Inhoudsopgave
4. Projectvoorbereiding.........................................................................................................................4
4. Projectvoorbereiding.........................................................................................................................4
4.1. Projectoriëntatie..........................................................................................................................4
4.1. Projectoriëntatie..........................................................................................................................4
4.2. Projectvoorbereidingsfase...........................................................................................................7
4.2. Projectvoorbereidingsfase...........................................................................................................7
4.3. Belanghebbenden......................................................................................................................10
4.3. Belanghebbenden......................................................................................................................10
4.4. Projectorganisatie......................................................................................................................13
4.4. Projectorganisatie......................................................................................................................13
4.5. Eisen en doelen..........................................................................................................................16
4.5. Eisen en doelen..........................................................................................................................16
4.6. Risico’s en kansen......................................................................................................................17
4.6. Risico’s en kansen......................................................................................................................17
4.7. Projectaanpak............................................................................................................................23
4.7. Projectaanpak............................................................................................................................23
5. Projectdefinitie.................................................................................................................................25
5. Projectdefinitie.................................................................................................................................25
5.1. Projectdefinitiefase....................................................................................................................25
5.1. Projectdefinitiefase....................................................................................................................25
5.2. Scope.........................................................................................................................................28
5.2. Scope.........................................................................................................................................28
5.3. Kwaliteit.....................................................................................................................................35
5.3. Kwaliteit.....................................................................................................................................35
5.4. Tijd.............................................................................................................................................38
5.4. Tijd.............................................................................................................................................38
5.5. Mensen en middelen.................................................................................................................44
5.5. Mensen en middelen.................................................................................................................44
5.6. Financiën...................................................................................................................................45
5.6. Financiën...................................................................................................................................45
5.7. Zakelijke rechtvaardiging...........................................................................................................49
5.7. Zakelijke rechtvaardiging...........................................................................................................49
6. Projectuitvoering en –afsluiting........................................................................................................51
6. Projectuitvoering en –afsluiting........................................................................................................51
, 6.1. Inkoop........................................................................................................................................51
6.1. Inkoop........................................................................................................................................51
6.2. Wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.........................................................................56
6.2. Wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.........................................................................56
6.3. Informatie en managementsystemen........................................................................................60
6.3. Informatie en managementsystemen........................................................................................60
6.4. Beheersing en rapportage.........................................................................................................64
6.4. Beheersing en rapportage.........................................................................................................64
6.5. Verandering en transformatie...................................................................................................70
6.5. Verandering en transformatie...................................................................................................70
6.6. Afsluiting....................................................................................................................................71
6.6. Afsluiting....................................................................................................................................71
7. Aansturen van jezelf.........................................................................................................................73
7. Aansturen van jezelf.........................................................................................................................73
7.1. Zelfreflectie en zelfmanagement...............................................................................................73
7.1. Zelfreflectie en zelfmanagement...............................................................................................73
7.2. Persoonlijke integriteit en betrouwbaarheid.............................................................................79
7.2. Persoonlijke integriteit en betrouwbaarheid.............................................................................79
7.3. Persoonlijke communicatie........................................................................................................81
7.3. Persoonlijke communicatie........................................................................................................81
8. Verbinding met anderen...................................................................................................................90
8. Verbinding met anderen...................................................................................................................90
8.1. Relaties en betrokkenheid.........................................................................................................90
