Inleiding event management
LES 1: Introductie
Intro & het grote waarom
Voordelen:
Variatie -> je kan de ene dag een trouw doen, de andere dag een festival, en dan een rave
Creatief -> belangrijk
People -> je doet het voor de mensen, je maakt een heel breed network
Ervaring -> door de verschillende projecten, doe je heel veel ervaring op
Tijd -> je werkt projectmatig, dus je werkt mss 3 maand super lang, en dan 1 maand rust .
Nadelen:
Deadlines -> optijd komen, deadlines moeten gerespecteerd worden, je moet alles optijd
bestellen, …
Competitie -> we zijn met veel, interne concurentie, iedereen heeft andere competenties
People -> je werkt dus met mensen, samenwerken is super moeilijk. Je kan niet alles zelf
doen. Dus je moet durven vertrouwen op de crewleden. Je mag niet alles gaan 3 dubbel
controleren
Budgetcontrole -> creativiteit is belangrijk, maar het is ook duur. Je moet een basis
rekenoefening maken. Blijven het budget checken
Tijd -> s’avonds vaak, dus realistisch zijn dat we heel vaak laat door moeten werken
Competenties event manager:
Hoe zal jij als jonge eventmanager het verschil maken?
Je hebt tijdspieken. Iedereen komt vlak voor een concert toe. Dus je moet zelf kiezen hoe je
alles communiceert, verspreid, en beheerd
Bv een langere route laten wandelen of rijden zodat mensen op een andere tijd verstrekken
Empatisch vermogen is een ontzettende meerwaarde. Het kunnen luisteren naar mensen,
het kunnen aanvoelen wat ze willen
Hands-on mentaliteit -> dat je dingen zelf doet, ipv het altijd te vragen aan andere. Maar ook
andere mensen, als ze zeggen ik doe dat niet, ik heb daar schrik voor -> ze moeten het doen,
anders heb je er niks aan
Cruciale competenties evenmanger? Production skills, creativity, passion
Produceren van het evenement, team coordineren, opbouwen, technische tekening maken,
…
Definitie: (niet letterlijk kennen)
Een event is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
dat gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de
perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
Evnt categorieën
, - Public events
- Corporate events (focus) (bedrijfsevenementen)
- Private events
Doel op zich: eerst inhoud, dan publiek
Middel: eerst doelgroep, dan inhoud
1. Public event
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
Bv Burning man, odegand (groot publieks event), klimaatmarsen (openbare veiligheid)
2. Private event
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• Publiek: gekend en selectief
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
• Vak Wedding industry komt eraan!
3. Corporate event
• Doelgroep gekend (besloten)
• Voorbeelden:
• Openbedrijvendag
• VIP Event (Hospitality)
• Stima Marketing congres
• Productlancering
• Horeca Expo
• BEA Awards
• Lustrumfeest Artevelde
• Workshop reeks rond blended learning voor Artevelde docenten
Product launch, Conferentie, hospitality event op publieksevent (is eigenlijk publiek event
maar ook daar vind je corporate events: welke? >> VIP/Hospitality), vakbeurs/ trade show,
gala/award, teambuilding, incentive program, hospitality op ronde van vlaanderen, …
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en)
duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud). Waarom?
• Hoe formuleren?
Smart
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
, • Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Why? -> professionele houding, snel begrip in de sector en stage
Soorten doelen
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
En natuurlijk ook je persoonlijke why
LES 2: event organiseren
Projectflow van een event – stappenplan
1. Doelstelling
2. Briefing (als een bedrijf een event wil geven, dan geven ze een briefing)
3. Brainstorming
4. Concept
5. (Totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
Niet elke stap is nodig per event.
Bv een briefing is niet altijd nodig. Je kan ook gwn een concept maken zonder een briefing
nodig te hebben.
Stap 1
Doelstelling;
, Bedrijfsmatige structuren veel de vraag krijgen om strategische en operationele
doelstellingen te punt zetten. Dit doe je niet op de dag van het event. Maar wel ervoor, bv
waarom organiseren we zit event? Dan kijk je terug naar die doelstelling.
Strategische doelstelling: bv Gentse feesten -> doel/wat -> de stad tonen aan de wereld
Operationele doelstelling: bv Gentse feesten -> hoe gaan we dit doen? Bv we willen 5
muziekgenres per dag tegelijkertijd hebben. (= heel uitvoerend)
ROI: (Return on Investment) – Financieel rendement van een investering.
Event 50.000 euro om te organiseren, je wil dan ook 50.000 terug hebben
- Ticketverkoop
- Sponsor
- F&B
- Subsidies of fondsenwerving
- (Merchandise)
ROO: (Return on Objectives) – Mate waarin vooraf gestelde doelstellingen
(niet-financieel) behaald zijn.
Bv teambuilding, objective = team doen samenwerken buiten werk omgeving.
Bv return on objectives is dan kijken wie heeft samen gewerkt? Had die voor de
teambuilding ook al samengewerkt? Nee? Aah fijn!
Stap 2:
Briefing:
Weten wat een briefing is. (je gaat bv een zin krijgen, en het woord briefin is eruit gelaten)
en je moet dan het woord briefing schrijven. Dus je moet wel weten wat het woord
betekent.
Briefing: een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdragt. (Definitie niet kennen)
Stel, je werkt voor een eventbureau en gaat bij de klant een briefing ophalen. Wat hoort er
in een goede briefing?
Wat ontbreekt?
- Voor hoeveel personen
- Budget?
