Samenvatting
Projectmanagement, Roel Grit
Hoofdstuk 1
1.1 soorten werkzaamheden
De werkzaamheden die in een organisatie worden uitgevoerd kunnen in drie groepen worden
ingedeeld: Improvisatie, routinematige werkzaamheden en projectmatige werkzaamheden.
Improvisatie
Er wordt vaak geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie
noodzakelijk is. Er zal ad hoc gereageerd worden. Dat wil zeggen: direct, niet volgens een plan maar
van geval tot geval. Hierdoor is de uitkomst van improvisatie vaak onzeker en het resultaat moeilijk
te voorspellen. Wel kan flexibel gereageerd worden op nieuwe situaties. Als er in een organisatie
vaak wordt geïmproviseerd kan er vermoeidheid bij de medewerkers optreden.
Routinematige werkzaamheden
Routinematige werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar. Men
hoeft niet steeds te verzinnen wat er precies moet gebeuren, want daar is in het verleden al over
nagedacht. Voor deze werkzaamheden kunnen procedures of voorschriften worden opgesteld,
waardoor ze doelmatig kunnen worden uitgevoerd. De meeste werkzaamheden in een organisatie
kunnen tot deze categorie worden gerekend. (Lopendebandwerk, verkoopprocedure, administratie)
Projectmatige werkzaamheden
Tussen routine en improvisatie in liggen projectmatige werkzaamheden. Deze zijn eenmalig en
makkelijk voorspelbaar. Om deze voorspelbaarheid te vergroten wordt er planmatig gewerkt.
Daarom wordt van tevoren goed nagedacht over het te bereiken doel en de manier waarop dit doel
bereikt wordt. Hierom wordt project vaak opgedeeld in fasen, na elke fase kan het doel worden
bijgesteld. Voorafgaand aan het project wordt een Plan van Aanpak (PvA) gemaakt. Hierdoor wordt
routine in een project gebracht, waardoor de kans van slagen weer groter wordt. Voor projectmatige
werkzaamheden wordt een aparte projectorganisatie ingericht. Projectmatig werken is geen doel
maar wel een middel om onvoorspelbare werkzaamheden voorspelbaarder te maken, meer
structuur te geven en beter hanteerbaar en controleerbaar te maken.
1.3 wat is een project?
Een project is tijdelijk. Omdat een project tijdelijk is heeft het een beginpunt en een eindpunt. De
begindatum van een project wordt ook wel de projectstart-up genoemd. De einddatum is het
afgesproken moment waarop het projectresultaat geleverd wordt.
,Een project levert aan het eind een uniek en eenmalig projectresultaat op. Voor de uitvoerders en de
opdrachtgever van het project heeft het project een uniek karakter. Het projectresultaat betreft het
‘wat’ van het project: Wat is er klaar als we klaar zijn?
Het projectdoel is het ‘waarom’ van het project en geeft de reden waarom de opdrachtgever het
project wil laten uitvoeren en waarom hij daar geld voor over heeft. Het projectresultaat levert een
bijdrage aan het projectdoel.
De opdrachtgever van een project stelt budget in de vorm van geld of capaciteit beschikbaar om het
project uit te voeren. In het Engels wordt een opdrachtgever daarom ook wel sponsor genoemd.
Omdat hij zijn doelen wil behalen heeft de sponsor belang bij het projectresultaat. Hij moet
duidelijkheid geven en belangrijke beslissingen nemen.
Een project kent een eigen projectorganisatie. De opdrachtgever stelt een projectleider aan met
voldoende bekwaambevoegdheden en bekwaamheden. De projectmanager heeft de
verantwoordelijkheid voor het resultaat en maakt met zijn projectteam een PvA voor het project.
Projecten zijn vaak multidisciplinair. Mensen uit verschillende vakgebieden werken hierom meestal
samen. De projectteamleden komen uit verschillende delen van de organisatie en hebben elk hun
eigen deskundigheid. Het is van belang dat de projectleden resultaatgericht kunnen werken. De
projectleden moeten weten wat van elkaar verwacht wordt en er moeten duidelijke afspraken
worden gemaakt.
Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf wordt vastgesteld en goedgekeurd. Met dit
budget moet het projectteam het project uitvoeren. Dit budget bestaat uit te besteden geld en
capaciteit van in te zetten middelen en mensen. Dit budget ontstaat door vooraf in een begroting
een schatting van de kosten te maken. Dit regelen de projectmanager en sponsor meestal.
Via planning en rapportages vindt bewaking van voortgang en kosten plaats.
1.4 van improvisatie van project naar routine
In het begin van een nieuwe taak wordt vaak geïmproviseerd. Als blijkt dat de taak vaker uitgevoerd
moet worden zal de situatie meer georganiseerd moeten worden. Als het project klaar is, zijn er
standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet steeds geïmproviseerd hoeft te worden en de
werkzaamheden als routine uitgevoerd kunnen worden.
1.5 soorten projecten
Projecten kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld in groepen. Deze zijn:
Technische projecten: Projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben
of een nieuw product moeten opleveren. Deze projecten zijn vaak goed te plannen omdat
het eindresultaat vaak goed duidelijk is.
Sociale projecten: Zijn vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een
bedrijf. Deze projecten hebben een minder duidelijk einddoel en zijn vaak moeilijker uit te
voeren omdat het vaak lastig is om mensen te veranderen.
Commerciële projecten: Hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen.
Gemengde projecten: Zijn een tussenvorm van meerdere soorten projecten. Hierdoor zal
bijvoorbeeld het werk van medewerkers veranderen en kunnen ook sociale aspecten
, veranderen. Deze projecten kunnen extra ingewikkeld zijn omdat projectleden uit
verschillende vakgebieden zich kruisen.
Evenementen: Vormen een bijzonder soort project. Het projectresultaat komt beschikbaar
op een vast moment.
1.6 aandachtspunten bij projectmatig werken
Zorg ervoor dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van het
project. Je zult planmatig willen werken en een Plan van Aanpak willen opstellen. Vooral in grote
organisaties kan de besluitvorming de zaak vertragen. Houd bij het maken van een tijdsplanning
rekening met de tijd die deze besluitvorming kan kosten. In een kleine organisatie vindt men soms
dat je direct aan de slag moet gaan.
Het is noodzakelijk een project eerst door te spreken. Zorg voor voldoende gemotiveerde mensen en
middelen voor het project. Maak goede afspraken over de inzet van de projectmedewerkers. Een
fout is in het begin vaak makkelijk hersteld, maar kan later veel meer tijd kosten om op te lossen.
Bepaal eerst de grote lijn van het project voordat je ingaat op details, deze komen later. Om een
project hanteerbaar te maken kan het opgedeeld worden in fasen.
Voorbereiding (denken)
Realisatie (doen)
Nazorg (onderhouden)
1.7 faseren
Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar. Het is dan moeilijk binnen het budget te blijven de
eindtijd te halen of het gestelde resultaat te bereiken. Hoe langer een project duurt hoe groter de
kans op wijzigingen in de doelstellingen van een project. Door een PvA te maken en te hanteren
maak je een project beheersbaar.
Bij de opstelling van de planning van een groot project wordt het project vaak opgedeeld in
verschillende fasen.
Traditionele fasering betreft de volgende fasen:
1. Fase van initiatief: Hierin komt het idee tot stand. Deze fase levert vaak een projectvoorstel
op. Als het voorstel wordt goedgekeurd gaat men naar de volgende fase
2. Fase van definitie: Hier wordt bepaald wat het eindresultaat van het project is en wat
daarvoor moet gebeuren. De uitkomst van de definitie is het PvA.
3. Fase van ontwerp: Hierin wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien, dus hoe
het gaat worden. Deze fase levert het ontwerp (rapport).
4. Fase van voorbereiding: Hierin komt aan orde hoe het projectresultaat
Gemaakt gaat worden. Deze fase levert een gedetailleerd ontwerp, bijvoorbeeld
bouwtekeningen.
5. Realisatiefase: Deze levert het door de opdrachtgever gewenste projectresultaat op.
6. Fase van nazorg: Hierin wordt het projectresultaat gebruikt. Het resultaat wordt in stand
gehouden door het aan te passen aan nieuwe wensen en het oplossen van problemen.
