Hoofdstuk 1
Wat is een project?
Eindige opgave
Een project ontstaat niet vanzelf. Een project is een construct dat wordt gestart,
georganiseerd en gestopt. Het heeft een eigen karakter. Iets wat nooit zal stoppen of
waarvan niet is bepaald wanneer het zal gaan stoppen, is geen project.
Uniek karakter
Projecten zijn altijd uniek. Uniek is geen zwart-wit begrip. Uniek is een relatief begrip. Iets
wat voor de één uniek is, kan voor de andere dagelijkse koste, routine, zijn. Er is geen regel
over hoe uniek iets moet zijn om het als een project aan te pakken. Dit is een keuze.
Eigen bedoeling met een beoogd eindresultaat
Om een initiatief projectmatig aan te pakken, moet je eerst weten waar dat initiatief goed
voor is. Wat is het doel van het initiatief? Wat is het resultaat? Als je deze twee dingen niet
kan formuleren, kun je geen project construeren. Want een belangrijke karakteristiek van
een project is dat het gericht is op het bereiken van een resultaat.
Beperkte hoeveelheid middelen en/of tijd
Een andere heel belangrijke voorwaarde om een initiatief als een project aan te kunnen
pakken, is dat er een beperkte hoeveelheid middelen en/of tijd beschikbaar is.
Tijdelijk samenwerkingsverband
Voor een project zal je meestal met andere mensen in een team zitten dan de mensen waar
je normaal mee samenwerkt. Het is immers iets nieuws, een unieke opdracht. En omdat het
uniek is, moet je vaak verschillende soorten kennis en ervaring met elkaar combineren.
Tijdelijk. Tot het resultaat is bereikt. Dar hoor ook bij projectmanagement: het beste halen
uit tijdelijke teams.
In de definitie van een project worden de termen routine en improviseren een aantal keren
genoemd. Het zijn manieren van werken die anders zijn dan projectmatig werken.
Er zijn drie manieren van werken:
1. Improviseren
2. Projectmatig werken
3. Routine
,Improviseren
Er wordt vaak geïmproviseerd als zich een onverwachte gebeurtenis voordoet waarop een
snelle reactie noodzakelijk is. De reactie is ad hoc; je handelt niet volgens een plan, maar
reageert direct op wat er gebeurt. Flexibiliteit is dan belangrijk, zodat je goed op de nieuwe
situatie kan inspelen.
Het voordeel van improviseren is dat het veel vrijheid en creativiteit biedt. Hierdoor is het
ook heel geschikt als je nog niet precies weet wat je wil, maar de ideeën de vrije loop wilt
laten.
Het nadeel van improviseren is dat je er weinig van leert. Het is een vrijblijvende manier van
werken, waarbij je geen verantwoording hoeft af te leggen.
De eerste periode van een project start meestal improviserend. Er is een probleem of een
idee.
Routinematig werken
Aan de andere kant van het spectrum ligt routinematig werken. Routine ligt het meest voor
de hand als hetzelfde resultaat herhaaldelijk onder gelijkblijvende omstandigheden en met
gelijkblijvende middelen, moet worden opgeleverd. Routinematige handelingen zijn goed
voorspelbaar.
Omdat efficiency een belangrijke driver is in veel organisaties, zie je vaak een grote behoefte
om zoveel mogelijk werkzaamheden te standaardiseren.
Het nadeel is dat als dit doorschiet, mensen stoppen met nadenken. Zodra het volgen van de
procedure zelf tot doel wordt verheven, stopt het leren en is er ook geen impuls meer o de
procedure aan te passen aan eventuele veranderde omstandigheden.
Het resultaat van een project wordt meestal opgeleverd aan een lijnorganisatie. De laatste
fase van het project is dan het zorgdragen dat het eindresultaat in gebruik wordt genomen
en wordt opgenomen in de standaard routine voor gebruik en onderhoud van de
organisatie.
Tussen routinematig werken en improvisatie in, ligt projectmatig werken. Projecten hebben
een eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar of kunnen redelijk
voorspelbaar worden gemaakt.
,Een voordeel is dat projectmatige werken meer resultaat gericht is dan een effectieve
aanpak. Het projectteam neemt vooraf goed de tijd om na te denken over het te bereiken
doel, het op te leveren resultaat en de manier waarop het bereikt kan worden.
Omdat een project per definitie onzeker is – het is immers iets nieuws – kan de weg niet in
een keer worden overzien.
De volgende voorwaarden zijn belangrijk om een project te kunnen starten:
- Er is sprake van een probleem dat uit de wereld moet worden geholpen of van een
unieke kans die ‘nu of nooit’ moet worden gegrepen.
- Er is een persoon of een organisatie die hiervoor schaarse middelen wil inzetten.
- Alle relevante partijen zijn bereid om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
- Er is iemand die als opdrachtgever namens alle partijen wil, kan en durft op te
treden.
