Praktijkopdracht Event Project Management
“YOUR BODY. YOUR SOUL. YOUR RITUALS.”
Naam student: Neenke Aanhane.
Studierichting + jaargang: HEM2.
Docent: meneer de Leeuw.
Datum: 24-11-2021
,Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: INITIATIEFFASE...................................................................................................................... 3
VERWACHTINGEN/WENSEN OPDRACHTGEVER...............................................................................................................3
DOELGROEP(EN) EN HUN BEHOEFTEN.........................................................................................................................3
CONCEPT-IDEE (IN PAAR REGELS)...............................................................................................................................3
ROI-PIRAMIDE EN SMARTDOELEN..............................................................................................................................3
COST BREAKDOWN.................................................................................................................................................4
HOOFDSTUK 2: PLANNINGSFASE.................................................................................................................... 5
PROGRAMMA EVENEMENT.......................................................................................................................................5
Inloop evenement + koffie...............................................................................................................................5
Aftrap door eigenaar Rituals...........................................................................................................................5
Cosmetica expert aan het woord....................................................................................................................5
Limited edition uitproberen.............................................................................................................................5
Kleine pauze.....................................................................................................................................................5
Marketingmedewerker aan het woord...........................................................................................................5
Mogelijkheid tot uitloop..................................................................................................................................5
Buffet en drank beschikbaar............................................................................................................................6
Uitloop evenement..........................................................................................................................................6
LOCATIE EVENEMENT...............................................................................................................................................6
AANKLEDING EVENEMENT........................................................................................................................................6
CONCEPT EN STORYTELLING......................................................................................................................................7
CREATIEVE OPLOSSINGEN PROGRAMMA......................................................................................................................7
REALISTISCHE INKOOPSTAAT......................................................................................................................................8
VERDIENMODEL...................................................................................................................................................10
HOOFDSTUK 3: PLANNINGSFASE.................................................................................................................. 10
ORGANISATIE BREAKDOWN.....................................................................................................................................10
WORK BREAKDOWN..............................................................................................................................................11
GANNT CHART.....................................................................................................................................................11
LIQUIDITEITSBEGROTING........................................................................................................................................12
HOOFDSTUK 4: PLANNINGSFASE.................................................................................................................. 12
PROMOTIEMIDDELEN.............................................................................................................................................12
PROMOTIEPLAN....................................................................................................................................................13
SWOT-ANALYSE..................................................................................................................................................13
CUSTOMER JOURNEY MAP......................................................................................................................................14
HOOFDSTUK 5: IMPLEMENTATIEFASE........................................................................................................... 15
FLOORPLAN.........................................................................................................................................................15
DRAAIBOEK.........................................................................................................................................................16
HOOFDSTUK 6: SLUITINGSFASE.................................................................................................................... 21
EINDAFREKENING..................................................................................................................................................21
DOELENMETING...................................................................................................................................................24
LITERATUURLIJST......................................................................................................................................... 25
BIJLAGEN..................................................................................................................................................... 26
2
,Hoofdstuk 1: Initiatieffase
Verwachtingen/wensen opdrachtgever
Het doel van het event is om de nieuwe limited edition collectie van Rituals te introduceren bij de
medewerkers, waaronder de storemanagers. De opdrachtgever verwacht dus dat dit doel aan het
einde van het evenement is bereikt. Ook wordt er verwacht dat de gasten voldoende hebben gegeten
als ze naar huis gaan. Ze verwachten ook dat er een hotel wordt geregeld om twee nachten te kunnen
overnachten voor de buitenlandse gasten (125 man), inclusief vervoer van en naar het evenement, en
inclusief ontbijt. Verder wenst de opdrachtgever dat het evenement plaatsvindt in Amsterdam, in maart
2022. Ze wensen dat het op een locatie plaatsvindt dat past bij Rituals, en dat het evenement duurt
van 16:30 tot 21:30 uur. Er wordt verwacht dat er in het programma een plenair gedeelte zit, waarin de
nieuwe productlijn op creatieve manier geïntroduceerd wordt.
