2022
IPMA D – Samenvatting
Hoofdstuk 3: Projectoriëntatie
Hoofdstuk 4: Projectvoorbereiding
Hoofdstuk 5: Projectdefinitie
Hoofdstuk 6: Projectuitvoering- en afsluiting
Hoofdstuk 7: Aansturen van jezelf
Hoofdstuk 8: Verbinding met anderen
Hoofdstuk 9: Doorvoeren van verandering
Hoofdstuk 10: Interne omgeving
Hoofdstuk 11: Externe omgeving
,Hoofdstuk 3: Projectoriëntatie
Voordat je begint aan een project is het vanzelfsprekend dat je beoordeelt of iets
projectmatig aangepakt moet worden of juist niet.
Voorwaarden voor een project:
1. Besloten om een project van te maken → expliciet en collectief besluit.
2. Doel en beoogd resultaat is bekend → resultaat draagt bij aan het doel.
3. Er is een wilsovereenstemming → samen eens zijn.
4. Het is tijdelijk → het heeft een gedefinieerd begin en einde.
5. Er is een projectorganisatie → opdrachtgever, opdrachtnemer en projectmanager.
6. Werkzaamheden en condities zijn gedefinieerd → de scope is afgebakend.
Project = uniek en tijdelijke multidisciplinaire en georganiseerde onderneming om
overeengekomen resultaten op te leveren volgens vooraf gedefinieerde eisen en
beperkingen.
Projectmanagement = geheel van leidinggevende taken die nodig zijn om het
projectresultaat op te leveren.
Er zijn 4 werkvormen:
Nr. Werkvorm Uitleg
1 Improvisatie Wordt gebruikt als er vraaggericht en ad hoc gewerkt wordt.
Onderlinge relaties zijn onduidelijk en er zijn geen vaste procedures.
Er is een grote onzekerheid over het behalen van het resultaat.
2 Routine matig Er is een vaste procedure en instructie. Proces is werkgericht i.p.v.
veranderingsgericht.
3 Planmatig Het is resultaatgericht en je denkt na voor je iets doet. Daarom ligt het
tussen improvisatie en routine matig werken.
4 Projectmatig Het is planmatig werken voor een ander. Binnen projecten kunnen
individuele activiteiten ad hoc en routine matig gebeuren.
Projectfasen zijn als volgt ingedeeld:
Als projectbeheersing wordt gebruik gemaakt van GROKIT (= geld, organisatie, tijd,
informatie en kwaliteit).
Daarnaast heb je de beheers cirkel
en ijzeren vierkant:
1
,Hoofdstuk 4: Projectvoorbereiding
4.01 Projectvoorbereidingfase
Start van projectvoorbereiding = mandaat van bedrijf- of programmamanager aan
opdrachtgever om aan het project te mogen initiëren.
Eind van projectvoorbereiding = opdrachtgever keurt de beschrijving van het opdracht door
de projectmanager goed (= projectbeslissing).
Projectmanager adviseert de opdrachtgever wie de betrokkenen zijn en hoe er hiermee
gecommuniceerd wordt. Belangrijke personen kunnen in dergelijke stuurgroep worden
gezet. De opdrachtgever geeft aan of hij een stuurgroep wilt. De projectmanager toetst de
zakelijke rechtvaardiging van het project (wat is de reden van het project).
De projectopdracht wordt opgesteld door de projectmanager en goedgekeurd door de
opdrachtgever en is in principe een aanscherping en verdieping van het projectmandaat.
Projectbeslissing (decision to justify) = de autorisatie van de opdrachtgever aan de
projectmanager om de projectdefinitiefase uit te voeren.
4.02 Belanghebbenden
Stakeholder = personen, groepen of organisaties betrokken bij jouw project.
Alle stakeholders bij elkaar leveren een goed beeld over het
krachtenveld van jouw project.. Hieruit volgt een stakeholder
matrix.
