Personeelsmanagement nader becijferd: H.7 Interne
financiële rapportages: begrotingen en budgetten
7.1 Inleiding
Begroting: een in bedragen c.q. aantallen uitgewerkt plan voor toekomstige activiteiten, ten behoeve
van leiding en controle.
Wanneer een bedrijf de financiële consequenties wil laten zien van alle plannen die de hele
organisatie gedurende een bepaald periode ten uitvoer wil brengen, gaat het om een
masterbegroting.
Budget: een taakstellende begroting, dus de activiteiten die je moet gaan uitvoeren en het budget
mag niet worden overschreden.
Het budget wordt opgesteld met het oog op de planning van toekomstige verrichtingen en de
controle achteraf van behaalde resultaten.
7.2 De informatievoorziening in een begroting en budget
In tegenstelling tot een jaarrekening zijn een begroting en een budget in principe alleen opgesteld
voor interne belanghebbende.
Over het algemeen zien we dat de volgende factoren de inhoud en vormgeving van deze periodieke
rapportages mede bepalen:
- De functies die men aan een begroting of budget wil toekennen;
Een begroting is tevens een autorisatie ofwel machtiging om uitgaven te doen zonder dat er
een directe relatie met bedrijfsactiviteiten wordt vastgelegd. In een exploitatierekening, die
vaak gekoppeld is aan een begroting kun je in zien in hoeverre men zich aan de financiële
planning heeft gehouden.
Als in een begroting de uitgaven rechtstreeks gekoppeld worden aan de geplande
bedrijfsactiviteiten, is er sprake van een budget.
Over het algemeen gaat men ervan uit dat budgetten voor het management de volgende
functies kunnen vervullen:
o Budget is een controlemiddel van bedrijfsprocessen:
Door het budgetteringsproces jaarlijks te laten terugkeren, krijgt de bedrijfsleiding
inzicht in de bedrijfsprocessen en de hoeveelheden geld die moeten worden
gereserveerd. Een budget is een hulpmiddel bij het geven van leiding, en de
bedrijfsleiding krijgt inzicht in de voortgang van planning en beleid.
o Budget is een machtiging:
Aan de hand van een budget worden de afdelingen gemachtigd bepaalde uitgaven te
doen.
o Budget is een taakstelling:
Een budget is een taakstelling, een norm die door de budgetverantwoordelijke moet
worden gerealiseerd. Een begroting is daarentegen een raming van kosten van een uit
te voeren plan of een voorlopige berekening, de geschatte waarde. Bij een budget
moet de taakstelling worden gerealiseerd. Bij een begroting geven de geldbedragen
alleen de grenzen aan die niet mogen worden overschreden.
o Budget is een coördinatiemiddel:
Doordat budgetten de materiële en financiële consequenties van de organisatorische
samenhang verduidelijken, zullen de betrokken chefs het één en ander onderling
moeten afstemmen.
, o Budget is een stuurmechanisme:
Een budget biedt de mogelijkheid om de kosten en uitgaven te bewaken in relatie tot
het activiteitenniveau. Als de wekelijkse rapportage afwijkingen vertoont met de
prognose, kunnen de plannen worden bijgestuurd.
- De wijze waarop gegevens worden verzameld en bewerkt; dit is in feite de vraag naar het
soort bedrijfsinformatiesysteem waarover de organisatie beschikt.
De manier waarop de gegevens in een rapportage worden weergegeven, is afhankelijk van de
wijze waarop men de gegevens intern verzamelt, ordent en bewaart, ofwel van het
informatiesysteem dat men in een organisatie gebruikt.
In het algemeen onderscheiden we drie soorten informatiesystemen:
o Het categorale informatiesysteem;
Dit systeem geeft beperkte informatie. Hier worden de kosten en opbrengsten
gepresenteerd. De kosten zijn te beschouwen als de input ofwel de in geldwaarde
uitgedrukte productiemiddelen en de opbrengsten worden gegenereerd door de
output, de in geld uitgedrukte waarde van diensten of producten. De throughput, het
transformatieproces waarin de productiemiddelen worden omgezet tot producten, is
in een categoraal systeem niet zichtbaar. In kleine, overzichtelijke organisaties waar
het management het productieproces voor een groot deel zelf fysiek waarneemt en
eventueel bijstuurt, kan een categoraal informatiesysteem voldoende informatie
bieden.
o Het partieel informatiesysteem;
In dit systeem wordt de throughput meer zichtbaar gemaakt. Hierdoor biedt dit
systeem meer inzicht in de samenstelling van de kosten. Bij een partieel
informatiesysteem wordt van de kosten die direct aan de geproduceerde goederen
zijn toe te schrijven, zichtbaar gemaakt waar ze zijn ontstaan. Dit systeem is vooral
geschrikt voor bedrijven met een eenvoudige organisatiestructuur met relatief weinig
overheadkosten. Dit zijn vaak kosten die niet direct toe te schrijven zijn aan de
productie van goederen en/of diensten, zoals bijvoorbeeld de administratie of de
afdeling personeelszaken.
o Het integrale informatiesysteem.
Geeft de meeste informatie over de throughput. Het laat alle kosten van de
afdelingen zien, ook de kosten die aan andere afdelingen worden doorberekend. In
een kostenbegroting onderscheiden we dan over het algemeen:
Primaire kosten: kosten die direct aan de afdeling zijn toe te rekenen;
Secundaire kosten: doorbelaste kosten.
