Samenvatting week B5 A&I
Week B5 staat in het kader van Project- en Procesmanagement. Projecten en processen raken de
kern van alles wat in organisaties gedaan wordt. Het (cijfermatig) kunnen analyseren van projecten
en processen kan dan ook een belangrijke bijdrage leveren aan het oplossen van
organisatieproblemen.
Bij het analyseren van projecten ligt de nadruk op de planning van projecten. Een projectplanning
die onvoldoende rekening houdt met afhankelijkheden van taken en van resources, vergroot de
kans dat een project vertraging oploopt. Omdat processen als kenmerk hebben dat de activiteiten
zich steeds herhalen, is het belangrijk om activiteiten goed op elkaar te stemmen. Dit is belangrijk
voor een goed lopende logistiek, en uiteindelijk ook voor de kwaliteit van de resultaten.
Project- en procesanalyse
Het organiseren van werk in welke sector dan ook is een aangelegenheid die centraal staat als je
resultaten wilt bereiken. E ectiviteit is daarbij afhankelijk van het uitvoeren van de juiste
activiteiten in de juiste volgorde, volgens de gestelde (kwaliteits-) eisen. E ciëntie voegt daaraan
toe dat bij het uitvoeren van taken aandacht is voor de doelmatigheid; het voorkomen van
verspilling van resources.
Om een project op tijd en binnen budget te voltooien is het belangrijk om je middelen op het juiste
moment in te zetten. Maar hoe bepaal je wanneer het juiste moment is? Hiervoor maken we
gebruik van een projectplanning, die tot stand komt in drie stappen. Deze stappen zijn
achtereenvolgens:
• maken van een productdecompositie / product breakdown structure (PBS)
• maken van een netwerkplanning
• maken van een strokenplanning
Kennisclip: projectanalyse
Bij project zien we dat er sprake is van een beginpunt en een
eindpunt met daartussen een aantal tussenstappen om dat
verschil te overbruggen. Naast dat we hier te maken hebben met
een beginpunt en een eindpunt is er een overzichtelijk geheel in
die zin, iets van een bepaalde meestal relatief kortdurende
periode is het ook goed om door te hebben dat als die periode
langer zou worden dus als we spraken hebben van een langdurig
project dat we kunnen zeggen het is niet meer zo zeer een
project maar we beginnen over een programma te spreken. Dat
er wel een soort grens is wanneer we over een project spreken en
wanneer we over een programma beginnen te praten.
Het is goed om te herkennen dat het een afgebakend project is en dat het soms, niet in alle
gevallen een unieke situatie is. Dus een project hoeft niet een terugkerend aspect te zijn.
Projectanalyse kan daarom soms ingewikkeld zijn omdat het soms moeilijk is om een goede
inschatting en analyse te maken over hoe een project gaat lopen als je nog nooit te maken heb
gehad met zo een project. Het kan ook zo zijn dat een project wel gepubliceerd is en terugzien.
Bij processen zien we dat het meer in een cirkel is vormgegeven dat slaat op de cyclische aard
van processen.
ff ffi
, Product breakdown structure (PBS)
Let op: een PBS kan ook een ‘productdecompositie’ worden genoemd.
De eerste goede stap die je moet zetten bij de uitvoering van een
goede projectanalyse is het maken van een PBS. Hier zien wij een
voorbeeld van een PBS.
Wat we zien in een PBS is dat in alle deelproducten, eigenlijk alle
dingen die moeten worden opgeleverd, om uiteindelijk het
eindproduct, in dit geval de conferentie, tot stand te brengen.
Het is dus belangrijk in dit geval overzicht alleen maar producten
weer te geven en niet bijvoorbeeld activiteiten die tot die producten
moeten lijden. Dus om het overzichtelijk te houden en om het
inderdaad een PBS te houden, alleen die producten die een
onderdeel maken tot het eindproduct weergeven. We zien ook dat
er ook een hiërarchie in zit dat betekent niet dat de bovenste
producten als eerst moeten worden opgeleverd, het betekent vooral dat we eigenlijk zien dat op
het bovenste niveau we de meeste groepen hebben en dat hoe verder we naar beneden gaan, we
meer tot een gedetailleerd niveau komen. Tegelijkertijd zien we op managementniveau dat als we
overzicht maken dat wij niet te veel in detail zullen treden. Dus de onderste niveaus van zo een
PBS zal niet over alle details beschikken. Dit is deels om het overzichtelijk te houden, maar op
management niveau bestaat dit gewoon voornamelijk om een goed algemeen overzicht te
bewaren.