Groep Houding Invloed Actie
Beïnvloeders Negatief Veel Actief raadplegen
Partners Positief Veel Actief betrekken
Perifere Negatief Weinig Informeren
spelers
Bondgenoten Positief Weinig Vasthouden interesse
Beïnvloeders: ze staan negatief tegenover je project en hebben veel invloed. Om deze
partijen bij te sturen moet je op zoek naar partners.
Partners: ze staan positief tegenover je project en hebben veel invloed. Ze kunnen helpen
om anderen te overtuigen.
Perifere spelers: ze staan negatief tegenover je project en hebben weinig invloed. De keuze
is niet meteen duidelijk en pas op dat je er niet te veel van betrekt binnen een
workshop/vergadering.
Bondgenoten: ze staan positief tegenover je project en hebben weinig invloed. Ze kunnen
helpen om anderen te overtuigen.
Bij stakeholdermanagement draait het om hoe je een gunstig mogelijk klimaat creëert voor
jouw project. Dit betekent dat je per stakeholder acties gaat opstellen. Vooral voor je
beïnvloeders, want hun wil je zo positief mogelijk hebben. Dit doe je door de achtergrond
van de weerstand te achterhalen. Op basis daarvan zet je acties uit.
2
, Een stakeholdermap is een overzicht van de onderlinge relaties van de stakeholders. Op
basis hiervan kan een relatiekaart gemaakt worden met de acties:
Coalitiepartner > Er is grote overeenstemming over inhoud, maar weinig
vertrouwen in relatie. Maak concrete afspraken.
Bondgenoot > Er is grote overeenstemming over inhoud en veel vertrouwen
in de relatie. Koester de relatie.
Opportunist > Er is onduidelijkheid over inhoud en weinig vertrouwen.
Baten exploreren en helder communiceren.
Twijfelaar > Er is onduidelijkheid over inhoud, maar open om te praten.
Beter informeren en betrekken in project.
Vijand > Niet eens met inhoud en weinig vertrouwen in relatie. Scheid
de zakelijke en emotionele kanten.
Opponent > Niet eens met inhoud, maar wel veel vertrouwen in relatie.
Wees duidelijk over je inzichten.
Door in kaart te hebben wie je stakeholders zijn en hoe je ze
gaat benaderen maak je een
stakeholdermanagementstrategie. Deze wordt opgesteld in
de definitiefase en wordt tenminste op het eind van iedere
fase geactualiseerd. Op basis van de strategie en de analyse
wordt het communicatieplan opgesteld.
4.03 Projectorganisatie
De projectstuurgroep wordt door de opdrachtgever geïnstalleerd op het einde van de
voorbereidingsfase bij de autorisatie van de definitiefase. In de definitiefase wordt de
projectorganisatie verder aangevuld en worden de partijen verantwoordelijk voor de
uitvoering van specialistenwerkzaamheden geselecteerd en benoemd.
Personele wisselingen tijdens het project kunnen het beste plaatsvinden tijdens de
faseovergangen. Dan wordt ook de projectorganisatie geactualiseerd.
Projectmanager is verantwoordelijk voor het leveren van het projectresultaat. De aannemer
is degene die het daadwerkelijk maakt, maar niet verantwoordelijk is.
Er zijn vier 4 lagen binnen een projectmanagementstructuur te definiëren:
1. Bedrijfs- of programmamanagement > Besturen
2. Projectopdrachtgever/stuurgroep > Sturen
3. Projectmanager > Manager
4. Teammanager > Opleveren
Een projectorganogram is een schematische voorstelling van de projectorganisatie. De staf
in de organisatie heeft geen eigen bevoegdheden.
De stuurgroep is het hoogste besluitvormingsorgaan binnen het project. Het mag niet zo zijn
dat besluiten van de stuurgroep telkens weer bevestigd moeten worden door derden, echter
de stuurgroep is geen democratisch besluitvormingsorgaan, dat is de opdrachtgever,
Voor een goede besluitvorming binnen het project is het belangrijk dat de verschillende
overleggen zo veel mogelijk via het linking-pin-principe aan elkaar worden gekoppeld. Er
kan sprake zijn van verticale en horizontale linking pin.
