Communicatieplan
Naam:
Studentnummer:
Datum: 27 september 2020
Organisatie: NCOI
Opleiding: HBO Officemanagement – 2 jaar
Module: Corporate communicatie
,Voorwoord
Mijn naam is xx en ik woon samen met mijn partner en dochtertje in xx. In 2006 ben ik na mij opleiding
para-veterinair komen te werken bij xx. In 2009 ben ik 2 jaar voor een andere werkgever gaan werken
in verband met onze verhuizing naar xx. In 2011 ben ik weer terug gaan werken bij de praktijk en
verhuist naar xx. Ondertussen is sinds 2014 de praktijk gefuseerd met xx en in 2018 is de naam
veranderd in xx.
In de praktijk ben ik in 2006 begonnen als para-veterinair en sinds een aantal jaar is mijn functie
‘hoofdassistent’. In deze functie ben ik aanspreekpunt voor alle assistenten en ondersteunend
personeel en ben ik de tussenschakel naar de maatschap toe. Ik ben verantwoordelijk voor de
werkroosters van alle medewerkers. Zo maak ik onder andere de vakantieplanning en de
dienstroosters van de artsen en de dagelijkse planning van de assistenten. Ook houd ik me bezig met
de inkoop van de medicijnen en andere producten en organiseer ik met een aantal andere collega’s
de evenementen zoals personeelsuitjes en open dagen. Een hectische, maar ook leuke en
afwisselende baan.
Om de praktijk, maar vooral ook mijzelf, te blijven ontwikkelen en uitdagen ben ik begonnen aan een
2-jarige HBO opleiding office management bij de NCOI.
Dit is de eindopdracht van de module Corporate communicatie. Bij deze opdracht heb ik een
communicatie knelpunt uitgewerkt en hier een plan voor geschreven.
Ik wil graag mijn werkgever bedanken voor het mogelijk maken van deze opleiding. Ook wil ik alle
mensen om mij heen bedanken voor de feedback, met in het bijzonder xx.
1
, Samenvatting
Voor het vak corporate communicatie bestaat het examen uit het schrijven van een plan voor een
communicatieknelpunt. Het knelpunt wat hier is uitgewerkt is de communicatie bij een acute situatie,
in dit geval het Coronavirus. Uit het verleden is gebleken dat communicatie bij acute situaties lastig is
bij xx, doordat er onduidelijk is wie hier verantwoordelijk voor is en welke communicatiemiddelen
hiervoor gebruikt moeten worden. xx is een grote praktijk met 2 locaties en 3 verschillende clusters
(gezelschapsdieren, landbouwhuisdieren en paarden) en heeft 46 medewerkers.
Bij een acute situatie kan er gesproken worden van crisiscommunicatie die zowel intern als extern
gebruikt kan worden.
De praktijk heeft te maken met vele stakeholders maar in 1 e instantie zijn de medewerkers en klanten
de primaire doelgroepen. Het is van belang dat de medewerkers snel en eenduidig worden
geïnformeerd over de genomen beslissingen zodat deze daarna hun taken weten en het verder
uniform kunnen communiceren naar de klanten.
Er zijn duidelijke doelstellingen opgesteld naar alle doelgroepen toe, zodat er snel en doeltreffend
gehandeld kan worden en er geen miscommunicatie kan zijn. Zo moet er duidelijk zijn welke
doelgroepen binnen welke tijd op de hoogte gesteld moeten worden maar ook binnen welk termijn
alle medewerkers op de hoogte moeten zijn van alle genomen maatregelen.
Er wordt in de praktijk veel gedaan aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het welzijn van
de medewerkers en klanten staat bij de praktijk hoog in het vaandel, zo wordt er elk week vers fruit op
de praktijk bezorgt voor de medewerkerkers. Maar ook wordt er aan het milieu gedacht, er wordt afval
gescheiden en er wordt jaarlijks een bedrag geschonken aan regionale goede doelen. Met de corona
uitbraak zijn er diverse aanpassingen geweest om zo de gezondheid van de medewerkers en klanten
te beschermen, er zijn altijd mondkapjes en gelaatbeschermers beschikbaar, de 1,5 meter regel wordt
overal gehanteerd en er zijn plexiglas schermen geplaatst.
Bij het communiceren in een crisissituatie worden diverse communicatiemiddelen gebruikt, daarbij kan
gedacht worden aan Whatsapp, mail, telefoon, social media en posters in de praktijk (zie bijlage III). Er
wordt per doelgroep gekeken naar de juiste vorm van communiceren. Zo kunnen klanten die al een
afspraak hebben staan beter telefonisch op de hoogte worden gesteld medewerkers in een groes
Whatsapp en daarna per mail. Doordat de praktijk de doelgroepen via deze middelen goed informeert
is er duidelijkheid en zal de communicatie in een crisissituatie efficiënt verlopen.
