Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Voorwoord:
Samenvatting leren is op eigen risico. Als je een onvoldoende haalt is het jouw eigen schuld! Door het
leren van de samenvatting ga je akkoord met de volgende dingen:
- Schrijvers zijn nergens voor verantwoordelijk behalve voor het schrijven van de
samenvatting.
Verder moet je niet letten op de typfouten, want het zijn godverdomme 15073 woorden. Meer dan
je eigen project!
,Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Voorbereiden van een project
I Kenmerken van een project.
Voorbeelden van projecten:
De wereld verandert voortdurend en bedrijven willen daarin meegaan. Om deze veranderingen door
te voeren, wordt vaak voor een project gekozen.
In sommige bedrijven wordt in de regel projectmatig gewerkt. In andere bedrijven wordt slechts
incidenteel in projecten gewerkt.
Wat is een project?
Een kenmerk van een project is dat het een om een unieke situatie gaat. Een project is een tijdelijke
samenwerkingsverband van een aantal mensen – vaak uit verschillende vakgebieden – om binnen
een vastgestelde tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken.
Op basis van deze definitie kan een aantal kenmerken van een project worden geformuleerd:
- Omdat een project tijdelijk is, heeft het een beginpunt en een eindpunt.
- Een project levert aan het eind een uniek, vooraf gedefinieerd projectresultaat op.
- Het projectdoel is het ‘waarom’ van het project en geeft de reden waarom de opdrachtgever
het wil laten uitvoeren. Het projectresultaat is de uitkomst van het project.
- Het project kent een afbakening van welke werkzaamheden er wel en welke er niet binnen
vallen.
- Een project heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of capaciteit
beschikbaar stelt.
- De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende bevoegdheden en
bekwaamheden om het project vorm te geven
- Een project kent een eigen projectorganisatie. De projectorganisatie heeft een aparte positie
en status binnen de organisatie van de werkgever.
- Een project heeft een bepaalde mate van complexiteit. Daardoor zijn projecten vaak
multidisciplinair en werken in een project meestal mensen uit verschillende disciplines
(vakgebieden) samen in een tijdelijk werkverband.
- Een projectteam beschikt over een budget. Het budget ontstaat door vooraf en begroting te
maken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van voortgang en kosten plaats.
2 Wat maakt een project bijzonder?
In een organisatie worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
Improvisatie:
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aangepakt doormiddel van improvisatie. Er wordt vaak
geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk
is. Het bedrijf reageert dan niet volgens een plan. (AD HOC)
Routinematig werk:
,Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Routinematige werkzaamheden worden steeds herhaald en zijn daardoor goed voorspelbaar. De
uitvoerder hoeft niets te verzinnen.
Projectmatig werk:
Tussen routinematig en improvisatie in liggen de projectmatige werkzaamheden. Deze hebben een
eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar of kunnen redelijk voorspelbaar worden.
Het is gericht op effectiviteit – dus op doeltreffendheid – en op resultaat.
Om het voorspelbaarder te maken wordt er planmatig naar het resultaat toegewekrt. Een project
wordt ook opgedeeld in fasen, om zo na elk fase de vooruitgang bekeken kan worden.
Het is uiteraard geen doel op zich. Het is een middel om werkzaamheden die relatief onvoorspelbaar
zijn en buiten de normale orde vallen meer structuur te geven.
Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer? Ad hoc Te voorzien Herhalend
Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekend Nieuw Nieuw, voorspelbaar Bekend
Vrijheid Veel Volgens methode Nauwelijks
Werkwijze Chaotisch, proberen Planmatig Standaardprocedure
Gericht op Flexibitlteit Effectiviteit Efficientie
Beheersbaar? Nauwelijks Redelijk zeer
3 Wel of niet als project uitvoeren
Voordelen project matig werken:
- Het project staat buiten de dagelijkse orde van de organisatie.
- Voor een project worden geschikte medewerksen van verschillende afdelingen en
deskundigheid geslecteerd.
