Het inkoopproces
Inkopen is een beschikkende functie.
Er bestaat een risico dat de inkoper niet inkoopt bij de beste prijs-kwaliteitsverhouding maar
daar waar het hem het meeste voordeel oplevert.
Tegen gaan door:
- screenen (p);
- belonen bij halen van inkoopdoelstellingen (p);
- vergelijken gemiddelde inkoopprijzen tussen inkopers (d);
- het vergelijken van inkoopprijzen met marktgegevens (d).
Het inkoopproces wordt in gang gezet door een impuls tot inkopen, dit komt bijvoorbeeld
afkomstig van de productieafdeling. Bij een productieonderneming wordt de inkoop
afgestemd op de geplande productie, bij handel op de verwachte verkopen. Deze
verwachtingen zijn afkomstig van de afdeling verkopen in beide gevallen.
Risico’s ten aanzien van het inkoopproces:
COSO-doelstelling Risico Gevolg IB-maatregel
Effectiviteit & Te veel inkopen Te hoge Autorisatie bij inkoop (p).
efficiëntie voorraadkosten Detailcontroles op
bedrijfsvoering doorlooptijd magazijn per
inkoper (d).
Te duur inkopen Te hoge Offerteprocedure (p).
inkoopkosten Prijslijst afstemmen met
leveranciers (p). Belonen
van inkopers op basis van
resultaat (d).
Slechte kwaliteit Ontevreden klanten Vooraf gescreende
inkopen of niet kunnen leveranciers (p). Periodieke
gebruiken bij beoordeling van leveranciers
productie ten aanzien van de prijs en
kwaliteit.
Inkoop kan op verschillende manieren tot stand komen:
1. Impuls van de magazijnmeester, nadeel is dat deze ook een bewarende functie
heeft, een fout van hem zal niet snel opgemerkt worden.
2. Kantooradministratie, nadeel is dat deze vaak niet up-to-date is.
3. Inkoper, vaak na het automatisch bereiken van het bestelniveau.
, Uitvoeren van een inkoopopdracht:
1. Nagaan welke leveranciers het product kunnen leveren.
2. Nagaan wat de leveringscondities zijn (wellicht offerte).
3. Beslissen bij welke leverancier een order wordt geplaatst.
4. Bestelorder maken en verzenden.
Bij het ontvangst van de goederen is het volgende belangrijk om vast te stellen:
1. De juistheid van de ontvangen goederen.
2. De volledigheid van de uitvoering van de bestelling.
3. De levering op het juiste tijdstip tegen de overeengekomen voorwaarden.
Magazijnmeester redelijk tegengesteld belang met leverancier, dus voldoende zekerheid op
juistheid gegevens van ontvanger.
Factuurcontrole dient plaats te vinden door de FA, absoluut niet door de inkoopafdeling.
Hierbij moet het volgende gematcht worden (three way match):
1. Bestelorder
2. Ontvangstmelding
3. Factuur.
De FA registreert de goedgekeurde facturen in het grootboek. Hieruit volgt een
crediteurenadministratie.
Deze facturen moeten ook worden betaald. Hier komt vaak een procuratiehouder aan te
pas: fiatteert de betalingen. Bij het betalen is het belangrijk dat het juiste bedrag op de juiste
datum wordt betaald. Je moet niet te vroeg en niet te laat betalen.
Inkopen is een beschikkende functie.
Er bestaat een risico dat de inkoper niet inkoopt bij de beste prijs-kwaliteitsverhouding maar
daar waar het hem het meeste voordeel oplevert.
Tegen gaan door:
- screenen (p);
- belonen bij halen van inkoopdoelstellingen (p);
- vergelijken gemiddelde inkoopprijzen tussen inkopers (d);
- het vergelijken van inkoopprijzen met marktgegevens (d).
Het inkoopproces wordt in gang gezet door een impuls tot inkopen, dit komt bijvoorbeeld
afkomstig van de productieafdeling. Bij een productieonderneming wordt de inkoop
afgestemd op de geplande productie, bij handel op de verwachte verkopen. Deze
verwachtingen zijn afkomstig van de afdeling verkopen in beide gevallen.
Risico’s ten aanzien van het inkoopproces:
COSO-doelstelling Risico Gevolg IB-maatregel
Effectiviteit & Te veel inkopen Te hoge Autorisatie bij inkoop (p).
efficiëntie voorraadkosten Detailcontroles op
bedrijfsvoering doorlooptijd magazijn per
inkoper (d).
Te duur inkopen Te hoge Offerteprocedure (p).
inkoopkosten Prijslijst afstemmen met
leveranciers (p). Belonen
van inkopers op basis van
resultaat (d).
Slechte kwaliteit Ontevreden klanten Vooraf gescreende
inkopen of niet kunnen leveranciers (p). Periodieke
gebruiken bij beoordeling van leveranciers
productie ten aanzien van de prijs en
kwaliteit.
Inkoop kan op verschillende manieren tot stand komen:
1. Impuls van de magazijnmeester, nadeel is dat deze ook een bewarende functie
heeft, een fout van hem zal niet snel opgemerkt worden.
2. Kantooradministratie, nadeel is dat deze vaak niet up-to-date is.
3. Inkoper, vaak na het automatisch bereiken van het bestelniveau.
, Uitvoeren van een inkoopopdracht:
1. Nagaan welke leveranciers het product kunnen leveren.
2. Nagaan wat de leveringscondities zijn (wellicht offerte).
3. Beslissen bij welke leverancier een order wordt geplaatst.
4. Bestelorder maken en verzenden.
Bij het ontvangst van de goederen is het volgende belangrijk om vast te stellen:
1. De juistheid van de ontvangen goederen.
2. De volledigheid van de uitvoering van de bestelling.
3. De levering op het juiste tijdstip tegen de overeengekomen voorwaarden.
Magazijnmeester redelijk tegengesteld belang met leverancier, dus voldoende zekerheid op
juistheid gegevens van ontvanger.
Factuurcontrole dient plaats te vinden door de FA, absoluut niet door de inkoopafdeling.
Hierbij moet het volgende gematcht worden (three way match):
1. Bestelorder
2. Ontvangstmelding
3. Factuur.
De FA registreert de goedgekeurde facturen in het grootboek. Hieruit volgt een
crediteurenadministratie.
Deze facturen moeten ook worden betaald. Hier komt vaak een procuratiehouder aan te
pas: fiatteert de betalingen. Bij het betalen is het belangrijk dat het juiste bedrag op de juiste
datum wordt betaald. Je moet niet te vroeg en niet te laat betalen.