Inhoudsopgave
2
Naam:
Studentnummer:
Datum: 27 september 2020
Organisatie: NCOI
Opleiding: HBO Officemanagement – 2 jaar
Module: Corporate communicatie
,Voorwoord
Mijn naam is xx en ik woon samen met mijn partner en dochtertje in xx. In 2006 ben ik na mij opleiding
para-veterinair komen te werken bij xx. In 2009 ben ik 2 jaar voor een andere werkgever gaan werken
in verband met onze verhuizing naar xx. In 2011 ben ik weer terug gaan werken bij de praktijk en
verhuist naar xx. Ondertussen is sinds 2014 de praktijk gefuseerd met xx en in 2018 is de naam
veranderd in xx.
In de praktijk ben ik in 2006 begonnen als para-veterinair en sinds een aantal jaar is mijn functie
‘hoofdassistent’. In deze functie ben ik aanspreekpunt voor alle assistenten en ondersteunend
personeel en ben ik de tussenschakel naar de maatschap toe. Ik ben verantwoordelijk voor de
werkroosters van alle medewerkers. Zo maak ik onder andere de vakantieplanning en de
dienstroosters van de artsen en de dagelijkse planning van de assistenten. Ook houd ik me bezig met
de inkoop van de medicijnen en andere producten en organiseer ik met een aantal andere collega’s
de evenementen zoals personeelsuitjes en open dagen. Een hectische, maar ook leuke en
afwisselende baan.
Om de praktijk, maar vooral ook mijzelf, te blijven ontwikkelen en uitdagen ben ik begonnen aan een
2-jarige HBO opleiding office management bij de NCOI.
Dit is de eindopdracht van de module Corporate communicatie. Bij deze opdracht heb ik een
communicatie knelpunt uitgewerkt en hier een plan voor geschreven.
Ik wil graag mijn werkgever bedanken voor het mogelijk maken van deze opleiding. Ook wil ik alle
mensen om mij heen bedanken voor de feedback, met in het bijzonder xx.
1
, Samenvatting
Voor het vak corporate communicatie bestaat het examen uit het schrijven van een plan voor een
communicatieknelpunt. Het knelpunt wat hier is uitgewerkt is de communicatie bij een acute situatie,
in dit geval het Coronavirus. Uit het verleden is gebleken dat communicatie bij acute situaties lastig is
bij xx, doordat er onduidelijk is wie hier verantwoordelijk voor is en welke communicatiemiddelen
hiervoor gebruikt moeten worden. xx is een grote praktijk met 2 locaties en 3 verschillende clusters
(gezelschapsdieren, landbouwhuisdieren en paarden) en heeft 46 medewerkers.
Bij een acute situatie kan er gesproken worden van crisiscommunicatie die zowel intern als extern
gebruikt kan worden.
De praktijk heeft te maken met vele stakeholders maar in 1 e instantie zijn de medewerkers en klanten
de primaire doelgroepen. Het is van belang dat de medewerkers snel en eenduidig worden
geïnformeerd over de genomen beslissingen zodat deze daarna hun taken weten en het verder
uniform kunnen communiceren naar de klanten.
Er zijn duidelijke doelstellingen opgesteld naar alle doelgroepen toe, zodat er snel en doeltreffend
gehandeld kan worden en er geen miscommunicatie kan zijn. Zo moet er duidelijk zijn welke
doelgroepen binnen welke tijd op de hoogte gesteld moeten worden maar ook binnen welk termijn
alle medewerkers op de hoogte moeten zijn van alle genomen maatregelen.
Er wordt in de praktijk veel gedaan aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het welzijn van
de medewerkers en klanten staat bij de praktijk hoog in het vaandel, zo wordt er elk week vers fruit op
de praktijk bezorgt voor de medewerkerkers. Maar ook wordt er aan het milieu gedacht, er wordt afval
gescheiden en er wordt jaarlijks een bedrag geschonken aan regionale goede doelen. Met de corona
uitbraak zijn er diverse aanpassingen geweest om zo de gezondheid van de medewerkers en klanten
te beschermen, er zijn altijd mondkapjes en gelaatbeschermers beschikbaar, de 1,5 meter regel wordt
overal gehanteerd en er zijn plexiglas schermen geplaatst.
Bij het communiceren in een crisissituatie worden diverse communicatiemiddelen gebruikt, daarbij kan
gedacht worden aan Whatsapp, mail, telefoon, social media en posters in de praktijk (zie bijlage III). Er
wordt per doelgroep gekeken naar de juiste vorm van communiceren. Zo kunnen klanten die al een
afspraak hebben staan beter telefonisch op de hoogte worden gesteld medewerkers in een groes
Whatsapp en daarna per mail. Doordat de praktijk de doelgroepen via deze middelen goed informeert
is er duidelijkheid en zal de communicatie in een crisissituatie efficiënt verlopen.
Inhoudsopgave
2