Doelgroep(en) en hun behoeften
De doelgroep van dit evenement heeft vooral te maken met leeftijd. De meeste medewerkers bij
Rituals zijn vrouwen, en de leeftijd varieert vaak tussen de 20 en 60 jaar oud. Deze leeftijden
verschillen dus heel erg in hun behoeftes. De medewerkers tussen de 20 en 40 jaar oud ongeveer,
zullen sneller iets actiefs willen doen dan de oudere medewerkers. Ook zijn er medewerkers van
allerlei verschillende soorten afkomst, dit kan inhouden dat deze personen ook andere behoeftes
hebben, of andere activiteiten leuker of minder leuk vinden dan anderen. Hier moet dus goed rekening
mee worden gehouden zodat de behoeftes voor alle medewerkers worden bevredigd. Verder werken
ze allemaal bij Rituals, een bedrijf in luxe cosmetica. Hieruit kan dus worden geconcludeerd dat alle
medewerkers van lekkere geuren, home & body cosmetics en goede verzorging houden. Ook houden
ze waarschijnlijk van iets visueel aantrekkelijks en charmant, aangezien de artikelen vaak niet alleen
lekker maar ook mooi zijn. Op deze behoeftes kan dus ingespeeld worden, zodat uiteindelijk de
behoefte van elke werknemer kan worden bevredigd.
Concept-idee (in paar regels)
Het concept-idee is dat de productpresentatie plaatsvindt in Amsterdam. Amsterdam is goed
bereikbaar met het openbaar vervoer en met de auto. En voor de buitenlandse medewerkers is
vliegen van en naar Amsterdam heel makkelijk. Amsterdam is heel centraal, dus de medewerkers
hoeven niet veel te regelen om naar het event te kunnen. Wanneer het event begint, worden de
medewerkers ontvangen en krijgen een koffie/thee/water aangeboden. Na een halfuur inloop zal het
event beginnen en nemen de werknemers plaats. Het event zal afgetrapt worden door de eigenaar
van Rituals: Raymond Cloosterman. Hierna zal de cosmetica expert, die de limited edition heeft
opgezet, het overnemen. Hij/zij zal vertellen wat het verhaal achter deze limited edition is en waar de
limited edition uit bestaat. Hierna zal iedereen uitgenodigd worden om het een en ander te proberen.
Vervolgens is er een kleine pauze om iets te drinken of naar het toilet te gaan. Na de pauze komt er
nog een marketingmedewerker van Rituals, die komt vertellen hoe de medewerkers dit product het
beste kunnen verkopen aan de klanten. Na dit zijn de gasten uitgenodigd om te eten van het buffet en
een drankje te doen met alle medewerkers. Hierna eindigt het evenement.
ROI-piramide en smartdoelen
Hieronder staat de ROI-piramide. ROI staat voor Return On Investment en het gaat over wat
deelnemers nou daadwerkelijk hebben geleerd van een bepaalde activiteit (Van den Broek & Maas,
z.d.). Zoals je hier onder ziet staat hier de ROI-piramide. Deze piramide bestaat uit 5 meetniveaus
(ook wel levels) om de ROI van leren en presteren in kaart te brengen.
Smartdoel bij level 1 ‘(Leer)tevredenheid’: Ik wil dat minstens 400 medewerkers de organisatie en
inhoud van de productpresentatie een 7,5 of hoger geven na afloop van het evenement.
Dit doel ga ik meten door middel van een online enquête.
Smartdoel bij level 2 ‘Geleerde kennis en vaardigheden’: Ik wil dat minstens 450 medewerkers 90%
van de vertelde informatie over het product weten wanneer de verkoop van het product start.
Dit doel ga ik meten door elke medewerker een toets af te laten nemen over de vermelde
productinformatie. Elke medewerker zal deze toets afnemen vóór zijn of haar shift, deze shift is de
voorafgaande shift voordat ze moeten werken wanneer het product in de winkel ligt.
3
, Smartdoel bij level 3 ‘Toepassing praktijk’: Ik wil dat medewerkers de eerste vier weken wanneer het
product in de winkel ligt, hun kennis over het product zo volledig mogelijk kunnen delen met klanten,
zodat dit leidt tot meer aankopen.
Dit doel ga ik meten door een 360 nulmeting, deze vraag ik aan bij managers van de vestigingen.
Smartdoel bij level 4 ‘Resultaat’: Ik wil dat aan het einde van het product z’n eerste maand, de
collectie in elke winkel voor een totaal van minimaal 75% verkocht is.
Dit wil ik meten door gegevens in te zien, en magazijngegevens te vergaren.
Smartdoel bij level 4 ‘resultaat’: Ik wil dat na het event dat minimaal 50% van de medewerkers kennis
heeft gemaakt met andere medewerkers. Dit wil ik door middel van een enquête meten die ik meteen
na het evenement verspreid.
Smartdoel bij level 4 ‘resultaat’: Ik wil dat minimaal 90% van de medewerkers die aanwezig waren op
het feest, aangeven dat ze nog een keer naar zo’n evenement zouden willen gaan in de toekomst. Dit
wil ik meten door een enquête die ik meteen na het evenement verspreid.
