MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN
Implementatie van het nieuwe proces van plannen en
roosteren
Disclaimer: de informatie in dit document, inclusief
eventuele bijlage(n), is vertrouwelijk en uitsluitend
bestemd voor de geadresseerde. Verstrekking aan
gebruik door andere dan de geadresseerde is zonder
toestemming niet toegestaan.
Naam: XXXX
Studentnummer: XXXX
Studie: Master of Business Administration (MBA)
Module: Masterclass Projectmanagement
Organisatie: XXXX
Datum: april 2022
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN 1
, MASTERCLASS PROJECTMANAGEMENT
Voorwoord
Voor u ligt de eindopdracht van de Masterclass Projectmanagement als onderdeel van de Master of Business
Administration (MBA). Deze studie volg ik bij de NCOI University of Applied Sciences.. Mijn doel is het behalen van een
MBA, aangezien dit nauw aansluit bij mijn ambitie om mezelf uit te blijven dagen en te ontwikkelen. Daarnaast wil ik
graag de opgedane kennis toepassen in het verbeteren van diverse processen en projecten binnen zowel XXXX als
management. De reeds gevolgde zes Masterclasses binnen de MBA, hebben meer dan uitstekend voorzien in deze
ontwikkelbehoefte. De Masterclass Projectmanagement voorziet in de behoefte om meer inzicht en kennis te krijgen in
de operationele, tactische en strategische aspecten van projectmanagement in het werk van de MBA-professional.
Binnen de masterclass staan de volgende algemene leerdoelen centraal (NCOI, 2022):
1. De gangbare (inter)nationale projectmanagementprincipes en -methodieken vergelijken.
2. De relatie met tactische en strategische besturing van de veranderkalender in de organisatie evalueren.
3. De inrichting van de projectorganisatie construeren.
4. De projectdefinitie evalueren.
5. De projectuitvoering synthetiseren.
6. De wensen en eisen uit de projectomgeving op systematische wijze onderzoeken.
7. Een adequaat risicomanagement voor de realisatie van de projectdoelstellingen construeren.
8. De relatie tussen lijn- en projectorganisatie managen.
9. De student is in staat een keuze te maken tussen agile werken en de watervalmethode.
Deze eindopdracht bestaat uit een projectplan. Het projectplan betreft een onderwerp dat gerelateerd is aan de praktijk.
Het plan beschrijft het project dat als doelstelling heeft om het planning- en roosterproces binnen de XXXX XXXX te
optimaliseren en te verbeteren. Dit praktijkplan sluit aan bij de algemene leerdoelen van de masterclass én het doel van
het plan van aanpak is een bijdrage leveren aan de oplossing voor een vraagstuk binnen organisatie.
Ik ben dan ook trots op het eindresultaat en ik wens u veel leesplezier toe.
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN 2
, MASTERCLASS PROJECTMANAGEMENT
Samenvatting
De organisatie waarbinnen het project uitgevoerd wordt is de XXXX in XXXX. De XXXX is één van de Resultaat
Verantwoordelijke Eenheden (RVE’s) van de zorgorganisatie XXXX. De XXXX XXXX is een particuliere justitiële
jeugdinrichting en geeft uitvoering aan voorlopige hechtenis, jeugddetentie en plaatsing in een inrichting voor jeugdigen.
Vanwege de slechte financiële situatie van XXXX hanteert zij sinds 2019 een strategisch meerjarenherstelplan,).
Speerpunt (Spt) 6 is gericht op het verbeteren van de efficiency van de XXXX. Door het verbeteren van de efficiency
van de RVE’s worden snelle, structurele en operationele verbeteringen op het gebied van cliënten, medewerkers,
financiën en governance & organisatie verwacht. Spt 6 is onderverdeeld in een viertal speerpunten. Spt 6.1 is het
Plannen en Roosteren Jeugd en is gericht op de implementatie van het nieuwe planning- en roosterproces. Naar
aanleiding van dit speerpunt is de volgende opdracht voor het project geformuleerd:
Het projectteam draagt zorg voor het implementeren van het nieuwe proces van plannen en roosteren binnen de XXXX
in XXXX. Dit betreft zowel de afdelingen voor roostergebonden als niet-roostergebonden personeel. Naast de richtlijnen
vanuit de projectgroep van Speerpunt 6 Plannen en Roosteren Jeugd voor het implementeren van het nieuwe proces,
dienen ook de interne verbetervoorstellen aangaande de plannings- en roostersystematiek meegenomen te worden.
De implementatie is gerealiseerd voor het einde van Q4 2022.
