De zes stappen:
- Opstarten
- Inrichten
- Maken Plan van Aanpak
- Uitvoeren
- Opleveren
- Afsluiten
Voorbereiden van de projectaanpak:
Kenmerken van een project:
- Het heeft een begin- en een eindpunt het is tijdelijk. De begindatum wordt ook wel
project start-up genoemd
- Het levert aan het eind een uniek (eenmalig), vooraf gedefinieerd projectresultaat op.
- Het projectdoel is het waarom van het project en geeft de reden waarom de
opdrachtgever het project wil laten uitvoeren. Het projectresultaat is de uitkomst van
het project en levert een bijdrage aan het projectdoel
- Het project kent een afbakening van welke werkzaamheden er wel en niet binnen
vallen (projectgrenzen) dit wordt ook wel de scope genoemd.
- Het heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of capaciteit beschikbaar
stelt om het project uit te voeren.
- De opdrachtgever stelt een projectmanager (projectleider) aan
- Het kent een eigen projectorganisatie (projectgroep)
- Het heeft een bepaalde mate van complexiteit. Daarom zijn projecten vaak
multidisciplinair (er werken mensen uit verschillende vakgebieden ofwel disciplines
samen)
- Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf wordt vastgesteld en
goedgekeurd.
- De leden van het projectteam moeten resultaatgericht kunnen werken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van voortgang en kosten plaats.
Als een zeer omvangrijke opdracht moet worden uitgevoerd, kan deze in een aantal
samenhangende projecten worden opgedeeld. Deze samenhangende projecten noemt men
ook wel een programma.
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden
kunnen globaal in drie groepen worden ingedeeld:
1. Improvisatie
2. Routinematig werk
3. Projectmatig werk
,Eenvoudig gezegd is een succesvol project een project dat het juiste projectresultaat
oplevert van de juiste kwaliteit (K), dat op tijd (T) is afgerond en dat niet meer geld (G) kost
dan is afgesproken.
Tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project zijn de volgende vijf beheersaspecten
van belang:
1. Geld
2. Organisatie
3. Tijd
4. Informatie
5. Kwaliteit
Geld: het moet duidelijk zijn hoeveel geld het project gaat kosten. Deze duidelijkheid wordt
verkregen door het vooraf opstellen van een budget en het bewaken van het projectbudget.
Organisatie: dit betreft de manier waarop het project wordt georganiseerd.
Tijd: dit betreft de vraag wanneer de opdrachtgever het projectresultaat krijgt opgeleverd.
Informatie: dit betreft de vraag welke persoon welke informatie krijgt.
Kwaliteit: het gaat uiteindelijk om de functionele en operationele specificaties van het
projectresultaat.
De drie factoren kwaliteit, geld en tijd worden ook wel eens de Duivelsdriehoek genoemd,
omdat ze elkaar beïnvloeden.
Soms wordt de duivelsdriehoek uitgebreid met de scope (reikwijdte) van het project. Dan
wordt het ook wel het Duivelsvierkant genoemd
Een project kent een aantal betrokkenen, ook wel stakeholders of belanghebbenden
genoemd. Zij hebben direct of indirect belang bij het resultaat of de uitvoering van het
project.
Betrokkenen zijn de volgende personen:
- De opdrachtgever.
- De projectmanager.
- Het projectteam.
- De gebruikers.
- De leveranciers.
- De lijnmanager.
- Evt. omwonenden, gemeenten, ouders enz.
Demingcyclus of PDCA-cyclus Plan, Do, Check, Act
IMWR-cyclus:
- Inspireren: elkaar enthousiast maken om bij te dragen aan het project
- Mobiliseren: in beweging brengen van de betrokkenen bij het project, het reserveren
van geld en middelen en het beschikbaar krijgen van kennis en inzichten
- Waarderen: met elkaar bepalen wat de werkelijke waarde van het project is in het
licht van de missie van de organisatie.
