HOORCOLLEGES ORGANISATIEONTWERP
HOORCOLLEGE 1 INTRODUCTIE
ALGEMENE INTRODUCTIE
- Organisatieontwerp integreert alle vakken (multidisciplinair)
- Balans werkdruk en privedruk -> oorzaken in structuur zoeken tijdens deze
cursus
- O.a. leren dat je niet alles tegelijk kan -> oplossingen ontwerpen en
voorstellen
- Bore-out, flow, burn-out -> framework verband tussen taakelementen
(uitdagingen – kennis en vaardigheden). Lol in werk = balans tussen eisen
en autonomie
- Zelfsturende teams zien we veel als trend; maar, verschaft de structuur
ook mogelijkheden voor betekenisvolle zelfsturing door eenheden? En zijn
andere randvoorwaarden vervuld (leiderschap)?
- Omgeving van belang: markt, technologie, arbeidsmarkt
- Interfaces tussen afdelingen -> verstoringen
- Als je iets mag (bevoegdheid hebt) betekent dat niet dat je iets ook kan in een organisatie
- Shared service centre
- Organisatiestructuur ontwerp integreert alle vakken; stemt af op de omgeving en vormt het skelet v.d.
organisatie. is ook medebepalend voor levensvatbaarheid van een organisatie
ORGANISATIESTRUCTUURONTWERP INTRODUCTIE
1. Organisatie – organiseren
- Mierenkolonie, dieren jagen samen -> mensen werken samen
- Samenwerken noodzakelijk voor resultaat en overleven
Organisatie kent 2 betekenissen:
1. Institutie, rechtspersoon
- Arbeidsovereenkomst
- Contracten
2. Arbeidsorganisatie (werkverdeling, coördinatie)
Samen: de organisatie v.d. organisatie deugt niet (de arbeidsorganisatie van een organisatie als rechtspersoon deugt
niet)
• Samenwerken voorwaarde voor resultaat
• Fysiek te zwaar, mentaal te moeilijk of te lang/veel voor 1 persoon -> dus samenwerken
• Wat is het doel? Welk werk nodig? Zelf doen of uitbesteden? Hoe te verdelen, of af te stemmen? Gereedschap,
machines, ICT, gebouw?
2. Structuur – structureren
Wanneer?
- Tijdelijke organisaties (festivals, hulp bij ramp, blauwhelmen)
- Permanente organisaties – karakter v.d. structuur
> 2 mensen – informeel/vanzelf
> 20 mensen – wat afspraken/gegroeid
> 200 mensen – formeel/ontworpen/herontwerpen
1
,Wat?
- Werken aan gezamenlijk doel
- Verdeling van het werk (over mensen en machines)
- Afstemming op elkaar (gelijk tillen, volgtijdelijk aansluiten)
- Besturen en regelen (verstoring)
Soorten werk:
- Uitvoerend: wat komt er in, wat moet eruit komen
- Afstemmend: verdeeld werk dat afgestemd moet worden in tijd of in moment
- Besturend en regelen
LINK MET ASHBY (SLIDE 30)
Organisatieontwerp gebruikt systeemkundig perspectief.
- Innovatiestructuur = regulation by design = doorvoeren van
innovatieve veranderingen
Het systematisch in beeld brengen van het werk vergt abstract
denken!
- Wennen aan het begin > oefening baart kunst
- Eerst het werk in model brengen – nadruk op ProductieStructuur
(primary processes)
- Loslaten wie het nu doet/doen: we gaan herverdelen
3. Ontwerp – ontwerpen
Systematisch denken en werken aan iets dat er moet komen
- Van idee tot ‘we kunnen iets gaan bouwen, maken, invoeren’
- DOVE-cyclus: idee volgt uit diagnose of onzekerheid
Hoe zien we dit terug?
- Producten en gebruiksbeleving
- Gebouwen en gebruiksbeleving
- Systemen en gebruiksbeleving
- Organisaties en werkbeleving
Dus; organisatieontwerp gaat over:
- we hebben autonomie en we zorgen voor alignment tussen deeltaken
- als er geen autonomie en alignment is > men doet maar wat
- als er veel is, dan meldt de baas gewoon wat er gedaan moet worden
Ontwerpen = toekomstgericht
- nadenken over iets dat er moet komen
- verbeteringen toepassen
- lastig om tijdens een ontwerpfase te bedenken dat wat jij ontwerpt ook gaat werken
- enige wat je tot je beschikking hebt zijn je ontwerpregels die je navolgt om te voldoen aan je ontwerpeisen
Ontwerpen is …
- Beoogd effect = ontwerpeisen -> zoveel mogelijk
proberen te realiseren - Hoe
ga je om met bepaalde ongewenste effecten?