Dit systeem is met name geschikt voor productiebedrijven die werken met
heterogene productieprocessen, die in orderproductie werken, en productiebedrijven
en dienstverleners die projectmatig werken.
financiële rapportages: begrotingen en budgetten
7.1 Inleiding
Begroting: een in bedragen c.q. aantallen uitgewerkt plan voor toekomstige activiteiten, ten behoeve
van leiding en controle.
Wanneer een bedrijf de financiële consequenties wil laten zien van alle plannen die de hele
organisatie gedurende een bepaald periode ten uitvoer wil brengen, gaat het om een
masterbegroting.
Budget: een taakstellende begroting, dus de activiteiten die je moet gaan uitvoeren en het budget
mag niet worden overschreden.
Het budget wordt opgesteld met het oog op de planning van toekomstige verrichtingen en de
controle achteraf van behaalde resultaten.
7.2 De informatievoorziening in een begroting en budget
In tegenstelling tot een jaarrekening zijn een begroting en een budget in principe alleen opgesteld
voor interne belanghebbende.
Over het algemeen zien we dat de volgende factoren de inhoud en vormgeving van deze periodieke
rapportages mede bepalen:
- De functies die men aan een begroting of budget wil toekennen;
Een begroting is tevens een autorisatie ofwel machtiging om uitgaven te doen zonder dat er
een directe relatie met bedrijfsactiviteiten wordt vastgelegd. In een exploitatierekening, die
vaak gekoppeld is aan een begroting kun je in zien in hoeverre men zich aan de financiële
planning heeft gehouden.
Als in een begroting de uitgaven rechtstreeks gekoppeld worden aan de geplande
bedrijfsactiviteiten, is er sprake van een budget.
Over het algemeen gaat men ervan uit dat budgetten voor het management de volgende
functies kunnen vervullen:
o Budget is een controlemiddel van bedrijfsprocessen:
Door het budgetteringsproces jaarlijks te laten terugkeren, krijgt de bedrijfsleiding
inzicht in de bedrijfsprocessen en de hoeveelheden geld die moeten worden
gereserveerd. Een budget is een hulpmiddel bij het geven van leiding, en de
bedrijfsleiding krijgt inzicht in de voortgang van planning en beleid.
o Budget is een machtiging:
Aan de hand van een budget worden de afdelingen gemachtigd bepaalde uitgaven te
doen.
o Budget is een taakstelling:
Een budget is een taakstelling, een norm die door de budgetverantwoordelijke moet
worden gerealiseerd. Een begroting is daarentegen een raming van kosten van een uit
te voeren plan of een voorlopige berekening, de geschatte waarde. Bij een budget
moet de taakstelling worden gerealiseerd. Bij een begroting geven de geldbedragen
alleen de grenzen aan die niet mogen worden overschreden.
o Budget is een coördinatiemiddel:
Doordat budgetten de materiële en financiële consequenties van de organisatorische
samenhang verduidelijken, zullen de betrokken chefs het één en ander onderling
moeten afstemmen.
, o Budget is een stuurmechanisme:
Een budget biedt de mogelijkheid om de kosten en uitgaven te bewaken in relatie tot
het activiteitenniveau. Als de wekelijkse rapportage afwijkingen vertoont met de
prognose, kunnen de plannen worden bijgestuurd.
- De wijze waarop gegevens worden verzameld en bewerkt; dit is in feite de vraag naar het
soort bedrijfsinformatiesysteem waarover de organisatie beschikt.
De manier waarop de gegevens in een rapportage worden weergegeven, is afhankelijk van de
wijze waarop men de gegevens intern verzamelt, ordent en bewaart, ofwel van het
informatiesysteem dat men in een organisatie gebruikt.
In het algemeen onderscheiden we drie soorten informatiesystemen:
o Het categorale informatiesysteem;
Dit systeem geeft beperkte informatie. Hier worden de kosten en opbrengsten
gepresenteerd. De kosten zijn te beschouwen als de input ofwel de in geldwaarde
uitgedrukte productiemiddelen en de opbrengsten worden gegenereerd door de
output, de in geld uitgedrukte waarde van diensten of producten. De throughput, het
transformatieproces waarin de productiemiddelen worden omgezet tot producten, is
in een categoraal systeem niet zichtbaar. In kleine, overzichtelijke organisaties waar
het management het productieproces voor een groot deel zelf fysiek waarneemt en
eventueel bijstuurt, kan een categoraal informatiesysteem voldoende informatie
bieden.
o Het partieel informatiesysteem;
In dit systeem wordt de throughput meer zichtbaar gemaakt. Hierdoor biedt dit
systeem meer inzicht in de samenstelling van de kosten. Bij een partieel
informatiesysteem wordt van de kosten die direct aan de geproduceerde goederen
zijn toe te schrijven, zichtbaar gemaakt waar ze zijn ontstaan. Dit systeem is vooral
geschrikt voor bedrijven met een eenvoudige organisatiestructuur met relatief weinig
overheadkosten. Dit zijn vaak kosten die niet direct toe te schrijven zijn aan de
productie van goederen en/of diensten, zoals bijvoorbeeld de administratie of de
afdeling personeelszaken.
o Het integrale informatiesysteem.
Geeft de meeste informatie over de throughput. Het laat alle kosten van de
afdelingen zien, ook de kosten die aan andere afdelingen worden doorberekend. In
een kostenbegroting onderscheiden we dan over het algemeen:
Primaire kosten: kosten die direct aan de afdeling zijn toe te rekenen;
Secundaire kosten: doorbelaste kosten.
Dit systeem is met name geschikt voor productiebedrijven die werken met
heterogene productieprocessen, die in orderproductie werken, en productiebedrijven
en dienstverleners die projectmatig werken.