Initiatieffase
In deze fase is nog geen sprake van een project. Hier wordt een eerste stap gezet voor een eventueel
project. Als het project start kunnen onder anderen de volgende activiteiten worden uitgevoerd:
Projectmanagement, Roel Grit
Hoofdstuk 1
1.1 soorten werkzaamheden
De werkzaamheden die in een organisatie worden uitgevoerd kunnen in drie groepen worden
ingedeeld: Improvisatie, routinematige werkzaamheden en projectmatige werkzaamheden.
Improvisatie
Er wordt vaak geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie
noodzakelijk is. Er zal ad hoc gereageerd worden. Dat wil zeggen: direct, niet volgens een plan maar
van geval tot geval. Hierdoor is de uitkomst van improvisatie vaak onzeker en het resultaat moeilijk
te voorspellen. Wel kan flexibel gereageerd worden op nieuwe situaties. Als er in een organisatie
vaak wordt geïmproviseerd kan er vermoeidheid bij de medewerkers optreden.
Routinematige werkzaamheden
Routinematige werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar. Men
hoeft niet steeds te verzinnen wat er precies moet gebeuren, want daar is in het verleden al over
nagedacht. Voor deze werkzaamheden kunnen procedures of voorschriften worden opgesteld,
waardoor ze doelmatig kunnen worden uitgevoerd. De meeste werkzaamheden in een organisatie
kunnen tot deze categorie worden gerekend. (Lopendebandwerk, verkoopprocedure, administratie)
Projectmatige werkzaamheden
Tussen routine en improvisatie in liggen projectmatige werkzaamheden. Deze zijn eenmalig en
makkelijk voorspelbaar. Om deze voorspelbaarheid te vergroten wordt er planmatig gewerkt.
Daarom wordt van tevoren goed nagedacht over het te bereiken doel en de manier waarop dit doel
bereikt wordt. Hierom wordt project vaak opgedeeld in fasen, na elke fase kan het doel worden
bijgesteld. Voorafgaand aan het project wordt een Plan van Aanpak (PvA) gemaakt. Hierdoor wordt
routine in een project gebracht, waardoor de kans van slagen weer groter wordt. Voor projectmatige
werkzaamheden wordt een aparte projectorganisatie ingericht. Projectmatig werken is geen doel
maar wel een middel om onvoorspelbare werkzaamheden voorspelbaarder te maken, meer
structuur te geven en beter hanteerbaar en controleerbaar te maken.
1.3 wat is een project?
Een project is tijdelijk. Omdat een project tijdelijk is heeft het een beginpunt en een eindpunt. De
begindatum van een project wordt ook wel de projectstart-up genoemd. De einddatum is het
afgesproken moment waarop het projectresultaat geleverd wordt.
,Een project levert aan het eind een uniek en eenmalig projectresultaat op. Voor de uitvoerders en de
opdrachtgever van het project heeft het project een uniek karakter. Het projectresultaat betreft het
‘wat’ van het project: Wat is er klaar als we klaar zijn?
Het projectdoel is het ‘waarom’ van het project en geeft de reden waarom de opdrachtgever het
project wil laten uitvoeren en waarom hij daar geld voor over heeft. Het projectresultaat levert een
bijdrage aan het projectdoel.
De opdrachtgever van een project stelt budget in de vorm van geld of capaciteit beschikbaar om het
project uit te voeren. In het Engels wordt een opdrachtgever daarom ook wel sponsor genoemd.
Omdat hij zijn doelen wil behalen heeft de sponsor belang bij het projectresultaat. Hij moet
duidelijkheid geven en belangrijke beslissingen nemen.
Een project kent een eigen projectorganisatie. De opdrachtgever stelt een projectleider aan met
voldoende bekwaambevoegdheden en bekwaamheden. De projectmanager heeft de
verantwoordelijkheid voor het resultaat en maakt met zijn projectteam een PvA voor het project.
Projecten zijn vaak multidisciplinair. Mensen uit verschillende vakgebieden werken hierom meestal
samen. De projectteamleden komen uit verschillende delen van de organisatie en hebben elk hun
eigen deskundigheid. Het is van belang dat de projectleden resultaatgericht kunnen werken. De
projectleden moeten weten wat van elkaar verwacht wordt en er moeten duidelijke afspraken
worden gemaakt.
Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf wordt vastgesteld en goedgekeurd. Met dit
budget moet het projectteam het project uitvoeren. Dit budget bestaat uit te besteden geld en
capaciteit van in te zetten middelen en mensen. Dit budget ontstaat door vooraf in een begroting
een schatting van de kosten te maken. Dit regelen de projectmanager en sponsor meestal.
Via planning en rapportages vindt bewaking van voortgang en kosten plaats.
1.4 van improvisatie van project naar routine
In het begin van een nieuwe taak wordt vaak geïmproviseerd. Als blijkt dat de taak vaker uitgevoerd
moet worden zal de situatie meer georganiseerd moeten worden. Als het project klaar is, zijn er
standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet steeds geïmproviseerd hoeft te worden en de
werkzaamheden als routine uitgevoerd kunnen worden.
1.5 soorten projecten
Projecten kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld in groepen. Deze zijn:
Technische projecten: Projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben
of een nieuw product moeten opleveren. Deze projecten zijn vaak goed te plannen omdat
het eindresultaat vaak goed duidelijk is.
Sociale projecten: Zijn vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een
bedrijf. Deze projecten hebben een minder duidelijk einddoel en zijn vaak moeilijker uit te
voeren omdat het vaak lastig is om mensen te veranderen.
Commerciële projecten: Hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen.
Gemengde projecten: Zijn een tussenvorm van meerdere soorten projecten. Hierdoor zal
bijvoorbeeld het werk van medewerkers veranderen en kunnen ook sociale aspecten
, veranderen. Deze projecten kunnen extra ingewikkeld zijn omdat projectleden uit
verschillende vakgebieden zich kruisen.
Evenementen: Vormen een bijzonder soort project. Het projectresultaat komt beschikbaar
op een vast moment.
1.6 aandachtspunten bij projectmatig werken
Zorg ervoor dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van het
project. Je zult planmatig willen werken en een Plan van Aanpak willen opstellen. Vooral in grote
organisaties kan de besluitvorming de zaak vertragen. Houd bij het maken van een tijdsplanning
rekening met de tijd die deze besluitvorming kan kosten. In een kleine organisatie vindt men soms
dat je direct aan de slag moet gaan.
Het is noodzakelijk een project eerst door te spreken. Zorg voor voldoende gemotiveerde mensen en
middelen voor het project. Maak goede afspraken over de inzet van de projectmedewerkers. Een
fout is in het begin vaak makkelijk hersteld, maar kan later veel meer tijd kosten om op te lossen.
Bepaal eerst de grote lijn van het project voordat je ingaat op details, deze komen later. Om een
project hanteerbaar te maken kan het opgedeeld worden in fasen.
Voorbereiding (denken)
Realisatie (doen)
Nazorg (onderhouden)
1.7 faseren
Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar. Het is dan moeilijk binnen het budget te blijven de
eindtijd te halen of het gestelde resultaat te bereiken. Hoe langer een project duurt hoe groter de
kans op wijzigingen in de doelstellingen van een project. Door een PvA te maken en te hanteren
maak je een project beheersbaar.
Bij de opstelling van de planning van een groot project wordt het project vaak opgedeeld in
verschillende fasen.
Traditionele fasering betreft de volgende fasen:
1. Fase van initiatief: Hierin komt het idee tot stand. Deze fase levert vaak een projectvoorstel
op. Als het voorstel wordt goedgekeurd gaat men naar de volgende fase
2. Fase van definitie: Hier wordt bepaald wat het eindresultaat van het project is en wat
daarvoor moet gebeuren. De uitkomst van de definitie is het PvA.
3. Fase van ontwerp: Hierin wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien, dus hoe
het gaat worden. Deze fase levert het ontwerp (rapport).
4. Fase van voorbereiding: Hierin komt aan orde hoe het projectresultaat
Gemaakt gaat worden. Deze fase levert een gedetailleerd ontwerp, bijvoorbeeld
bouwtekeningen.
5. Realisatiefase: Deze levert het door de opdrachtgever gewenste projectresultaat op.
6. Fase van nazorg: Hierin wordt het projectresultaat gebruikt. Het resultaat wordt in stand
gehouden door het aan te passen aan nieuwe wensen en het oplossen van problemen.
Initiatieffase
In deze fase is nog geen sprake van een project. Hier wordt een eerste stap gezet voor een eventueel
project. Als het project start kunnen onder anderen de volgende activiteiten worden uitgevoerd:
