Processen en voorraad(administratie) (week 2 - H7)
Primaire processen zijn:
Het inkoopproces, productieproces, opslagproces (grondstof en gereed product) en het verkoopproces.
Secundaire processen zijn:
Het personeelsproces, het financieel proces en het automatiseringsproces.
Voorraadproces
Goederenontvangst keuring opslag goederenafgifte verzending.
Voor een handel- en productieonderneming zijn de fasen gelijk. Het komt alleen wel vaker voor bij
productieorganisaties, omdat zij meer te maken hebben met halffabricaten en uitval. De
productieonderneming heeft meer informatie nodig met betrekking tot de voorraad.
Functiescheiding
Er zijn verschillende soorten functies:
1. Beschikken: de inkoop en verkoop.
Zij moeten wel eerst een opdracht krijgen van een beschikkende functie.
2. Bewaren: de voorraad en het magazijn (de bewaarplaats van de goederen in een bedrijf).
De taken van een magazijnmeester zijn o.a. ontvangen en keuren, informatie verstrekken, afgeven en
het afleggen van verantwoording. De magazijnmeester heeft een bewarende functie. Hij mag op eigen
houtje geen producten afgeven of ontvangen. Hij moet daar altijd eerst opdracht voor hebben gekregen
van een beschikkende functie, zoals inkoop of verkoop.
3. Uitvoeren
4. Registreren
5. Controleren
Voorraadregistratie
De voorraadadministratie moet weten waar wat ligt in het magazijn.
Voor de productie is het handig om te weten wat voor het laatst is afgegeven.
Kantoor van de voorraadadministratie (KVA)
De KVA gebruikt het voorraadbestand voor het registreren van aanwezige voorraden en het signaleren van
het te bereiken bestelniveau, te grote voorraden en incourante producten.
Registreren van de aanwezige voorraden producten
Er wordt geregistreerd in aantallen maar ook in waarde. Dit gebeurt op basis van de gegevens die de
magazijnmeester heeft ingevoerd.
Signaleren van het bereiken van het bestelniveau
Een geprogrammeerde controle die vaststelt dat van een bepaald product de minimumvoorraad is bereikt
en zal er door het systeem automatisch een inkoopimpuls aar d afdeling inkoop worden verstuurd.
Signaleren van de incourante producten
Incourante producten zijn producten die al geruime tijd op voorraad liggen zonder dat er afgifte is geweest.
Het neemt wel ruimte in, maar levert niets op. In het algemeen zullen dergelijke producten worden
vernietigd of worden verkocht aan gespecialiseerde opkopers.
Signaleren van te grote voorraden
Te grote voorraden kosten onnodig veel geld, vandaar dat het management erop toe zal zien dat de
aantallen producten op voorraad niet boven het maximum uitstijgen.
Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 2.1 – 2019
, Aantallen en waarde van de aanwezige voorraad
Aantallen van de aanwezige voorraad
De voorraad kan geregistreerd worden op verschillende manieren:
1. Per afzonderlijk product: producten die niet van elkaar te onderscheiden zijn. Bijvoorbeeld auto’s
2. Per productsoort: producten die binnen de soorten niet van elkaar te onderscheiden. Bijvoorbeeld tubes
tandpasta of pakken rijst.
3. Per productgroep: niet doelmatig, dus de producten worden geregistreerd in geldtotalen. Bijvoorbeeld
spijkertjes en kleine onderdelen van apparaten.
4. Per partij: een onderscheid tussen homogeen en heterogeen.
Heterogeen: verschillende soorten metaal in een partij (bijv. ijzer, lood en koper).
Homogeen: alles dezelfde soort metaal (bijv. ijzer).
De waarde van de aanwezige voorraad
De voorraad kan worden gewaardeerd op verschillende manieren:
1. Tegen inkoopprijs
2. Tegen kostprijs
3. Tegen verkoopprijs
4. Tegen vaste verrekenprijs
5. Tegen vervangingsprijs
Het opslaan van producten
Producten kunnen worden opgeslagen in een technisch en administratief open en gesloten magazijn.
Open Gesloten
Technisch Voor iedereen toegankelijk Alleen toegankelijk voor
bevoegde personen.
Bijvoorbeeld d.m.v. een pasje of
een sleutel
Administratief Grijpvoorraad Uitgifte bonnen
Periodiek Regelmatig inventariseren
Inventarisatie
1. Integraal: alle producten worden in 1 keer geteld.
2. Partieel roulerend: telkens wordt een wisselend gedeelte van de voorraad geïnventariseerd.
3. Simultaan: is alleen van toepassing wanneer een bedrijf dezelfde producten heeft opgeslagen in
verschillende magazijnen. Alles moet op gelijktijdig in alle vestigingen worden geteld.
4. Kritische momenten: zand, grind en olie laten zich moeilijk inventariseren. Je kan wachten tot een
kritisch moment (dat het bijvoorbeeld bijna op is) en kijken of het in het systeem en de hoeveelheid
gelijk is.
De waardekringloop
Brengt de relatie tussen de geld- en goederenstsroom in kaart. Een voorwaarde voor de waardekringloop is
functiescheiding, hierbij zijn de verbandscontroles echt waardevol.
Afval
Het product heeft geen waarde meer en moet worden vernietigd. Dit gebeurt gedurende het gehele
productieproces.
Uitval
Het eindproduct voldoet niet aan de gestelde eisen en is afgekeurd. Het product kan eventueel nog
verkocht worden voor een lager tarief.
Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 2.1 – 2019
Primaire processen zijn:
Het inkoopproces, productieproces, opslagproces (grondstof en gereed product) en het verkoopproces.
Secundaire processen zijn:
Het personeelsproces, het financieel proces en het automatiseringsproces.
Voorraadproces
Goederenontvangst keuring opslag goederenafgifte verzending.
Voor een handel- en productieonderneming zijn de fasen gelijk. Het komt alleen wel vaker voor bij
productieorganisaties, omdat zij meer te maken hebben met halffabricaten en uitval. De
productieonderneming heeft meer informatie nodig met betrekking tot de voorraad.
Functiescheiding
Er zijn verschillende soorten functies:
1. Beschikken: de inkoop en verkoop.
Zij moeten wel eerst een opdracht krijgen van een beschikkende functie.
2. Bewaren: de voorraad en het magazijn (de bewaarplaats van de goederen in een bedrijf).
De taken van een magazijnmeester zijn o.a. ontvangen en keuren, informatie verstrekken, afgeven en
het afleggen van verantwoording. De magazijnmeester heeft een bewarende functie. Hij mag op eigen
houtje geen producten afgeven of ontvangen. Hij moet daar altijd eerst opdracht voor hebben gekregen
van een beschikkende functie, zoals inkoop of verkoop.
3. Uitvoeren
4. Registreren
5. Controleren
Voorraadregistratie
De voorraadadministratie moet weten waar wat ligt in het magazijn.
Voor de productie is het handig om te weten wat voor het laatst is afgegeven.
Kantoor van de voorraadadministratie (KVA)
De KVA gebruikt het voorraadbestand voor het registreren van aanwezige voorraden en het signaleren van
het te bereiken bestelniveau, te grote voorraden en incourante producten.
Registreren van de aanwezige voorraden producten
Er wordt geregistreerd in aantallen maar ook in waarde. Dit gebeurt op basis van de gegevens die de
magazijnmeester heeft ingevoerd.
Signaleren van het bereiken van het bestelniveau
Een geprogrammeerde controle die vaststelt dat van een bepaald product de minimumvoorraad is bereikt
en zal er door het systeem automatisch een inkoopimpuls aar d afdeling inkoop worden verstuurd.
Signaleren van de incourante producten
Incourante producten zijn producten die al geruime tijd op voorraad liggen zonder dat er afgifte is geweest.
Het neemt wel ruimte in, maar levert niets op. In het algemeen zullen dergelijke producten worden
vernietigd of worden verkocht aan gespecialiseerde opkopers.
Signaleren van te grote voorraden
Te grote voorraden kosten onnodig veel geld, vandaar dat het management erop toe zal zien dat de
aantallen producten op voorraad niet boven het maximum uitstijgen.
Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 2.1 – 2019
, Aantallen en waarde van de aanwezige voorraad
Aantallen van de aanwezige voorraad
De voorraad kan geregistreerd worden op verschillende manieren:
1. Per afzonderlijk product: producten die niet van elkaar te onderscheiden zijn. Bijvoorbeeld auto’s
2. Per productsoort: producten die binnen de soorten niet van elkaar te onderscheiden. Bijvoorbeeld tubes
tandpasta of pakken rijst.
3. Per productgroep: niet doelmatig, dus de producten worden geregistreerd in geldtotalen. Bijvoorbeeld
spijkertjes en kleine onderdelen van apparaten.
4. Per partij: een onderscheid tussen homogeen en heterogeen.
Heterogeen: verschillende soorten metaal in een partij (bijv. ijzer, lood en koper).
Homogeen: alles dezelfde soort metaal (bijv. ijzer).
De waarde van de aanwezige voorraad
De voorraad kan worden gewaardeerd op verschillende manieren:
1. Tegen inkoopprijs
2. Tegen kostprijs
3. Tegen verkoopprijs
4. Tegen vaste verrekenprijs
5. Tegen vervangingsprijs
Het opslaan van producten
Producten kunnen worden opgeslagen in een technisch en administratief open en gesloten magazijn.
Open Gesloten
Technisch Voor iedereen toegankelijk Alleen toegankelijk voor
bevoegde personen.
Bijvoorbeeld d.m.v. een pasje of
een sleutel
Administratief Grijpvoorraad Uitgifte bonnen
Periodiek Regelmatig inventariseren
Inventarisatie
1. Integraal: alle producten worden in 1 keer geteld.
2. Partieel roulerend: telkens wordt een wisselend gedeelte van de voorraad geïnventariseerd.
3. Simultaan: is alleen van toepassing wanneer een bedrijf dezelfde producten heeft opgeslagen in
verschillende magazijnen. Alles moet op gelijktijdig in alle vestigingen worden geteld.
4. Kritische momenten: zand, grind en olie laten zich moeilijk inventariseren. Je kan wachten tot een
kritisch moment (dat het bijvoorbeeld bijna op is) en kijken of het in het systeem en de hoeveelheid
gelijk is.
De waardekringloop
Brengt de relatie tussen de geld- en goederenstsroom in kaart. Een voorwaarde voor de waardekringloop is
functiescheiding, hierbij zijn de verbandscontroles echt waardevol.
Afval
Het product heeft geen waarde meer en moet worden vernietigd. Dit gebeurt gedurende het gehele
productieproces.
Uitval
Het eindproduct voldoet niet aan de gestelde eisen en is afgekeurd. Het product kan eventueel nog
verkocht worden voor een lager tarief.
Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening 2.1 – 2019
