Samenvatting: Projectmatig Werken in Beeld (Marco Derksen) nodig?

Projectmatig Werken (elementaire basismethode/ methodiek) = het met een klein team, in een
tijdelijk samenwerkingsverband, volgens een algemeen gehanteerde methodiek, voorbereiden en
uitvoeren van een eenmalige opdracht.

Projectmanagement is het beheersen van het proces (= het managen van het project oftewel het
beheersen/ onder controle hebben/ bewaken/ bijsturen (PDCA toepassen)).

Het op tijd, binnen budget en met gestelde eisen opleveren van het project.

PRINCE (2) ‘PRojects IN Controlled Environments’ (handelsmerk) = dezelfde methodiek als
projectmatig werken alleen op een aanzienlijk hoger detailniveau en een zeer nauwkeurig standaard
beschreven werkproces.
 Volledig en zeer precies volgens dit werkproces/tool te werk gaan;
 Toepasbaar bij complexe, kostbare of risicovolle projecten.

IPMA ‘International Project Management Association’ (kennisplatform) = dezelfde methodiek als
projectmatig werken alleen, net als bij PRINCE, op een hoger detailniveau.

Als projectmanager kan je lid worden van het kennisplatform.

Voor zowel PRINCE als IPMA zijn certificaten te behalen.

Nadelen PRINCE & IPMA: minder flexibiliteit.

Voordelen PRINCE & IPMA: betere uitwisselbaarheid binnen de teamleden (wegens grondige en
gedetailleerde vastlegging) en bewezen betrouwbaarheid van de methodiek (certificaten).

Scrum = methodiek voor het opdelen van project in deelklussen (scrums), en het vervolgens zo
efficiënt en effectief mogelijk uitvoeren van deze deelklussen.
 Hulpmiddel om deelklussen te bewaken en overzicht te houden.
 Scrum heeft niets te maken met de methodiek projectmatig werken.

Agile = methodiek die ervoor moet zorgen dat er (o.b.v. voortschrijdend inzicht) flexibel wordt
meebewogen met de veranderingen (in eisen en wensen t.a.v. projectresultaat) in de omgeving
(opdrachtgevers, gebruikers, e.d.)

Drie manieren voor het uitvoeren van een opdracht.

1. Improviserend werken: direct starten en al doende kijken of het gewenste resultaat wordt
gehaald = onzeker (kenmerkend aan: ad hoc & onzekerheid) à toepasbaar bij
plotselinge/onverwachte problemen of eenvoudige klussen zoals een fietsband repareren.
2. Routinematig werken: nauwkeurig omschreven werkproces = meer zekerheden
(kenmerkend aan: regelmatig voorkomend & soortgelijk) à boodschappen doen/huis
schoonmaken.
3. Projectmatig werken: volgens een vooropgestelde methodiek (kenmerkend aan: doel, team
en eenmalig faseren à vrijgezellenavond organiseren.
 Redenen om projectmatig te werken:
o Werk is niet eerder uitgevoerd en zal slechts eenmalig worden uitgevoerd
o Werk moet door groep mensen met verschillende disciplines worden
uitgevoerd
o Beschikbaarheid van mensen en middelen (geld, tijd en machines) is
gelimiteerd

,  Doelstelling van projectmatig werken:
o Beheersen van de voortgang, kosten en kwaliteit door aanbrengen van
structuur. Door volgens een vaste methode van werken het
projectresultaat neer te zetten.
 Project categorieën (ontstaansbronnen:)
o Probleem
o Idee
o Onderzoeksvraag
 Projectsoorten
o Technische projecten, commerciële projecten, sociale projecten,
evenementen, gemengde projecten (een mix van de andere soorten)

Er is sprake van een project als er sprake is van (de criteria):
 Een éénmalige en unieke opdracht die moet worden uitgevoerd;
 Een helder en SMART omschreven doel (waarom) en geformuleerd resultaat (wat);
 Meerdere personen met specifieke inbreng (van kennis en ervaring) die tijdelijk gaan
samenwerken;
 Werken van grof (hoofdlijnen) naar fijn (details);
 Eerst alles plannen (denken) en daarna alles uitvoeren (doelen);
 Opdelen van werk in fasen die kunnen worden beoordeeld door opdrachtgever.

Het project in beeld

Draagvlak = combinatie van oprecht en onvoorwaardelijk commitment van alle direct betrokkenen
bij het project en een kloppende business case.

