Inleiding Event management
Les 1: het grote waarom?
OG: opdrachtgever
Event definitie
Georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en einde dat gericht is op een specifieke
doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de
deelnemers te veranderen.
Event categorieën
1. Public events
eerst inhoud dan pas publiek
* veel promotie nodig *vbn. Sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval,
* van alle tijden staking, muziekoptredens,…
2. Corporate events
Doelgroep: gekend (besloten)
Vbn. Openbedrijvendag, VIP-event, Horeca Expo, Productlancering, BEA Awards,…
Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
Er zijn ook publieke events met corporate events in verwerkt => vaak VIP
3. Private events
Doel: familie en vrienden deelgenoot maken v.e. uniek moment
Publiek: gekend en selectief
Vbn. Verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest,…
Soorten doelen ( niet allemaal kennen)
• Stimuleren verkoop ( direct of indirect)
• Team motiveren
• Medewerkers bedanken/belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Relaties versterken zowel intern als extern
• Imago merk/stad/land verbeteren
• ….
Les 2: strategie & basisterminologie
Strategische- en operationele doelstellingen
Wat
Strategische doelstelling 1
operationele doelstelling 1
operationele doelstelling 2
Strategische doelstelling 2
operationele doelstelling 1
operationele doelstelling 2
1
,Verduidelijking
Strategische doelstelling is een algemene doelstelling voor middellange en lange termijn, het geeft
een algemene richting aan.
principe: AMORE => Ambitieus, Motiverend, Inspirerend, Onderscheidend, Relevant, Echt
Operationele doelstellingen zijn concrete vertalingen v.d. strategische. Operationele doelstellingen
zetten lange- en middellange termijndoelstellingen om in kortetermijndoelstellingen.
principe: SMART => Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdsgebonden
Strategische doelstelling Operationele doelstelling
Termijn Lange termijn Korte termijn
Reikwijdte Betrokkenheid, impact op de gehele Impact op een bepaald team, aspect
organisatie of onderdeel van de organisatie (bv.
1 specifiek event)
Doel Hoofddoel: wat willen bereiken op Deeldoel / tussentijdse doelen: wat
het als eventorganisatie in het moeten we bereiken om het
algemeen eindresultaat te halen?
Link naar Missie, visie en beleidskeuzes Relatie met doelgroep
voorbeelden 1)Stijging # WN’s 1)Tegen 1/09 3 WN’s bij door
2)grotere tevredenheid WN’s campagne
2) vanaf zat 8/09 fruitmand in elke
afdeling
City marketing: acties om aantrekkelijk over te komen als stad, regio, land
City marketing richt zich op 3 belangrijke stedelijke doelgroepen:
1) bewoners 2) bedrijven en middenstand 3) bezoekers
City Marketing vb.
Gentse feesten: imago stad vergroten
Gent heeft subsidies vr events => gevolg: veel events => goede gevolgen vr economie
Doelstellingen KSF en KPI
KSF= Kritische Succesfactoren = wat is nodig om doelstelling te bereiken
Welke activiteiten essentieel zijn voor het succes v.d. organisatie
vb. duurzaam festival organiseren
2
,KPI= Kritieke prestatie indicatoren = Hoe ga je het effect meten?
SMART formuleren
Een KPI wordt gebruikt om te monitoren of de prestaties in lijn
liggen met je (operationele) doelstelling(en)
vb. Max # kg afval
Risico’s
Er kan veel misgaan op event( weer, ongeval,…) =>risicoanalyse,
preventie- en actieplan maken
+ andere (overkoepelende) redenen wrm doelstelling niet risicoanalysematrix
behaald kan worden
ROI en ROO (dia 17,18)
ROI= return on investment
(opbrengsten – kosten) / kosten x 100%. Dit cijfer laat duidelijk zien wat de toegevoegde waarde is
en geeft je de mogelijkheid om verschillende evenementen met elkaar te vergelijken
ROO = return on objectives
Doelgroep
Nieuw publieksevent = doelgroep kiezen en afbakenen!
corporate event = doelgroep is gegevens
Research = empathie vr doelgroep ( demografie, mediagebruik, interesses, communicatiestijl,…)
Iedereen is welkom
B2B,B2C, B2P, B2H, B2R2C => bepaald marketing
B2H: business to human=> events waarbij menselijk aspect heel belangrijk is
B2P: business to people
B2R2C: business to robot to consumer
Concept
Wordt gekozen a.d.h.v. doelgroep
Associaties, veronderstellingen, stereotypes leggen na kennen doelgroep
Rekening houden met culturele tradities!
Customer journey
= pad dat consument aflegt om dienst/product te
kopen
Bv. bij een beurs is daarom visualisatie zeer
belangrijk
SWOT-analyse
Strengths/sterktes(intern) Opportunities/mogelijkheden(Extern)
Weaknesses/zwaktes(intern) Threats/bedreigingen(Extern)
3
, Hoe kansen grijpen, bedreigingen opvangen, waarom/verklaren,…
Concurrentie
1. Identificatie van de directe en
indirecte concurrenten
2. Definiëren van criteria voor
onderzoek
3. Informatie zoeken en vinden
4. Benchmarken en analyse (SWOT
van de concurrent)
Sweet spot
Immersive experience = meeslepende ervaring
Les 3: event flow/stappenplan
Projectflow van een event-stappenplan
Stap 1: Doelstelling
Zie vorige les
Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
4
Les 1: het grote waarom?