8.1. Relaties en betrokkenheid.........................................................................................................90
8.2. Leiderschap................................................................................................................................93
8.2. Leiderschap................................................................................................................................93
8.3. Teamwerk..................................................................................................................................96
8.3. Teamwerk..................................................................................................................................96
8.4. Vindingrijkheid...........................................................................................................................99
8.4. Vindingrijkheid...........................................................................................................................99
8.5. Resultaatoriëntatie..................................................................................................................101
8.5. Resultaatoriëntatie..................................................................................................................101
8.6. Onderhandelen........................................................................................................................102
8.6. Onderhandelen........................................................................................................................102
8.7. Conflicten en crises..................................................................................................................104
8.7. Conflicten en crises..................................................................................................................104
,9. Doorvoeren van verandering..........................................................................................................106
9. Doorvoeren van verandering..........................................................................................................106
9.1. Strategie..................................................................................................................................106
9.1. Strategie..................................................................................................................................106
9.2. Programmamanagement.........................................................................................................108
9.2. Programmamanagement.........................................................................................................108
9.3. Portfoliomanagement..............................................................................................................109
9.3. Portfoliomanagement..............................................................................................................109
9.4. Inrichten PPP- en PMO-organisaties........................................................................................110
9.4. Inrichten PPP- en PMO-organisaties........................................................................................110
9.5. Procesontwikkelingsmethoden................................................................................................111
9.5. Procesontwikkelingsmethoden................................................................................................111
10. Interne omgeving.........................................................................................................................115
10. Interne omgeving.........................................................................................................................115
10.1. Organisatietheorie.................................................................................................................115
10.1. Organisatietheorie.................................................................................................................115
10.2. Personeelsmanagement........................................................................................................119
10.2. Personeelsmanagement........................................................................................................119
10.3. Financiële administratie.........................................................................................................120
10.3. Financiële administratie.........................................................................................................120
11. Externe omgeving.........................................................................................................................121
11. Externe omgeving.........................................................................................................................121
11.1. Gezondheid, beveiliging, veiligheid en milieu........................................................................121
11.1. Gezondheid, beveiliging, veiligheid en milieu........................................................................121
11.2. Duurzaamheid.......................................................................................................................124
11.2. Duurzaamheid.......................................................................................................................124
11.3. Wet- en regelgeving...............................................................................................................125
11.3. Wet- en regelgeving...............................................................................................................125
11.4. Invloed en belangen..............................................................................................................128
11.4. Invloed en belangen..............................................................................................................128
11.5. Cultuur en waarden...............................................................................................................130
11.5. Cultuur en waarden...............................................................................................................130
,4. Projectvoorbereiding
Terminologie IPMA vs. Prince2:
IPMA Prince
Projectopdracht Projectvoorstel
Projectvoorbereiding Opstarten (voorprojectfase)
Projectdefinitiefase Initiatiefase
Projectmanagementplan Project Initiatie Document (PID)
Projectproductbeschrijving Basis PvE
Risicoregister Risicologboek
Ter verduidelijking, geen leerstof ↑
4.1. Projectoriëntatie
Definities:
- Project = een tijdelijke organisatie om binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd
resultaat op te leveren.
- Projectmanagement = het geheel van alle leidinggevende taken die nodig zijn om het
projectresultaat op te leveren. Het projectmanagement omvat het plannen, organiseren,
controleren en besturen van alle aspecten van het project en het motiveren van alle bij het
project betrokken personen.
- Opdrachtgever = eindverantwoordelijke voor het project en dient naar de klantorganisatie
zeker te stellen dat het beoogde resultaat wordt opgeleverd waarmee de klantorganisatie
haar beoogde doel kan realiseren.
- Projectmanager = verantwoordelijke voor de dagelijkse leiding van het project binnen de
met de opdrachtgever overeengekomen kaders en dient het project in te richten en te
managen en zeker te stellen dat het projectresultaat op tijd en binnen budget en conform de
afgesproken kwaliteitseisen wordt opgeleverd.
Er wordt voor een projectaanpak gekozen indien één of meer van onderstaande aspecten van
toepassing zijn op de situatie:
- Het resultaat is eenmalig binnen een gegeven context;
- De realisatie is complex en er zijn grote risico’s aan verbonden;
- Meerdere disciplines moeten bij de realisatie worden betrokken;
- De uitvoering is en/of de belangen zijn domein overstijgend;
- Het resultaat is nog niet vastomlijnd;
- De uitvoering past niet binnen de bedrijfsorganisatie;
- Er is veel managementaandacht nodig.
