BIV AO
SAMENVATTING
LEERJAAR 2 SEMESTER 1
,Inhoud
Hoofdstuk 1 Control...............................................................................................................................3
Hoofdstuk 2 Organisatie.........................................................................................................................3
Hoofdstuk 4 AO en processen................................................................................................................4
Hoofdstuk 5 Planning- & controlproces..................................................................................................6
Hoofdstuk 6 Inkoopproces...................................................................................................................10
Hoofdstuk 7 Opslagproces....................................................................................................................12
Hoofdstuk 8 Verkoopproces.................................................................................................................15
Hoofdstuk 9 Productieproces...............................................................................................................18
Hoofdstuk 14 Preventieve IB-maatregelen...........................................................................................21
Hoofdstuk 15 Repressieve IB-maatregelen...........................................................................................24
Hoofdstuk 17 Beheersing per typologie...............................................................................................28
2
,Hoofdstuk 1 Control
Het bereiken van de doelstellingen vereist planning, registratie en beheersing:
Het uitwerken van de doelstellingen in concrete plannen voor alle mensen die gaan
meewerken (planning)
Het vastleggen van de behaalde resultaten en de daarbij ingezette middelen (registratie)
Het monitoren van de voortgang en waar nodig bij sturen (beheersing)
Beheersing is de Nederlandse term voor ontrol: grip hebben op alles wat er in de organisatie gebeurt.
De leiding van een organisatie streeft naar ‘in control zijn’. Dat wil zeggen: weten wat er gebeurt in
de organisatie en bijsturen op die plekken waar dat niet leidt tot de gewenste resultaten/doelen
Het woord administratieve organisatie; het organiseren van de gegevensvastlegging
BIV staat voor bestuurlijke informatievoorziening. Dit is informatieverstrekking in opdracht van het
bestuur van de organisatie
Het bestuur heeft 4 informatiebehoeften:
Informatie om te sturen
Informatie om medewerkers te laten functioneren
Informatie om te monitoren en bij te sturen
Informatie om verantwoording af te leggen
Bij grotere organisaties voorziet de controller of de afdeling finance & control vaak in de
informatiebehoefte
Om aan de informatiebehoeften te kunnen voldoen moet een organisatie een passende
administratieve organisatie inrichten. Vervolgens worden daaraan allerlei beheersmaatregelen
toegevoegd om te kunnen garanderen dat de informatie ook betrouwbaar is. We spreken dan van
AO/IB: administratieve organisatie en interne beheersing
Men steunt dus voor een betrouwbare bestuurlijke informatievoorziening op de AO/IB = BIV/AO
Hoofdstuk 2 Organisatie
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die samen een bepaald doel nastreven.
Naast commerciële bedrijven vallen onder het begrip organisatie ook non-profit-instellingen,
overheid, verenigingen
Om efficiënt samen te kunnen werken is het noodzakelijk om taken te verdelen. Zo ontstaan functies
en afdelingen
Bij grote organisaties zien we dat de taakverdeling zo ver gaat dat er niveaus ontstaan in de
organisatie; het strategisch, tactisch en operationele niveau. Op strategisch niveau houden
functionarissen zich bezig met de missie en visie voor de lange termijn. Op tactisch niveau werken
functionarissen die visie uit in concrete plannen, doelstellingen en budgetten. De medewerkers op
het operationele niveau voeren de werkzaamheden uit die nodig zijn om de doelstellingen te halen
en daarmee de missie te vervullen
Uit een organogram kun je onder andere opmaken wie aan wie informatie geeft:
3
, Iedere functionaris delegeert taken aan degenen onder hen, en daarvoor is
informatievoorziening nodig. Zo zal de CEO informatie geven aan de landendirecteuren over
de strategische doelen
Iedere functionaris stemt af met degenen naast hem. Zo zal de receptionist afstemmen met
de schoonmaak welke kamers de afgelopen nacht bezet waren en dus schoongemaakt
moeten worden
Iedere functionaris legt verantwoording af aan degene boven hem: ok dat is
informatievoorziening. Zo licht de hoteldirecteur de landendirecteur in over de bezetting in
het hotel
Bij taakverdeling is het noodzakelijk om goed af te stemmen wie wat doet. Het beschrijven van taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden is daarvoor een handig hulpmiddel. De taken zijn de
activiteiten die iemand uit moet voeren om de verantwoordelijkheid te vervullen. Met
verantwoordelijkheden wordt aangeduid wat iemand op efficiënte en effectieve wijze moet
bereiken. De bevoegdheid is het recht om bepaalde handelingen te mogen verrichten
De verantwoordelijkheid duidt aan wat de betreffende functionaris op moet leveren (moet)
Met taak bedoelen we de activiteiten, de opdracht die de functionaris behoort uit te voeren
om die verantwoordelijkheid te vervullen (doet)
De bevoegdheid is het bezit van toestemming om een handeling te mogen verrichten die
bijdraagt aan het vervullen van die verantwoordelijkheid (mag)
Processen zijn clusters van samenhangende taken. Deze taken worden uitgevoerd door
functionarissen van verschillende afdelingen. We onderscheiden onder meer het inkoopproces,
verkoopproces, personeelsproces. We kunnen de diverse processen indelen in primaire, secundaire
en tertiaire processen. Die laatste worden ook wel de bestuurlijke processen genoemd, zij zorgen
voor planning en control
Primaire processen zijn processen waarmee het doel van de organisatie gerealiseerd wordt.
