Eventmanagement 1 samenvatting
Eventplanner – Kevin van der Straeten
H1, H2, H7, H5, H6, H3, H10, H11, H12, H13, H14, H15, H4, H8, H16, H17, H19, H20
1, 2, 3, 4, 5,6, 7, 8,10, 11,12, 13, 14, 15, 16,17, 19, 20
Hoofdstuk 1 - Waarom organiseer je een evenement?
Waarom:
- Evenementen die hun “waarom” helder hebben, zijn beter en succesvoller.
- Je “waarom” is de basis om je verhaal te vertellen
Evenement = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht is op
een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de
deelnemers te veranderen.
- 1 van de communicatietools die je als marketeer inzet om je doelgroep te bereiken (deel van de
marketingmix)
- Evenementen zijn touchpoints (contactmomenten) in een uitgebreidere customer journey die
emotionele waarden aan een merk toevoegt. Zetten je imago neer.
Typen evenementen
Vergaderingen, congressen, beurzen, personeelsfeesten, workshops, opendeurdagen, productlancering,
sportevenementen, teambuildings, trainingen, trouwfeesten
Live communicatie = elke vorm van marketing waarbij merken in direct contact staan met hun doelgroep
(online/fysiek)
Doelstellingen van een evenement
= de concrete uitwerking van de “waarom”
1 hoofddoelstelling met verschillende subdoelstellingen
SMART – formuleren
ROI
(gecreëerde waarde – gemaakte kosten)
ROI = ---------------------------------------------------------- = Return of investment (rendement)
(gemaakte kosten /100)
ROI-model (Donald Kirkpatrick & Jack Phillips)
= verschillende niveaus die samen voor return zorgen
Zodra je alle stakholders (sponsors, sprekers, deelnemers...) in kaart hebt gebracht, maak je voor elke
doelgroep doelstellingen volgens de ROI-piramide, van bovne naar beneden. Zodat je na het evenement op
basis van de geformuleerde doelstellingen van onder naar boven kunt meten.
ROI = het rendement van je evenement
Impact = geeft de uiteindelijke waarde creatie aan
Desire behaviour = het gewenste gedrag dat nodig is
om de impact te verkrijgen
Learnings = wat moet je je deelnemers meegeven om
de gedragsverandering van de bovenliggende laag te
realiseren?
Satisfaction = wat is er nodig om de aanwezigen het
naar de zin te maken?
Target group = alleen die mensen uit te nodigen die
relevant zijn voor de hogere niveaus van de piramide
1
,Eventmanagement 1 samenvatting
Waarde creëren
Waarde wort gecreëerd als je een gedragswijziging bij je deelnemers kunt realiseren.
→ Bij wie wil je welke gedragswijziging zien?
3 elementen bepalen of je zult slagen in het creëren van de gewenste gedragswijziging
- Sense of urgency: je doelgroep moet de urgentie van de verandering erkennnen
- Relevante argumenten: overtuigende argumenten formuleren om de kloof. Tussen “nee” en “ja” te
overbruggen. Daarom is storytelling zo belangrijk.
- Activatie = je deelnemers activeren, zorg ervoor dat ze “ja, ik wil” zeggen
Wie:
1. Zorg dat je zo veel mogelijk weet over de doelgroep die je voor ogen hebt voordat je aan de
organisatie van een evenement begint.
2. Maak een analyse en probeer je zoveel mogelijk in hen in te leven
3. Stel een duidelijk uitgewerkt profiel op, wat hun interesses zijn etc
Zakelijke evenementen
- Business-to-business (B2B): wanneer je evenement zich richt op klanten, leveranciers en zakenrelaties
- Business-to-consumer (B2C): wanneer je doelgroep bestaat uit consumenten
- Business-to-personnel (B2P): wanneer je een intern evenement voor medewerkers van je bedrijf
organiseert.
Aantal gasten
1. Bereken de grootte van de totale potentiele doelgroep
2. Maak een schatting van het aantal inschrijvingen, cijfers van voorgaande evenementen?
3. Verminder het aantal inschrijvingen met een no-showpercentage.
Bij een intern event → gemiddeld 10%
Bij een extern event in extreme gevallen → tot 40-50%
Introductie eventmanagement
3 fases
- Pre production
o Debriefing, planning, concept, pitch
- Main-production
o Marketing, programma, logistiek, draaiboek, uitvoer event
- Post-production
o Aftersales en evaluatie
2
, Eventmanagement 1 samenvatting
Hoofdstuk 2 – team, draaiboek en projectmanagement
Organisatieteam
Zelf organiseren of uitbesteden
Voordelen van uitbesteden
- Evenementenbureaus hebben ruime ervaring
- Heeft een objectievere kijk op jouw bedrijf
- Hebben een uitgebreid netwerk en kunnen vaak spullen voor betere prijzen krijgen
- Je vermijdt dure organisatie blunders
- Je werknemers worden niet belast met het vele werk aan het evenement
Nadelen van uitbesteden
- Het evenementbureau ken je bedrijf niet, ze weten niet wat allemaal mogelijk is
- Hoge kosten
Pitch
De evenementen bureaus presenteren zichzelf, het concept en de offerte. Het sterkste concept wint.