Het is ook belangrijk om te weten/zien dat er een bepaalde taal in zit, er word gebruik gemaakt
van symbolen en die symbolen hebben een bepaalde betekenis. Allereerst hebben we in de
rechthoek die bovenaan staat het hoofdproduct te geleverd moet worden, ovaal staat voor
externe input, dus input die door externe partijen geleverd moet worden of van buitenaf. Dan zien
we een parallellogram, die staat voor een groep waar dus deelproducten onder hangen. Alle
andere rechthoek die worden weergegeven zijn dus deelproducten op zich. En heel belangrijk dat
het dus producten zijn en niet activiteiten.
Naast een PBS hebben we ook een WBS en waar we net
gefocust waren van het overzicht creëren van een
producten en deelproducten die geleverd moest worden
om resultaten van het project goed te bereiken, zijn we
hier dan bij WBS gericht op de activiteiten die uitgevoerd
moeten worden. We proberen eerst weer vast te stellen,
wat is nou uiteindelijk het resultaat dat moet worden
gebruikt. Dan moeten we proberen te bepalen welke fases
er in het uitvoeren van dit project zitten. Binnen die fases
kunnen we kijken of er verschillende taken kunnen
opsplitsen en binnen die taken kunnen we weer gaan
kijken of daar nog, op meer details niveau, daar speci eke
activiteiten te herkennen zijn. Dat is in eerste instantie bedoeld om overzicht te creëren, daarna is
het bedoeld om te proberen om zo goed mogelijk vast te stellen hoe duur de activiteiten zullen
zijn en dat is deels afhankelijk van hoe lang die activiteiten zullen duren. Ook hier proberen we een
overzicht te creëren en een zo goed mogelijke schatting te maken van die activiteiten die
plaatsvinden, de duur van die activiteiten en de kosten die bij die activiteiten gepaard zijn.
fi
Week B5 staat in het kader van Project- en Procesmanagement. Projecten en processen raken de
kern van alles wat in organisaties gedaan wordt. Het (cijfermatig) kunnen analyseren van projecten
en processen kan dan ook een belangrijke bijdrage leveren aan het oplossen van
organisatieproblemen.
Bij het analyseren van projecten ligt de nadruk op de planning van projecten. Een projectplanning
die onvoldoende rekening houdt met afhankelijkheden van taken en van resources, vergroot de
kans dat een project vertraging oploopt. Omdat processen als kenmerk hebben dat de activiteiten
zich steeds herhalen, is het belangrijk om activiteiten goed op elkaar te stemmen. Dit is belangrijk
voor een goed lopende logistiek, en uiteindelijk ook voor de kwaliteit van de resultaten.
Project- en procesanalyse
Het organiseren van werk in welke sector dan ook is een aangelegenheid die centraal staat als je
resultaten wilt bereiken. E ectiviteit is daarbij afhankelijk van het uitvoeren van de juiste
activiteiten in de juiste volgorde, volgens de gestelde (kwaliteits-) eisen. E ciëntie voegt daaraan
toe dat bij het uitvoeren van taken aandacht is voor de doelmatigheid; het voorkomen van
verspilling van resources.
Om een project op tijd en binnen budget te voltooien is het belangrijk om je middelen op het juiste
moment in te zetten. Maar hoe bepaal je wanneer het juiste moment is? Hiervoor maken we
gebruik van een projectplanning, die tot stand komt in drie stappen. Deze stappen zijn
achtereenvolgens:
• maken van een productdecompositie / product breakdown structure (PBS)
• maken van een netwerkplanning
• maken van een strokenplanning
Kennisclip: projectanalyse
Bij project zien we dat er sprake is van een beginpunt en een
eindpunt met daartussen een aantal tussenstappen om dat
verschil te overbruggen. Naast dat we hier te maken hebben met
een beginpunt en een eindpunt is er een overzichtelijk geheel in
die zin, iets van een bepaalde meestal relatief kortdurende
periode is het ook goed om door te hebben dat als die periode
langer zou worden dus als we spraken hebben van een langdurig
project dat we kunnen zeggen het is niet meer zo zeer een
project maar we beginnen over een programma te spreken. Dat
er wel een soort grens is wanneer we over een project spreken en
wanneer we over een programma beginnen te praten.