- Reflecteren: terugkijken op de behaalde resultaten
, Fasering:
- Initiatieffase: projectvoorstel of projectopdracht
- Definitiefase: Plan van Aanpak en projectorganisatie
- Ontwerpfase: ontwerp
- Voorbereidingsfase: gedetailleerd ontwerp
- Realisatiefase: projectresultaat
- Nazorgfase: gebruik projectresultaat en aanpassing
Wordt ook wel watervalmethode genoemd, omdat het verloop van het project van
boven naar beneden vloeit als bij een waterval
Binnen een fase worden verschillende activiteiten uitgevoerd die leiden tot tastbare of niet-
tastbare tussenresultaten. De activiteiten zijn onder te verdelen in inhoudelijke en
beheersmatige activiteiten
- Inhoudelijke activiteiten dragen direct bij aan het uiteindelijke projectresultaat, bijv.
een muur bij een huis
- Beheersmatige activiteiten moeten zorgen voor een efficiënte en effectieve sturing
van het project zodat het ‘op de rails blijft’, bijv. maken van planning, notulen
De inhoud van de stappen van de P6-methode is:
- Stap 1 opstarten van het project: organisatie komt op basis van een idee tot de
conclusie dat er een project zou kunnen worden gestart. Vervolgens wordt het doel
van het project vastgesteld, er wordt een PvE opgesteld en een zakelijke afweging
gemaakt.
- Stap 2 inrichten van het project: het project wordt georganiseerd en een
projectteam ingericht
- Stap 3 maken van een PvA: er wordt een Plan van Aanpak gemaakt
- Stap 4 uitvoeren van het project: via tussenresultaten wordt uiteindelijk het
gewenste projectresultaat opgeleverd
- Stap 5 opleveren van het projectresultaat: de uitvoering van het project is
grotendeels klaar en het projectresultaat wordt opgeleverd
- Stap 6 afsluiten van het project: na oplevering van de projectdocumentatie en de
evaluatie wordt het projectteam officieel van haar taak ontheven en het project is ten
einde
Een beslisdocument is een managementrapportage die voldoende informatie bevat over de
toekomst en het verleden op basis waarvan het management of de opdrachtgever
gemakkelijker een beslissing kan nemen over het vervolg
In de stappen van de P6-methode worden een aantal beslisdocumenten gebruikt:
- Het projectvoorstel: in het begin van een project neemt de organisatie op basis van
het Projectvoorstel de beslissing of zij een project wil starten
- Het Plan van Aanpak: aan het eind van stap 3 worden in het Plan van Aanpak het
projectresultaat en de projectuitvoering gedefinieerd en wordt het plan na de
goedkeuringsbeslissing uitgevoerd
- Opstarten
- Inrichten
- Maken Plan van Aanpak
- Uitvoeren
- Opleveren
- Afsluiten
Voorbereiden van de projectaanpak:
Kenmerken van een project:
- Het heeft een begin- en een eindpunt het is tijdelijk. De begindatum wordt ook wel
project start-up genoemd
- Het levert aan het eind een uniek (eenmalig), vooraf gedefinieerd projectresultaat op.
- Het projectdoel is het waarom van het project en geeft de reden waarom de
opdrachtgever het project wil laten uitvoeren. Het projectresultaat is de uitkomst van
het project en levert een bijdrage aan het projectdoel
- Het project kent een afbakening van welke werkzaamheden er wel en niet binnen
vallen (projectgrenzen) dit wordt ook wel de scope genoemd.
- Het heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of capaciteit beschikbaar
stelt om het project uit te voeren.
- De opdrachtgever stelt een projectmanager (projectleider) aan
- Het kent een eigen projectorganisatie (projectgroep)
- Het heeft een bepaalde mate van complexiteit. Daarom zijn projecten vaak
multidisciplinair (er werken mensen uit verschillende vakgebieden ofwel disciplines
samen)
- Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf wordt vastgesteld en
goedgekeurd.
- De leden van het projectteam moeten resultaatgericht kunnen werken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van voortgang en kosten plaats.
Als een zeer omvangrijke opdracht moet worden uitgevoerd, kan deze in een aantal
samenhangende projecten worden opgedeeld. Deze samenhangende projecten noemt men
ook wel een programma.
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden
kunnen globaal in drie groepen worden ingedeeld:
1. Improvisatie
2. Routinematig werk
3. Projectmatig werk
,Eenvoudig gezegd is een succesvol project een project dat het juiste projectresultaat
oplevert van de juiste kwaliteit (K), dat op tijd (T) is afgerond en dat niet meer geld (G) kost
dan is afgesproken.
Tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project zijn de volgende vijf beheersaspecten
van belang:
1. Geld
2. Organisatie
3. Tijd
4. Informatie
5. Kwaliteit
Geld: het moet duidelijk zijn hoeveel geld het project gaat kosten. Deze duidelijkheid wordt
verkregen door het vooraf opstellen van een budget en het bewaken van het projectbudget.