2
,Het ontwerpproces (Zust en Troxler)
- Van boven naar beneden lezen
- Nadenken over de doelen, de eisen die je aan het
systeem/ontwerp stelt
- Oplossingen proberen te vinden
- Verder evalueren en de juiste keuze maken
- Niet alleen nadenken over iets in de toekomst, maar
ook altijd een paar ontwerpalternatieven genereren
Beoordelen ontwerp: het goede antwoord
- Ontwerpen = eisen stellen aan het ontwerp en randvoorwaarden
- Goed als ontwerp voldoet aan deze eisen en randvoorwaarden
- maar stel nou dat deze eisen niet compleet zijn
- dan voldoet je ontwerp niet aan een betere set ontwerpeisen
- zo goed als de set ontwerpeisen die je ervoor hebt geproduceerd
- welke citruspers is goed?
OPDRACHT 1: PROUD BV
- Produceert 1 uniek ding voor 1 markt
- 3 productiestappen (make parts > treat surface > assemble)
- 1 manager-eigenaar
- 9 all round productie employees
- 1 product development engineer
Stap 1
1. Kies en teken systeemgrens (rechthoek) = systeem afbakenen,
welke elementen vallen binnen de systeemgrens?
2. Teken in-, door- en uitvoer = klantenorderstroom
-> altijd benoemen wat er stroomt
Stap 2
- Detailleer klantenorderstroom = het werk
- Negen productiemensen: taakverdeling?
- Producten, service, assembleren > moet logischerwijs na elkaar
gebeuren
Organogram bij stap 2
- Functionele structuur (activity-based)
- Vaste koppeling van soort werk aan een groepje medewerkers
- Echter, mensen zijn opgeleid tot allround vakman, en deze
structuur beperkt de werkinhoud = saai, afstompend, geen
ontwikkeling. Waarom loopt de order door alle groepen?
3
, Alternatief 1
Negen stapjes (negen medewerker). Niet alleen
handelingen symboliseren maar ook structuur erin
stoppen.
alternatief 1
Alternatief 2
Elke medeweker hele UD, dan de volgende enzovoort.
Dus: al twee alternatieven
- Zelfde activiteiten bij elkaar (= functioneel)
- Vanzelfsprekend
- Schaalvoordelen
- Aantal interfaces (hoog, foutkansen)
- Kwaliteit van arbeid (gesplitste deeltaken – wat? Voor wie?_
> Werk van de een naar de ander doorgeven voor een klant…. alternatief 2
> Overgeven bij een estafette kost veel tijd en moeite
- versus Vakman maakt heel product
- Schaalvoordelen (nu focus op klant)
- Aantal interfaces (minimaal = minder fouten)
- Kwaliteit van arbeid (vakmanschap, afgerond product, klant is bekend)
Dus dit is een heel eenvoudig voorbeeld waaruit blijkt dat er veel taken zijn weggelaten, alleen interne overwegingen en
slechts 11 mensen maar toch al veel ontwerpalternatieven! Dus aantal alternatieven neemt toe bij meer medewerkers,
producten/diensten, markten.
COÖRDINATIE ERVAREN
- Werk bij Proud = verdeeld
- Hoe kan je coördineren? Op elkaar afstemmen, dat alle individuele bijdragen leiden tot het gewenste resultaat
- Wij gaan werk verdelen en doen: coördinatie komt vanzelf -> voorbeeld zingen in college
- Dan de manieren van coördinatie uitpluizen
Mintzberg’ coordination mechanisms for coordinating work of members:
1. Direct supervision – docent geeft tempo, toonhoogte, enzo aan
2. Standardization of work processes – muzieknoten
3. Standardization of outputs – toonhoogte, ritme, gelijke
4. Standardization of skills – van tevoren kent iedereen dit lied wel
5. Mutual adjustment – afstemmen op degenen die naast je zit. Wanneer tweede groep inzet -> wederzijdse
afstemming
4
HOORCOLLEGE 1 INTRODUCTIE
ALGEMENE INTRODUCTIE
- Organisatieontwerp integreert alle vakken (multidisciplinair)
- Balans werkdruk en privedruk -> oorzaken in structuur zoeken tijdens deze
cursus
- O.a. leren dat je niet alles tegelijk kan -> oplossingen ontwerpen en
voorstellen
- Bore-out, flow, burn-out -> framework verband tussen taakelementen
(uitdagingen – kennis en vaardigheden). Lol in werk = balans tussen eisen
en autonomie
- Zelfsturende teams zien we veel als trend; maar, verschaft de structuur
ook mogelijkheden voor betekenisvolle zelfsturing door eenheden? En zijn
andere randvoorwaarden vervuld (leiderschap)?