- Er is een persoon die het project wil leiden.
, Hoofstuk 2
Zoals eerder aangegeven; een project bestaat niet, maar moet worden gemaakt. Dat geldt
ook voor de richting van het project. Het is essentieel dat alle betrokken partijen weten wat
de opgave inhoudt en welke richting op moet worden bewogen om succesvol te zijn.
Projectsucces is de mate waarin betrokkenen tevreden zijn met de effecten van het project.
Voor een succesvol project moeten de belangrijkste betrokken partijen het dus wel eens zijn
over wat het project precies inhoudt, over de definitie van het project.
Projectmatig Creëren, een van de vaak gebruikte projectmanagementmethoden, stelt dat
een resultaatomschrijving uit de volgende negen elementen moet bestaan:
1. Uitdaging of probleemstelling van het project
2. De aanleiding voor het project
3. De doelstelling van het project
4. Het beoogde projectresultaat
5. De afbakening van het projectresultaat
6. De effecten van het project
7. De gebruikers van het projectresultaat
8. De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt
9. De relatie met andere projecten
10. Accepteren van het project (commitment)
Projectmatig Creëren gebruikt in plaats van de term resultaatomschrijving, de term
productiedefinitie. Dit betekent het formuleren van de uitgangspunten en de doelstelling
met bijbehorend programma van eisen waaraan het te realiseren project moet voldoen,
opdat daarna met het ontwerp kan worden begonnen.
Uitdaging of probleemstelling van het project
Met de uitdaging of het probleem wordt de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste
situatie bedoeld.
Projectmatig Creëren stelt voor om het probleem te formuleren als een uitdaging. Het
oplossen van een probleem kan afmattend werkend, terwijl het werken aan een
toekomstperspectief juist een motiverend effect kan hebben.
De aanleiding voor het project
Er is vaak een aanleiding voor een project, een zogenaamde sense of urgency. Probeer te
achterhalen of dit onderwerp al eerder aan de orde is geweest. Probeer een gevoel te
krijgen voor de dynamiek waar je mee te maken zult krijgen als dit project van start gaat. De
dynamiek bepaalt voor een groot deel de aanpak die het beste bij jouw project zal passen.
De doelstelling van het project
Het doel van het project is het ‘waarom’ van het project. Een doelstelling is een situatie die
als wenselijk wordt gezien. Soms is het doel het omgekeerd van het probleem.
Problemen en doelen zijn altijd gebonden aan actoren. En die actoren hebben verschillende
belangen.
Wat is een project?
Eindige opgave
Een project ontstaat niet vanzelf. Een project is een construct dat wordt gestart,
georganiseerd en gestopt. Het heeft een eigen karakter. Iets wat nooit zal stoppen of
waarvan niet is bepaald wanneer het zal gaan stoppen, is geen project.
Uniek karakter
Projecten zijn altijd uniek. Uniek is geen zwart-wit begrip. Uniek is een relatief begrip. Iets
wat voor de één uniek is, kan voor de andere dagelijkse koste, routine, zijn. Er is geen regel
over hoe uniek iets moet zijn om het als een project aan te pakken. Dit is een keuze.
Eigen bedoeling met een beoogd eindresultaat
Om een initiatief projectmatig aan te pakken, moet je eerst weten waar dat initiatief goed
voor is. Wat is het doel van het initiatief? Wat is het resultaat? Als je deze twee dingen niet
kan formuleren, kun je geen project construeren. Want een belangrijke karakteristiek van
een project is dat het gericht is op het bereiken van een resultaat.
Beperkte hoeveelheid middelen en/of tijd
Een andere heel belangrijke voorwaarde om een initiatief als een project aan te kunnen
pakken, is dat er een beperkte hoeveelheid middelen en/of tijd beschikbaar is.
Tijdelijk samenwerkingsverband
Voor een project zal je meestal met andere mensen in een team zitten dan de mensen waar
je normaal mee samenwerkt. Het is immers iets nieuws, een unieke opdracht. En omdat het
uniek is, moet je vaak verschillende soorten kennis en ervaring met elkaar combineren.
Tijdelijk. Tot het resultaat is bereikt. Dar hoor ook bij projectmanagement: het beste halen
uit tijdelijke teams.
In de definitie van een project worden de termen routine en improviseren een aantal keren
genoemd. Het zijn manieren van werken die anders zijn dan projectmatig werken.
Er zijn drie manieren van werken:
1. Improviseren
2. Projectmatig werken
3. Routine
,Improviseren
Er wordt vaak geïmproviseerd als zich een onverwachte gebeurtenis voordoet waarop een
snelle reactie noodzakelijk is. De reactie is ad hoc; je handelt niet volgens een plan, maar
reageert direct op wat er gebeurt. Flexibiliteit is dan belangrijk, zodat je goed op de nieuwe
situatie kan inspelen.