Afbeelding 1: ROI-piramide
Cost breakdown
Figuur 1: Cost breakdown
4
“YOUR BODY. YOUR SOUL. YOUR RITUALS.”
Naam student: Neenke Aanhane.
Studierichting + jaargang: HEM2.
Docent: meneer de Leeuw.
Datum: 24-11-2021
,Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: INITIATIEFFASE...................................................................................................................... 3
VERWACHTINGEN/WENSEN OPDRACHTGEVER...............................................................................................................3
DOELGROEP(EN) EN HUN BEHOEFTEN.........................................................................................................................3
CONCEPT-IDEE (IN PAAR REGELS)...............................................................................................................................3
ROI-PIRAMIDE EN SMARTDOELEN..............................................................................................................................3
COST BREAKDOWN.................................................................................................................................................4
HOOFDSTUK 2: PLANNINGSFASE.................................................................................................................... 5
PROGRAMMA EVENEMENT.......................................................................................................................................5
Inloop evenement + koffie...............................................................................................................................5
Aftrap door eigenaar Rituals...........................................................................................................................5
Cosmetica expert aan het woord....................................................................................................................5
Limited edition uitproberen.............................................................................................................................5
Kleine pauze.....................................................................................................................................................5
Marketingmedewerker aan het woord...........................................................................................................5
Mogelijkheid tot uitloop..................................................................................................................................5
Buffet en drank beschikbaar............................................................................................................................6
Uitloop evenement..........................................................................................................................................6
LOCATIE EVENEMENT...............................................................................................................................................6
AANKLEDING EVENEMENT........................................................................................................................................6
CONCEPT EN STORYTELLING......................................................................................................................................7
CREATIEVE OPLOSSINGEN PROGRAMMA......................................................................................................................7
REALISTISCHE INKOOPSTAAT......................................................................................................................................8
VERDIENMODEL...................................................................................................................................................10
HOOFDSTUK 3: PLANNINGSFASE.................................................................................................................. 10
ORGANISATIE BREAKDOWN.....................................................................................................................................10
WORK BREAKDOWN..............................................................................................................................................11
GANNT CHART.....................................................................................................................................................11
LIQUIDITEITSBEGROTING........................................................................................................................................12
HOOFDSTUK 4: PLANNINGSFASE.................................................................................................................. 12
PROMOTIEMIDDELEN.............................................................................................................................................12
PROMOTIEPLAN....................................................................................................................................................13
SWOT-ANALYSE..................................................................................................................................................13
CUSTOMER JOURNEY MAP......................................................................................................................................14
HOOFDSTUK 5: IMPLEMENTATIEFASE........................................................................................................... 15
FLOORPLAN.........................................................................................................................................................15
DRAAIBOEK.........................................................................................................................................................16
HOOFDSTUK 6: SLUITINGSFASE.................................................................................................................... 21
EINDAFREKENING..................................................................................................................................................21
DOELENMETING...................................................................................................................................................24
LITERATUURLIJST......................................................................................................................................... 25
BIJLAGEN..................................................................................................................................................... 26
2
,Hoofdstuk 1: Initiatieffase
Verwachtingen/wensen opdrachtgever
Het doel van het event is om de nieuwe limited edition collectie van Rituals te introduceren bij de
medewerkers, waaronder de storemanagers. De opdrachtgever verwacht dus dat dit doel aan het
einde van het evenement is bereikt. Ook wordt er verwacht dat de gasten voldoende hebben gegeten
als ze naar huis gaan. Ze verwachten ook dat er een hotel wordt geregeld om twee nachten te kunnen
overnachten voor de buitenlandse gasten (125 man), inclusief vervoer van en naar het evenement, en
inclusief ontbijt. Verder wenst de opdrachtgever dat het evenement plaatsvindt in Amsterdam, in maart
2022. Ze wensen dat het op een locatie plaatsvindt dat past bij Rituals, en dat het evenement duurt
van 16:30 tot 21:30 uur. Er wordt verwacht dat er in het programma een plenair gedeelte zit, waarin de
nieuwe productlijn op creatieve manier geïntroduceerd wordt.