- Bij een goede samenstelling, neemt de productiviteit toe omdat leden elkaar stimuleren en
aanvullen
- Een goed project heeft een duidelijke opdracht die bij onduidelijkheden een beslissing
moetnemen.
- Het project wordt zo gevolgd volgens de gemaakte afspraken, daardoor is het overzichtelijk
en de kans is klein dat er iets wordt vergeten.
- Door het projectvoorstel weet iedereen wat het eindproduct moet worden.
Nadelen:
- Het opzetten en organiseren van een project kost voorbereidingstijd.
- Medewerkers worden van een afdeling binnen de organisatie gehaald, hierdoor ontstaat er
een gat in die afdeling.
Als er in een organisatie geenervaring aanwezig is met het uitvoeren van een project, kan ze ervoor
kiezen eerst iets kleiner proefproject uit te voeren, om zo te wennen.
4 Een succesvol project
,Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Een succesvol project is een project dat het juiste project resultaat oplevert van de juiste kwaliteit
(K), dat op tijd (T) is afgerond en dat niet meer geld (G) kost dan afgesproken. Kwaliteit, tijd en geld
zijn ook de factoren op basis waarvan de consument iets aanschaft.
Organisatie en informatie
Om te zorgen dat een project niet mislukt, moet het goed zijn georganiseerd (O) en moeten de
betrokkenen goed zijn geïnformeerd (I)
Beheers aspecten TGKIO en risico’s
Tijdens de voorbereiding en uitvoering zijn de volgende aspecten van belang:
1. Tijd (T)
2. Geld (G)
3. Kwaliteit (K)
4. Informatie (I)
5. Organisatie (O)
De projectmanager en opdrachtgever moeten tijds het project aan elk van deze factoren genoeg tijd
besteden voor een succesvol project.
Van de vijf aspecten zijn kwaliteit, tijd en geld de belangrijkste:
- Kwaliteit: Het aspect kwaliteit heeft dus vooral betrekking op het projectresultaat, dat wil
zeggen: de kwaliteit die door het projectteam wordt geleverd en de manier waarop het
projectteam kan zorgen voor die kwaliteit.
- Tijd: Het aspect tijd betreft de belangrijke vraag wanneer de opdrachtgever het
projectresultaat krijgt opgeleverd. Tijdverantwoording betekent dat de teamleden de tijd die
zij aan het project besteden, verantwoorden door de uitgevoerde taken te registeren.
- Geld: Het moet duidelijk zijn hoeveel het project gaat kosten
Om een project tot een succes te maken, gelden ook de twee andere beheersaspecten:
- Organisatie: Dit betreft de manier waarop het project wordt georganiseerd.
- Informatie: De betreft de vraag welke persoon, welke informatie krijgt. Van belang is de wijze
van overleggen tussen betrokkenen
De drie factoren kwaliteit, tijd en geld worden samen wel eens de duivelsdriehoek genoemd, omdat
ze elkaar beinvloeden. Soms hoort hier scope bij, dan is het een duivelsvierkant.
Andere succesbepalende factoren
Het projectsucces kent dus de volgende twee componenten: Het succes van de oplevering van het
afgesproken projectresultaat (TGK) en het succes van het projectmanagement (IO).
Projectmanagementmethoden:
Het managen van projecten is behoorlijk ingewikkeld en daarom mislukken projecten geregeld.
, Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Sommige methoden zijn specifiek bedacht voor een bepaald toepassingsgebied, zoal Systems
Development Methodolgy (SDM) voor automseringsprojecten met strakke fasering. Het wordt ook
wel de watervalmethode genoemd omdat het van boven naar beneden vloeit. Binnen de
automatisering gebruikt men ook wel de meer flexibele methode Dynamic Systems Development
Method (DSDM).
Ook de projectmanagementmethode PRINCE2 is oorspronkelijk afkomstig uit de ICT. Deze methode
wordt gebruikt voor projecten in grote organisaties. De organisatie moet bij deze methode genoeg
kennis hebben.
