Project OPEN bij xxxx
Bron: https://www.mijngezondheidsgids.nl
17-12-2023
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Management in de Zorg (met subsidie)
Module Projectmanagement en communicatie
Cijfer
7,5 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
De opdracht projectmanagement en communicatie ziet er in de presentatie netjes en verzorgt uit. Er
zijn een titel blad, een inleiding en samenvatting opgenomen. In die samenvatting zijn de meest
relevante items uit de onderliggende rapportage opgenomen (kunnen onderscheiden van hoofd- en
bijzaken) met ondermeer de meest relevante conclusies en aanbevelingen. Er is een literatuur lijst
opgenomen.Uit de opbouw van de opdracht blijkt dat de verplichte vijf onderdelen uit de
exameninstructie zijn verwerkt in de opdracht. Wat het geheel overzichtelijk maakt is de interne
opbouw door de praktijk af te zetten tegen de theorie (analyse) om te komen tot conclusies en
aanbevelingen. De theorie wordt in de opdracht op een goede manier ingezet, bijzonder en van
toegevoegde waarde is hier het gebruik van stakeholder management als instrument om de
communicatie te analyseren. Het doel is helder, de keuze voor PMW als instrument is niet toegelicht
of onderbouwd. Blijf wel onderbouwen of helder maken hoe de informatie is verzameld, dat zegt iets
over de objectiviteit van de constateringen. Praktijk en theorie worden bij de opdrachten op een goede
manier verbonden. Een gedegen projectanalyse die in ruime mate voldoet aan de gestelde eisen.
,Voorwoord
Graag stel ik mij kort aan u voor. Mijn naam is xxxx, ik ben tweeënveertig jaar en moeder van twee
jongens van tien en twaalf jaar. Na mijn opleiding Doktersassistente, die ik heb afgerond op mijn
achttiende, ben ik in een kleine huisartsenpraktijk als doktersassistente gaan werken. Door de jaren
heen ben ik in deze praktijk doorgegroeid naar praktijkondersteuner en met korte periode ertussenuit
nu naar praktijkmanager. In de periode dat ik niet bij de huisartsenpraktijk werkzaam was heb ik bij
zorggroep xxx gewerkt als projectleider chronische zorg. Ik heb deze zijstap gemaakt omdat ik op
zoek was naar een nieuwe uitdaging. Inmiddels vier jaar geleden ben ik gestart met de opleiding
management in de zorg als verdieping in mijn functie bij de zorggroep en persoonlijke ontwikkeling.
Door deze opleiding kon ik naast de zorggroep ook als praktijkmanager aan de slag in een
huisartsenpraktijk, waar mijn zorghart ligt. Sinds 2021 werk ik volledig als praktijkmanager in twee
verschillende huisartsenpraktijken.
De aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht is de module projectmanagement en
communicatie. Door deze moduleopdracht heb ik kritisch leren kijken hoe er projectmatig wordt
gewerkt bij huisartsenpraktijk xxxx.
Met dank aan mijn docente xxx die de theorie voor mij levend heeft gemaakt. Door de moduleopdracht
heb ik de organisaties waar ik werk beter leren kennen.
Ik wens u veel leesplezier toe.
xxxx
december 2023
,Samenvatting
xxxx is een kleine huisartsenpraktijk van twee praktijkhouders. Het project waar deze moduleopdracht
over gaat is het project OPEN, tot nu toe het langst lopende project in de organisatie. Het project
OPEN gaat over de implementatie van online inzage in het medisch dossier van patiënten. De
voornaamste doelen van dit project in de huisartsenpraktijk waren het implementeren van het systeem
en scholing en kennis opdoen over de nieuwe werkwijze. Het gewenste resultaat hierbij is het in
gebruik nemen van dit systeem.
Het team bestaat uit vijftien medewerkers. Bij het project waren vier groepen betrokken met ieder hun
eigen expertise. Dit zijn de doktersassistentes, de praktijkondersteuners en de huisartsen. De laatste
is de praktijkmanager, die ook projectleider was voor dit project. Binnen het project heeft de
projectleider volgens het tweedimensionaal model van leidinggeven van Blake en Mouton de
managementstijl teamleiderschap gehanteerd. Deze stijl van leidinggeven was niet voor alle
medewerkers van het team voldoende effectief. De projectleider had rekening moeten houden met het
competentieniveau van de verschillende medewerkers in haar stijl van leidinggeven. Dan was duidelijk
geworden dat een aantal doktersassistentes meer sturing nodig hadden. Dit samen met de
voorkeursstijl van leidinggeven van de projectleider is de oorzaak geweest van het achterblijven van
het project bij de doktersassistentes. Het is aan te bevelen om in een volgend project situationeel
leiderschap van Hersey en Blanchard toe te passen zodat per medewerker de meest effectieve stijl
van leidinggeven kan worden toegepast.
