Samenvatting - Eventmanagement

Eventmanagement 2022 – 2023


Deel 1: Context en definities

Hoofdstuk 1: Events en eventmanagement

1. Events en eventmanagement
Definities
 Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomst van
mensen
 Evenement is een georganiseerd gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud op
een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek
 Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, nodig om de
doelstellingen van het event te bereiken

Eigenschappen van events:
 Tijdelijk
 Samenkomst van mensen
 Vaak ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden
 Unieke happening

Vormen van evenementen
 Festivals beurzen
 Congressen markten

Verschillen:
 Doelstelling(en) wat wil je bereiken
 Aard en omvang van het publiek doelgroepen
 Financiering hoe wordt het betaald
 Openbaarheid bepaalde voorwaarden
 Communicatie en promotie reclame maken/ aandacht vragen

-> mogelijk om verschil te maken tussen publieks- en zakelijke evenementen

Markt van zakelijke evenementen is véél groter (80%) dan de publiekevenementen (20%).
Over publieksevenementen hoort men veel meer op het nieuws dan over de zakelijke
evenementen. Zakelijke evenementen (maandelijks) komen meer voor dan
publieksevenementen (jaarlijks).




1

,Eventmanagement 2022 – 2023



2. Publieksevenement




 Vertrekkend vanuit een bepaalde inhoud om een bepaald publiek aan te trekken met
marketingmiddelen (radio, affiches, sociale media post, … )
Bijkomende sponsering afhankelijk van wat past bij de inhoud.
(Optreden van artist X, zo komt er zeker wat volk)
(Voetbalmatch gaan bekijken, omdat er een bepaalde speler meedoet)
(Congres organiseren en bekende spreker uitnodigen binnen het thema) vaak zakelijk
(Museum bezoeken, omdat de inhoud mensen interesseert)

 Doelstellingen
o Esthetisch:
 Schoonheid van een product laten zien (kunst- en cultuurgericht)
Iets wat je leuk/interessant is, waarvan je denk dat andere het ook fijn
vinden.
o Ideëel:
 Educatief of maatschappelijk, zelf politiek of religieus
Idealen van product tonen, mensen aanzetten (voor sport)
11 stedentocht; schaatswedstrijd (ooit begonnen om meer te sporten)
o Amusement
 Alles draait om het aanbieden van plezier
Studentwelkom, Beleuvenissen
o Handel:
 Economische overwegingen of doelstellingen of verkoop genereren
-> meest voorkomend; elke event heeft een economische reden
Festivals, scoutsfuiven, mosselfestijn, handelsbeurs

 Kenmerken
o Openbaar; kans op toegang voor iedereen (eventueel met ticket)
o Trekt particulieren/ eindconsumenten aan
o Gaat om inhoud of activiteiten
o Bekend via verschillende kanalen (mediakanalen)
o Marketingsmiddelen om publiek aan te trekken
o Gratis of kaart/tickets

 Financiering (mix van:)
o Tickets
o Sponsering door bedrijven

2

,Eventmanagement 2022 – 2023

o Subsidies ontvangen van overheid, stad of gemeente

3. Zakelijke evenementen




 Vertrekkend vanuit het gekende publiek, overtuigende middelen inzetten zoals je de
doelgroep kent.
(Personeelsfeest voor personeel van je bedrijf)
(Garageverkopersbeurs voor garageverkopers)
(Bij eerder gekende ervaringen van publiek, iets gelijkwaardig kunnen waarmaken)

 Doelstellingen
o Zakelijk en professioneel
 Interne marketing- of communicatiedoelstellingen
Personeel motiveren
Productlancering
 Externe marketing- of communicatiedoelstellingen
Klanten informeren met betrekking tot lancering
Verkopers informeren over nieuwe producten
o Vermakelijk
 Accent leggen op fun of entertainment
Personeel belonen met familiedag/ personeelsfeest
o “Charity”
 Generen van geld, betrokkenheid en/of free pubility voor een goed
doel (mooi beeld schetsen van bedrijf/ imago opkrikken)
Zakelijke doelstellingen bereiken (strand opruimen)
Activiteit organiseren voor goede doel
 Kenmerken
o Besloten bijeenkomst
o Publiek bestaande uit professionals, komt voor specifieke inhoud of activiteit
o Gericht op
 zakelijke partners (B2B)
 het personeel (B2P)
 de consumenten (B2C)
o Vaak persoonlijke uitnodigingen via brief of e-mail
o Media-aandacht in vakbladen of (eigen) bedrijfskrant
o Doelen:
 Attituden veranderen teambuilding
 Netwerken verbeteren opbouw van imago
o Weinig/ geen marketing nodig voor het publiek (bestond al eerder)
o Marketinginstrument op zichzelf

 Financiering
3

, Eventmanagement 2022 – 2023

o Betaald door initiërende partijen
o Stuk sponsering
4. Van event tot experience en de rol van sociale media
Proces publieksevenement Proces zakelijk evenement




Start met conceptontwikkeling Start met accountmanagement
- nadenken over inhoud waarover men een - publiek zoeken/ overtuigen van idee
event wil organiseren - uitwerken van een concept

Vervolgens accountmanager Vervolgens conceptontwikkeling
- idee verkopen aan sponsors - briefing van idee
- overeenkomst met stad - concept uitwerken
- overtuigen van deelnamen - beslissen over uitwerking

Eindigen met projectmanagement Eindigen met projectmanagement
- uitvoering van event - uitvoering van event
- juiste teams op juiste dagen - juiste teams op juiste dagen
- rekening houden met afbraak - rekening houden met afbraak

Toeleveranciers: Toeleveranciers:
= brouwer, catering, podium, water, … = brouwer, catering, podium, water, …
 personen in contact met bezoeker  personen in contact met bezoeker
- belangrijk in eindfase (realisatie) - belangrijk in eindfase (realisatie)
- gezicht van evenement - gezicht van evenement




4