/opdrachtgever
- Ordner personeel: basisgegevens van het personeel
- Ordner vakantie- en verzuimregistratie: op welke dagen verlofdagen en ADV-dagen zijn opgenomen + dagen dat
het personeelslid ziek is geweest
, H15; Financiële administratie
15.1 Inleiding:
Doel van de financiële administratie is het opstellen van de balans en winst- en verliesrekening/resultatenrekening.
15.2 De balans
Balans = overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen op een bepaald moment.
Starten met het maken van een overzicht van je bezittingen; om te bepalen hoeveel vermogen je hebt;
Bezittingen/debet/ schulden & eigenvermogen/credit/
activa/vermogensbehoefte passiva/vermogensverkrijging
Openingsbalans: maak je bij de start van de onderneming. Is het eerste wat je toevoegt in het boekhoudprogramma.
Eindbalans: deze maak je aan het eind van het jaar op 31 december.
Het eigen vermogen bepaal je door de bezittingen en schulden van elkaar af te trekken.
Vermogensvergelijking;
Eigen vermogen december 2017 + Privé-opnamen 2017 - Eigen vermogen januari 2017 = winst 2017
Bij een eenmanszaak, VOF en CV wordt de winst toegevoegd aan het eigen vermogen
15.3 De resultatenrekening
Kosten, opbrengsten en het winst- of verliessaldo
Resultatenrekening = overzicht van de kosten en opbrengsten gedurende een bepaalde periode (vaak 1 jaar).
15.4 Het eigen vermogen bij de VOF en de BV
Credit VOF; eigen vermogen van alle vennoten (afhankelijk van de privé-opnamen + aandeel van de winst)
Credit BV; aandelenvermogen (ligt vast in de statuten), algemene reserve (o.a. overgebleven winst) en schulden
15.5 Het grootboek
Voor iedere post op de balans/resultatenrekening wordt er een kaart of rekening aangelegd; grootboekrekening.
Alle rekeningen samen vormen het grootboek. Grootboekrekening komt tot stand door de balans per 1 januari en de
financiële feiten.
Rekeningschema: lijst met grootboekrekeningen die in de onderneming gebruikt zullen worden.
Op de grootboekrekeningen worden in de loop van het boekjaar de veranderingen in de bezittingen en schulden en
kosten en opbrengsten geboekt. Aan het eind van het jaar stel je met de grootboekrekeningen de balans per 31
december en de resultatenrekening over dat jaar op.