Met de belanghebbenden is op drie verschillende manieren gecommuniceerd. Voor het project team is
bij aanvang van het project een motiverende kick-off georganiseerd. Het voornaamste doel van de
kick-off was om medewerkers te betrekken en motiveren. Het is verstandig om bij een volgend project
meer aandacht voor de feestelijke kant van dit officiële startmoment te hebben. De tweede vorm van
communicatie was die van de projectorganisatie OPEN naar de huisartsenpraktijk. Zij hebben gebruik
gemaakt van een informatieve kick-off met een e-mail, welke voldoende effectief was. Als laatste zijn
de patiënten geïnformeerd met behulp van een informatieve kick-off. Dit was niet de beste
communicatiestijl. Communicatie face-to-face was doeltreffender geweest, vooral bij de groep
patiënten die nog vragen hadden. Als vooraf een stakeholdersanalyse was gemaakt van dit project
was het belang van de patiënten anders ingedeeld dan het behandeld is in het project. Het is aan te
bevelend om bij een volgend project van tevoren de belanghebbenden juist in te delen met behulp van
een stakeholdersanalyse.
De organisatie is te beschrijven als een professionele organisatie volgens de organisatiestructuren
van Mintzberg. Bij aanvang van het project is geen indeling gemaakt in de teamsamenstelling op basis
van teamrol of expertise, allen hadden dezelfde taak binnen de vier betrokken teams. Hierdoor voelde
niemand zich geroepen om het voortouw te nemen. Dit is in een volgend project te ondervangen door
alle medewerkers de Belbin teamrollen test te laten doen. Op deze manier kan effectief gebruik
gemaakt worden van denkers en doeners. De organisatie bevindt zich volgens Tuckman in de
‘normingfase’. Het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid kan xxxx naar de volgende fase van
teamontwikkeling brengen. De waarden die in de organisatie aanwezig zijn hebben meer raakvlakken
met Agile dan projectmanagement.
Binnen het project was sprake van weerstand bij alle medewerkers. Er moest weer iets veranderen en
er kwam weer iets op het bord van de huisarts erbij. Gaandeweg heeft dit wat gemopper opgeleverd
en tot één onderhandelingssituatie en één conflictsituatie. Bij de onderhandelingssituatie was er
sprake van een instrumenteel verschil in belangen en bij de conflictsituatie een machtsverschil. In een
volgend project is het van belang meer aandacht te hebben voor de vroege signalen van een conflict.
De verandering heeft bij alle medewerkers gezorgd voor weerstand. Het is aan te bevelen in een
volgend project meer rekening te houden met de aanwezigheid van een verandercomponent. Dit kan
met behulp van de stappen in het verandermodel van Kotter.
Er zijn maandelijkse werkoverleggen waarin een lopend project geïncludeerd wordt. Besluitvorming
wordt gedaan op basis van het BOB model. Deze methode van overleggen en besluitvorming is
voldoende effectief. Het timeboxprincipe van Agile kan een mooie aanvulling zijn bij een volgend
project binnen xxxx.
, Inhoudsopgave
1 Inleiding...............................................................................................................................................5
2 Beschrijving aanleiding, doel en resultaat...........................................................................................6
3 Leiderschap.........................................................................................................................................6
3.1 Beschrijving praktijk......................................................................................................................6
3.2 Analyse.........................................................................................................................................6
3.3 Conclusies en aanbevelingen........................................................................................................7
4 Communicatie met belanghebbenden................................................................................................8
4.1 Beschrijving praktijk......................................................................................................................8
4.2 Analyse.........................................................................................................................................9
4.3 Conclusies en aanbevelingen........................................................................................................9
5 Teamsamenstelling, -ontwikkeling en -waarden...............................................................................10
5.1 Beschrijving praktijk....................................................................................................................10
5.2 Analyse.......................................................................................................................................10
5.3 Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................10
6 Onderhandeling en conflictsituaties..................................................................................................10
6.1 Beschrijving praktijk....................................................................................................................11
6.2 Analyse.......................................................................................................................................11
6.3 Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................11
7 Overleg en besluitvorming.................................................................................................................12