- Omgeving van belang: markt, technologie, arbeidsmarkt
- Interfaces tussen afdelingen -> verstoringen
- Als je iets mag (bevoegdheid hebt) betekent dat niet dat je iets ook kan in een organisatie
- Shared service centre
- Organisatiestructuur ontwerp integreert alle vakken; stemt af op de omgeving en vormt het skelet v.d.
organisatie. is ook medebepalend voor levensvatbaarheid van een organisatie
ORGANISATIESTRUCTUURONTWERP INTRODUCTIE
1. Organisatie – organiseren
- Mierenkolonie, dieren jagen samen -> mensen werken samen
- Samenwerken noodzakelijk voor resultaat en overleven
Organisatie kent 2 betekenissen:
1. Institutie, rechtspersoon
- Arbeidsovereenkomst
- Contracten
2. Arbeidsorganisatie (werkverdeling, coördinatie)
Samen: de organisatie v.d. organisatie deugt niet (de arbeidsorganisatie van een organisatie als rechtspersoon deugt
niet)
• Samenwerken voorwaarde voor resultaat
• Fysiek te zwaar, mentaal te moeilijk of te lang/veel voor 1 persoon -> dus samenwerken
• Wat is het doel? Welk werk nodig? Zelf doen of uitbesteden? Hoe te verdelen, of af te stemmen? Gereedschap,
machines, ICT, gebouw?
2. Structuur – structureren
Wanneer?
- Tijdelijke organisaties (festivals, hulp bij ramp, blauwhelmen)
- Permanente organisaties – karakter v.d. structuur
> 2 mensen – informeel/vanzelf
> 20 mensen – wat afspraken/gegroeid
> 200 mensen – formeel/ontworpen/herontwerpen
1
,Wat?
- Werken aan gezamenlijk doel
- Verdeling van het werk (over mensen en machines)
- Afstemming op elkaar (gelijk tillen, volgtijdelijk aansluiten)
- Besturen en regelen (verstoring)
Soorten werk:
- Uitvoerend: wat komt er in, wat moet eruit komen
- Afstemmend: verdeeld werk dat afgestemd moet worden in tijd of in moment
- Besturend en regelen
LINK MET ASHBY (SLIDE 30)
Organisatieontwerp gebruikt systeemkundig perspectief.
- Innovatiestructuur = regulation by design = doorvoeren van
innovatieve veranderingen
Het systematisch in beeld brengen van het werk vergt abstract
denken!
- Wennen aan het begin > oefening baart kunst
- Eerst het werk in model brengen – nadruk op ProductieStructuur
(primary processes)
- Loslaten wie het nu doet/doen: we gaan herverdelen
3. Ontwerp – ontwerpen
Systematisch denken en werken aan iets dat er moet komen
- Van idee tot ‘we kunnen iets gaan bouwen, maken, invoeren’
- DOVE-cyclus: idee volgt uit diagnose of onzekerheid
Hoe zien we dit terug?
- Producten en gebruiksbeleving
- Gebouwen en gebruiksbeleving
- Systemen en gebruiksbeleving
- Organisaties en werkbeleving
Dus; organisatieontwerp gaat over:
- we hebben autonomie en we zorgen voor alignment tussen deeltaken
- als er geen autonomie en alignment is > men doet maar wat
- als er veel is, dan meldt de baas gewoon wat er gedaan moet worden
Ontwerpen = toekomstgericht
- nadenken over iets dat er moet komen
- verbeteringen toepassen
- lastig om tijdens een ontwerpfase te bedenken dat wat jij ontwerpt ook gaat werken
- enige wat je tot je beschikking hebt zijn je ontwerpregels die je navolgt om te voldoen aan je ontwerpeisen
Ontwerpen is …
- Beoogd effect = ontwerpeisen -> zoveel mogelijk
proberen te realiseren - Hoe
ga je om met bepaalde ongewenste effecten?