Het is goed om te herkennen dat het een afgebakend project is en dat het soms, niet in alle
gevallen een unieke situatie is. Dus een project hoeft niet een terugkerend aspect te zijn.
Projectanalyse kan daarom soms ingewikkeld zijn omdat het soms moeilijk is om een goede
inschatting en analyse te maken over hoe een project gaat lopen als je nog nooit te maken heb
gehad met zo een project. Het kan ook zo zijn dat een project wel gepubliceerd is en terugzien.
Bij processen zien we dat het meer in een cirkel is vormgegeven dat slaat op de cyclische aard
van processen.
ff ffi
, Product breakdown structure (PBS)
Let op: een PBS kan ook een ‘productdecompositie’ worden genoemd.
De eerste goede stap die je moet zetten bij de uitvoering van een
goede projectanalyse is het maken van een PBS. Hier zien wij een
voorbeeld van een PBS.
Wat we zien in een PBS is dat in alle deelproducten, eigenlijk alle
dingen die moeten worden opgeleverd, om uiteindelijk het
eindproduct, in dit geval de conferentie, tot stand te brengen.
Het is dus belangrijk in dit geval overzicht alleen maar producten
weer te geven en niet bijvoorbeeld activiteiten die tot die producten
moeten lijden. Dus om het overzichtelijk te houden en om het
inderdaad een PBS te houden, alleen die producten die een
onderdeel maken tot het eindproduct weergeven. We zien ook dat
er ook een hiërarchie in zit dat betekent niet dat de bovenste
producten als eerst moeten worden opgeleverd, het betekent vooral dat we eigenlijk zien dat op
het bovenste niveau we de meeste groepen hebben en dat hoe verder we naar beneden gaan, we
meer tot een gedetailleerd niveau komen. Tegelijkertijd zien we op managementniveau dat als we
overzicht maken dat wij niet te veel in detail zullen treden. Dus de onderste niveaus van zo een
PBS zal niet over alle details beschikken. Dit is deels om het overzichtelijk te houden, maar op
management niveau bestaat dit gewoon voornamelijk om een goed algemeen overzicht te
bewaren.
Het is ook belangrijk om te weten/zien dat er een bepaalde taal in zit, er word gebruik gemaakt
van symbolen en die symbolen hebben een bepaalde betekenis. Allereerst hebben we in de
rechthoek die bovenaan staat het hoofdproduct te geleverd moet worden, ovaal staat voor
externe input, dus input die door externe partijen geleverd moet worden of van buitenaf. Dan zien
we een parallellogram, die staat voor een groep waar dus deelproducten onder hangen. Alle
andere rechthoek die worden weergegeven zijn dus deelproducten op zich. En heel belangrijk dat
het dus producten zijn en niet activiteiten.
Naast een PBS hebben we ook een WBS en waar we net
gefocust waren van het overzicht creëren van een
producten en deelproducten die geleverd moest worden
om resultaten van het project goed te bereiken, zijn we
hier dan bij WBS gericht op de activiteiten die uitgevoerd
moeten worden. We proberen eerst weer vast te stellen,
wat is nou uiteindelijk het resultaat dat moet worden
gebruikt. Dan moeten we proberen te bepalen welke fases
er in het uitvoeren van dit project zitten. Binnen die fases
kunnen we kijken of er verschillende taken kunnen
opsplitsen en binnen die taken kunnen we weer gaan
kijken of daar nog, op meer details niveau, daar speci eke
activiteiten te herkennen zijn. Dat is in eerste instantie bedoeld om overzicht te creëren, daarna is
het bedoeld om te proberen om zo goed mogelijk vast te stellen hoe duur de activiteiten zullen
zijn en dat is deels afhankelijk van hoe lang die activiteiten zullen duren. Ook hier proberen we een
overzicht te creëren en een zo goed mogelijke schatting te maken van die activiteiten die
plaatsvinden, de duur van die activiteiten en de kosten die bij die activiteiten gepaard zijn.
fi