Organisatie: dit betreft de manier waarop het project wordt georganiseerd.
Tijd: dit betreft de vraag wanneer de opdrachtgever het projectresultaat krijgt opgeleverd.
Informatie: dit betreft de vraag welke persoon welke informatie krijgt.
Kwaliteit: het gaat uiteindelijk om de functionele en operationele specificaties van het
projectresultaat.
De drie factoren kwaliteit, geld en tijd worden ook wel eens de Duivelsdriehoek genoemd,
omdat ze elkaar beïnvloeden.
Soms wordt de duivelsdriehoek uitgebreid met de scope (reikwijdte) van het project. Dan
wordt het ook wel het Duivelsvierkant genoemd
Een project kent een aantal betrokkenen, ook wel stakeholders of belanghebbenden
genoemd. Zij hebben direct of indirect belang bij het resultaat of de uitvoering van het
project.
Betrokkenen zijn de volgende personen:
- De opdrachtgever.
- De projectmanager.
- Het projectteam.
- De gebruikers.
- De leveranciers.
- De lijnmanager.
- Evt. omwonenden, gemeenten, ouders enz.
Demingcyclus of PDCA-cyclus Plan, Do, Check, Act
IMWR-cyclus:
- Inspireren: elkaar enthousiast maken om bij te dragen aan het project
- Mobiliseren: in beweging brengen van de betrokkenen bij het project, het reserveren
van geld en middelen en het beschikbaar krijgen van kennis en inzichten
- Waarderen: met elkaar bepalen wat de werkelijke waarde van het project is in het
licht van de missie van de organisatie.
- Reflecteren: terugkijken op de behaalde resultaten
, Fasering:
- Initiatieffase: projectvoorstel of projectopdracht
- Definitiefase: Plan van Aanpak en projectorganisatie
- Ontwerpfase: ontwerp
- Voorbereidingsfase: gedetailleerd ontwerp
- Realisatiefase: projectresultaat
- Nazorgfase: gebruik projectresultaat en aanpassing
Wordt ook wel watervalmethode genoemd, omdat het verloop van het project van
boven naar beneden vloeit als bij een waterval
Binnen een fase worden verschillende activiteiten uitgevoerd die leiden tot tastbare of niet-
tastbare tussenresultaten. De activiteiten zijn onder te verdelen in inhoudelijke en
beheersmatige activiteiten
- Inhoudelijke activiteiten dragen direct bij aan het uiteindelijke projectresultaat, bijv.
een muur bij een huis
- Beheersmatige activiteiten moeten zorgen voor een efficiënte en effectieve sturing
van het project zodat het ‘op de rails blijft’, bijv. maken van planning, notulen
De inhoud van de stappen van de P6-methode is:
- Stap 1 opstarten van het project: organisatie komt op basis van een idee tot de
conclusie dat er een project zou kunnen worden gestart. Vervolgens wordt het doel
van het project vastgesteld, er wordt een PvE opgesteld en een zakelijke afweging
gemaakt.
- Stap 2 inrichten van het project: het project wordt georganiseerd en een
projectteam ingericht
- Stap 3 maken van een PvA: er wordt een Plan van Aanpak gemaakt
- Stap 4 uitvoeren van het project: via tussenresultaten wordt uiteindelijk het
gewenste projectresultaat opgeleverd
- Stap 5 opleveren van het projectresultaat: de uitvoering van het project is
grotendeels klaar en het projectresultaat wordt opgeleverd
- Stap 6 afsluiten van het project: na oplevering van de projectdocumentatie en de
evaluatie wordt het projectteam officieel van haar taak ontheven en het project is ten
einde
Een beslisdocument is een managementrapportage die voldoende informatie bevat over de
toekomst en het verleden op basis waarvan het management of de opdrachtgever
gemakkelijker een beslissing kan nemen over het vervolg
In de stappen van de P6-methode worden een aantal beslisdocumenten gebruikt:
- Het projectvoorstel: in het begin van een project neemt de organisatie op basis van
het Projectvoorstel de beslissing of zij een project wil starten
- Het Plan van Aanpak: aan het eind van stap 3 worden in het Plan van Aanpak het
projectresultaat en de projectuitvoering gedefinieerd en wordt het plan na de
goedkeuringsbeslissing uitgevoerd