Naast het geformuleerde eindresultaat zijn ook een onderstaande beschreven vijf deelresultaten gedefinieerd en deze
zijn opgenomen in een Work Breakdown Structure (WBS).
1. Professionalisering roosterbureau.
2. Opleiding & training XXXX-planning.
3. Implementatie nieuwe roosterhandboek.
4. Inrichting en organisatie stakeholdermanagement.
5. Inzet Flexpool XXXX XXXX en XXXX.
Binnen de projectmanagementmethode wordt de aanpak van de watervalmethode gehanteerd. De watervalmethode
werkt het meest optimaal voor projecten die helder gedefinieerde einddoelen heeft. De watervalmethode is tevens het
meest geschikt voor projecten die lineair worden uitgevoerd, waarin weinig tot geen wijzigingen verwacht worden. Dat
heeft ook betrekking op dit project. Tevens wordt bij de watervalmethode de nadruk gelegd op grondige documentatie.
Hierdoor wordt men in staat gesteld om redelijk naadloos en eenvoudig leden aan het projectteam toe te voegen. Dit is
in het bijzonder handig bij organisaties waar het verloop hoog is, zoals de XXXX XXXX. Tevens is bij de
watervalmethode de voortgang duidelijk zichtbaar. Dit ligt in lijn van de behoefte van de opdrachtgever, het projectteam
en de organisatie.
Op basis van de keuze voor de watervalmethode wordt een lineaire fasering toegepast. In de lineaire fasering worden
zes fases binnen dit projectplan gehanteerd. In een Gantt chart worden de verschillende fases beschreven. Binnen elke
fase vinden tevens enkele afgeleide activiteiten plaats. De Gantt chart is een belangrijk instrument dat een
projectmanager gebruikt om het project te beheersen. De Gantt chart is een afgeleide van de WBS (Kumar, 2005).
Om de risico’s en kansen van dit project goed en overzichtelijk in kaart te brengen wordt gebruik gemaakt van een
risico- en kansregister. De maatregelen en acties die voortgekomen zijn uit de geïdentificeerde risico´s en kansen zijn
opgenomen in het projectplan. Het grootste risico is de mogelijke weerstand die op kan treden tegen de mogelijke
veranderingen die het projectplan met zich meebrengen. Hierop wordt adequaat gereageerd door het in kaart brengen
van de veranderbereidheid en de implementatie en naleving van de succesfactoren.
De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectmanager, drie teammanagers en een supportgroep. Elke
teammanager heeft een tweetal projectmedewerkers tot zijn beschikking. Er wordt gebruik gemaakt van de
projectcoördinatiestructuur. De taken en verantwoordelijkheden van de verschillende deelnemers aan het project zijn
zichtbaar gemaakt aan de hand van een verantwoordelijkhedenmatrix. Hiervoor is het RACI-model gebruikt (Hedeman
& Riepma, 2019). Ook onderdeel van de projectinrichting en het teammanagement is de overlegstructuur (Hedeman &
Riepma, 2019). Deze structuur omvat het raamwerk van verschillende overleggen in een project en bestaat uit
stuurgroepoverleg, projectteamoverleg, teamoverleg en werkoverleg tussen opdrachtgever en projectmanager.
Middels stakeholder mapping en een power/interest grid zijn de belangen en invloed van alle stakeholders in kaart
gebracht. Op basis hiervan zijn acties ondernemen ten aanzien van het betrekken en informeren van de stakeholders
en is tevens het communicatieplan ontwikkeld. Dit heeft plaatsgevonden in nauwe afstemming met de Afdeling
Communicatie & Media van XXXX. Diverse stakeholders worden via diverse communicatiekanalen aangesproken, want
op deze manier wordt een groter bereik gecreëerd en wordt elke stakeholder in zijn eigen behoefte voorzien.
Tevens is een plan opgesteld om alle cruciale factoren van het project te beheersen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt
van de primaire en secundaire beheersfactoren (Schouten, 2019). Deze primaire en secundaire beheersfactoren
bestaan uit BAKTDOOR, zijnde Budget, Afbakening, Kwaliteit, Tijd, Doel, Organisatie, Omgeving en Risico´s. Om deze
factoren te beheersen wordt gebruik gemaakt van diverse beheersmechanismen, zoals de Gantt chart, het
kwaliteitsplan, een WBS, het risico-en kansregister en het stakeholdermanagementstrategie- en plan. Daarnaast dragen
de projectorganisatie, de overlegstructuur, de geïntegreerde voortgangsrapportages en de besturingsfilosofie als zijnde
Management by Objectives (MBO), maar ook de implementatie van de succesfactoren, hieraan bij.