Projectmatig werken is in Nederland ontwikkeld. PMW bevat de samenhangende processen van
faseren, beheersen, beslissen en smaenwerken.
Bij projectmatig creeren staat de mens centraal in het project. Er is veel aandacht voor commitment
en motvatie bij de betrokkenen.
Pmbok staat voor project management body of knowledge. PMBOK is een kennisverzameliing op het
gebied van projectmanagement., die op een gestructuuerde manier is beschreven.
De laatste methode is de P6 methode. Het is een synthese van verschillende methoden aangevuld
met eigen ervaringen en inzichten van de maker.
5 Betrokkenen bij een project
Een project kent een aantal betrokkenen ook wel stakeholders of belanghebbenden genoemd. Zij
hebben direct of indirect belang bij het resultaat of bij de uitvoering. Betrokkenen zijn de volgende
personen:
- De opdrachtgever is de eigenaar van het project.
- De projectmanager is de tijdelijke baas van het projectteam.
- Het projectteam voor het project uit.
- De gebruikers van het projectresultaat zijn de perosnen die moeten werken met het
resultaat.
- De leveranciers leveren materiaal en eventueel teamleden.
- De lijnmanager binnen een organisatie is vaak leverancier van projectteamleden en
hulpmiddelen.
6 Projectmanagement en de beheerscyclus
De Demingcyclus, de pdca-cyclus, bestaat uit de vier onderdelen Plan, Do,check en Act:
- Ten eerste wordt een plan gemaakt van taken die leiden tot duidelijke en concrete resultaten
(plan)
- Vervolgens worden de activiteiten uitgevoerd volgens de planning en wordt het resultaat
opgeleverd (Do).
- Daarna Controleert de verantwoordelijke of hij de planning heeft gehaald en zijn resultaat
aan de doelen en aan de normen voldoet (Check).
- Als uit de controle komt dat het resultaat niet aan de doelen en normen voldoet, moet de
verantwoordelijke handelend optreden (Act).
Voorwoord:
Samenvatting leren is op eigen risico. Als je een onvoldoende haalt is het jouw eigen schuld! Door het
leren van de samenvatting ga je akkoord met de volgende dingen:
- Schrijvers zijn nergens voor verantwoordelijk behalve voor het schrijven van de
samenvatting.
Verder moet je niet letten op de typfouten, want het zijn godverdomme 15073 woorden. Meer dan
je eigen project!
,Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Voorbereiden van een project
I Kenmerken van een project.
Voorbeelden van projecten:
De wereld verandert voortdurend en bedrijven willen daarin meegaan. Om deze veranderingen door
te voeren, wordt vaak voor een project gekozen.
In sommige bedrijven wordt in de regel projectmatig gewerkt. In andere bedrijven wordt slechts
incidenteel in projecten gewerkt.
Wat is een project?
Een kenmerk van een project is dat het een om een unieke situatie gaat. Een project is een tijdelijke
samenwerkingsverband van een aantal mensen – vaak uit verschillende vakgebieden – om binnen
een vastgestelde tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken.
Op basis van deze definitie kan een aantal kenmerken van een project worden geformuleerd:
- Omdat een project tijdelijk is, heeft het een beginpunt en een eindpunt.
- Een project levert aan het eind een uniek, vooraf gedefinieerd projectresultaat op.
- Het projectdoel is het ‘waarom’ van het project en geeft de reden waarom de opdrachtgever
het wil laten uitvoeren. Het projectresultaat is de uitkomst van het project.
- Het project kent een afbakening van welke werkzaamheden er wel en welke er niet binnen
vallen.
- Een project heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of capaciteit
beschikbaar stelt.
- De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende bevoegdheden en
bekwaamheden om het project vorm te geven
- Een project kent een eigen projectorganisatie. De projectorganisatie heeft een aparte positie
en status binnen de organisatie van de werkgever.
- Een project heeft een bepaalde mate van complexiteit. Daardoor zijn projecten vaak
multidisciplinair en werken in een project meestal mensen uit verschillende disciplines
(vakgebieden) samen in een tijdelijk werkverband.