,Belangrijkste kenmerken van een project zijn:
- Een project is tijdelijk, met een duidelijk begin en eind;
- Het projectresultaat is uniek en eenmalig;
- Een project is complex en risicovol;
- Er zijn meerdere disciplines c.q. afdelingen bij betrokken;
- Een project levert een vooraf gedefinieerd projectresultaat op;
- In een project worden de details van het projectresultaat geleidelijk duidelijker;
- Een project heeft een eigen organisatie.
Noodzakelijke voorwaarden voor een project:
- Er is besloten om er een project van te maken;
- Er is een doel én een beoogd resultaat (product en/of dienst);
- Er is een wilsovereenstemming;
Opdrachtgever en opdrachtnemer (projectmanager) moeten in overeenstemming zijn.
- Het is tijdelijk (gedefinieerd begin en einde);
- Er is een projectorganisatie;
- Er zijn van tevoren gedefinieerde werkzaamheden en condities.
Drie basiswerkvormen (gaan in de praktijk geleidelijk in elkaar over; LET OP: zijn geen werkvormen
van projecten, maar algemeen):
- Improvisatie:
o Vraaggericht en ad hoc werken;
o Onduidelijke onderlinge relaties;
o Geen vaste procedures of plannen;
o Hoge mate flexibiliteit;
o Veel onzekerheid over resultaat;
o Consequenties (tijd, geld, capaciteit) niet duidelijk;
o Wordt gebruikt indien het werk dat nodig is om het gewenste resultaat te behalen
erg onvoorspelbaar is.
- Planmatig werken:
o Eerst denken dan doen;
o Resultaatgericht;
o Duidelijk resultaat, maar niet gespecificeerd;
o Enige onzekerheid, maar de consequenties (tijd, geld, capaciteit) kunnen inzichtelijk
worden gemaakt;
o Risico’s kunnen worden ingeschat;
o Tijdelijke inzet van mensen en middelen.
Projectmatig werken is een bijzondere vorm van planmatig werken. Het is niks
anders dan planmatig werken voor een ander. Echter kunnen binnen een project
individuele activiteiten ook ad hoc en routinematig kunnen worden uitgevoerd.
- Routinematig werken:
o Vaste procedures en instrumenten;
o Werkgericht i.p.v. veranderingsgericht;
o Resultaat en consequenties (tijd, geld, capaciteit) van tevoren duidelijk;
o Vaak efficiënt.
, Stappen van projectmatig werken:
1. Opdracht formuleren Projectvoorbereidingsfase
2. Opdracht uitwerken Projectdefinitiefase
3. Opdracht uitvoeren Projectuitvoeringsfase(n)
4. Resultaat opleveren Projectafsluiting
Een project bestaat tenminste uit een projectdefinitiefase en één of meer uitvoeringsfase(n). Er is
pas sprake van een project na de projectvoorbereidingsfase. De projectafsluiting behoort tot de
laatste projectuitvoeringsfase.
Beheerscirkel voor beheersaspecten (PDCA – wordt in meerdere situaties gebruikt):
1. Plan;
2. Do;
Voer werkzaamheden conform plan uit.
3. Check;
Controleer of het volgens plan verloopt en of wijzigingen noodzakelijk zijn.
4. Act.
Neem indien nodig corrigerende maatregelen.
Beheerscirkel moet regelmatig worden doorlopen om zeker te stellen dat het werkt volgens plan
wordt uitgevoerd, noodzakelijke wijzigingen tijdig worden doorgevoerd en dat maximale
toegevoegde waarde wordt gerealiseerd.
Evaluatie van projectvoortgang wordt vaak gedaan bij faseovergangen.