Voor een handelsorganisatie zijn dat bijv. het inkoopproces en verkoopproces; de
doelstelling is immers een profijtelijke marge tussen in- en verkoopprijs te realiseren. Voor
een ziekenhuis is dat bijv. het diagnose- en behandelproces; de doelstelling is immers om
mensen te genezen. In de primaire processen worden de kernactiviteiten uitgevoerd
De secundaire processen ondersteunen de primaire processen; daarom worden het ook wel
ondersteunde processen genoemd. Denk bijv. aan de ICT: het implementeren en
onderhouden van goede hard- en software ondersteunt bijv. Een organisatie als een
ziekenhuis, maar dat is niet het primaire doel van die organisatie een ander voorbeeld van
een secundair proces is het personeelsproces, dat zorgt voor de werving van personeel, de
scholing, de salarisbetaling en de uitdiensttreding
Daarnaast kennen we nog de tertiaire processen; dit zijn de processen die de primaire en
secundaire processen besturen. Hier worden de doelen en de randvoorwaarden
geformuleerd waarbinnen de primaire en secundaire processen uitgevoerd moeten worden.
Ze worden ook wel bestuurlijke processen genoemd
Hoofdstuk 4 AO en processen
Organisaties met dezelfde typologie hebben vaak dezelfde soort problemen, controllingsissues.
Naast een hoofdtypologie (handel, productie, dienstverlening en overige) zijn er subtypologieën,
waardoor de indeling en dus de standaard controllingsissues nader te bepalen zijn
4
SAMENVATTING
LEERJAAR 2 SEMESTER 1
,Inhoud
Hoofdstuk 1 Control...............................................................................................................................3
Hoofdstuk 2 Organisatie.........................................................................................................................3
Hoofdstuk 4 AO en processen................................................................................................................4
Hoofdstuk 5 Planning- & controlproces..................................................................................................6
Hoofdstuk 6 Inkoopproces...................................................................................................................10
Hoofdstuk 7 Opslagproces....................................................................................................................12
Hoofdstuk 8 Verkoopproces.................................................................................................................15
Hoofdstuk 9 Productieproces...............................................................................................................18
Hoofdstuk 14 Preventieve IB-maatregelen...........................................................................................21
Hoofdstuk 15 Repressieve IB-maatregelen...........................................................................................24
Hoofdstuk 17 Beheersing per typologie...............................................................................................28
2
,Hoofdstuk 1 Control
Het bereiken van de doelstellingen vereist planning, registratie en beheersing:
Het uitwerken van de doelstellingen in concrete plannen voor alle mensen die gaan
meewerken (planning)
Het vastleggen van de behaalde resultaten en de daarbij ingezette middelen (registratie)
Het monitoren van de voortgang en waar nodig bij sturen (beheersing)
Beheersing is de Nederlandse term voor ontrol: grip hebben op alles wat er in de organisatie gebeurt.
De leiding van een organisatie streeft naar ‘in control zijn’. Dat wil zeggen: weten wat er gebeurt in
de organisatie en bijsturen op die plekken waar dat niet leidt tot de gewenste resultaten/doelen
Het woord administratieve organisatie; het organiseren van de gegevensvastlegging
BIV staat voor bestuurlijke informatievoorziening. Dit is informatieverstrekking in opdracht van het
bestuur van de organisatie
Het bestuur heeft 4 informatiebehoeften:
Informatie om te sturen
Informatie om medewerkers te laten functioneren
Informatie om te monitoren en bij te sturen
Informatie om verantwoording af te leggen
Bij grotere organisaties voorziet de controller of de afdeling finance & control vaak in de
informatiebehoefte
Om aan de informatiebehoeften te kunnen voldoen moet een organisatie een passende
administratieve organisatie inrichten. Vervolgens worden daaraan allerlei beheersmaatregelen
toegevoegd om te kunnen garanderen dat de informatie ook betrouwbaar is. We spreken dan van
AO/IB: administratieve organisatie en interne beheersing
Men steunt dus voor een betrouwbare bestuurlijke informatievoorziening op de AO/IB = BIV/AO
Hoofdstuk 2 Organisatie
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die samen een bepaald doel nastreven.