LES 1: Introductie
Intro & het grote waarom
Voordelen:
Variatie -> je kan de ene dag een trouw doen, de andere dag een festival, en dan een rave
Creatief -> belangrijk
People -> je doet het voor de mensen, je maakt een heel breed network
Ervaring -> door de verschillende projecten, doe je heel veel ervaring op
Tijd -> je werkt projectmatig, dus je werkt mss 3 maand super lang, en dan 1 maand rust .
Nadelen:
Deadlines -> optijd komen, deadlines moeten gerespecteerd worden, je moet alles optijd
bestellen, …
Competitie -> we zijn met veel, interne concurentie, iedereen heeft andere competenties
People -> je werkt dus met mensen, samenwerken is super moeilijk. Je kan niet alles zelf
doen. Dus je moet durven vertrouwen op de crewleden. Je mag niet alles gaan 3 dubbel
controleren
Budgetcontrole -> creativiteit is belangrijk, maar het is ook duur. Je moet een basis
rekenoefening maken. Blijven het budget checken
Tijd -> s’avonds vaak, dus realistisch zijn dat we heel vaak laat door moeten werken
Competenties event manager:
Hoe zal jij als jonge eventmanager het verschil maken?
Je hebt tijdspieken. Iedereen komt vlak voor een concert toe. Dus je moet zelf kiezen hoe je
alles communiceert, verspreid, en beheerd
Bv een langere route laten wandelen of rijden zodat mensen op een andere tijd verstrekken
Empatisch vermogen is een ontzettende meerwaarde. Het kunnen luisteren naar mensen,
het kunnen aanvoelen wat ze willen
Hands-on mentaliteit -> dat je dingen zelf doet, ipv het altijd te vragen aan andere. Maar ook
andere mensen, als ze zeggen ik doe dat niet, ik heb daar schrik voor -> ze moeten het doen,
anders heb je er niks aan
Cruciale competenties evenmanger? Production skills, creativity, passion
Produceren van het evenement, team coordineren, opbouwen, technische tekening maken,
…
Definitie: (niet letterlijk kennen)
Een event is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
dat gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de
perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
Evnt categorieën
, - Public events
- Corporate events (focus) (bedrijfsevenementen)
- Private events
Doel op zich: eerst inhoud, dan publiek
Middel: eerst doelgroep, dan inhoud
1. Public event
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
Bv Burning man, odegand (groot publieks event), klimaatmarsen (openbare veiligheid)
2. Private event
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• Publiek: gekend en selectief
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
• Vak Wedding industry komt eraan!
3. Corporate event
• Doelgroep gekend (besloten)
• Voorbeelden:
• Openbedrijvendag
• VIP Event (Hospitality)
• Stima Marketing congres
• Productlancering
• Horeca Expo
• BEA Awards
• Lustrumfeest Artevelde
• Workshop reeks rond blended learning voor Artevelde docenten
Product launch, Conferentie, hospitality event op publieksevent (is eigenlijk publiek event
maar ook daar vind je corporate events: welke? >> VIP/Hospitality), vakbeurs/ trade show,
gala/award, teambuilding, incentive program, hospitality op ronde van vlaanderen, …
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en)
duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud). Waarom?
• Hoe formuleren?
Smart
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
, • Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Why? -> professionele houding, snel begrip in de sector en stage
Soorten doelen
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
En natuurlijk ook je persoonlijke why
LES 2: event organiseren
Projectflow van een event – stappenplan
1. Doelstelling
2. Briefing (als een bedrijf een event wil geven, dan geven ze een briefing)
3. Brainstorming
4. Concept
5. (Totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
Niet elke stap is nodig per event.
Bv een briefing is niet altijd nodig. Je kan ook gwn een concept maken zonder een briefing
nodig te hebben.
Stap 1
Doelstelling;
, Bedrijfsmatige structuren veel de vraag krijgen om strategische en operationele
doelstellingen te punt zetten. Dit doe je niet op de dag van het event. Maar wel ervoor, bv
waarom organiseren we zit event? Dan kijk je terug naar die doelstelling.
Strategische doelstelling: bv Gentse feesten -> doel/wat -> de stad tonen aan de wereld
Operationele doelstelling: bv Gentse feesten -> hoe gaan we dit doen? Bv we willen 5
muziekgenres per dag tegelijkertijd hebben. (= heel uitvoerend)
ROI: (Return on Investment) – Financieel rendement van een investering.
Event 50.000 euro om te organiseren, je wil dan ook 50.000 terug hebben
- Ticketverkoop
- Sponsor
- F&B
- Subsidies of fondsenwerving
- (Merchandise)
ROO: (Return on Objectives) – Mate waarin vooraf gestelde doelstellingen
(niet-financieel) behaald zijn.
Bv teambuilding, objective = team doen samenwerken buiten werk omgeving.
Bv return on objectives is dan kijken wie heeft samen gewerkt? Had die voor de
teambuilding ook al samengewerkt? Nee? Aah fijn!
Stap 2:
Briefing:
Weten wat een briefing is. (je gaat bv een zin krijgen, en het woord briefin is eruit gelaten)
en je moet dan het woord briefing schrijven. Dus je moet wel weten wat het woord
betekent.
Briefing: een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdragt. (Definitie niet kennen)
Stel, je werkt voor een eventbureau en gaat bij de klant een briefing ophalen. Wat hoort er
in een goede briefing?
Wat ontbreekt?
- Voor hoeveel personen
- Budget?