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN 3
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN
Implementatie van het nieuwe proces van plannen en
roosteren
Disclaimer: de informatie in dit document, inclusief
eventuele bijlage(n), is vertrouwelijk en uitsluitend
bestemd voor de geadresseerde. Verstrekking aan
gebruik door andere dan de geadresseerde is zonder
toestemming niet toegestaan.
Naam: XXXX
Studentnummer: XXXX
Studie: Master of Business Administration (MBA)
Module: Masterclass Projectmanagement
Organisatie: XXXX
Datum: april 2022
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN 1
, MASTERCLASS PROJECTMANAGEMENT
Voorwoord
Voor u ligt de eindopdracht van de Masterclass Projectmanagement als onderdeel van de Master of Business
Administration (MBA). Deze studie volg ik bij de NCOI University of Applied Sciences.. Mijn doel is het behalen van een
MBA, aangezien dit nauw aansluit bij mijn ambitie om mezelf uit te blijven dagen en te ontwikkelen. Daarnaast wil ik
graag de opgedane kennis toepassen in het verbeteren van diverse processen en projecten binnen zowel XXXX als
management. De reeds gevolgde zes Masterclasses binnen de MBA, hebben meer dan uitstekend voorzien in deze
ontwikkelbehoefte. De Masterclass Projectmanagement voorziet in de behoefte om meer inzicht en kennis te krijgen in
de operationele, tactische en strategische aspecten van projectmanagement in het werk van de MBA-professional.
Binnen de masterclass staan de volgende algemene leerdoelen centraal (NCOI, 2022):
1. De gangbare (inter)nationale projectmanagementprincipes en -methodieken vergelijken.
2. De relatie met tactische en strategische besturing van de veranderkalender in de organisatie evalueren.
3. De inrichting van de projectorganisatie construeren.
4. De projectdefinitie evalueren.
5. De projectuitvoering synthetiseren.
6. De wensen en eisen uit de projectomgeving op systematische wijze onderzoeken.
7. Een adequaat risicomanagement voor de realisatie van de projectdoelstellingen construeren.
8. De relatie tussen lijn- en projectorganisatie managen.
9. De student is in staat een keuze te maken tussen agile werken en de watervalmethode.
Deze eindopdracht bestaat uit een projectplan. Het projectplan betreft een onderwerp dat gerelateerd is aan de praktijk.
Het plan beschrijft het project dat als doelstelling heeft om het planning- en roosterproces binnen de XXXX XXXX te
optimaliseren en te verbeteren. Dit praktijkplan sluit aan bij de algemene leerdoelen van de masterclass én het doel van
het plan van aanpak is een bijdrage leveren aan de oplossing voor een vraagstuk binnen organisatie.
Ik ben dan ook trots op het eindresultaat en ik wens u veel leesplezier toe.
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN 2
, MASTERCLASS PROJECTMANAGEMENT
Samenvatting
De organisatie waarbinnen het project uitgevoerd wordt is de XXXX in XXXX. De XXXX is één van de Resultaat
Verantwoordelijke Eenheden (RVE’s) van de zorgorganisatie XXXX. De XXXX XXXX is een particuliere justitiële
jeugdinrichting en geeft uitvoering aan voorlopige hechtenis, jeugddetentie en plaatsing in een inrichting voor jeugdigen.
Vanwege de slechte financiële situatie van XXXX hanteert zij sinds 2019 een strategisch meerjarenherstelplan,).
Speerpunt (Spt) 6 is gericht op het verbeteren van de efficiency van de XXXX. Door het verbeteren van de efficiency
van de RVE’s worden snelle, structurele en operationele verbeteringen op het gebied van cliënten, medewerkers,
financiën en governance & organisatie verwacht. Spt 6 is onderverdeeld in een viertal speerpunten. Spt 6.1 is het
Plannen en Roosteren Jeugd en is gericht op de implementatie van het nieuwe planning- en roosterproces. Naar
aanleiding van dit speerpunt is de volgende opdracht voor het project geformuleerd:
Het projectteam draagt zorg voor het implementeren van het nieuwe proces van plannen en roosteren binnen de XXXX
in XXXX. Dit betreft zowel de afdelingen voor roostergebonden als niet-roostergebonden personeel. Naast de richtlijnen
vanuit de projectgroep van Speerpunt 6 Plannen en Roosteren Jeugd voor het implementeren van het nieuwe proces,
dienen ook de interne verbetervoorstellen aangaande de plannings- en roostersystematiek meegenomen te worden.
De implementatie is gerealiseerd voor het einde van Q4 2022.