7.1 Beschrijving praktijk....................................................................................................................12
7.2 Analyse.......................................................................................................................................12
7.3 Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................12
Literatuurlijst........................................................................................................................................13
Bijlage I. Missie en visie xxxx................................................................................................................14
Bijlage II. Onderdeel protocol OPEN.....................................................................................................14
Bijlage III. Organogram.........................................................................................................................17
Bijlage IV. Harvard-methode................................................................................................................18
Bron: https://www.mijngezondheidsgids.nl
17-12-2023
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Management in de Zorg (met subsidie)
Module Projectmanagement en communicatie
Cijfer
7,5 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
De opdracht projectmanagement en communicatie ziet er in de presentatie netjes en verzorgt uit. Er
zijn een titel blad, een inleiding en samenvatting opgenomen. In die samenvatting zijn de meest
relevante items uit de onderliggende rapportage opgenomen (kunnen onderscheiden van hoofd- en
bijzaken) met ondermeer de meest relevante conclusies en aanbevelingen. Er is een literatuur lijst
opgenomen.Uit de opbouw van de opdracht blijkt dat de verplichte vijf onderdelen uit de
exameninstructie zijn verwerkt in de opdracht. Wat het geheel overzichtelijk maakt is de interne
opbouw door de praktijk af te zetten tegen de theorie (analyse) om te komen tot conclusies en
aanbevelingen. De theorie wordt in de opdracht op een goede manier ingezet, bijzonder en van
toegevoegde waarde is hier het gebruik van stakeholder management als instrument om de
communicatie te analyseren. Het doel is helder, de keuze voor PMW als instrument is niet toegelicht
of onderbouwd. Blijf wel onderbouwen of helder maken hoe de informatie is verzameld, dat zegt iets
over de objectiviteit van de constateringen. Praktijk en theorie worden bij de opdrachten op een goede
manier verbonden. Een gedegen projectanalyse die in ruime mate voldoet aan de gestelde eisen.
,Voorwoord
Graag stel ik mij kort aan u voor. Mijn naam is xxxx, ik ben tweeënveertig jaar en moeder van twee
jongens van tien en twaalf jaar. Na mijn opleiding Doktersassistente, die ik heb afgerond op mijn
achttiende, ben ik in een kleine huisartsenpraktijk als doktersassistente gaan werken. Door de jaren
heen ben ik in deze praktijk doorgegroeid naar praktijkondersteuner en met korte periode ertussenuit
nu naar praktijkmanager. In de periode dat ik niet bij de huisartsenpraktijk werkzaam was heb ik bij
zorggroep xxx gewerkt als projectleider chronische zorg. Ik heb deze zijstap gemaakt omdat ik op
zoek was naar een nieuwe uitdaging. Inmiddels vier jaar geleden ben ik gestart met de opleiding
management in de zorg als verdieping in mijn functie bij de zorggroep en persoonlijke ontwikkeling.
Door deze opleiding kon ik naast de zorggroep ook als praktijkmanager aan de slag in een
huisartsenpraktijk, waar mijn zorghart ligt. Sinds 2021 werk ik volledig als praktijkmanager in twee
verschillende huisartsenpraktijken.
De aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht is de module projectmanagement en
communicatie. Door deze moduleopdracht heb ik kritisch leren kijken hoe er projectmatig wordt
gewerkt bij huisartsenpraktijk xxxx.
Met dank aan mijn docente xxx die de theorie voor mij levend heeft gemaakt. Door de moduleopdracht
heb ik de organisaties waar ik werk beter leren kennen.
Ik wens u veel leesplezier toe.
xxxx
december 2023
,Samenvatting
xxxx is een kleine huisartsenpraktijk van twee praktijkhouders. Het project waar deze moduleopdracht
over gaat is het project OPEN, tot nu toe het langst lopende project in de organisatie. Het project
OPEN gaat over de implementatie van online inzage in het medisch dossier van patiënten. De
voornaamste doelen van dit project in de huisartsenpraktijk waren het implementeren van het systeem
en scholing en kennis opdoen over de nieuwe werkwijze. Het gewenste resultaat hierbij is het in
gebruik nemen van dit systeem.
Het team bestaat uit vijftien medewerkers. Bij het project waren vier groepen betrokken met ieder hun
eigen expertise. Dit zijn de doktersassistentes, de praktijkondersteuners en de huisartsen. De laatste
is de praktijkmanager, die ook projectleider was voor dit project. Binnen het project heeft de
projectleider volgens het tweedimensionaal model van leidinggeven van Blake en Mouton de
managementstijl teamleiderschap gehanteerd. Deze stijl van leidinggeven was niet voor alle
medewerkers van het team voldoende effectief. De projectleider had rekening moeten houden met het
competentieniveau van de verschillende medewerkers in haar stijl van leidinggeven. Dan was duidelijk
geworden dat een aantal doktersassistentes meer sturing nodig hadden. Dit samen met de
voorkeursstijl van leidinggeven van de projectleider is de oorzaak geweest van het achterblijven van
het project bij de doktersassistentes. Het is aan te bevelen om in een volgend project situationeel
leiderschap van Hersey en Blanchard toe te passen zodat per medewerker de meest effectieve stijl
van leidinggeven kan worden toegepast.