3
IPMA D – Samenvatting
Hoofdstuk 3: Projectoriëntatie
Hoofdstuk 4: Projectvoorbereiding
Hoofdstuk 5: Projectdefinitie
Hoofdstuk 6: Projectuitvoering- en afsluiting
Hoofdstuk 7: Aansturen van jezelf
Hoofdstuk 8: Verbinding met anderen
Hoofdstuk 9: Doorvoeren van verandering
Hoofdstuk 10: Interne omgeving
Hoofdstuk 11: Externe omgeving
,Hoofdstuk 3: Projectoriëntatie
Voordat je begint aan een project is het vanzelfsprekend dat je beoordeelt of iets
projectmatig aangepakt moet worden of juist niet.
Voorwaarden voor een project:
1. Besloten om een project van te maken → expliciet en collectief besluit.
2. Doel en beoogd resultaat is bekend → resultaat draagt bij aan het doel.
3. Er is een wilsovereenstemming → samen eens zijn.
4. Het is tijdelijk → het heeft een gedefinieerd begin en einde.
5. Er is een projectorganisatie → opdrachtgever, opdrachtnemer en projectmanager.
6. Werkzaamheden en condities zijn gedefinieerd → de scope is afgebakend.
Project = uniek en tijdelijke multidisciplinaire en georganiseerde onderneming om
overeengekomen resultaten op te leveren volgens vooraf gedefinieerde eisen en
beperkingen.
Projectmanagement = geheel van leidinggevende taken die nodig zijn om het
projectresultaat op te leveren.
Er zijn 4 werkvormen:
Nr. Werkvorm Uitleg
1 Improvisatie Wordt gebruikt als er vraaggericht en ad hoc gewerkt wordt.
Onderlinge relaties zijn onduidelijk en er zijn geen vaste procedures.
Er is een grote onzekerheid over het behalen van het resultaat.
2 Routine matig Er is een vaste procedure en instructie. Proces is werkgericht i.p.v.
veranderingsgericht.
3 Planmatig Het is resultaatgericht en je denkt na voor je iets doet. Daarom ligt het
tussen improvisatie en routine matig werken.
4 Projectmatig Het is planmatig werken voor een ander. Binnen projecten kunnen
individuele activiteiten ad hoc en routine matig gebeuren.
Projectfasen zijn als volgt ingedeeld:
Als projectbeheersing wordt gebruik gemaakt van GROKIT (= geld, organisatie, tijd,
informatie en kwaliteit).
Daarnaast heb je de beheers cirkel
en ijzeren vierkant:
1
,Hoofdstuk 4: Projectvoorbereiding
4.01 Projectvoorbereidingfase
Start van projectvoorbereiding = mandaat van bedrijf- of programmamanager aan
opdrachtgever om aan het project te mogen initiëren.
Eind van projectvoorbereiding = opdrachtgever keurt de beschrijving van het opdracht door
de projectmanager goed (= projectbeslissing).
Projectmanager adviseert de opdrachtgever wie de betrokkenen zijn en hoe er hiermee
gecommuniceerd wordt. Belangrijke personen kunnen in dergelijke stuurgroep worden
gezet. De opdrachtgever geeft aan of hij een stuurgroep wilt. De projectmanager toetst de
zakelijke rechtvaardiging van het project (wat is de reden van het project).
De projectopdracht wordt opgesteld door de projectmanager en goedgekeurd door de
opdrachtgever en is in principe een aanscherping en verdieping van het projectmandaat.
Projectbeslissing (decision to justify) = de autorisatie van de opdrachtgever aan de
projectmanager om de projectdefinitiefase uit te voeren.
4.02 Belanghebbenden
Stakeholder = personen, groepen of organisaties betrokken bij jouw project.
Alle stakeholders bij elkaar leveren een goed beeld over het
krachtenveld van jouw project.. Hieruit volgt een stakeholder
matrix.
