Samenvatting duidelijk overzicht nodig van de les, klik hier!

HR administratie

Definities

 Loonadministratie
o = Berekeningen van het brutosalaris die met de WN overeengekomen zijn
o Wordt belasting en RSZ op ingehouden
o Betreft verwerkingen die rechtstreeks voortvloeien uit toepassing van wettelijke,
reglementaire of conventionele bepalingen m.b.t. tewerkstelling
o Meeste WG doen hiervoor beroep op
 Sociaal secretariaat
 SD works, azerta
 Personeelsadministratie
o Alle individuele personeelsdossiers die aangelegd worden om een totaaloverzicht te
hebben van het personeelslid
o Belang personeelsdossier
 Alle nodige info van een personeelslid zit in het personeelsdossier
o Nodig bij functies zoals:
 Selectie en aanwerving
 Competenties
 Opleiding
 Sociale voorzieningen
 Loopbaanplanning
 WN groeit door naar andere functie
o Hoelang deze data bewaren?
 5 jaar na vertrek WN
o Wat mag langer bewaard worden?
 Loonfiches
 Individuele rekening
Situering van personeels- en loonsadministratie

 Personeelsadministratie is een belangrijk gebeuren binnen een bedrijf
o Correcte vaststellingen toen
 Deze zijn vertrouwelijk
o Dienstverlening voor WN en WG
 = HR services
o Belangrijk voor rapporteringen
 Standaard procedures te gebruiken
o = uniformiteit, consistentie, fouten voorkomen
o Afgestemd met alle partners waarvoor de info noodzakelijk is
 Worden verstrekt in samenwerking met andere vakgebieden
 Intern
o Personeel, vakbond
 Extern
o Interim voor rekrutering, overheid, paritair comité




1
HR-administratie

,Evolutie van personeels- en loonadministratie

 Automatisering processen
 Ontpersoonlijking
 Internationalisering
o SAP
 Uitbesteding/centralisering
 Integratie van HR-processen in andere processen

Personeelsadministratie in tijdsperspectief

 Werving en selectie
o Cv’s
o Selectieprocedures
o Vacatures
o Functieomschrijving
o kandidaten
 In dienstverband
o Contractueel
 Arbeidsovereenkomst
 Studentenovereenkomst
 Uitzendkrachten
 Stagiaires
o Onthaal
 Belangrijk om binding te creëren tussen WN en bedrijf
o Dimona
o Tijdskrediet
o Verzekering
o Arbeidsongeval
o Arbeidsreglementen
o Schorsingen
 Ziekten, zwangerschappen
 Deeltijds
 Tijdelijke werkloosheid
 Einde arbeidsovereenkomst
o C4
o Betaling verlof uitdienst
o Vakantie-attest
o Dringende reden
o Vervroegd pensioen
o Brugpensioen

Pre-payroll (administratie bij werving en selectie)

 Functieomschrijvingen
o Competenties
o Criteria
 Interne vacantstelling

2
HR-administratie

,  Externe kanalen
o Sociale media
o Kranten
o Opleidingsinstellingen
 Uitzendkantoren
 Selectiekantoren
 VDAB
 Cv formulieren
 Bestanden potentiële kandidaten
 Selectieprocedure

Indienstname sociale documenten
Types van sociale documenten

 Types van sociale documenten
o Vroeger
 Algemeen personeelsregister
o Individuele rekening
o Aanwezigheidsregister
o Overeenkomst voor tewerkstelling als student
o Overeenkomst voor huisarbeid
o Ao voor uitvoering van tijdelijke arbeid
o Beroepsinlevingsovereenkomst
 Eerst vanuit VDAB werken bij bedrijf om daarna vast contract te krijgen
 Bewaringswijze
o Mogen onder om het even welke vorm bewaard worden, op voorwaarde dat kopies
leesbaar zijn en dat reproductievorm een efficiënt toezicht toelaat
 Termijn van bewaring
o (Speciale)personeelsregister, individuele rekening en eventuele bijlagen
 5 jaar
o Termijn loopt vanaf het moment van de laatste verplichte inschrijving
 Uiterlijk de zevende dag na de datum van uitdiensttreding van de laatste
werknemer

Dimona

 Overheid gebruikt deze gegevens onder meer om
o WN snel te identificeren
o Op uniforme en ondubbelzinnige wijze de band vast te stellen tussen
WG en WN
o Sociale voordelen toekennen aan WN
 Elk personeelslid dat start of stopt moet worden aangemeld bij Dimona
 Zeer belangrijk om dit tijdig en juist te doen
o Ten laatste dag voor WN start
o Ten laatste dag na WN stopt
 Wanneer dit niet tijdig wordt gedaan kan ertoe leiden dat:
o Arbeiders hun vakantiegeld te laat krijgen
o Kinderbijslag of kraamgeld te laat wordt uitbetaald
 Sancties wanneer Dimona niet of incorrect wordt uitgevoerd

3
HR-administratie