Spelregels:
- Laat niet meer dan 3 evenementenbureaus deelnemen aan de pitch.
- Maak duidelijke afsrpaken over financiele tegemoetkoming
- Je mag het concept van het afgewezen bureau niet overnemen
- Breng alle bureaus meteen op de hoogte als je een keuze hebt gemaakt.
Wat betaal je een evenementenbureau?
De meest bureas hanteren een combinatie van de verschillende modellen:
- Uurtarief of dagtarief
- Vaste prijs (nodige uren + risicomarge)
- Mark-up (een percentage bij de offertes van leveranciers, 7,5-20%)
- Commissie (de korting die ze krijgen gaat naar het bureau)
- Creatieve concept (vast bedrag voor het concept)
- Variabel model (percentage van de ticketprijs als het bureau medeverantwoordelijk is voor de
marcom)
Intern team
- Ideaal → 5 tot 10 personen
- Mensen van verschillende afdelingen met verschillende kwaliteiten
- Duidelijke taken verdeling
Externe leveranciers
- Bij het kiezen van leveranciers moet je rekening houden met de kwaliteit enn leveringsvoorwaarden
- Stappen bij het kiezen van een leveranciers
1. Kijk naar de reviews
2. Hebben ze kwaliteitslabels?
3. Zitten ze bij een vakvereniging?
4. Hebben ze een milieuvergunning?
5. Voer een face to face gesprek
6. Live test (tijdens het event)
7. Kijk de offerte goed na
Draaiboek
Draaiboek = geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van je
event. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats. (wie, wat,
waar, wanneer, waarom)
Datum & tijd Activiteit Locatie Verantwoordelijke Opmerking
Voor elke verschillende groep is er een apart draaiboek, voor de technici is er een technisch draaiboek etc.
3
Eventplanner – Kevin van der Straeten
H1, H2, H7, H5, H6, H3, H10, H11, H12, H13, H14, H15, H4, H8, H16, H17, H19, H20
1, 2, 3, 4, 5,6, 7, 8,10, 11,12, 13, 14, 15, 16,17, 19, 20
Hoofdstuk 1 - Waarom organiseer je een evenement?
Waarom:
- Evenementen die hun “waarom” helder hebben, zijn beter en succesvoller.
- Je “waarom” is de basis om je verhaal te vertellen
Evenement = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht is op
een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de
deelnemers te veranderen.
- 1 van de communicatietools die je als marketeer inzet om je doelgroep te bereiken (deel van de
marketingmix)
- Evenementen zijn touchpoints (contactmomenten) in een uitgebreidere customer journey die
emotionele waarden aan een merk toevoegt. Zetten je imago neer.
Typen evenementen
Vergaderingen, congressen, beurzen, personeelsfeesten, workshops, opendeurdagen, productlancering,
sportevenementen, teambuildings, trainingen, trouwfeesten
Live communicatie = elke vorm van marketing waarbij merken in direct contact staan met hun doelgroep
(online/fysiek)
Doelstellingen van een evenement
= de concrete uitwerking van de “waarom”
1 hoofddoelstelling met verschillende subdoelstellingen
SMART – formuleren
ROI
(gecreëerde waarde – gemaakte kosten)
ROI = ---------------------------------------------------------- = Return of investment (rendement)
(gemaakte kosten /100)
ROI-model (Donald Kirkpatrick & Jack Phillips)
= verschillende niveaus die samen voor return zorgen
Zodra je alle stakholders (sponsors, sprekers, deelnemers...) in kaart hebt gebracht, maak je voor elke
doelgroep doelstellingen volgens de ROI-piramide, van bovne naar beneden. Zodat je na het evenement op
basis van de geformuleerde doelstellingen van onder naar boven kunt meten.
ROI = het rendement van je evenement
Impact = geeft de uiteindelijke waarde creatie aan
Desire behaviour = het gewenste gedrag dat nodig is
om de impact te verkrijgen
Learnings = wat moet je je deelnemers meegeven om
de gedragsverandering van de bovenliggende laag te
realiseren?