Het interview met de opdrachtgever omvat het verzamelen van informatie over zaken als:
 Probleem (wat is er aan de hand en in welke context);
 Aanleiding (wat maakt het project juist nu belangrijk om uit te voeren);
 Doel van het project (waarom, wat is het belang); Wat moet er worden bereikt?
o Het doel komt vanuit de opdrachtgever.
 Resultaat (wat te leveren, SMART geformuleerd, product breakdown); Hoe, waarmee, op
welke manier (strategie)?
o Als projectleider verantwoordelijk voor het resultaat.
 Afbakening (waar liggen de grenzen van wat wel en wat niet te leveren);
 Projectaanpak op hoofdlijnen (fasering met deelresultaten);
 Opdrachtgever en projectleider (wie);
 Planning op hoofdlijnen (wanneer wat op te leveren);
 Beschikbaar budget en/of inschatting van de kosten (geld en uren);
 Inventarisatie van belangrijkste risico’s (beschrijving);
 Benodigde en beschikbare mankracht (kennis, ervaring, rol);
 Ervaringen vanuit een eerder soortgelijke projecten;
 Et cetera.

Rechtvaardiging van een project (de business case) moet duidelijk maken:
 Welke kosten er zullen worden gemaakt in het project;
 Wat de opbrengsten zullen zijn die het project genereert.

Business case (BUCA): bepaald of de kosten & inspanning gerechtvaardigd zijn. Levert het project
ook daadwerkelijk voldoende op. Kosten VS. Baten.

, Voorbeelden van mogelijke kosten/nadelen:
 Gelduitgaven;
 Tijdelijke vermindering van beschikbare productiecapaciteit (uren);
 Tijdelijke stilstand van andere ontwikkelingen/vernieuwingen.

Voorbeelden van mogelijke opbrengsten/voordelen:
 Geldinkomsten;
 Geldbesparingen;
 Effectiever en/of efficiënter werken;
 Betere producten/diensten en hogere klanttevredenheid;
 Beter ontwikkelde of blijere medewerkers.

Fasering = opsplitsen van een project in meerdere onderdelen (fasen).

Twee wetten van projectmatig werken:
Eerst denken (initiatief, definitie, ontwerp), dan doen (voorbereiding, realisatie, nazorg);
Werken van grof/fasen (totaaloverzicht) naar fijn/activiteiten (details).

Fasen in een project: faseren om overzicht te houden en continue te kunnen waken over de
haalbaarheid en de risico’s van het project (beheersen).
1. Initiatief fase: naast het interview met opdrachtgever op hoofdlijnen onderzoeken:
 is er voldoende draagvlak (= commitment van alle direct betrokkenen & kloppende
Business Case)?
 is het projectresultaat haalbaar op technisch/praktisch en ethisch niveau?
 het project toetsen tegen de beheersaspecten (GOKIT / BAKT DOOR).
Alle vergaarde informatie wordt samengevat in het eerste document dat moet worden
opgeleverd aan de opdrachtgever: Startnotitie (ook wel een projectbrief of projectvoorstel
genoemd) à hiermee wordt de initiatieffase afgesloten.
2. Definitie fase: Er heeft een kick-off bijeenkomst plaatsgevonden oftewel de periode van
samenwerking van het voltallige team begint.
Het document Programma van eisen (PvE) wordt opgesteld waarin zeer gedetailleerd staat
omschreven aan welke wensen en eisen (kwaliteiten) het op te leveren projectresultaat
moet gaan voldoen à PvE is een belangrijk managementinstrument voor de projectleider
tijdens de realisatiefase: toetsen van tussen en eindresultaat.
Toevoeging: Zodra PvE is opgeleverd aan de opdrachtgever, zal de opdrachtgever op basis
daarvan besluiten of het project door mag naar de volgende fase.
3. Ontwerp fase: PvE gaat naar de architect. PvE wordt vertaald naar enkele schetsontwerpen.
Ontwerp
Toevoeging: Als een projectteam een akkoord krijgt om door te gaan naar de
voorbereidingsfase, dan gaat het projectresultaat er werkelijk komen = point of no return.
4. Voorbereiding fase: draaiboek voor uit te voeren werkzaamheden opstellen en
werkopdrachten geven.
Projectplan (ook wel plan van aanpak genoemd.
5. Realisatiefase: uitvoeren van alle werkzaamheden en opleveren van resultaat. De
projectleider managet en is scherp op de duivelsdriehoek (geld, tijd en kwaliteit).
Oplevering: de opdrachtgever neemt het stokje over en gaat het projectresultaat inzetten
voor het behalen van het gestelde doel.