Duivelsdriehoek/ijzeren vierkant:
- Duivelsdriehoek = Kwaliteit + Geld + Tijd
- IJzeren vierkant = Kwaliteit + Geld + Tijd + Scope
Levenscyclus product:
1. Idee
2. Haalbaarheid
3. Realisatie
4. Gebruik
5. Groot onderhoud
6. Sloop
4. Projectvoorbereiding.........................................................................................................................4
4. Projectvoorbereiding.........................................................................................................................4
4.1. Projectoriëntatie..........................................................................................................................4
4.1. Projectoriëntatie..........................................................................................................................4
4.2. Projectvoorbereidingsfase...........................................................................................................7
4.2. Projectvoorbereidingsfase...........................................................................................................7
4.3. Belanghebbenden......................................................................................................................10
4.3. Belanghebbenden......................................................................................................................10
4.4. Projectorganisatie......................................................................................................................13
4.4. Projectorganisatie......................................................................................................................13
4.5. Eisen en doelen..........................................................................................................................16
4.5. Eisen en doelen..........................................................................................................................16
4.6. Risico’s en kansen......................................................................................................................17
4.6. Risico’s en kansen......................................................................................................................17
4.7. Projectaanpak............................................................................................................................23
4.7. Projectaanpak............................................................................................................................23
5. Projectdefinitie.................................................................................................................................25
5. Projectdefinitie.................................................................................................................................25
5.1. Projectdefinitiefase....................................................................................................................25
5.1. Projectdefinitiefase....................................................................................................................25
5.2. Scope.........................................................................................................................................28
5.2. Scope.........................................................................................................................................28
5.3. Kwaliteit.....................................................................................................................................35
5.3. Kwaliteit.....................................................................................................................................35
5.4. Tijd.............................................................................................................................................38
5.4. Tijd.............................................................................................................................................38
5.5. Mensen en middelen.................................................................................................................44
5.5. Mensen en middelen.................................................................................................................44
5.6. Financiën...................................................................................................................................45
5.6. Financiën...................................................................................................................................45
5.7. Zakelijke rechtvaardiging...........................................................................................................49
5.7. Zakelijke rechtvaardiging...........................................................................................................49
6. Projectuitvoering en –afsluiting........................................................................................................51
6. Projectuitvoering en –afsluiting........................................................................................................51
, 6.1. Inkoop........................................................................................................................................51
6.1. Inkoop........................................................................................................................................51
6.2. Wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.........................................................................56
6.2. Wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.........................................................................56
6.3. Informatie en managementsystemen........................................................................................60
6.3. Informatie en managementsystemen........................................................................................60
6.4. Beheersing en rapportage.........................................................................................................64
6.4. Beheersing en rapportage.........................................................................................................64
6.5. Verandering en transformatie...................................................................................................70
6.5. Verandering en transformatie...................................................................................................70
6.6. Afsluiting....................................................................................................................................71
6.6. Afsluiting....................................................................................................................................71
7. Aansturen van jezelf.........................................................................................................................73
7. Aansturen van jezelf.........................................................................................................................73
7.1. Zelfreflectie en zelfmanagement...............................................................................................73
7.1. Zelfreflectie en zelfmanagement...............................................................................................73
7.2. Persoonlijke integriteit en betrouwbaarheid.............................................................................79
7.2. Persoonlijke integriteit en betrouwbaarheid.............................................................................79
7.3. Persoonlijke communicatie........................................................................................................81
7.3. Persoonlijke communicatie........................................................................................................81
8. Verbinding met anderen...................................................................................................................90
8. Verbinding met anderen...................................................................................................................90