Groep Houding Invloed Actie
Beïnvloeders Negatief Veel Actief raadplegen
Partners Positief Veel Actief betrekken
Perifere Negatief Weinig Informeren
spelers
Bondgenoten Positief Weinig Vasthouden interesse
Beïnvloeders: ze staan negatief tegenover je project en hebben veel invloed. Om deze
partijen bij te sturen moet je op zoek naar partners.
Partners: ze staan positief tegenover je project en hebben veel invloed. Ze kunnen helpen
om anderen te overtuigen.
Perifere spelers: ze staan negatief tegenover je project en hebben weinig invloed. De keuze
is niet meteen duidelijk en pas op dat je er niet te veel van betrekt binnen een
workshop/vergadering.
Bondgenoten: ze staan positief tegenover je project en hebben weinig invloed. Ze kunnen
helpen om anderen te overtuigen.
Bij stakeholdermanagement draait het om hoe je een gunstig mogelijk klimaat creëert voor
jouw project. Dit betekent dat je per stakeholder acties gaat opstellen. Vooral voor je
beïnvloeders, want hun wil je zo positief mogelijk hebben. Dit doe je door de achtergrond
van de weerstand te achterhalen. Op basis daarvan zet je acties uit.
2
, Een stakeholdermap is een overzicht van de onderlinge relaties van de stakeholders. Op
basis hiervan kan een relatiekaart gemaakt worden met de acties:
Coalitiepartner > Er is grote overeenstemming over inhoud, maar weinig
vertrouwen in relatie. Maak concrete afspraken.
Bondgenoot > Er is grote overeenstemming over inhoud en veel vertrouwen
in de relatie. Koester de relatie.
Opportunist > Er is onduidelijkheid over inhoud en weinig vertrouwen.
Baten exploreren en helder communiceren.
Twijfelaar > Er is onduidelijkheid over inhoud, maar open om te praten.
Beter informeren en betrekken in project.
Vijand > Niet eens met inhoud en weinig vertrouwen in relatie. Scheid
de zakelijke en emotionele kanten.
Opponent > Niet eens met inhoud, maar wel veel vertrouwen in relatie.
Wees duidelijk over je inzichten.
Door in kaart te hebben wie je stakeholders zijn en hoe je ze
gaat benaderen maak je een
stakeholdermanagementstrategie. Deze wordt opgesteld in
de definitiefase en wordt tenminste op het eind van iedere
fase geactualiseerd. Op basis van de strategie en de analyse
wordt het communicatieplan opgesteld.
4.03 Projectorganisatie
De projectstuurgroep wordt door de opdrachtgever geïnstalleerd op het einde van de
voorbereidingsfase bij de autorisatie van de definitiefase. In de definitiefase wordt de
projectorganisatie verder aangevuld en worden de partijen verantwoordelijk voor de
uitvoering van specialistenwerkzaamheden geselecteerd en benoemd.
Personele wisselingen tijdens het project kunnen het beste plaatsvinden tijdens de
faseovergangen. Dan wordt ook de projectorganisatie geactualiseerd.
Projectmanager is verantwoordelijk voor het leveren van het projectresultaat. De aannemer
is degene die het daadwerkelijk maakt, maar niet verantwoordelijk is.
Er zijn vier 4 lagen binnen een projectmanagementstructuur te definiëren:
1. Bedrijfs- of programmamanagement > Besturen
2. Projectopdrachtgever/stuurgroep > Sturen
3. Projectmanager > Manager
4. Teammanager > Opleveren
Een projectorganogram is een schematische voorstelling van de projectorganisatie. De staf
in de organisatie heeft geen eigen bevoegdheden.
De stuurgroep is het hoogste besluitvormingsorgaan binnen het project. Het mag niet zo zijn
dat besluiten van de stuurgroep telkens weer bevestigd moeten worden door derden, echter
de stuurgroep is geen democratisch besluitvormingsorgaan, dat is de opdrachtgever,
Voor een goede besluitvorming binnen het project is het belangrijk dat de verschillende
overleggen zo veel mogelijk via het linking-pin-principe aan elkaar worden gekoppeld. Er
kan sprake zijn van verticale en horizontale linking pin.
3