Het voordeel van improviseren is dat het veel vrijheid en creativiteit biedt. Hierdoor is het
ook heel geschikt als je nog niet precies weet wat je wil, maar de ideeën de vrije loop wilt
laten.
Het nadeel van improviseren is dat je er weinig van leert. Het is een vrijblijvende manier van
werken, waarbij je geen verantwoording hoeft af te leggen.
De eerste periode van een project start meestal improviserend. Er is een probleem of een
idee.
Routinematig werken
Aan de andere kant van het spectrum ligt routinematig werken. Routine ligt het meest voor
de hand als hetzelfde resultaat herhaaldelijk onder gelijkblijvende omstandigheden en met
gelijkblijvende middelen, moet worden opgeleverd. Routinematige handelingen zijn goed
voorspelbaar.
Omdat efficiency een belangrijke driver is in veel organisaties, zie je vaak een grote behoefte
om zoveel mogelijk werkzaamheden te standaardiseren.
Het nadeel is dat als dit doorschiet, mensen stoppen met nadenken. Zodra het volgen van de
procedure zelf tot doel wordt verheven, stopt het leren en is er ook geen impuls meer o de
procedure aan te passen aan eventuele veranderde omstandigheden.
Het resultaat van een project wordt meestal opgeleverd aan een lijnorganisatie. De laatste
fase van het project is dan het zorgdragen dat het eindresultaat in gebruik wordt genomen
en wordt opgenomen in de standaard routine voor gebruik en onderhoud van de
organisatie.
Tussen routinematig werken en improvisatie in, ligt projectmatig werken. Projecten hebben
een eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar of kunnen redelijk
voorspelbaar worden gemaakt.
,Een voordeel is dat projectmatige werken meer resultaat gericht is dan een effectieve
aanpak. Het projectteam neemt vooraf goed de tijd om na te denken over het te bereiken
doel, het op te leveren resultaat en de manier waarop het bereikt kan worden.
Omdat een project per definitie onzeker is – het is immers iets nieuws – kan de weg niet in
een keer worden overzien.
De volgende voorwaarden zijn belangrijk om een project te kunnen starten:
- Er is sprake van een probleem dat uit de wereld moet worden geholpen of van een
unieke kans die ‘nu of nooit’ moet worden gegrepen.
- Er is een persoon of een organisatie die hiervoor schaarse middelen wil inzetten.
- Alle relevante partijen zijn bereid om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
- Er is iemand die als opdrachtgever namens alle partijen wil, kan en durft op te
treden.
- Er is een persoon die het project wil leiden.
, Hoofstuk 2
Zoals eerder aangegeven; een project bestaat niet, maar moet worden gemaakt. Dat geldt
ook voor de richting van het project. Het is essentieel dat alle betrokken partijen weten wat
de opgave inhoudt en welke richting op moet worden bewogen om succesvol te zijn.
Projectsucces is de mate waarin betrokkenen tevreden zijn met de effecten van het project.
Voor een succesvol project moeten de belangrijkste betrokken partijen het dus wel eens zijn
over wat het project precies inhoudt, over de definitie van het project.
Projectmatig Creëren, een van de vaak gebruikte projectmanagementmethoden, stelt dat
een resultaatomschrijving uit de volgende negen elementen moet bestaan:
1. Uitdaging of probleemstelling van het project
2. De aanleiding voor het project
3. De doelstelling van het project
4. Het beoogde projectresultaat
5. De afbakening van het projectresultaat
6. De effecten van het project
7. De gebruikers van het projectresultaat
8. De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt
9. De relatie met andere projecten
10. Accepteren van het project (commitment)
Projectmatig Creëren gebruikt in plaats van de term resultaatomschrijving, de term
productiedefinitie. Dit betekent het formuleren van de uitgangspunten en de doelstelling
met bijbehorend programma van eisen waaraan het te realiseren project moet voldoen,
opdat daarna met het ontwerp kan worden begonnen.
Uitdaging of probleemstelling van het project
Met de uitdaging of het probleem wordt de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste
situatie bedoeld.
Projectmatig Creëren stelt voor om het probleem te formuleren als een uitdaging. Het
oplossen van een probleem kan afmattend werkend, terwijl het werken aan een
toekomstperspectief juist een motiverend effect kan hebben.
De aanleiding voor het project
Er is vaak een aanleiding voor een project, een zogenaamde sense of urgency. Probeer te
achterhalen of dit onderwerp al eerder aan de orde is geweest. Probeer een gevoel te
krijgen voor de dynamiek waar je mee te maken zult krijgen als dit project van start gaat. De
dynamiek bepaalt voor een groot deel de aanpak die het beste bij jouw project zal passen.
De doelstelling van het project
Het doel van het project is het ‘waarom’ van het project. Een doelstelling is een situatie die
als wenselijk wordt gezien. Soms is het doel het omgekeerd van het probleem.
Problemen en doelen zijn altijd gebonden aan actoren. En die actoren hebben verschillende
belangen.