OG: opdrachtgever
Event definitie
Georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en einde dat gericht is op een specifieke
doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de
deelnemers te veranderen.
Event categorieën
1. Public events
eerst inhoud dan pas publiek
* veel promotie nodig *vbn. Sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval,
* van alle tijden staking, muziekoptredens,…
2. Corporate events
Doelgroep: gekend (besloten)
Vbn. Openbedrijvendag, VIP-event, Horeca Expo, Productlancering, BEA Awards,…
Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
Er zijn ook publieke events met corporate events in verwerkt => vaak VIP
3. Private events
Doel: familie en vrienden deelgenoot maken v.e. uniek moment
Publiek: gekend en selectief
Vbn. Verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest,…
Soorten doelen ( niet allemaal kennen)
• Stimuleren verkoop ( direct of indirect)
• Team motiveren
• Medewerkers bedanken/belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Relaties versterken zowel intern als extern
• Imago merk/stad/land verbeteren
• ….
Les 2: strategie & basisterminologie
Strategische- en operationele doelstellingen
Wat
Strategische doelstelling 1
operationele doelstelling 1
operationele doelstelling 2
Strategische doelstelling 2
operationele doelstelling 1
operationele doelstelling 2
1
,Verduidelijking
Strategische doelstelling is een algemene doelstelling voor middellange en lange termijn, het geeft
een algemene richting aan.
principe: AMORE => Ambitieus, Motiverend, Inspirerend, Onderscheidend, Relevant, Echt
Operationele doelstellingen zijn concrete vertalingen v.d. strategische. Operationele doelstellingen
zetten lange- en middellange termijndoelstellingen om in kortetermijndoelstellingen.
principe: SMART => Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdsgebonden
Strategische doelstelling Operationele doelstelling
Termijn Lange termijn Korte termijn
Reikwijdte Betrokkenheid, impact op de gehele Impact op een bepaald team, aspect
organisatie of onderdeel van de organisatie (bv.
1 specifiek event)
Doel Hoofddoel: wat willen bereiken op Deeldoel / tussentijdse doelen: wat
het als eventorganisatie in het moeten we bereiken om het
algemeen eindresultaat te halen?
Link naar Missie, visie en beleidskeuzes Relatie met doelgroep
voorbeelden 1)Stijging # WN’s 1)Tegen 1/09 3 WN’s bij door
2)grotere tevredenheid WN’s campagne
2) vanaf zat 8/09 fruitmand in elke
afdeling
City marketing: acties om aantrekkelijk over te komen als stad, regio, land
City marketing richt zich op 3 belangrijke stedelijke doelgroepen:
1) bewoners 2) bedrijven en middenstand 3) bezoekers
City Marketing vb.
Gentse feesten: imago stad vergroten
Gent heeft subsidies vr events => gevolg: veel events => goede gevolgen vr economie
Doelstellingen KSF en KPI
KSF= Kritische Succesfactoren = wat is nodig om doelstelling te bereiken
Welke activiteiten essentieel zijn voor het succes v.d. organisatie
vb. duurzaam festival organiseren
2
,KPI= Kritieke prestatie indicatoren = Hoe ga je het effect meten?
SMART formuleren
Een KPI wordt gebruikt om te monitoren of de prestaties in lijn
liggen met je (operationele) doelstelling(en)
vb. Max # kg afval
Risico’s
Er kan veel misgaan op event( weer, ongeval,…) =>risicoanalyse,
preventie- en actieplan maken
+ andere (overkoepelende) redenen wrm doelstelling niet risicoanalysematrix
behaald kan worden
ROI en ROO (dia 17,18)
ROI= return on investment
(opbrengsten – kosten) / kosten x 100%. Dit cijfer laat duidelijk zien wat de toegevoegde waarde is
en geeft je de mogelijkheid om verschillende evenementen met elkaar te vergelijken
ROO = return on objectives
Doelgroep
Nieuw publieksevent = doelgroep kiezen en afbakenen!
corporate event = doelgroep is gegevens
Research = empathie vr doelgroep ( demografie, mediagebruik, interesses, communicatiestijl,…)
Iedereen is welkom
B2B,B2C, B2P, B2H, B2R2C => bepaald marketing
B2H: business to human=> events waarbij menselijk aspect heel belangrijk is
B2P: business to people
B2R2C: business to robot to consumer
Concept
Wordt gekozen a.d.h.v. doelgroep
Associaties, veronderstellingen, stereotypes leggen na kennen doelgroep
Rekening houden met culturele tradities!
Customer journey
= pad dat consument aflegt om dienst/product te
kopen
Bv. bij een beurs is daarom visualisatie zeer
belangrijk
SWOT-analyse
Strengths/sterktes(intern) Opportunities/mogelijkheden(Extern)
Weaknesses/zwaktes(intern) Threats/bedreigingen(Extern)
3
, Hoe kansen grijpen, bedreigingen opvangen, waarom/verklaren,…
Concurrentie
1. Identificatie van de directe en
indirecte concurrenten
2. Definiëren van criteria voor
onderzoek
3. Informatie zoeken en vinden
4. Benchmarken en analyse (SWOT
van de concurrent)
Sweet spot
Immersive experience = meeslepende ervaring
Les 3: event flow/stappenplan
Projectflow van een event-stappenplan
Stap 1: Doelstelling
Zie vorige les
Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
4
