Samenvatting H3 De ondersteunende processen in bedrijven
Uit boek: Bedrijfskunde integraal
3.1 Wat zijn ondersteunende processen?
Handelingen die niet direct te maken hebben met de totstandkoming van een product of
dienst, bijvoorbeeld het aanschaffen van uniformen, noemen de ondersteunende processen.
● Deze omvatten alle activiteiten die nodig zijn om het primaire proces te
ondersteunen.
○ Dit levert niet direct bijdrage aan de voortbrenging van het product/dienst.
● Ze zijn echter wel nodig voor de totstandkoming.
● Ondersteunende processen worden ook wel secundaire processen genoemd.
○ De handelingen die te maken hebben met de secundaire
processen/ondersteunende processen, worden ook wel
secundaire/ondersteunende functies genoemd.
3.1.1 Verschillende ondersteunende processen
Ondersteunende processen zijn gericht op het leveren van mensen en middelen aan alle
processen. Zij voeden het primaire proces.
● De ondersteunende processen leveren de resources (hulpmiddelen)..
● Zij zorgen ervoor dat het primaire proces uitgevoerd kan worden.
○ Het managen van alle ondersteunende processen worden ook wel resource
management genoemd.
○ Handige afkorting om alle ondersteunende functies en bijbehorende
processen in een organisatie te herinneren is COPAFIJH:
Communicatie
Communicatie biedt een belangrijke ondersteuning voor met name grote en publieke
bedrijven. Afdeling Communicatie onderhoudt ook vaak nauwe banden met de pers.
Onderzoek en ontwikkeling, ook wel R&D
Research and Development; bedrijven moeten zich blijven ontwikkelen, stilstaan betekent
voor een hoop bedrijven achteruitgang. Ze moeten nieuwe producten ontwikkelen, nieuwe
markten aanboren, nieuwe technieken bedenken, procesinnovaties bedenken enzovoort.
Personeelszaken
Afdeling Personeel en Organisatie. Engelstalige naam voor deze stafafdeling: Human
Resource Management of HRM.
Administratie
Alles in een bedrijf moet vrijwel vastgelegd worden, omdat de meeste stakeholders of
partijen die belang bij het bedrijf hebben, dit verwachten.
● Investeerders verwachten jaarverslagen en prognoses. De overheid verwacht
milieurapportages en de belastingdienst verwacht bepaalde financiële rapportages.
● Daarnaast is het voor het management van het bedrijf essentieel om bepaalde
managementinformatie te krijgen. Informatie waarop het sturing kan geven aan
processen.
Financiën
De afdeling Financiën gaat over het administreren van financiële zaken. Aan de andere kant
, houden zij zich bezig met de financiering van het bedrijf. Bij sommige bedrijven is de
afdeling administratie en financiën één afdeling.
Informatievoorziening/ICT
ICT staat voor computer automatisering. Grote bedrijven hebben zeer veel processen
vereenvoudigd of regelen de afstemming ervan door middel van computers en bijbehorende
computerprogrammaś. Voorbeelden:
● Voorraadbeheersysteem: ERP Enterprise Resource Planning
● Klantrelatiesysteem: CRM Customer Relations Management
● Softwareprogramma voor boekhouding: Exact op SAP
De afdeling ICT zorgt ervoor dat alles blijft werken in een bedrijf.
Juridische zaken
Deze afdeling houdt zich bezig met contractvorming, het opstellen van voorwaarden, het
voorbereiden van de afhandeling van geschillen zoals rechtszaken.
Huisvesting (Facilitair management)
Deze afdeling zorgt voor optimale ondersteunende faciliteiten.
Iedereen in een bedrijf moet kunnen werken in een goed onderhouden kantoor, moet zonder
problemen zijn auto kunnen parkeren en ‘s middags kunnen lunchen. Deze afdeling denkt
na over hoe de bedrijfsruimtes efficiënter kunnen worden ingericht.
Af en toe worden de stafafdelingen geheel uitbesteed aan externe partijen. Dit kan een
bedrijf doen wanneer er iets onverwachts gebeurt, dus niet structureel.
3.1.2 Verschil tussen primaire en ondersteunende processen
1. Ondersteunende processen worden vaak anders georganiseerd. Ze hebben meer
zelfstandigheid binnen een bedrijf, terwijl afdelingen die tot het primaire proces
behoren meer in relatie staan tot elkaar en meer afstemming nodig hebben.
2. Aan ondersteunende processen wordt vaak op een hele andere manier
leidinggevenden.
3. Binnen het primaire proces is afstemming tussen schakels belangrijk, om efficiënt en
kostenbewust te kunnen opereren. Bij secundaire/ondersteunende processen is
effectiviteit (doelgerichtheid) vaak belangrijker.
4. Ondersteunende processen worden vaak geclusterd tot stafdiensten en het primaire
proces is vaak in de lijn georganiseerd.
5. Primaire processen worden vrijwel nooit uitbesteed en bij ondersteunende processen
gebeurt dit regelmatig.
Zoals je ziet op de onderstaande afbeelding, is de afdeling Financiën als stafafdeling
getekend en niet in de lijn zoals de primaire processen inkoop, fabricage (productie) en
verkoop.
De afdeling Financiën is een ondersteunende afdeling en voegt slechts indirect waarde toe
aan het product.