Naast het geformuleerde eindresultaat zijn ook een onderstaande beschreven vijf deelresultaten gedefinieerd en deze
zijn opgenomen in een Work Breakdown Structure (WBS).
1. Professionalisering roosterbureau.
2. Opleiding & training XXXX-planning.
3. Implementatie nieuwe roosterhandboek.
4. Inrichting en organisatie stakeholdermanagement.
5. Inzet Flexpool XXXX XXXX en XXXX.
Binnen de projectmanagementmethode wordt de aanpak van de watervalmethode gehanteerd. De watervalmethode
werkt het meest optimaal voor projecten die helder gedefinieerde einddoelen heeft. De watervalmethode is tevens het
meest geschikt voor projecten die lineair worden uitgevoerd, waarin weinig tot geen wijzigingen verwacht worden. Dat
heeft ook betrekking op dit project. Tevens wordt bij de watervalmethode de nadruk gelegd op grondige documentatie.
Hierdoor wordt men in staat gesteld om redelijk naadloos en eenvoudig leden aan het projectteam toe te voegen. Dit is
in het bijzonder handig bij organisaties waar het verloop hoog is, zoals de XXXX XXXX. Tevens is bij de
watervalmethode de voortgang duidelijk zichtbaar. Dit ligt in lijn van de behoefte van de opdrachtgever, het projectteam
en de organisatie.
Op basis van de keuze voor de watervalmethode wordt een lineaire fasering toegepast. In de lineaire fasering worden
zes fases binnen dit projectplan gehanteerd. In een Gantt chart worden de verschillende fases beschreven. Binnen elke
fase vinden tevens enkele afgeleide activiteiten plaats. De Gantt chart is een belangrijk instrument dat een
projectmanager gebruikt om het project te beheersen. De Gantt chart is een afgeleide van de WBS (Kumar, 2005).
Om de risico’s en kansen van dit project goed en overzichtelijk in kaart te brengen wordt gebruik gemaakt van een
risico- en kansregister. De maatregelen en acties die voortgekomen zijn uit de geïdentificeerde risico´s en kansen zijn
opgenomen in het projectplan. Het grootste risico is de mogelijke weerstand die op kan treden tegen de mogelijke
veranderingen die het projectplan met zich meebrengen. Hierop wordt adequaat gereageerd door het in kaart brengen
van de veranderbereidheid en de implementatie en naleving van de succesfactoren.
De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectmanager, drie teammanagers en een supportgroep. Elke
teammanager heeft een tweetal projectmedewerkers tot zijn beschikking. Er wordt gebruik gemaakt van de
projectcoördinatiestructuur. De taken en verantwoordelijkheden van de verschillende deelnemers aan het project zijn
zichtbaar gemaakt aan de hand van een verantwoordelijkhedenmatrix. Hiervoor is het RACI-model gebruikt (Hedeman
& Riepma, 2019). Ook onderdeel van de projectinrichting en het teammanagement is de overlegstructuur (Hedeman &
Riepma, 2019). Deze structuur omvat het raamwerk van verschillende overleggen in een project en bestaat uit
stuurgroepoverleg, projectteamoverleg, teamoverleg en werkoverleg tussen opdrachtgever en projectmanager.
Middels stakeholder mapping en een power/interest grid zijn de belangen en invloed van alle stakeholders in kaart
gebracht. Op basis hiervan zijn acties ondernemen ten aanzien van het betrekken en informeren van de stakeholders
en is tevens het communicatieplan ontwikkeld. Dit heeft plaatsgevonden in nauwe afstemming met de Afdeling
Communicatie & Media van XXXX. Diverse stakeholders worden via diverse communicatiekanalen aangesproken, want
op deze manier wordt een groter bereik gecreëerd en wordt elke stakeholder in zijn eigen behoefte voorzien.
Tevens is een plan opgesteld om alle cruciale factoren van het project te beheersen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt
van de primaire en secundaire beheersfactoren (Schouten, 2019). Deze primaire en secundaire beheersfactoren
bestaan uit BAKTDOOR, zijnde Budget, Afbakening, Kwaliteit, Tijd, Doel, Organisatie, Omgeving en Risico´s. Om deze
factoren te beheersen wordt gebruik gemaakt van diverse beheersmechanismen, zoals de Gantt chart, het
kwaliteitsplan, een WBS, het risico-en kansregister en het stakeholdermanagementstrategie- en plan. Daarnaast dragen
de projectorganisatie, de overlegstructuur, de geïntegreerde voortgangsrapportages en de besturingsfilosofie als zijnde
Management by Objectives (MBO), maar ook de implementatie van de succesfactoren, hieraan bij.
EINDOPDRACHT – PROJECTPLAN 3