Doelgroep(en) en hun behoeften
De doelgroep van dit evenement heeft vooral te maken met leeftijd. De meeste medewerkers bij
Rituals zijn vrouwen, en de leeftijd varieert vaak tussen de 20 en 60 jaar oud. Deze leeftijden
verschillen dus heel erg in hun behoeftes. De medewerkers tussen de 20 en 40 jaar oud ongeveer,
zullen sneller iets actiefs willen doen dan de oudere medewerkers. Ook zijn er medewerkers van
allerlei verschillende soorten afkomst, dit kan inhouden dat deze personen ook andere behoeftes
hebben, of andere activiteiten leuker of minder leuk vinden dan anderen. Hier moet dus goed rekening
mee worden gehouden zodat de behoeftes voor alle medewerkers worden bevredigd. Verder werken
ze allemaal bij Rituals, een bedrijf in luxe cosmetica. Hieruit kan dus worden geconcludeerd dat alle
medewerkers van lekkere geuren, home & body cosmetics en goede verzorging houden. Ook houden
ze waarschijnlijk van iets visueel aantrekkelijks en charmant, aangezien de artikelen vaak niet alleen
lekker maar ook mooi zijn. Op deze behoeftes kan dus ingespeeld worden, zodat uiteindelijk de
behoefte van elke werknemer kan worden bevredigd.
Concept-idee (in paar regels)
Het concept-idee is dat de productpresentatie plaatsvindt in Amsterdam. Amsterdam is goed
bereikbaar met het openbaar vervoer en met de auto. En voor de buitenlandse medewerkers is
vliegen van en naar Amsterdam heel makkelijk. Amsterdam is heel centraal, dus de medewerkers
hoeven niet veel te regelen om naar het event te kunnen. Wanneer het event begint, worden de
medewerkers ontvangen en krijgen een koffie/thee/water aangeboden. Na een halfuur inloop zal het
event beginnen en nemen de werknemers plaats. Het event zal afgetrapt worden door de eigenaar
van Rituals: Raymond Cloosterman. Hierna zal de cosmetica expert, die de limited edition heeft
opgezet, het overnemen. Hij/zij zal vertellen wat het verhaal achter deze limited edition is en waar de
limited edition uit bestaat. Hierna zal iedereen uitgenodigd worden om het een en ander te proberen.
Vervolgens is er een kleine pauze om iets te drinken of naar het toilet te gaan. Na de pauze komt er
nog een marketingmedewerker van Rituals, die komt vertellen hoe de medewerkers dit product het
beste kunnen verkopen aan de klanten. Na dit zijn de gasten uitgenodigd om te eten van het buffet en
een drankje te doen met alle medewerkers. Hierna eindigt het evenement.
ROI-piramide en smartdoelen
Hieronder staat de ROI-piramide. ROI staat voor Return On Investment en het gaat over wat
deelnemers nou daadwerkelijk hebben geleerd van een bepaalde activiteit (Van den Broek & Maas,
z.d.). Zoals je hier onder ziet staat hier de ROI-piramide. Deze piramide bestaat uit 5 meetniveaus
(ook wel levels) om de ROI van leren en presteren in kaart te brengen.
Smartdoel bij level 1 ‘(Leer)tevredenheid’: Ik wil dat minstens 400 medewerkers de organisatie en
inhoud van de productpresentatie een 7,5 of hoger geven na afloop van het evenement.
Dit doel ga ik meten door middel van een online enquête.
Smartdoel bij level 2 ‘Geleerde kennis en vaardigheden’: Ik wil dat minstens 450 medewerkers 90%
van de vertelde informatie over het product weten wanneer de verkoop van het product start.
Dit doel ga ik meten door elke medewerker een toets af te laten nemen over de vermelde
productinformatie. Elke medewerker zal deze toets afnemen vóór zijn of haar shift, deze shift is de
voorafgaande shift voordat ze moeten werken wanneer het product in de winkel ligt.
3
, Smartdoel bij level 3 ‘Toepassing praktijk’: Ik wil dat medewerkers de eerste vier weken wanneer het
product in de winkel ligt, hun kennis over het product zo volledig mogelijk kunnen delen met klanten,
zodat dit leidt tot meer aankopen.
Dit doel ga ik meten door een 360 nulmeting, deze vraag ik aan bij managers van de vestigingen.
Smartdoel bij level 4 ‘Resultaat’: Ik wil dat aan het einde van het product z’n eerste maand, de
collectie in elke winkel voor een totaal van minimaal 75% verkocht is.
Dit wil ik meten door gegevens in te zien, en magazijngegevens te vergaren.
Smartdoel bij level 4 ‘resultaat’: Ik wil dat na het event dat minimaal 50% van de medewerkers kennis
heeft gemaakt met andere medewerkers. Dit wil ik door middel van een enquête meten die ik meteen
na het evenement verspreid.
Smartdoel bij level 4 ‘resultaat’: Ik wil dat minimaal 90% van de medewerkers die aanwezig waren op
het feest, aangeven dat ze nog een keer naar zo’n evenement zouden willen gaan in de toekomst. Dit
wil ik meten door een enquête die ik meteen na het evenement verspreid.
Afbeelding 1: ROI-piramide
Cost breakdown
Figuur 1: Cost breakdown
4