Met de belanghebbenden is op drie verschillende manieren gecommuniceerd. Voor het project team is
bij aanvang van het project een motiverende kick-off georganiseerd. Het voornaamste doel van de
kick-off was om medewerkers te betrekken en motiveren. Het is verstandig om bij een volgend project
meer aandacht voor de feestelijke kant van dit officiële startmoment te hebben. De tweede vorm van
communicatie was die van de projectorganisatie OPEN naar de huisartsenpraktijk. Zij hebben gebruik
gemaakt van een informatieve kick-off met een e-mail, welke voldoende effectief was. Als laatste zijn
de patiënten geïnformeerd met behulp van een informatieve kick-off. Dit was niet de beste
communicatiestijl. Communicatie face-to-face was doeltreffender geweest, vooral bij de groep
patiënten die nog vragen hadden. Als vooraf een stakeholdersanalyse was gemaakt van dit project
was het belang van de patiënten anders ingedeeld dan het behandeld is in het project. Het is aan te
bevelend om bij een volgend project van tevoren de belanghebbenden juist in te delen met behulp van
een stakeholdersanalyse.
De organisatie is te beschrijven als een professionele organisatie volgens de organisatiestructuren
van Mintzberg. Bij aanvang van het project is geen indeling gemaakt in de teamsamenstelling op basis
van teamrol of expertise, allen hadden dezelfde taak binnen de vier betrokken teams. Hierdoor voelde
niemand zich geroepen om het voortouw te nemen. Dit is in een volgend project te ondervangen door
alle medewerkers de Belbin teamrollen test te laten doen. Op deze manier kan effectief gebruik
gemaakt worden van denkers en doeners. De organisatie bevindt zich volgens Tuckman in de
‘normingfase’. Het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid kan xxxx naar de volgende fase van
teamontwikkeling brengen. De waarden die in de organisatie aanwezig zijn hebben meer raakvlakken
met Agile dan projectmanagement.
Binnen het project was sprake van weerstand bij alle medewerkers. Er moest weer iets veranderen en
er kwam weer iets op het bord van de huisarts erbij. Gaandeweg heeft dit wat gemopper opgeleverd
en tot één onderhandelingssituatie en één conflictsituatie. Bij de onderhandelingssituatie was er
sprake van een instrumenteel verschil in belangen en bij de conflictsituatie een machtsverschil. In een
volgend project is het van belang meer aandacht te hebben voor de vroege signalen van een conflict.
De verandering heeft bij alle medewerkers gezorgd voor weerstand. Het is aan te bevelen in een
volgend project meer rekening te houden met de aanwezigheid van een verandercomponent. Dit kan
met behulp van de stappen in het verandermodel van Kotter.
Er zijn maandelijkse werkoverleggen waarin een lopend project geïncludeerd wordt. Besluitvorming
wordt gedaan op basis van het BOB model. Deze methode van overleggen en besluitvorming is
voldoende effectief. Het timeboxprincipe van Agile kan een mooie aanvulling zijn bij een volgend
project binnen xxxx.
, Inhoudsopgave
1 Inleiding...............................................................................................................................................5
2 Beschrijving aanleiding, doel en resultaat...........................................................................................6
3 Leiderschap.........................................................................................................................................6
3.1 Beschrijving praktijk......................................................................................................................6
3.2 Analyse.........................................................................................................................................6
3.3 Conclusies en aanbevelingen........................................................................................................7
4 Communicatie met belanghebbenden................................................................................................8
4.1 Beschrijving praktijk......................................................................................................................8
4.2 Analyse.........................................................................................................................................9
4.3 Conclusies en aanbevelingen........................................................................................................9
5 Teamsamenstelling, -ontwikkeling en -waarden...............................................................................10
5.1 Beschrijving praktijk....................................................................................................................10
5.2 Analyse.......................................................................................................................................10
5.3 Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................10
6 Onderhandeling en conflictsituaties..................................................................................................10
6.1 Beschrijving praktijk....................................................................................................................11
6.2 Analyse.......................................................................................................................................11
6.3 Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................11
7 Overleg en besluitvorming.................................................................................................................12
7.1 Beschrijving praktijk....................................................................................................................12
7.2 Analyse.......................................................................................................................................12
7.3 Conclusies en aanbevelingen......................................................................................................12
Literatuurlijst........................................................................................................................................13
Bijlage I. Missie en visie xxxx................................................................................................................14
Bijlage II. Onderdeel protocol OPEN.....................................................................................................14
Bijlage III. Organogram.........................................................................................................................17
Bijlage IV. Harvard-methode................................................................................................................18