Satisfaction = wat is er nodig om de aanwezigen het
naar de zin te maken?
Target group = alleen die mensen uit te nodigen die
relevant zijn voor de hogere niveaus van de piramide
1
,Eventmanagement 1 samenvatting
Waarde creëren
Waarde wort gecreëerd als je een gedragswijziging bij je deelnemers kunt realiseren.
→ Bij wie wil je welke gedragswijziging zien?
3 elementen bepalen of je zult slagen in het creëren van de gewenste gedragswijziging
- Sense of urgency: je doelgroep moet de urgentie van de verandering erkennnen
- Relevante argumenten: overtuigende argumenten formuleren om de kloof. Tussen “nee” en “ja” te
overbruggen. Daarom is storytelling zo belangrijk.
- Activatie = je deelnemers activeren, zorg ervoor dat ze “ja, ik wil” zeggen
Wie:
1. Zorg dat je zo veel mogelijk weet over de doelgroep die je voor ogen hebt voordat je aan de
organisatie van een evenement begint.
2. Maak een analyse en probeer je zoveel mogelijk in hen in te leven
3. Stel een duidelijk uitgewerkt profiel op, wat hun interesses zijn etc
Zakelijke evenementen
- Business-to-business (B2B): wanneer je evenement zich richt op klanten, leveranciers en zakenrelaties
- Business-to-consumer (B2C): wanneer je doelgroep bestaat uit consumenten
- Business-to-personnel (B2P): wanneer je een intern evenement voor medewerkers van je bedrijf
organiseert.
Aantal gasten
1. Bereken de grootte van de totale potentiele doelgroep
2. Maak een schatting van het aantal inschrijvingen, cijfers van voorgaande evenementen?
3. Verminder het aantal inschrijvingen met een no-showpercentage.
Bij een intern event → gemiddeld 10%
Bij een extern event in extreme gevallen → tot 40-50%
Introductie eventmanagement
3 fases
- Pre production
o Debriefing, planning, concept, pitch
- Main-production
o Marketing, programma, logistiek, draaiboek, uitvoer event
- Post-production
o Aftersales en evaluatie
2
, Eventmanagement 1 samenvatting
Hoofdstuk 2 – team, draaiboek en projectmanagement
Organisatieteam
Zelf organiseren of uitbesteden
Voordelen van uitbesteden
- Evenementenbureaus hebben ruime ervaring
- Heeft een objectievere kijk op jouw bedrijf
- Hebben een uitgebreid netwerk en kunnen vaak spullen voor betere prijzen krijgen
- Je vermijdt dure organisatie blunders
- Je werknemers worden niet belast met het vele werk aan het evenement
Nadelen van uitbesteden
- Het evenementbureau ken je bedrijf niet, ze weten niet wat allemaal mogelijk is
- Hoge kosten
Pitch
De evenementen bureaus presenteren zichzelf, het concept en de offerte. Het sterkste concept wint.
Spelregels:
- Laat niet meer dan 3 evenementenbureaus deelnemen aan de pitch.
- Maak duidelijke afsrpaken over financiele tegemoetkoming
- Je mag het concept van het afgewezen bureau niet overnemen
- Breng alle bureaus meteen op de hoogte als je een keuze hebt gemaakt.
Wat betaal je een evenementenbureau?
De meest bureas hanteren een combinatie van de verschillende modellen:
- Uurtarief of dagtarief
- Vaste prijs (nodige uren + risicomarge)
- Mark-up (een percentage bij de offertes van leveranciers, 7,5-20%)
- Commissie (de korting die ze krijgen gaat naar het bureau)
- Creatieve concept (vast bedrag voor het concept)
- Variabel model (percentage van de ticketprijs als het bureau medeverantwoordelijk is voor de
marcom)
Intern team
- Ideaal → 5 tot 10 personen
- Mensen van verschillende afdelingen met verschillende kwaliteiten
- Duidelijke taken verdeling
Externe leveranciers
- Bij het kiezen van leveranciers moet je rekening houden met de kwaliteit enn leveringsvoorwaarden
- Stappen bij het kiezen van een leveranciers
1. Kijk naar de reviews
2. Hebben ze kwaliteitslabels?
3. Zitten ze bij een vakvereniging?
4. Hebben ze een milieuvergunning?
5. Voer een face to face gesprek
6. Live test (tijdens het event)
7. Kijk de offerte goed na
Draaiboek
Draaiboek = geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van je
event. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats. (wie, wat,
waar, wanneer, waarom)
Datum & tijd Activiteit Locatie Verantwoordelijke Opmerking
Voor elke verschillende groep is er een apart draaiboek, voor de technici is er een technisch draaiboek etc.
3