Uit boek: Bedrijfskunde integraal
3.1 Wat zijn ondersteunende processen?
Handelingen die niet direct te maken hebben met de totstandkoming van een product of
dienst, bijvoorbeeld het aanschaffen van uniformen, noemen de ondersteunende processen.
● Deze omvatten alle activiteiten die nodig zijn om het primaire proces te
ondersteunen.
○ Dit levert niet direct bijdrage aan de voortbrenging van het product/dienst.
● Ze zijn echter wel nodig voor de totstandkoming.
● Ondersteunende processen worden ook wel secundaire processen genoemd.
○ De handelingen die te maken hebben met de secundaire
processen/ondersteunende processen, worden ook wel
secundaire/ondersteunende functies genoemd.
3.1.1 Verschillende ondersteunende processen
Ondersteunende processen zijn gericht op het leveren van mensen en middelen aan alle
processen. Zij voeden het primaire proces.
● De ondersteunende processen leveren de resources (hulpmiddelen)..
● Zij zorgen ervoor dat het primaire proces uitgevoerd kan worden.
○ Het managen van alle ondersteunende processen worden ook wel resource
management genoemd.
○ Handige afkorting om alle ondersteunende functies en bijbehorende
processen in een organisatie te herinneren is COPAFIJH:
Communicatie
Communicatie biedt een belangrijke ondersteuning voor met name grote en publieke
bedrijven. Afdeling Communicatie onderhoudt ook vaak nauwe banden met de pers.
Onderzoek en ontwikkeling, ook wel R&D
Research and Development; bedrijven moeten zich blijven ontwikkelen, stilstaan betekent
voor een hoop bedrijven achteruitgang. Ze moeten nieuwe producten ontwikkelen, nieuwe
markten aanboren, nieuwe technieken bedenken, procesinnovaties bedenken enzovoort.
Personeelszaken
Afdeling Personeel en Organisatie. Engelstalige naam voor deze stafafdeling: Human
Resource Management of HRM.
Administratie
Alles in een bedrijf moet vrijwel vastgelegd worden, omdat de meeste stakeholders of
partijen die belang bij het bedrijf hebben, dit verwachten.
● Investeerders verwachten jaarverslagen en prognoses. De overheid verwacht
milieurapportages en de belastingdienst verwacht bepaalde financiële rapportages.
● Daarnaast is het voor het management van het bedrijf essentieel om bepaalde
managementinformatie te krijgen. Informatie waarop het sturing kan geven aan
processen.
Financiën
De afdeling Financiën gaat over het administreren van financiële zaken. Aan de andere kant
, houden zij zich bezig met de financiering van het bedrijf. Bij sommige bedrijven is de
afdeling administratie en financiën één afdeling.
Informatievoorziening/ICT
ICT staat voor computer automatisering. Grote bedrijven hebben zeer veel processen
vereenvoudigd of regelen de afstemming ervan door middel van computers en bijbehorende
computerprogrammaś. Voorbeelden:
● Voorraadbeheersysteem: ERP Enterprise Resource Planning
● Klantrelatiesysteem: CRM Customer Relations Management
● Softwareprogramma voor boekhouding: Exact op SAP
De afdeling ICT zorgt ervoor dat alles blijft werken in een bedrijf.
Juridische zaken
Deze afdeling houdt zich bezig met contractvorming, het opstellen van voorwaarden, het
voorbereiden van de afhandeling van geschillen zoals rechtszaken.
Huisvesting (Facilitair management)
Deze afdeling zorgt voor optimale ondersteunende faciliteiten.
Iedereen in een bedrijf moet kunnen werken in een goed onderhouden kantoor, moet zonder
problemen zijn auto kunnen parkeren en ‘s middags kunnen lunchen. Deze afdeling denkt
na over hoe de bedrijfsruimtes efficiënter kunnen worden ingericht.
Af en toe worden de stafafdelingen geheel uitbesteed aan externe partijen. Dit kan een
bedrijf doen wanneer er iets onverwachts gebeurt, dus niet structureel.
3.1.2 Verschil tussen primaire en ondersteunende processen
1. Ondersteunende processen worden vaak anders georganiseerd. Ze hebben meer
zelfstandigheid binnen een bedrijf, terwijl afdelingen die tot het primaire proces
behoren meer in relatie staan tot elkaar en meer afstemming nodig hebben.
2. Aan ondersteunende processen wordt vaak op een hele andere manier
leidinggevenden.
3. Binnen het primaire proces is afstemming tussen schakels belangrijk, om efficiënt en
kostenbewust te kunnen opereren. Bij secundaire/ondersteunende processen is
effectiviteit (doelgerichtheid) vaak belangrijker.
4. Ondersteunende processen worden vaak geclusterd tot stafdiensten en het primaire
proces is vaak in de lijn georganiseerd.
5. Primaire processen worden vrijwel nooit uitbesteed en bij ondersteunende processen
gebeurt dit regelmatig.
Zoals je ziet op de onderstaande afbeelding, is de afdeling Financiën als stafafdeling
getekend en niet in de lijn zoals de primaire processen inkoop, fabricage (productie) en
verkoop.
De afdeling Financiën is een ondersteunende afdeling en voegt slechts indirect waarde toe
aan het product.