8.1. Relaties en betrokkenheid.........................................................................................................90
8.1. Relaties en betrokkenheid.........................................................................................................90
8.2. Leiderschap................................................................................................................................93
8.2. Leiderschap................................................................................................................................93
8.3. Teamwerk..................................................................................................................................96
8.3. Teamwerk..................................................................................................................................96
8.4. Vindingrijkheid...........................................................................................................................99
8.4. Vindingrijkheid...........................................................................................................................99
8.5. Resultaatoriëntatie..................................................................................................................101
8.5. Resultaatoriëntatie..................................................................................................................101
8.6. Onderhandelen........................................................................................................................102
8.6. Onderhandelen........................................................................................................................102
8.7. Conflicten en crises..................................................................................................................104
8.7. Conflicten en crises..................................................................................................................104
,9. Doorvoeren van verandering..........................................................................................................106
9. Doorvoeren van verandering..........................................................................................................106
9.1. Strategie..................................................................................................................................106
9.1. Strategie..................................................................................................................................106
9.2. Programmamanagement.........................................................................................................108
9.2. Programmamanagement.........................................................................................................108
9.3. Portfoliomanagement..............................................................................................................109
9.3. Portfoliomanagement..............................................................................................................109
9.4. Inrichten PPP- en PMO-organisaties........................................................................................110
9.4. Inrichten PPP- en PMO-organisaties........................................................................................110
9.5. Procesontwikkelingsmethoden................................................................................................111
9.5. Procesontwikkelingsmethoden................................................................................................111
10. Interne omgeving.........................................................................................................................115
10. Interne omgeving.........................................................................................................................115
10.1. Organisatietheorie.................................................................................................................115
10.1. Organisatietheorie.................................................................................................................115
10.2. Personeelsmanagement........................................................................................................119
10.2. Personeelsmanagement........................................................................................................119
10.3. Financiële administratie.........................................................................................................120
10.3. Financiële administratie.........................................................................................................120
11. Externe omgeving.........................................................................................................................121
11. Externe omgeving.........................................................................................................................121
11.1. Gezondheid, beveiliging, veiligheid en milieu........................................................................121
11.1. Gezondheid, beveiliging, veiligheid en milieu........................................................................121
11.2. Duurzaamheid.......................................................................................................................124
11.2. Duurzaamheid.......................................................................................................................124
11.3. Wet- en regelgeving...............................................................................................................125
11.3. Wet- en regelgeving...............................................................................................................125
11.4. Invloed en belangen..............................................................................................................128
11.4. Invloed en belangen..............................................................................................................128
11.5. Cultuur en waarden...............................................................................................................130
11.5. Cultuur en waarden...............................................................................................................130
,4. Projectvoorbereiding
Terminologie IPMA vs. Prince2:
IPMA Prince
Projectopdracht Projectvoorstel
Projectvoorbereiding Opstarten (voorprojectfase)
Projectdefinitiefase Initiatiefase
Projectmanagementplan Project Initiatie Document (PID)
Projectproductbeschrijving Basis PvE
Risicoregister Risicologboek
Ter verduidelijking, geen leerstof ↑
4.1. Projectoriëntatie
Definities:
- Project = een tijdelijke organisatie om binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd
resultaat op te leveren.
- Projectmanagement = het geheel van alle leidinggevende taken die nodig zijn om het
projectresultaat op te leveren. Het projectmanagement omvat het plannen, organiseren,
controleren en besturen van alle aspecten van het project en het motiveren van alle bij het
project betrokken personen.
- Opdrachtgever = eindverantwoordelijke voor het project en dient naar de klantorganisatie
zeker te stellen dat het beoogde resultaat wordt opgeleverd waarmee de klantorganisatie
haar beoogde doel kan realiseren.
- Projectmanager = verantwoordelijke voor de dagelijkse leiding van het project binnen de
met de opdrachtgever overeengekomen kaders en dient het project in te richten en te
managen en zeker te stellen dat het projectresultaat op tijd en binnen budget en conform de
afgesproken kwaliteitseisen wordt opgeleverd.
Er wordt voor een projectaanpak gekozen indien één of meer van onderstaande aspecten van
toepassing zijn op de situatie:
- Het resultaat is eenmalig binnen een gegeven context;
- De realisatie is complex en er zijn grote risico’s aan verbonden;
- Meerdere disciplines moeten bij de realisatie worden betrokken;
- De uitvoering is en/of de belangen zijn domein overstijgend;
- Het resultaat is nog niet vastomlijnd;
- De uitvoering past niet binnen de bedrijfsorganisatie;
- Er is veel managementaandacht nodig.