2
,Het ontwerpproces (Zust en Troxler)
- Van boven naar beneden lezen
- Nadenken over de doelen, de eisen die je aan het
systeem/ontwerp stelt
- Oplossingen proberen te vinden
- Verder evalueren en de juiste keuze maken
- Niet alleen nadenken over iets in de toekomst, maar
ook altijd een paar ontwerpalternatieven genereren
Beoordelen ontwerp: het goede antwoord
- Ontwerpen = eisen stellen aan het ontwerp en randvoorwaarden
- Goed als ontwerp voldoet aan deze eisen en randvoorwaarden
- maar stel nou dat deze eisen niet compleet zijn
- dan voldoet je ontwerp niet aan een betere set ontwerpeisen
- zo goed als de set ontwerpeisen die je ervoor hebt geproduceerd
- welke citruspers is goed?
OPDRACHT 1: PROUD BV
- Produceert 1 uniek ding voor 1 markt
- 3 productiestappen (make parts > treat surface > assemble)
- 1 manager-eigenaar
- 9 all round productie employees
- 1 product development engineer
Stap 1
1. Kies en teken systeemgrens (rechthoek) = systeem afbakenen,
welke elementen vallen binnen de systeemgrens?
2. Teken in-, door- en uitvoer = klantenorderstroom
-> altijd benoemen wat er stroomt
Stap 2
- Detailleer klantenorderstroom = het werk
- Negen productiemensen: taakverdeling?
- Producten, service, assembleren > moet logischerwijs na elkaar
gebeuren
Organogram bij stap 2
- Functionele structuur (activity-based)
- Vaste koppeling van soort werk aan een groepje medewerkers
- Echter, mensen zijn opgeleid tot allround vakman, en deze
structuur beperkt de werkinhoud = saai, afstompend, geen
ontwikkeling. Waarom loopt de order door alle groepen?
3
, Alternatief 1
Negen stapjes (negen medewerker). Niet alleen
handelingen symboliseren maar ook structuur erin
stoppen.
alternatief 1
Alternatief 2
Elke medeweker hele UD, dan de volgende enzovoort.
Dus: al twee alternatieven
- Zelfde activiteiten bij elkaar (= functioneel)
- Vanzelfsprekend
- Schaalvoordelen
- Aantal interfaces (hoog, foutkansen)
- Kwaliteit van arbeid (gesplitste deeltaken – wat? Voor wie?_
> Werk van de een naar de ander doorgeven voor een klant…. alternatief 2
> Overgeven bij een estafette kost veel tijd en moeite
- versus Vakman maakt heel product
- Schaalvoordelen (nu focus op klant)
- Aantal interfaces (minimaal = minder fouten)
- Kwaliteit van arbeid (vakmanschap, afgerond product, klant is bekend)
Dus dit is een heel eenvoudig voorbeeld waaruit blijkt dat er veel taken zijn weggelaten, alleen interne overwegingen en
slechts 11 mensen maar toch al veel ontwerpalternatieven! Dus aantal alternatieven neemt toe bij meer medewerkers,
producten/diensten, markten.
COÖRDINATIE ERVAREN
- Werk bij Proud = verdeeld
- Hoe kan je coördineren? Op elkaar afstemmen, dat alle individuele bijdragen leiden tot het gewenste resultaat
- Wij gaan werk verdelen en doen: coördinatie komt vanzelf -> voorbeeld zingen in college
- Dan de manieren van coördinatie uitpluizen
Mintzberg’ coordination mechanisms for coordinating work of members:
1. Direct supervision – docent geeft tempo, toonhoogte, enzo aan
2. Standardization of work processes – muzieknoten
3. Standardization of outputs – toonhoogte, ritme, gelijke
4. Standardization of skills – van tevoren kent iedereen dit lied wel
5. Mutual adjustment – afstemmen op degenen die naast je zit. Wanneer tweede groep inzet -> wederzijdse
afstemming
4