- Een projectteam beschikt over een budget. Het budget ontstaat door vooraf en begroting te
maken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van voortgang en kosten plaats.
2 Wat maakt een project bijzonder?
In een organisatie worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
Improvisatie:
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aangepakt doormiddel van improvisatie. Er wordt vaak
geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk
is. Het bedrijf reageert dan niet volgens een plan. (AD HOC)
Routinematig werk:
,Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Routinematige werkzaamheden worden steeds herhaald en zijn daardoor goed voorspelbaar. De
uitvoerder hoeft niets te verzinnen.
Projectmatig werk:
Tussen routinematig en improvisatie in liggen de projectmatige werkzaamheden. Deze hebben een
eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar of kunnen redelijk voorspelbaar worden.
Het is gericht op effectiviteit – dus op doeltreffendheid – en op resultaat.
Om het voorspelbaarder te maken wordt er planmatig naar het resultaat toegewekrt. Een project
wordt ook opgedeeld in fasen, om zo na elk fase de vooruitgang bekeken kan worden.
Het is uiteraard geen doel op zich. Het is een middel om werkzaamheden die relatief onvoorspelbaar
zijn en buiten de normale orde vallen meer structuur te geven.
Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer? Ad hoc Te voorzien Herhalend
Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker
Bekend Nieuw Nieuw, voorspelbaar Bekend
Vrijheid Veel Volgens methode Nauwelijks
Werkwijze Chaotisch, proberen Planmatig Standaardprocedure
Gericht op Flexibitlteit Effectiviteit Efficientie
Beheersbaar? Nauwelijks Redelijk zeer
3 Wel of niet als project uitvoeren
Voordelen project matig werken:
- Het project staat buiten de dagelijkse orde van de organisatie.
- Voor een project worden geschikte medewerksen van verschillende afdelingen en
deskundigheid geslecteerd.
- Bij een goede samenstelling, neemt de productiviteit toe omdat leden elkaar stimuleren en
aanvullen
- Een goed project heeft een duidelijke opdracht die bij onduidelijkheden een beslissing
moetnemen.
- Het project wordt zo gevolgd volgens de gemaakte afspraken, daardoor is het overzichtelijk
en de kans is klein dat er iets wordt vergeten.
- Door het projectvoorstel weet iedereen wat het eindproduct moet worden.
Nadelen:
- Het opzetten en organiseren van een project kost voorbereidingstijd.
- Medewerkers worden van een afdeling binnen de organisatie gehaald, hierdoor ontstaat er
een gat in die afdeling.
Als er in een organisatie geenervaring aanwezig is met het uitvoeren van een project, kan ze ervoor
kiezen eerst iets kleiner proefproject uit te voeren, om zo te wennen.
4 Een succesvol project
,Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Een succesvol project is een project dat het juiste project resultaat oplevert van de juiste kwaliteit
(K), dat op tijd (T) is afgerond en dat niet meer geld (G) kost dan afgesproken. Kwaliteit, tijd en geld
zijn ook de factoren op basis waarvan de consument iets aanschaft.
Organisatie en informatie
Om te zorgen dat een project niet mislukt, moet het goed zijn georganiseerd (O) en moeten de
betrokkenen goed zijn geïnformeerd (I)
Beheers aspecten TGKIO en risico’s
Tijdens de voorbereiding en uitvoering zijn de volgende aspecten van belang:
1. Tijd (T)
2. Geld (G)
3. Kwaliteit (K)
4. Informatie (I)
5. Organisatie (O)
De projectmanager en opdrachtgever moeten tijds het project aan elk van deze factoren genoeg tijd
besteden voor een succesvol project.
Van de vijf aspecten zijn kwaliteit, tijd en geld de belangrijkste:
- Kwaliteit: Het aspect kwaliteit heeft dus vooral betrekking op het projectresultaat, dat wil
zeggen: de kwaliteit die door het projectteam wordt geleverd en de manier waarop het
projectteam kan zorgen voor die kwaliteit.