,Belangrijkste kenmerken van een project zijn:
- Een project is tijdelijk, met een duidelijk begin en eind;
- Het projectresultaat is uniek en eenmalig;
- Een project is complex en risicovol;
- Er zijn meerdere disciplines c.q. afdelingen bij betrokken;
- Een project levert een vooraf gedefinieerd projectresultaat op;
- In een project worden de details van het projectresultaat geleidelijk duidelijker;
- Een project heeft een eigen organisatie.
Noodzakelijke voorwaarden voor een project:
- Er is besloten om er een project van te maken;
- Er is een doel én een beoogd resultaat (product en/of dienst);
- Er is een wilsovereenstemming;
Opdrachtgever en opdrachtnemer (projectmanager) moeten in overeenstemming zijn.
- Het is tijdelijk (gedefinieerd begin en einde);
- Er is een projectorganisatie;
- Er zijn van tevoren gedefinieerde werkzaamheden en condities.
Drie basiswerkvormen (gaan in de praktijk geleidelijk in elkaar over; LET OP: zijn geen werkvormen
van projecten, maar algemeen):
- Improvisatie:
o Vraaggericht en ad hoc werken;
o Onduidelijke onderlinge relaties;
o Geen vaste procedures of plannen;
o Hoge mate flexibiliteit;
o Veel onzekerheid over resultaat;
o Consequenties (tijd, geld, capaciteit) niet duidelijk;
o Wordt gebruikt indien het werk dat nodig is om het gewenste resultaat te behalen
erg onvoorspelbaar is.
- Planmatig werken:
o Eerst denken dan doen;
o Resultaatgericht;
o Duidelijk resultaat, maar niet gespecificeerd;
o Enige onzekerheid, maar de consequenties (tijd, geld, capaciteit) kunnen inzichtelijk
worden gemaakt;
o Risico’s kunnen worden ingeschat;
o Tijdelijke inzet van mensen en middelen.
Projectmatig werken is een bijzondere vorm van planmatig werken. Het is niks
anders dan planmatig werken voor een ander. Echter kunnen binnen een project
individuele activiteiten ook ad hoc en routinematig kunnen worden uitgevoerd.
- Routinematig werken:
o Vaste procedures en instrumenten;
o Werkgericht i.p.v. veranderingsgericht;
o Resultaat en consequenties (tijd, geld, capaciteit) van tevoren duidelijk;
o Vaak efficiënt.
, Stappen van projectmatig werken:
1. Opdracht formuleren Projectvoorbereidingsfase
2. Opdracht uitwerken Projectdefinitiefase
3. Opdracht uitvoeren Projectuitvoeringsfase(n)
4. Resultaat opleveren Projectafsluiting
Een project bestaat tenminste uit een projectdefinitiefase en één of meer uitvoeringsfase(n). Er is
pas sprake van een project na de projectvoorbereidingsfase. De projectafsluiting behoort tot de
laatste projectuitvoeringsfase.
Beheerscirkel voor beheersaspecten (PDCA – wordt in meerdere situaties gebruikt):
1. Plan;
2. Do;
Voer werkzaamheden conform plan uit.
3. Check;
Controleer of het volgens plan verloopt en of wijzigingen noodzakelijk zijn.
4. Act.
Neem indien nodig corrigerende maatregelen.
Beheerscirkel moet regelmatig worden doorlopen om zeker te stellen dat het werkt volgens plan
wordt uitgevoerd, noodzakelijke wijzigingen tijdig worden doorgevoerd en dat maximale
toegevoegde waarde wordt gerealiseerd.
Evaluatie van projectvoortgang wordt vaak gedaan bij faseovergangen.
Duivelsdriehoek/ijzeren vierkant:
- Duivelsdriehoek = Kwaliteit + Geld + Tijd
- IJzeren vierkant = Kwaliteit + Geld + Tijd + Scope
Levenscyclus product:
1. Idee
2. Haalbaarheid
3. Realisatie
4. Gebruik
5. Groot onderhoud
6. Sloop