Naast commerciële bedrijven vallen onder het begrip organisatie ook non-profit-instellingen,
overheid, verenigingen
Om efficiënt samen te kunnen werken is het noodzakelijk om taken te verdelen. Zo ontstaan functies
en afdelingen
Bij grote organisaties zien we dat de taakverdeling zo ver gaat dat er niveaus ontstaan in de
organisatie; het strategisch, tactisch en operationele niveau. Op strategisch niveau houden
functionarissen zich bezig met de missie en visie voor de lange termijn. Op tactisch niveau werken
functionarissen die visie uit in concrete plannen, doelstellingen en budgetten. De medewerkers op
het operationele niveau voeren de werkzaamheden uit die nodig zijn om de doelstellingen te halen
en daarmee de missie te vervullen
Uit een organogram kun je onder andere opmaken wie aan wie informatie geeft:
3
, Iedere functionaris delegeert taken aan degenen onder hen, en daarvoor is
informatievoorziening nodig. Zo zal de CEO informatie geven aan de landendirecteuren over
de strategische doelen
Iedere functionaris stemt af met degenen naast hem. Zo zal de receptionist afstemmen met
de schoonmaak welke kamers de afgelopen nacht bezet waren en dus schoongemaakt
moeten worden
Iedere functionaris legt verantwoording af aan degene boven hem: ok dat is
informatievoorziening. Zo licht de hoteldirecteur de landendirecteur in over de bezetting in
het hotel
Bij taakverdeling is het noodzakelijk om goed af te stemmen wie wat doet. Het beschrijven van taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden is daarvoor een handig hulpmiddel. De taken zijn de
activiteiten die iemand uit moet voeren om de verantwoordelijkheid te vervullen. Met
verantwoordelijkheden wordt aangeduid wat iemand op efficiënte en effectieve wijze moet
bereiken. De bevoegdheid is het recht om bepaalde handelingen te mogen verrichten
De verantwoordelijkheid duidt aan wat de betreffende functionaris op moet leveren (moet)
Met taak bedoelen we de activiteiten, de opdracht die de functionaris behoort uit te voeren
om die verantwoordelijkheid te vervullen (doet)
De bevoegdheid is het bezit van toestemming om een handeling te mogen verrichten die
bijdraagt aan het vervullen van die verantwoordelijkheid (mag)
Processen zijn clusters van samenhangende taken. Deze taken worden uitgevoerd door
functionarissen van verschillende afdelingen. We onderscheiden onder meer het inkoopproces,
verkoopproces, personeelsproces. We kunnen de diverse processen indelen in primaire, secundaire
en tertiaire processen. Die laatste worden ook wel de bestuurlijke processen genoemd, zij zorgen
voor planning en control
Primaire processen zijn processen waarmee het doel van de organisatie gerealiseerd wordt.
Voor een handelsorganisatie zijn dat bijv. het inkoopproces en verkoopproces; de
doelstelling is immers een profijtelijke marge tussen in- en verkoopprijs te realiseren. Voor
een ziekenhuis is dat bijv. het diagnose- en behandelproces; de doelstelling is immers om
mensen te genezen. In de primaire processen worden de kernactiviteiten uitgevoerd
De secundaire processen ondersteunen de primaire processen; daarom worden het ook wel
ondersteunde processen genoemd. Denk bijv. aan de ICT: het implementeren en
onderhouden van goede hard- en software ondersteunt bijv. Een organisatie als een
ziekenhuis, maar dat is niet het primaire doel van die organisatie een ander voorbeeld van
een secundair proces is het personeelsproces, dat zorgt voor de werving van personeel, de
scholing, de salarisbetaling en de uitdiensttreding
Daarnaast kennen we nog de tertiaire processen; dit zijn de processen die de primaire en
secundaire processen besturen. Hier worden de doelen en de randvoorwaarden
geformuleerd waarbinnen de primaire en secundaire processen uitgevoerd moeten worden.
Ze worden ook wel bestuurlijke processen genoemd
Hoofdstuk 4 AO en processen
Organisaties met dezelfde typologie hebben vaak dezelfde soort problemen, controllingsissues.
Naast een hoofdtypologie (handel, productie, dienstverlening en overige) zijn er subtypologieën,
waardoor de indeling en dus de standaard controllingsissues nader te bepalen zijn
4