- Tijd: Het aspect tijd betreft de belangrijke vraag wanneer de opdrachtgever het
projectresultaat krijgt opgeleverd. Tijdverantwoording betekent dat de teamleden de tijd die
zij aan het project besteden, verantwoorden door de uitgevoerde taken te registeren.
- Geld: Het moet duidelijk zijn hoeveel het project gaat kosten
Om een project tot een succes te maken, gelden ook de twee andere beheersaspecten:
- Organisatie: Dit betreft de manier waarop het project wordt georganiseerd.
- Informatie: De betreft de vraag welke persoon, welke informatie krijgt. Van belang is de wijze
van overleggen tussen betrokkenen
De drie factoren kwaliteit, tijd en geld worden samen wel eens de duivelsdriehoek genoemd, omdat
ze elkaar beinvloeden. Soms hoort hier scope bij, dan is het een duivelsvierkant.
Andere succesbepalende factoren
Het projectsucces kent dus de volgende twee componenten: Het succes van de oplevering van het
afgesproken projectresultaat (TGK) en het succes van het projectmanagement (IO).
Projectmanagementmethoden:
Het managen van projecten is behoorlijk ingewikkeld en daarom mislukken projecten geregeld.
, Samenvatting Projectaanpak in Zes Stappen - door Ashkan Yadegari en Zhen-Gang Lin
Sommige methoden zijn specifiek bedacht voor een bepaald toepassingsgebied, zoal Systems
Development Methodolgy (SDM) voor automseringsprojecten met strakke fasering. Het wordt ook
wel de watervalmethode genoemd omdat het van boven naar beneden vloeit. Binnen de
automatisering gebruikt men ook wel de meer flexibele methode Dynamic Systems Development
Method (DSDM).
Ook de projectmanagementmethode PRINCE2 is oorspronkelijk afkomstig uit de ICT. Deze methode
wordt gebruikt voor projecten in grote organisaties. De organisatie moet bij deze methode genoeg
kennis hebben.
Projectmatig werken is in Nederland ontwikkeld. PMW bevat de samenhangende processen van
faseren, beheersen, beslissen en smaenwerken.
Bij projectmatig creeren staat de mens centraal in het project. Er is veel aandacht voor commitment
en motvatie bij de betrokkenen.
Pmbok staat voor project management body of knowledge. PMBOK is een kennisverzameliing op het
gebied van projectmanagement., die op een gestructuuerde manier is beschreven.
De laatste methode is de P6 methode. Het is een synthese van verschillende methoden aangevuld
met eigen ervaringen en inzichten van de maker.
5 Betrokkenen bij een project
Een project kent een aantal betrokkenen ook wel stakeholders of belanghebbenden genoemd. Zij
hebben direct of indirect belang bij het resultaat of bij de uitvoering. Betrokkenen zijn de volgende
personen:
- De opdrachtgever is de eigenaar van het project.
- De projectmanager is de tijdelijke baas van het projectteam.
- Het projectteam voor het project uit.
- De gebruikers van het projectresultaat zijn de perosnen die moeten werken met het
resultaat.
- De leveranciers leveren materiaal en eventueel teamleden.
- De lijnmanager binnen een organisatie is vaak leverancier van projectteamleden en
hulpmiddelen.
6 Projectmanagement en de beheerscyclus
De Demingcyclus, de pdca-cyclus, bestaat uit de vier onderdelen Plan, Do,check en Act:
- Ten eerste wordt een plan gemaakt van taken die leiden tot duidelijke en concrete resultaten
(plan)
- Vervolgens worden de activiteiten uitgevoerd volgens de planning en wordt het resultaat
opgeleverd (Do).
- Daarna Controleert de verantwoordelijke of hij de planning heeft gehaald en zijn resultaat
aan de doelen en aan de normen voldoet (Check).
- Als uit de controle komt dat het resultaat niet aan de doelen en normen voldoet, moet de
verantwoordelijke handelend optreden (Act).
